Реферати

Реферат: Автоматизація бухгалтерського обліку

Формування діяльності адміністративної галузі державної влади. Принципи, функції, форми здійснення виконавчої влади. Ціль виконавчої влади, обумовлена її соціальним призначенням і особливим положенням у системі поділу влади. Форми і порядок виконання функцій даної галузі влади на всіх рівнях.

Технологія вирощування ріпчастої цибулі. Ботанічна характеристика ріпчастої цибулі і його біологічні особливості. Обробка ґрунту і технологія вирощування. Вирощування цибулі на севок, цибулі-ріпки із севка і з насінь в умовах Нечорноземної зони. Північні сорти цибулі і сорту середньої смуги.

Астафьев Віктор Петрович. У прозі В. Астафьева два полюси. - Війна ("Хворіти нам нею - не перехворіти, згадувати неї - не перезгадувати! ") і світ, у якому не утолена туга за природним життям.

Розвиток фізичних якостей школярів різного віку. Фізичні якості, засоби і методи їхнього розвитку в школярів. Сила, швидкість, витривалість, спритність, рухливість у суглобах і методика їхнього розвитку. Основні організаційні форми фізичного виховання дітей у школі.

Гри в житті османів. Природна статечність і проходження релігійним розпорядженням є причиною появи розваги, таких як хобби. Традиційні османські ігри. Інші заходи: народні спектаклі, церемонії релігійного характеру й офіційні церемонії.

Зміст

Введення

5

Розділ I Бухгалтерський облік - історичний аспект

6

Розділ II Предмет, метод і задачі бухгалтерського обліку

2.1

Основні законодавчі документи, що визначають облік і звітність в Російській Федерації

25

2.2

Предмет, метод і задачі бухгалтерського обліку

26

2.3

Основні правила ведіння бухгалтерського обліку

27

Розділ III Теоретичні основи автоматизації бухучета

3.1

Автоматизація бухгалтерського обліку - основа ефективного управління

30

3.2

Вимоги до бухгалтерської системи

30

3.3

Етапи автоматизації бухгалтерського обліку в Росії

31

3.4

Елементи комп'ютерної системи

32

3.5

Особливості комп'ютерної обробки даних

33

3.6

Найбільш поширені в Росії системи автоматизації бухгалтерського обліку

3.6.1

1С «Бухгалтерія»

35

3.6.2

Aubi

38

3.6.3

Супер Менеджер

41

3.6.4

ИНФО Бухгалтер

41

3.6.5

ФОЛИО

42

3.6.6

Инфин - бухгалтерія

42

3.6.7

ABACUS

42

3.6.8

БОС

44

3.6.9

БЕСТ

46

3.6.10

АКОРД

47

3.6.11

Інші кошти автоматизації бухгалтерського обліку

48

Розділ IV Практична технологія ефективної автоматизації

бухгалтерського обліку

4.1

Що таке хороша автоматизація

50

4.2

Підготовка до автоматизації

4.2.1

Етап I. Оптимізація бухгалтерського обліку

51

4.2.2

Етап II. Вибір масштабів автоматизації

52

4.2.3

Етап III. Постановка задачі

54

4.2.4

Етап IV. Вибір програмного засобу

55

4.2.5

Етап V. Питання техніки

58

4.3

Процес автоматизації

59

4.4

Етап настройки

60

4.5

Етап навчання

61

4.6

Розцінки і порядок визначення вартості послуг по автоматизації бухгалтерського і управлінського обліку

62

Розділ V Відображення надходження товарів на прикладі програми

1С «Бухгалтерія»

66

Розділ VI Відповіді на питання, що часто задаються по програмі

1С «Бухгалтерія»

72

Висновок

85

Список літератури,

що використовується 86

Введення.

Зайняти лідируюче положення на ринку, підвищити ефективність роботи персоналу, створити оптимальну структуру управління - ось першочергові задачі керівника підприємства. У бухгалтерській і банківській діяльності це особливо важливе, що обумовлює широке застосування бухгалтерських пакетів і програм, завдяки впровадженню яких підвищується оперативність обробки даних і достовірність ділової інформації, приймаються більш об'єктивні фінансові і управлінські рішення.

Автоматизація бухгалтерського обліку на підприємстві і підготовка фінансової звітності до податкових органів в умовах перехідної економіки Росії є однією з найбільш важливих задач. Ситуація така, що сам по собі бухгалтерський облік на підприємстві може розглядатися як внутрішня справа підприємства, а основою для оцінки фінансово-господарської діяльності підприємства з боку держави служить звітність (бухгалтерський баланс і численні інші звітні форми), яка повинна щоквартально надаватися в податкову інспекцію по місцю реєстрації підприємства. Крім того, існують планові і позапланові податкові перевірки, при проведенні яких можуть бути потрібні всі бухгалтерські документи, включаючи первинні.

У умовах відносної невизначеності в податковій сфері підприємство може сильно постраждати або навіть потерпіти крах, і усього лише через недбалість в бухгалтерському обліку. Прикладів тому в Росії дуже багато, причому часто страждають підприємства, прагнучі працювати чесно. Страждають через недбале ведіння внутрішньої бухгалтерії підприємства. Страждають також через незнання і відповідно невиконання останніх законів і розпоряджень (а вони приймаються суцільно і поряд). При ведінні бухгалтерського обліку вручну можливі і найпростіші арифметичні помилки.

Чим же може допомогти російському бухгалтеру комп'ютер? Безумовно, комп'ютерна програма не замінить грамотного бухгалтера, але дозволить зекономити його час і сили за рахунок автоматизації рутинних операцій, знайти арифметичні помилки в обліку і звітності, оцінити поточне фінансове положення підприємства і його перспективи.

ГлаваI. Бухгалтерський облік: історичний аспект.

Сучасна теорія і практика бухгалтерського обліку міняють свою форму в ході економічного розвитку і політичних перетворень, в рамках яких протікають господарські процеси, в зв'язку з чим кожна теоретична побудова і будь-яка бухгалтерська категорія як відображають, так я приховують інтереси певних осіб, зам'ятих в господарському процесі.

Вивчення виникнення і розвитку теорії і практики бухгалтерського обліку допомагає фахівцям об'єктивно оцінити господарські процеси, що відбуваються і освоїти техніку наукового прогнозування.

