Реферати

Реферат: Методичні рекомендації по роботі бек-офісу

Територіальне море. Класифікація морських просторів, поняття і ширина територіального моря, особливості її відліку. Вивчення режимів судноплавства і визначення правового статусу морського простору стосовно прибережної держави. Юрисдикція територіальних морів.

Джон Стейнбек. Американські критики, аматори складати різного роду "обойми" і обчислювати літературні рейтинги, нерідко включають Стейнбека в "велику трійку" ведучих письменників США, де він сусідить із двома гігантами: Хемингуеем і Фолкнером.

Підліткова зайнятість у Росії. Підлітки як об'єкт соціальної роботи. Підлітки, їхні особливості, різні відхилення в поводженні. Методи перевиховання важких підлітків. Організація підліткової зайнятості в Росії. Соціально-трудова адаптація і профорієнтація підлітків.

Формування особистості в процесі викладання соціології. Соціологічне поняття і формування особистості в процесі соціалізації. Викладання соціології як фактор формування особистості, проблеми соціологічного утворення в Росії, інноваційні методики у викладанні. Проблеми формування особистості.

Яшин Лев Іванович. Ряшин Лев Іванович (1929-1990), російський спортсмен, заслужений майстер спорту (1957). Один із кращих воротарів світового футболу. У 1954-1967 у збірній команді СРСР. Чемпіон Олімпійських ігор (1956), Європи (1960), СРСР (5 разів у 1954-63).

МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ ПО РОБОТІ БЕК-ОФІСУ

Як відомо, брокерсько-ділерська компанія (інвестиційний інститут) організаційно поділяється на три напрями:

- Торгові підрозділи ( "Фронт-офіс"),

- Бек-офіс,

- Бухгалтерія.

Місце бек-офісу в брокерських і ділерських компаніях визначається його основним функціональним призначенням, яке включає в себе:

оформлення договорів і виконання зобов'язань по операції,

внутрішній облік операцій з цінними паперами, цінних паперів і грошових коштів (власних і клієнтських),

формування достовірної звітності про стан власного портфеля компанії і грошових коштів, виділеного на його формування, а також звітності про стан грошових коштів і портфелів клієнтів, т. е. формування звітності, необхідної для прийняття правильного управлінського рішення,

надання клієнтам компанії періодичної звітності про проведені за його рахунок операції і про залишки належних клієнту грошових коштів і цінних паперів.

Як видно з перерахованих вище функцій, бек-офіс відноситься до основного, а не до допоміжного «виробництва», т. е. він є не обслуговуючим підрозділом, а підрозділом, що здійснює основну діяльність компанії.

Тому, ми вважаємо невірними положення про те, що бек-офіс не «дає» прибутку, оскільки розмір прибутку залежить не тільки від вартості проданого «товару», але і від швидкості його звертання, що забезпечує бек-офіс. До того ж компанія в особі як торгового відділу, так і бек-офісу продає клієнту «якісне» виконання його доручень і, таким чином, забезпечує компанії хорошу репутацію.

Бек-офіс, виконуючи вищепоказані функції, заносить інформацію в систему взаємопов'язаних регістрів внутрішнього обліку, забезпечуючих здійснення оперативного обліку операцій з цінними паперами. Облік операцій в бек-офісі відображає етапи проходження операцій і стану цінних паперів. Він заснований на більш широкій, ніж в бухгалтерії, інформаційній базі, тому система книг і журналів обліку бек-офісу існує незалежно від бухгалтерії.

Структура бек-офісу визначається розмірами компанії, змістом і об'ємом операцій. Невеликі компанії можуть мати бек-офіс, не повністю формально відособлений від бухгалтерії. Досить великі компанії мають відособлений бек-офіс з розділенням на функціональні групи, що відповідають за певні напрями роботи, пов'язані з виконанням документів і їх обліком, оскільки кожний етап проходження операції пов'язаний з формуванням, отриманням і відправкою певних документів.

Процес виконання і обліку операцій з цінними паперами в загальному вигляді включає в себе:

1. Документарне оформлення операції.