На гербі бухгалтерів, визнаному інтернаціональною емблемою рахункових працівників, зображені сонце, вага, крива Бернуллі і накреслюється девіз: «Наука, довір'я, незалежність». Сонце символізує освітлення бухгалтерським обліком фінансової діяльності, вага - баланс, а крива Бернуллі - символ того, що облік, виникши одного разу, буде існувати вічно,

По облікових документах, що збереглися видно, яке високе положення займали в древності рахункові працівники, як цінилася їх справа. Облік називали таємницею богів, в неї присвячували...

Так, в Древньому Єгипті «головним бухгалтером» гарему фараона був Неферхотеп. На бухгалтерській дорозі він досяг великої пошани. Вище признавалися тільки таємні радники і жреці. Про таких, як Неферхотеп, писали: «Тонкий розумом, терплячий серцем, що радіє справам праведним, він повертається спиною до несправедливості». Його богом був «писар довершений, чистий руками, владика обмивання, що проганяє зло, писар правди, для якого неправда - мерзота, охороняє його письмова палиця вседержителя», Все життя Неферхотеп служив йому вірою і правдою, а не так, як деякі: «обманюють пальцями своїми» в обліку, яких судять, а потім переводять в прості складальники податків.

Історія бухгалтерського обліку нараховує майже шість тисяч років. Його викликала до життя господарська діяльність людини.

Протягом перших тисячоліть мінялися як об'єкти, так і методи бухгалтерського обліку в рамках простої униграфической бухгалтерії. Під впливом соціально-економічних і політичних перетворень розвивалося господарство, мінялися об'єми його діяльності і склад майна і, отже, удосконалювався предмет бухгалтерського обліку і його методологія. Мета ж обліку залишалася незмінною: адекватно відображати майно, що є і розрахунки між учасниками господарського обороту. У цей період були вироблені такі прийоми, як рахунки, що систематизують об'єкти, що враховуються, інвентаризація, реєструюча їх, контокорент (взаєморозрахунок) і кошторис. На рахунках кожний рахунковий запис відбивався тільки один раз в дебеті або кредиті одного рахунку. Був відсутній єдиний грошовий вимірювач, двійчастий запис, баланс. Униграфическяй облік (проста бухгалтерія) інформаційно відтворював факти господарського життя в тих одиницях вимірювання, в яких вони виникали. У своєму розвитку він пройшов п'ять етапів:

- інвентарний облік;

- контокорент;

- гроші, виступаючі об'єктом обліку;

- гроші як об'єкт обліку злилися з урахуванням розрахунків;

- гроші і контокорент поглинули облік інвентаря.

На початковому етапі униграфического обліку (інвентарний облік) фіксувалися тільки залишки речовинних цінностей на матеріальних носіях. Як останні застосовувалися папірус (Древній Єгипет), глиняні таблички і черепки (Ассірія і Вавілон) і т. д. Особливості матеріальних носіїв впливали на структуру облікових регістрів і організацію самих записів. Так, використання папірусу і пергаменту привело до виникнення обліку на «вільних листах», глиняних таблиць і черепків - «карток», а поширення паперу надовго зробило книгу головним виглядом облікових регістрів. На них проводився облік всього майна, що знаходиться в господарстві, в натуральних вимірювачах. Це привело до виникнення інвентарів, описів, списків різної міри обширність. Але інвентарі, що були практично у всіх народів древності, фіксували лише залишки.

Вже в Древньому Єгипті у II тис. до н. е. виник прибутково-видатковий облік. Поточний (перманентний) облік прийшов на зміну преривной (дискретної) інвентаризації. На папірусі вже не просто вівся опис залишків, а фіксувалася кожна дія. Мета обліку перебувала в перевірці достовірності отримання і видачі матеріальних цінностей. Відпуск матеріальних цінностей оформлявся трьома особами на основі документа з резолюцією уповноваженої особи: «підлягає видачі». Одна людина відмічала на папірусі кількість цінностей, намічених до відпуску, інший - фактичний відпуск, а третій робив відмітки про виявлені відхилення. Але самим істотним моментом матеріального обліку потрібно визнати щоденне виведення залишків. Це було можливе в умовах відносно невеликих об'ємів господарської діяльності. Так, по закінченні робочого дня складалися звіти, що відображають рух цінностей по платниках і одержувачах в розрізі найменувань цінностей. Кожна сторінка звіту підраховувалася окремо, а потім виводилася загальна сума по звіту.

Прибуткові і витратні документи групувалися роздільно по найменуваннях окремих цінностей. По оборотах виводилося сальдо, яке приєднувалося до початкового залишку, і визначався кінцевий залишок. Останній зіставлявся з фактичною наявністю цінностей. У разі виявлення розходжень, вказувалися їх причини і на чий рахунок віднесена недостача. Саме на цьому етапі зароджується синтетичний і аналітичний облік. Наприклад, синтетичному рахунку - «зернові» відповідали аналітичні рахунки - «пшениця», «ячмінь», «рис» і т. д.

Історія свідчить, що систематичний запис по обліку окремих видів цінностей виник раніше хронологічної, яка фіксувала факти господарського життя по мірі їх виникнення. Матеріальний облік передбачав контроль за виконанням кошторисів за допомогою реєстрації факту господарського життя по наступних реквізитах: кількість і найменування отриманих предметів; ім'я особи, від якого вони поступили; ім'я одержувача; дата. У Древньому Єгипті, наприклад, злиття елементів матеріального обліку і кошторису можна побачити із запису норм видачі зерна першого і другого сорту на місяць будівникам колодязя - начальнику загону, писарю, вільнонайманим робітником, рабам, стражнику, служниці, сторожу, лікарю.

Документи часто складали в двох або трьох примірниках, а записи розділяли на чорнові і беловие. У Вавілоне використання карток з м'якої і вологої глини дозволяло помилкові записи тут же стирати. Поняття письмової обмовки був відсутній. При знищенні документів глиняні картки просто розбивали. Надалі з'являться виправдувальні документи, відсутність яких оформлялася спеціальними обмовками.

Облікові документи вважалися цінністю. Вони датувалися «цього року», «наступного року» і зберігалися в спеціальних сховищах, в ящиках або кошиках, які зав'язувалися шнурками або ременями і опечатувалися. На глиняних ярликах вказувалися ім'я відповідального писаря, найменування об'єктів, відображених в документах, ставилося відтиснення друку.

Згодом «облікові працівники» помітили, що речі, вхідні в інвентар, можуть мати як індивідуальні ознаки (худоба, будови), які відносно легко описати, так і їх родові ознаки, що дозволяють групувати їх по єдиній ознаці, наприклад гроші. Це зумовило виникнення умовних облікових одиниць вимірювання. У Древньому Вавілоне, зокрема, з'явилися «умовна цегла» і «людино-день». Використання умовних облікових одиниць дозволило відійти від натуралістичної концепції обліку, а виділення родових ознак привело до появи рахунків.

У Вавілоне в XVIII в. до н. е. зароджуються окремі правові аспекти бухгалтерського обліку, закріплені законодавче. Так, закони Хаммурапі наказували купцям вести самостійний облік, храмам - державне рахівництво, передача грошей без розписки вважалася недійсною.

По мірі поглиблення товарних відносин появляетсяконтокоррент (рахунки розрахунків). Так, вже в зведенні законів Хаммурапі виділяються два типи розрахункових операцій по зберіганню майна на державних і храмових складах: безкоштовні (депозит) і платні.

Функції банків виконували храми і торгові суспільства. Фонд їх коштів формувався за рахунок внесків учасників. Він поділявся на основний і оборотний капітал. За рахунок основного капіталу надавалися процентні позики, а за рахунок оборотного капіталу гасилися поточні витрати по купецьких операціях.

Розрахунки виготовлялися в рамках натурального господарства і обмежувалися видачею позик і збором натуральних податей. Наприклад, в Вавілоне внески клієнтів у вигляді зернових зберігалися на складах суб'єктів, ведучих кредитування. Останні за дорученням власників переводили їх в фіск (податки). Безготівкові розрахунки здійснювалися зерном.

Розрахунки носили індивідуальний (з однією особою) або колективний (з декількома особами) характер. Вони могли проводитися на рівні міст або господарств. Розрахунки з державою полягали в розподілі і перерозподілі коштів в натуральному вимірюванні. Приватні розрахунки являли собою товарообмінні операції. Кредит виконував специфічну функцію в зв'язку з недостатнім розвитком товарно-грошових відносин і відсутністю єдиного грошового вимірювача. Видача кредиту оформлялася з дотриманням юридичних норм. Установи, що здійснюють кредитування, брали з клієнтів боргові розписки і складали контракти по позиках. З метою визначення суми коштів, виданих і не погашених клієнтами, зіставляли суми, вказані в боргових розписках, з сумами, позначеними в розписках про повернення боргів. Розрахунки велися у вагових, грошових і натуральних одиницях. Записи проводилися на глині, що утрудняло щоденне відображення операцій на поточних рахунках. Оперативний облік був відсутній, т. е. обороти по днях поступово не нагромаджувалися. Дана обставина породила первинні документи.

Рахунки заповнювалися на основі первинних документів, завірених друком. За своїм призначенням їх можна віднести до прибутково-видаткових. Бухгалтерія тих часів ще не знала таких категорій, як «дебет» і «кредит». На рахунках розрахунків відбивалися еквівалентний переказ грошових коштів в твердій оцінці або встановлених тарифах, згідно яким враховувалися щорічні надходження і витрати господарств. Для здійснення перерахунку застосовувався спеціальний термін «покарань». Він означав кількість матеріальних цінностей, еквівалентну по вартості одному сиклю срібла. Професія бухгалтера має велику спадщину не тільки тому, що вона є однією з древнейших професій, але, головним чином, внаслідок того, що мистецтво запису і соизмерения уперше знайшло застосування як інструмент обліку. Єгиптяни і вавилонци першими використали писемність для запису облікової інформації. Археолог Леонард Катрель пише, що вони, можливо, мали систему писемності, щоб вести записи урожаїв зерна і поголів'я худоби. Історик Вілл Дюрант зазначає, що писемність схоже, виникла як продукт і засіб торгівлі. Вона спочатку служила для потреб бухгалтерського обліку, який став необхідний з розширенням міст і економіки храмів. Самі ранні примірники листа служили обліковими інвентарями: «Стільки-то голів худоби, стільки-то глеків масла, стільки-то бранців». У основу цього раннього листа встановлені ієрогліфи, вказуючі, наприклад, винні глеки і коров'ячі голови. Потім, виходячи з потреб обліку, лист спростився, з'явився алфавіт. Всі алфавіти, які використовуються зараз, беруть свій початок з Сикайського півострова.

Поступово алфавіт розповсюдився і досяг Греції. Використовуючи його, греки зуміли створити свій алфавіт. Аналізуючи структуру мови, вони створили граматику і синтаксис. Практика використання цифр для здійснення елементарних арифметичних операцій так же древня, як і мистецтво листа. Мистецтво обчислень (облік) виникло для того, щоб задовольнити потреби індивідуумів і держави. Арифметика - це частина математики, яка вивчає властивості чисел і операцій над ними. Її назва відбувається від грецького слова «рифлеос», вказуюче число. Математика - мова науки. У грецькій мові слово «матема» означає предмет пізнання і навчання. Під математикою греки мали на увазі теорію знань в самої складній формі, у всіх її деталях і подробицях. Однак арифметика не використовувалася в прямому значенні нашого розуміння. Греки робили відмінності між теорією чисел і мистецтвом обчислень. Для першого поняття вони застосовували термін «математика», який, на їх думку, вимагав глибокого, філософського розуміння. Для другого поняття використовувався термін «логистика», вказуюча облік. Платон зазначав, що хоч арифметика і логистика пов'язані з числами, логистика - це усього лише почало точної математики. Греки були упевнені, що ті, хто править містами, повинні бути майстрами логистики, оскільки вона допомагає осмислити їх заняття, переводячи його на мову цифр.