2. Безпосереднє виконання зобов'язань по операції, а саме:

перереєстрація (постачання) цінних паперів,

організація своєчасної оплати за договором.

3. Контроль за виконанням операції.

4. Внутрішній облік операцій і етапів їх проходження.

5. Передача первинних документів у відповідні підрозділи.

6. Оперативна передача достовірних зведених даних у відповідні підрозділи для прийняття оперативних управлінських рішень.

7. Формування відповідної регулярної звітності клієнтам і контролюючим органам.

З аналізу технологічного процесу видно, що він безпосередньо пов'язаний з технологією проходження документів, т. е. з документообігом. ГОСТ визначає документообіг як «рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправки». Управління документообігом в процесі виконання зобов'язань по операції якраз і є однією з основних задач, що стоять перед бек-офісом.

Процес проходження документів по операції досить жорстко регламентований і гранично короткий. Тому саме від якості організації документообігу залежить не тільки робота самого бек-офісу, але і всієї компанії загалом, т. до. саме документообіг по операції є складовою частиною основної діяльності брокерських і ділерських компаній.

Для того, щоб розробити конкретну організаційну структуру бек-офісу компанії і оптимальний процес документообігу, необхідно визначити і проаналізувати операції, що проводяться, розбити їх на етапи, визначити документи, з якими пов'язаний той або інакший етап виконання операції, а потім «побудувати конвейєр» по проходженню документів, більшість з яких є основою для записів в регістрах внутрішнього обліку.

Для прикладу розглянемо операції по купівлі-продажу акцій (бездокументарних корпоративних цінних паперів приватизованих підприємств).

Етапи, а також перелік і види документів, пов'язаних з тим або інакшим етапом, залежать від характеру контрагента (фізична, юридична особа, підприємець, резидент або нерезидент), від умов виконання зобов'язань по операції (наприклад, хто перереєструє цінні папери) і від місця висновку операції (визначать порядок і процедуру підписання і виконання договору), від місця обліку прав по цінних паперах (реєстратор, депозитарій, номінальний держатель), а так само від наявності рахунку в системі обліку прав по цінних паперах і інш.

Для початку розглянемо операцію по купівлі цінних паперів у юридичної особи - резидента, укладену в РТС (Російській Торговій Системі), внаслідок якої цінні папери будуть переказані на раніше відкритий особовий рахунок в системі обліку реєстратора. У цьому випадку у нас виникає зобов'язання по оплаті, у контрагента - по постачанню цінних паперів. При цьому «готує» договір, реєструє операцію і проводить перереєстрацію прав по цінних паперах контрагент.

Виконання нами зобов'язань по даній операції (купівля - перереєструє контрагент) можна розбити на наступні основні етапи:

1. Висновок операції торговим відділом.

2. Відправка підтвердження операції.

3. Підписання договору і передавального розпорядження.

4. Передача необхідних для перереєстрації документів.

5. Отримання від контрагента копії документа про перереєстрацію.

6. Підготовка службової записки в бухгалтерію про оплату ЦБ.

7. Передача контрагенту факсимільним зв'язком копії документа про оплату.

8. Отримання від контрагента оригіналу документа про перереєстрацію.

У залежності від порядку виконання зобов'язань (предпоставка або передоплата) зміниться порядок проходження етапів.

Розглянемо як будуть виглядати етапи виконання операції по купівлі у випадку, якщо перереєстрацію прав по ЦБ берет на себе покупець (купівля - перереєструємо ми):

1. Висновок операції торговим відділом.

2. Відправка підтвердження операції.

3. Підписання договору і передавального розпорядження.

4. Отримання від контрагента необхідних для перереєстрації документів.

5. Передача реєстратору необхідних для перереєстрації документів.

6. Отримання від реєстратора рахунку на оплату послуг.

7. Підготовка службової записки в бухгалтерію про оплату рахунку.

8. Оплата рахунку на перереєстрацію

9. Передача реєстратору платіжного доручення про оплату послуг.

10. Отримання від реєстратора документа про перереєстрацію ЦБ.

11. Передача контрагенту копії документа про перереєстрацію.