З появою особистого майна - домашніх тваринних, землі, бушелів пшениці і т. д. - математика зробила гігантський крок уперед. Майно стало обкладатися податками. Вождь, ватажок або цар вважали за необхідним знати: скільки майна кожного вигляду обкладається податками. Позначення майна за допомогою ієрогліфів виявилося дуже громіздким. Система числення являла собою риски, лінії і точки, що наносилися на глиняні таблички. Згодом замість набору символів одних - для корів, інших - для бушелів пшениці став використовуватися єдиний набір символів для всіх об'єктів. Їм дали цифри, названі один, два, три, чотири, п'ять і т. д. Абстрагування чисел спонукало людство розширити область їх використання. Таким чином, це був перший крок до елементарних математичних операцій. Для здійснення цих операцій була потрібна система записів. З древнейших історичних часів греки використали десятеричну систему числення, яка вже застосовувалася єгиптянами і финикийцами. Пізніше вони удосконалили і створили саму кращу систему числення в античному світі. Греки класичного періоду для полегшення рахунку використали одну одиницю, п'ять одиниць, п'ять десятків одиниць і п'ять сотень одиниць. Однак знаки не могли вважатися числами, оскільки створювалися на базі алфавітної системи. Вони більше являли собою позначення, запозичені у букв, ніж назви цифр. На відміну від більшості інших культур греки вважали і писали зліва направо. Вони також виробляли записи по горизонталі і вертикалі. Згодом і ця система стала незручною для проведення елементарних обчислень, внаслідок чого з'явилася потреба в механічному засобі, яким стали счети. Крім рахунок греки застосовували і таблицю множення, знання якої вважалося обов'язковим.

Чисельна система первинно використовувалася в обліку для вираження економічних операцій або в якісному, або у вартісному вираженні. Назріла необхідність введення стандарту вимірювання для того, щоб контрагенти, що беруть участь в операціях, могли порівняти вартість обмінюваних предметів. Для задоволення цих потреб греки винайшли системи заходів, ваги і карбування. Чисельна система спочатку використовувалася для вираження операцій в натуральному вимірюванні. У епоху Гомера (800 р. до н. е.) карбовані гроші ще не існували. У той час всі мінові операції виготовлялися в формі бартерних операцій. Але бартер мав істотний недолік: треба було знайти особу, зацікавлену в товарі, що пропонується або послузі і бажаючу запропонувати в обмін необхідний товар або послугу. Ці і інші проблеми привели до виникнення різних символів цінностей. Першими такими символами стали інструменти і зброя, раковини, шкури тварин, метал в злитках або дроті, сіль, перець (в Росії - хутра). Вони використовувалися як міра обміну.

Серед знахідок микенской Греції (ХV вв. до н. е.) дослідниками виявлені «гроші» - великі шматки міді біля тридцяти кілограмів, що імітують висушену бичачу шкуру. Нарівні з ними знайдені дрібні «гроші» - у вигляді невеликих кам'яних гуртків з цифрами. Була і «валюта» - золоті бичачі голови, які виявлені в інших регіонах Егейського моря. Але дані «гроші», як і таланти, що згадуються Гомером, не служили монетами, а вважалися мірою вартості, зафіксованою вагою. Греки зберігали їх як скарб на своїх полях або в храмах задовго до того, як ці «гроші» стали використовуватися як засіб обміну. Древні еталони вимірювання уперше описані в VIII в. до н. е. Фейдоном, царем Аргоса. Система міри і ваги застосовувалася державою для підрахунку вартості особистого майна для цілей оподаткування. Залізо в певній кількості використовувалося як стандарт ваги, а пізніше і як грошовий стандарт. У VII - VI в. до н. е. із зростанням ролі уряду сталися зміни в соціальній і військових сферах діяльності, які зажадали збільшення витрат для виплат купцям, архітекторам і іншим посадовим особам. Мармур, метал, стройовий ліс і інші товари імпортувалися з-за кордону. Всі операції, що здійснюються оплачувалися дорогоцінними злитками, і спрощення розрахунків підштовхувало до використання карбованих грошей. Зручність, в основному, послужила головною причиною їх застосування. Іншим чинником розвитку монетного карбування потрібно вважати зацікавленість центрального уряду в отриманні прибутку від монополії на неї, яка підтверджувалася, як правило, зображенням на монетах портрета і імені правителя. У цей периодденьги перетворюються в об'єкт обліку.

Самі ранні монети прийшли з Анатолій, територій, розташованої між ионическими і грецькими містами і Лідією, не вхідною до складу грецької держави. Їх чеканили з природної суміші золота і срібла, званої «електроном». На монетах, що мали форму боба, стояло клеймо, що гарантує вагу і чистоту металу. Через 200 років всі грецькі міста (поліси) мали свої монети. При цьому перевага віддавалася срібної. Імена винахідників перших монет залишаються невідомими. Поява перших монет в більшості джерел датується VII в. до н. е. і часто пов'язано з правителем Лідії Крезом. Першим грецьким містом, що почало чеканити гроші, був Аргос, але першим грецьким містом, що пустило їх в оборот - Айгина. Завдяки обширним зв'язкам з іншими містами Греції, айгинский стандарт розповсюдився по всьому східному Середземномор'ю. Відомо, що за 300 років до н. е. в Вавілоне використовувалися ще золоті і срібні злитки. Придбаваючи товари, покупці в обмін відрізали від злитка маленькі шматочки. У Вавілоне вже знали, що елліни користуються маленькими плоскими дисками з срібла з цифрами і малюнками-драхмами. Їх привозили купці з Афін. Але вавилоняне не довіряли позначенням на монетах і вважали, що вірніше зважувати гроші в злитках і навіть драхми.

До кінця VII сторіччя до н. е. Афіни почали карбування монет, засноване на системі заходів і ваги. Афинская валюта стала витісняти айгинскую і протягом V сторіччя до н. е. домінувала на території східного Середземномор'я. Афинская і айгинская системи мали схожу назву, але розрізнювалися по вазі. Так, айгинский талант важив біля 97 фунтів, в той час як афінський - біля 80 фунтів. Однак в обох системах існували наступні фіксовані співвідношення:

1 талант = 60 мін;

1 міна = 100 драхм;

1 драхма = 6 оболов.

Слово «талант» означає вага або вага. Згодом воно стало назвою правового стандарту грецької системи. Міна - східний термін. Драхма означає жменю, оскільки сім оболов складають жменю. Слово «обол» означало лозини, тому що перші монети були зроблені із заліза, перетвореного в тонкі лозини, звані «обіли». І драхма і обол вважалися розмінними монетами. Перша чеканилася у вартісному співвідношенні - 1/4, а друга - 1/2, 1/4 і 1/8 (лептон). Аттическая драхма і обол чеканилися з срібла, виключаючи чверть обола і калтус, які виготовлялися з міді. Крім повсякденних монет використовувався аттічний статер - золота монета, рівна 20 драхмам. Талант і міна вживалися тільки для позначення вартостей, в той час як драхма і обол призначалися для повсякденного звертання. Ходіння карбованих грошей стало не тільки зручним інструментом для здійснення господарських операцій, але також дозволяло акумулювати багатство в ліквідних активах в державних скарбницях, храмах і у населення.

Перші паперові гроші з'явилися в Китаї біля 650 року н. е., тоді як в Європі перші «платіжні зобов'язання», написані на папері, вийшли в побут в XVII в. Самі по собі гроші не мають великої цінності. Грошима може бути названо все, що здібно виступати в ролі плати за товари і послуги. Гроші грають роль засобу звертання (обміну), міри вартості, засобу накопичення і виступають єдиним вартісним вимірювачем. По своєму значенню для розвитку економіки виникнення грошей можна прирівняти до появи писемності і рахунку. Спочатку гроші враховувалися як товар. Наприклад, надходження від «постачальника» 20 заходів зерна вартістю 30 драхм «матеріально відповідальні обличчя» античного світу прибуткували як 20 заходів зерна і списували 30 драхм. Пройде багато віків, перш ніж бухгалтери вирішаться оприбуткувати зерно як 30 драхм. І тільки тоді гроші з гарантованого достоїнства перетворяться в універсальний еквівалент в обміні і єдиний вартісний вимірювач в бухгалтерії. Для неї введення грошей з твердим курсом означало поворот від натурального обліку до узагальнюючого вартісного. «Золотий вік» в Афінах вважається часом розквіту демократії, т. е. власті народу. У цей час всі вільні громадяни дістали право брати участь в управлінні державою. Головною державною установою були народні збори. Воно скликалося звичайно три рази в місяць, а у виняткових випадках частіше. Тим часом народні збори не були постійно діючим органом влади. Для повсякденного керівництва життям держави і виконання рішень народних зборів, починаючи з 510 р., існувала «рада п'ятисот». Члени ради (притани) вибиралися долею по п'ятдесят чоловік від кожного з десяти виборчих округів - фил. Всьому складу ради важко було оперативно вирішувати питання управління. Тому сенаторський рік був розділений на десять засідань пританов. Кожне таке засідання проводилося комітетом з 50 представників від десяти виборчих округів протягом 35 - 36 днів. Таким чином, за рік всі члени ради брали участь в управлінні державними справами. Кожний афінський громадянин відповідно до конституції міг запропонувати новий закон або виступити проти будь-яких адміністративних актів посадових осіб.

Демократичною межею була і колегіальність управління. Державне управління здійснювалося спільно декількома палатами. Обиралися 10 стратегів, по одному від кожної фили, 10 астиномов, що стежили за станом вулиць і споруд, 10 агораномов, що піклувалися про ринки і товари, 10 логистов, контролюючі фінансові і бухгалтерські справи. Вони обиралися на рік і раду координував їх діяльність. Посадові особи, які управляли суспільними фондами, в обов'язковому порядку зазнавали контролю і ревізії після закінчення термінів їх повноважень. Вони подавали на перевірку свої звіти палаті «аудиторів» (ревізорів), повноваження яких витікали з афинской конституції. Конституція не тільки регулювала використання суспільних фондів, але і вимагала дотримання суворого бухгалтерського обліку, а також перевірки кожного службового акту «аудиторами». «Ревізори» перевіряли те, як посадові особи розпоряджаються суспільними фондами відповідно до волі народу і існуючих законів. Результати їх роботи виносилися на розгляд в суд.

Посадові особи, до закінчення перевірки їх звітів, не мали права покидати країну. Їм не дозволялося розпоряджатися своїм майном, винести на голосування рішення або приймати поправки. Дані правові вимоги робили управління суспільними фондами більш ефективними. Крім того, посадовим особам належало зберігати звіти за отримані і витрачені суми, авторитарні укази і інші документи в палаті ради. Ця вимога наказувалася для проведення перевірок трьома палатами державних «ревізорів». «Ревизорские» палати і перелік їх роботи описані Арістотелем в його конституції. Він виділив три палати «ревізорів». Кожна з них складалася з десяти чоловік. Перша палата включала «ревізорів» ради, вибраних з п'ятисот її членів. Другу палату представляли так звані «управлінські бухгалтери», яким асистували десять адвокатів. До складу третьої палати входили ревізори, яким асистували двадцять експертів - консультантів. Все ці «бухгалтери» представляли високий контролюючий орган влади в Афінах. «Ревізори» першої палати виконували функції, схожі з функціями внутрішнього аудитора. Вони регулярно перевіряли фінансові справи посадових осіб. Дана система забезпечувала збереження фінансових ресурсів, оскільки можлива розтрата або шахрайство завжди розкривалися.

Друга палата «бухгалтерів-ревізорів» проводила незалежний аудит і перевірку роботи посадових осіб. Після закінчення терміну повноважень посадових осіб рада починала процес ревізії. Всім службовцем, що звільняється наказувалося персонально представляти свої звіти і чекати виклику для здійснення перевірки в палату «ревізорів». Одночасно вони представляли аналогічні звіти секретарю ради. Секретар відповідав за збереження всіх указів і інших службових документів, а також в його функції входила звірка звітів посадових осіб зі службовими документами, що зберігаються в палаті ради. Таким чином, друга палата «бухгалтерів-ревізорів», практично, досліджувала фінансові і адміністративні операції посадових осіб.

Фінансова перевірка проводилася протягом тридцяти днів після витікання терміну повноважень посадових осіб. Її виконання за такий короткий період вимагало інтенсивної і копіткої роботи. Однак основна перевірка вироблялася «бухгалтерами» ради, які досліджували звіти кожного притана. «Аудит» базувався на об'єктивній письмово зафіксованій інформації. Тим часом основною функцією ревізії признавалося швидше виявлення шахрайства, чим вдосконалення облікової системи.