12. Підготовка службової записки в бухгалтерію про оплату ЦБ.

13. Передача контрагенту факсимільним зв'язком копії документа про оплату.

Аналогічно розглянемо етапи виконання операцій по продажу цінних паперів.

Продаж - перереєструємо ми:

1. Висновок операції торговим відділом.

2. Отримання підтвердження операції.

3. Оформлення договору і передавального розпорядження.

4. Підписання договору і передавального розпорядження.

5. Отримання необхідних для перереєстрації документів.

6. Реєстрація операції в інвестиційному інституті.

7. Передача реєстратору необхідних для перереєстрації документів.

8. Отримання від реєстратора рахунку на оплату послуг.

9. Підготовка службової записки в бухгалтерію про оплату рахунку.

10. Оплата рахунку на перереєстрацію.

11. Передача реєстратору платіжного доручення про оплату послуг.

12. Отримання від реєстратора документа про перереєстрацію ЦБ.

13. Передача контрагенту копії документа про перереєстрацію.

14. Отримання від контрагента факсимільним зв'язком копії документа про оплату.

15. Грошові кошти надійшли на наш розрахунковий рахунок.

Продаж - перереєструє контрагент:

1. Висновок операції торговим відділом.

2. Отримання підтвердження операції.

3. Оформлення договору і передавального розпорядження.

4. Підписання договору і передавального розпорядження.

5. Передача необхідних для перереєстрації документів.

6. Реєстрація операції в інвестиційному інституті.

7. Отримання від контрагента копії документа про перереєстрацію.

8. Отримання від контрагента факсимільним зв'язком копії документа про оплату.

9. Грошові кошти надійшли на наш розрахунковий рахунок.

10. Отримання від контрагента оригіналу документа про перереєстрацію.

Тепер на прикладі варіантів "Купівля - перереєструє контрагент'и "Продаж - перереєструємо ми'определим перелік необхідних документів, з якими пов'язаний той або інакший етап виконання операції.

Купівля - перереєструє контрагент

№ етапу

Зміст

Документи

Прімеч.

1

Висновок операції торговим відділом.

Тікет

2

Відправка підтвердження операції.

Підтвердження операції

3

Підписання договору і передавального розпорядження.

Договір

Передавальне розпорядження

4

Передача необхідних для перереєстрації документів.

Довіреність

Якщо потрібна виписка

5

Отримання від контрагента копії документа про перереєстрацію.

Копія повідомлення (сповіщення) про проведення перереєстрації

6

Підготовка службової записки в бухгалтерію про оплату ЦБ.

Службова записка

7

Передача контрагенту факсимільним зв'язком копії документа про оплату.

Платіжне доручення

8

Отримання від контрагента оригіналу документа про перереєстрацію.

Оригінал повідомлення (сповіщення) про проведення перереєстрації

Продаж - перереєструємо ми

№ етапу

Зміст

Документи

Прімеч.

1

Висновок операції торговим відділом.

Тікет

2

Отримання підтвердження операції.

Підтвердження операції

3

Оформлення договору і передавального розпорядження.

Договір

Передавальне розпорядження

4

Підписання договору і передавального розпорядження.

Договір

Передавальне розпорядження

5

Отримання необхідних для перереєстрації документів.

Довіреність

Якщо потрібна виписка

6

Реєстрація операції в інвестиційному інституті.

Договір

Передавальне розпорядження

В обліковому регістрі

7

Передача реєстратору необхідних для перереєстрації документів.

Передавальне розпорядження

8

Отримання від реєстратора рахунку на оплату послуг.

Рахунок-фактура

9

Підготовка службової записки в бухгалтерію про оплату рахунку.

Службова записка

10

Оплата рахунку на перереєстрацію

Платіжне доручення

11

Передача реєстратору платіжного доручення про оплату послуг.

Платіжне доручення

12

Отримання від реєстратора документа про перереєстрацію ЦБ.

Повідомлення (сповіщення) про проведення перереєстрації

13

Передача контрагенту копії документа про перереєстрацію.

Копія повідомлення (сповіщення) про проведення перереєстрації

14

Отримання від контрагента факсимільним зв'язком копії документа про оплату.

Копія платіжного доручення

15

Грошові кошти надійшли на наш розрахунковий рахунок.

Виписка про рух грошових коштів по рахунку

При проведенні операцій з цінними паперами в рамках договору з клієнтом на надання посередницьких послуг процес виконання доручення клієнта включає в загальному випадку додатково до перерахованого наступні етапи:

1. Укладення договору на надання посередницьких послуг.

2. Отримання від клієнта доручення на операцію.

3. Підтвердження про прийняття доручення на операцію.

4. Передача трейдеру розпорядливої записки на висновок операції.

5. Висновок операції.

6. Повідомлення клієнту про висновок операції.

7. Підтвердження клієнтом отримання повідомлення про висновок операції.

8. Виконання операції за дорученням клієнта.

9. Звіт клієнту про виконання доручення з додатком копій документів, підтверджуючих витрати по виконанню доручення.

10. Підтвердження клієнтом доцільності витрат по виконанню доручення.

11. Виставляння клієнту рахунку-фактури на винагороду за надані послуги.

12. Періодична звітність клієнту про стан і рух грошових коштів і цінних паперів.

Етапи, а також перелік і види документів, пов'язаних з тим або інакшим етапом залежать від характеру клієнта (фізична, юридична особа, підприємець, резидент або нерезидент), від місця обліку прав по цінних паперах, належних клієнту, від умов виконання зобов'язань за договором на надання посередницьких послуг і т. п.

Таким чином, з вищевикладеного видно, що в процесі своєї роботи бек-офіс стикається з великим об'ємом документів, які в обов'язковому порядку необхідно систематизувати для того, щоб своєчасно знаходити потрібний документ, зданий в архів.

Всі документи (копії документів), що проходять по операції доцільно формувати в «справу» під номером, відповідним номеру договору. «Справу» підколювати в папку, вмісну опис справ, що знаходяться в ній, і поименованную відповідно до прийнятої в компанії систематизації (по емітентах, по видах операцій і т. п.)

«Справи» клієнтів доцільно формувати за договорами на надання посередницьких послуг з додатком до кожного доручення клієнта документів по його виконанню і відповідній звітності.

У процесі своєї роботи компанія на основі укладених договорів, що забезпечують проведення операцій з цінними паперами, взаємодіє з безліччю інших (крім клієнтів і контрагентів) сторонніх організацій (реєстратори, депозитарії, клірингові компанії і інш.). У процесі взаємодії між ними відбувається обмін документами, не пов'язаними безпосередньо з виконанням операції, а необхідними для проведення відповідних звірок, для складання необхідної звітності і т. п. Документи по взаємодії зі сторонніми організаціями також доцільно формувати в «справи».

Як вже відмічалося, конкретна організаційна структура бек-офісу компанії визначається змістом і об'ємом операцій, що проводяться. Виходячи з аналізу процесу виконання і обліку операцій, можна виділити наступні основні дільниці, пов'язані з виконанням етапів операцій:

- дільниця, зайнята оформленням договорів,

- дільниця, що забезпечує перереєстрацію прав по ЦБ,

- дільниця, що забезпечує оплату ЦБ і послуг сторонніх організацій, пов'язаних з виконанням операцій,

- дільниця, що забезпечує контроль за виконанням зобов'язань за договорами, що відстежує витрати і доходи по операціях з цінними паперами і що формує звітність про стан власного портфеля компанії і грошових коштів, виділеного на його формування.

При наданні компанією посередницьких послуг необходимучасток, що відстежує виконання посередницьких договорів і що формує звітність про стан грошових коштів і портфелів клієнтів.

Інформація про етапи формування відповідних документів, про реквізити отриманих і сформованих документів, а також про етапи виконання зобов'язань по операціях з цінними паперами і за договорами на надання посередницьких послуг, відбивається у внутрішньому обліку на кожній дільниці по мірі проходження через дільницю первинних документів і виконання відповідних етапів. Інформація нагромаджується і систематизується в облікових регістрах, на основі яких проводиться контроль і формується відповідна звітність.