Після перевірки звітів «бухгалтери» скликали посадових осіб для представлення звітів і проведення ними перевірки ще раз, публічно. Потім звіти передавалися в суд для громадських слухань. Суди приймали рішення відносно фінансових порушень, що мали місце.

На суді кожному вільному громадянинові надавалася можливість висунути обвинувачення проти будь-якої посадової особи, що різко критикував Демосфен. Він зазначав, що таке положення справ має очевидний намір встановити прихований контроль над посадовими особами.

«Аудитори» і «ревізори» древності мали можливість притягнути до суду посадових осіб за крадіжку, якщо перевірка показувала їх винність в розтраті. У ході судового розгляди присяжні виносили вердикт. Хід даної процедури вказує на те, що «аудитори» несли судову відповідальність за рішення, що приймаються в суді і за ті обвинувачення, які зачитували їх помічники.

Результати роботи «ревізорів» гравіювалися на мармурі і виставлялися на загальний огляд, щоб кожний громадянин був інформований про управління суспільними фондами. Третя палата «бухгалтерів-ревізорів» здійснювала додаткову перевірку. Вона приймала обвинувачення, висунені проти посадових осіб, від будь-якого бажаючого. Останній писав на табличці своє ім'я і ім'я підсудного і провина, в якій його звинувачує, і передавав ревізору. Ревізор читав обвинувачення і, якщо вважав його переконливим, передавав суду присяжних на розгляд. Ревізори і експерти, вхідні в третю палату, не формували Раду. Експерти-консультанти мали свої місця на ринку і прислухалися до обвинувачень, що висуваються проти посадових осіб, що перевіряються. Потім обвинувачення записувалися на белених табличках і передавалися ревізору того фила, до якого належала посадова особа. Ревізор разом з експертами досліджував обвинувачення. Приватні обвинувачення розглядалися місцевими суддями, суспільні обвинувачення - тимотитаем (законодавцями), які представляли справи в хелиайно (вищий кримінальний суд), чиї рішення були заключними і не підлягали апеляції.

Крім перерахованих перевірок «бухгалтери» проводили ревізії, результати яких не підлягали розголошуванню. Зокрема, перевірялася правильність оплати найманих загонів. Величезні розміри фондів для оплати найманців, а також слабий облік коштів, що витрачаються на дані цілі (платіжні відомості виписувалися не завжди), створювали більше можливостей для шахрайства, особливо при складанні реєстрів.

Наявність і проведення перевірок бухгалтерської системи в «золотому віці» в Греції має важливе значення. Виконання їх незалежними палатами створило певну структуру підзвітності посадових осіб, яким ввірялися суспільні фонди. Існування процедури аудиту має на увазі існування і бухгалтерських записів всіх доходів і витрат, вироблюваних посадовими особами. Нарешті, звірка в ході перевірки фактично отриманих і витрачених сум із затвердженим кошторисом, ще раз доводить інтеграцію бухгалтерської системи за рахунок додаткового контролю в управлінні державними ресурсами.

Незважаючи на те що гроші в Греції увійшли в оборот досить рано, в сфері фінансів і кредитування їх почали використати лише в кінці V - початку II віку до н. е. Це було викликане загальним недовір'ям населення внаслідок його надзвичайного бідняцтва. Населення вважало за краще зберігати свої монети запечатаними в амфорах і закопаними на полях. Згідно з висловлюванням Арістотеля таке положення для економічно розвиненої держави приводило до істотних збитків. Він писав, що в той час як гроші вільно виводяться із звертання, торгівля і ремесла слабшають, а матеріальні ресурси держави стають незначними. Важливою причиною було недовір'я власників грошей до держави і інших осіб. Так, при неможливості здійснення платежу дебітором іншої країни держава не могла втрутитися, щоб зажадати з нього повернення боргу. Більш того інформація про інші іноземні «фірми» і ринки була обмеженою. Держава не мала можливості брати позики у населення, оскільки громадяни не могли запитати їх повернення у разі війни.

І тільки з появою банків гроші почали активно сприяти подальшому розвитку бухгалтерського обліку. Перші банки з'явилися в Греції в V віці до н. е. По роду діяльність досить близька до них ділові будинки на Сході (торгові об'єднання в Каніше XIX в. до н. е. в Малій Азії; діловий будинок «Сини і внуки Егибі», діловий будинок «Сини Мурашу» в Ніппуре - обидва в Вавілонії V в. до н. е.). Вони призначалися тільки для зберігання грошових внесків, і розрахунки в них велися ваговими грошима. Це стримувало розвиток безготівкових розрахунків в банківській бухгалтерії. Банки стали відповідати своєму призначенню - здійснювати операції з грошовими внесками, головним чином в безготівковому обороті.

Початок сучасному обліку був встановлений в Лідії - батьківщині легендарного Креза (вираження «багатий як Крез» досі означає незчисленне багатство). Пожвавлена торгівля між полісами викликала у торговців необхідність при переїзді міняти одні гроші на інші (іншої системи і курсу). Ця обставина породила банки і банкірів. Спочатку з'явилися прості міняйла. Вони мали свої столи (по-грецькому «трапези») в самому людному місці, перевіряли монети і обмінювали їх по певному курсу за плату (аллаге). Їх так і називали - трапезитами (буквально «людина за столом»). Трапези уперше згадуються в літературі в 520 р. до н. е. У Афінах в IV в. до н. е. нараховувалося 23 трапезита, а по всій Греції відоме 33 поліси, де були трапези.

Перевірка монет вимагала високої кваліфікації. Належало знати вміст металу в монетах, їх курс в окремих полісах, визначати міру зносу грошей і їх автентичність. Вільні громадяни Греції вважали негідним займатися комерцією, віддаючи їй перевагу мистецтву, філософії, політиці, спорту. Тому банкірами ставали виходці з рабів. Найбільш талановиті з них, що збагатили господаря і що нажили капітал, купували свободу і отримували статус метека. Так називали колишніх рабів і чужоземців. Імена метеков вносилися в спеціальні списки. Вони платили особливий податок - матекион, і, крім нього, ще один, чисто символічний, в три обола (обол - дрібна монета), як свідчення рабського походження. Крім того, метеки фінансували військові витрати. При несплаті податків метеков саджали у в'язницю, а після конфіскації майно продавало в рабство. Тільки у виняткових випадках (при великому багатстві або за особливі заслуги) метеки могли стати повноправними громадянами. У ході обміну метеки-трапезити швидко накопичили вільні грошові кошти і до кінця віку створили банки - трапези.

Діяльність банків - трапез включала операції по внесках, видачу кредитів, поручительство і традиційний обмін і розмін грошей. Самими складними операціями вважалися кредитні, для яких було потрібен визначити ринкову вартість застави, оцінити ризик по частині повернення позики, встановити прийнятну ставку відсотка по позиці. Об'єкт застави міг бути будь-яким, наприклад, судно з вантажем або навіть ціле місто. Процентна ставка по позиці не регулювалася і не обмежувалася, доходячи до 12%. Дохід банку становив 20 - 40% від вкладеного капіталу. Великі обороти віддавалися перевагу дрібним.

До основних досягнень в банківській бухгалтерії можна віднести облік безготівкових розрахунків, т. е. переказ коштів клієнтів по їх рахунках. Внесок або переклад оформлялися «платіжними дорученнями», які називалися «диаграфе». При видачі грошей застосовувався такий же порядок, але міг використовуватися і «симбол» - кільце-печатка власника внеску, розламана пополам монета або навіть глиняна табличка. Внесок переводили або отримували, пред'являючи «диаграфе» або «симбол». Поточний облік безготівкових розрахунків включав в себе запис імені вкладника, суми внеску, третіх осіб (одержувача, поручителя). Залишається загадкою технологія бухгалтерських записів. Банкіри вели їх самі. Їм довелося наново винаходити бухгалтерські прийоми. На Сході (Древній Єгипет, Шумер, Вавілонія) вже декілька років уміло користувалися прибутково-видатковими рахунками. Але ці цивілізації до того часу гинули, а труднощі комунікації робили винаходи в бухгалтерії унікальними.

У письмових джерелах, що дійшли до наших днів згадується древньогрецький спосіб викреслювання записаної раніше інформації (корректурний спосіб). Так, наприклад, враховували борги по податках і їх погашення. Слово «викреслювати» в значенні «анулювати» борги використовується досі в ряді європейських мов.

Під час розкопок в Саккаре (на місці Мемфіса - столиці древнього Єгипту в XXVIII - XXIII вв. до н. е.) знайшли рахунок, написаний по-грецькому на шматку тканини і що відноситься до IV в. до н. е. У ньому зафіксовані витрати групи греків, які подорожували по Єгипту. У рахунку даний перелік витрат з вказівкою об'єкта платежу і сум, а також використаний термін «має». Про застосування цього терміну вже у II в. до н. е. свідчить банківська прибутково-видаткова книга еллинистического Єгипту (після завоювання його греками). Він вживався в значенні «залишок внеску» клієнта в банку.

Рим завоював Грецію і одночасно банківський облік. У Древньому Римі банківський облік включав два вигляду записів - в книзі банкіра з рахунками клієнтів і в прибутково-видатковій книзі грошових коштів. Прибутково-видатковий облік до цього часу вже існував не одне тисячоліття. А ось рахунки клієнтів «рацио» з позицій банкіра придбали інакші позначення: не прихід і витрата, а дебет і кредит. Дебет переводиться - «він повинен», а кредит - «він має». Самі клієнти і банкіри ставали дебіторами (боржниками) і кредиторами (довірителями). Ця зміна виявилася вирішальною для розвитку бухгалтерії і «затьмарила» приходно-расходниесчета.

Гроші як об'єкт обліку зливаються з урахуванням розрахунків.

Завдяки грекам в Єгипті, а потім в Древньому Римі з'явилися банки і пов'язана з ними термінологія. Латинське слово «кредит» стало бухгалтерським терміном, вказуючим поняття «мати», «має». Від Рима він перейшов в середньовічну Італію, від неї - в Європу, потім - в інші країни, а під час Петра I - і в Росію. Древньогрецький банківський термін пережив два із зайвим тисячоліття.

Знайдені документи еллинистического Єгипту свідчать про те, що суми в рахунках розміщувалися суворо по ранжиру в одній колонці праворуч. Сам же рахунок маючи архаїчний вигляд, оскільки був відсутній прибутково-видатковий формуляр і таблична форма. На ньому відбивалися тільки суми, зараховані на рахунок клієнта, і показувався залишок грошових коштів. Подальша еволюція банківської бухгалтерії в Древньому Римі додала їй більш закінчений вигляд. Могутнім поштовхом для її розвитку послужило юридичне регулювання фінансових розрахунків і облікової практики. Оскільки в Древній Греції був відсутній відповідні правові норми, то зажадати від банкірів через суд ознайомитися з документами не мали права ні клієнт, ні поручитель. Юридично не були захищені і банкіри, оскільки договори з особами, що беруть кредит, не укладалися письмово. Правова регламентація бухгалтерських записів з'явилася внаслідок трудності визначення правоти позивача і відповідача. У Древньому Римі надання в суд прибутково-видаткової банківської книги стало юридичною нормою. Свідчення про більш пізню діяльність банків прямо говорять про письмове оформлення внесків і розрахунків з клієнтами.

Римляни любили і вдосконалювали бухгалтерію. Банки і гроші вони запозичали у греків. Але Рим зробив бухгалтерію юридично достовірним. Акцент зміщався з первинних документів на бухгалтерські регістри (рахунки). Бухгалтери використали три основних регістри:Adversaria, CodexacceptietexpensiиCodexrationumdomestic. У першій книзі щодня записувалися факти господарського життя. Надалі вона отримає назву пам'ятної, або Меморіал. Кодекси призначалися для систематичного запису. У одному з них відбивалися рахунки грошових коштів і розрахунків у вартісному вимірювачі, а в іншому - всі матеріально-речовинні рахунки (зерна, масла, вина, худоби і т. д.) в натуральних одиницях вимірювання. По рахунках кодексів виводилося сальдо.

Більшість дослідників дотримується думки, що записи в регістрах мали двосторонній характер. Прихід записувався зліва, а витрата - праворуч. При реєстрації боргів використовувалися такі терміни, як "дебет" і "кредит". Кожний факт господарського життя відбивався як бухгалтерська проводка: "від - до (кому)". Однак дані бухгалтерські проводки показували тільки рух грошових коштів по касі і розрахунки з дебіторами і кредиторами.

Згодом, коли иCodexrationumdomesticorumстали вести в грошовому вимірювачі, він перетворився в Головну книгу. Гроші і контокорент поглинули облік інвентаря.

Використання рахунків для реєстрації зміни господарських коштів і відображення розрахунків з фізичними і юридичними особами, правова регламентація бухгалтерських записів привели до виникнення, так званої,'простой'бухгалтерії. Вона представляла систему суцільного і систематичного спостереження за ходом господарського процесу. Проста бухгалтерія дозволила створити єдину систему обліку і взяти під контроль всі матеріальні і грошові кошти підприємства, а також його розрахунки. Але ця система мала і істотні негативні моменти: в обліку був відсутній дзеркальне відображення, спочатку в нього проникло дуже багато умовності і допущень; він носив чітко реєстраційний характер; не розкривалося юридичне і економічне значення всіх фактів, що приводяться в йому; не застосовувалися облікові кошти для визначення мети господарства - суми прибули; був відсутній підсумки, що дозволяють контролювати правильність облікових записів.

24 серпня 476 р. - дата позбавлення влади останнього імператора Римської імперії Ромула Серпня. Згідно з історичним календарем античний мир кінчився і почалося середньовіччя. Але традиції римської бухгалтерії продовжували зберігатися. Записи тих часів, як і в древньому світі, переповнені граматичними і арифметичними помилками. У основі дій людей лежав принцип приблизительности: вони ділили явища на великі або малі, визначаючи, що більше і що менше без арифметичної точності. Обліковий консерватизм панував віками. Коли Фібоначчи в 1202 р. н. е. ввів арабські цифри і замінив аддитивий (т. е. прибавительную) римську систему числення позиційної десятеричної, то знадобилося більш трьох віків, щоб бухгалтери усвідомили перевагу нових цифр. З їх поширенням на зміну принципу приблизительности приходить принцип точності.

Зростанню точності і юридичній обгрунтованості облікових записів сприяла концепція римського права і виникнення торгового (господарського) права. У другому тисячолітті купцями стали створюватися посередницькі суди. Вони виробляли певні вимоги до записів. Наприклад, правила, прийняті в XIII в. в Барселоні для средиземноморских купців, свідчили, що господарські операції записуються в хронологічному порядку, пропусків в бухгалтерських книгах між записами не повинно бути, кожна операція підтверджується документально і числа записуються в буквеній формі, щоб уникнути підробок. У епоху середньовіччя формуються два основних напрями обліку: камеральная і проста бухгалтерія. Камеральнаяисходила з того, що основним об'єктом обліку признавалася каса, очікувані надходження, а також виплати з неї. Реєстрації підлягали всі надходження і виплати грошових коштів, а доходи і витрати встановлювалися зазделегідь. Простаябухгалтерия передбачала облік майна, включаючи касу, а доходи і витрати ставали для бухгалтера шуканими. Всі майнові рахунки велися за принципом дебет - кредит, але в інформаційну облікову систему ще не включалися рахунки власних коштів. Зростання товарного господарства, що Продовжується висувало на перше місце облік грошової готівки і грошових зобов'язань (векселів, чеків). Результат господарювання виражався приростом багатства, а не непрямими категоріями, навіть таким значущим, як прибуток. У цей період більше оперували споживчими, ніж фінансовими категоріями.

Облік касових операцій вимагав відповідного контролю, внаслідок чого він зводився до розділення: операції паралельно відображали два бухгалтери, а ключі від скринь, в яких зберігалися гроші, знаходилися у касира, бухгалтера і посередника (особи, якій вручали ключ перед розкриттям каси). Наприклад, в Новій Іспанії (1531 р.) скриня-каса мав три замки і розкривався тільки в присутності трьох осіб, кожне з яких мало ключ тільки від одного замка. У касі зберігалася касова книга, переплетена, прошнурованная з вказівкою числа пронумерованих сторінок. На кожному листі книги проставлявся друк і підпис. У першій частині книги записувалися прибуткові, у другій - витратні операції. Копія цієї книги велася в бухгалтерії, і один раз в шість місяців записи обох книг звірялися.

У епоху Відродження прості відмітки римлян вже не задовольняли нових потреб торгівлі: в банках з'являються і вивчаються нові форми рахунків, до записів стали застосовуватися нові комбінації, підказані досвідом або вказівками вчених.

Ці форми, створені трудами і зусиллями багатьох поколінь, що прагнули до розумного ведіння обліку майна і порядку, уперше знайшли застосування у італійських купців, оскільки Італія в той час була не тільки інтелектуальним центром, але і центром всесвітньої торгівлі. Розвитку бухгалтерії сприяло і великий винахід XV сторіччя - книгодрукування, завдяки чому те, що вважалося надбанням трохи, стало доступне всім. Переходом до нового етапу обліку послужило виникнення двійчастого (дебетово-кредитової) запису. Наукова розробка закону двійчастого запису господарських операцій і різних способів його застосування виникла в середні віки.

У 1494 р. систему двійчастого запису описав вчений-математик, францисканский чернець, друг Леонардо так Вінчи - Лука Пачолі в одинадцятому трактаті «Про рахунки і записи» дев'ятого відділу твору «Сума арифметики, геометрії, вчення про пропорції і відносини». Дещо пізніше система отримає назву «староитальянской». Великий німецький поет Гете називав двійчасту бухгалтерію «одним з самих чудових винаходів людського розуму». Видатний економіст і соціолог Вернер Зомбарт вважав, що «двійчастий запис викликаний до життя тим же духом, що системи Галілея і Ньютона».

У своєму трактаті «Про рахунки і записи» Лука Пачолі шляхом аналізу господарських операцій і способів ведіння книг, що вже існували - меморіалу (пам'ятної книги), журналу. Головної книги, копіювальної книги для копій листів і інвентарної книги, що включає докладний перелік майна власника, описав закон двійчастого запису і показав, що, засновуючись на ньому, в будь-якому господарстві можна побудувати безумовно доцільну систему рахунків і книг.

Лука Пачолі увійшов в історію математики і бухгалтерського обліку передусім як чоловік, що відкрив широкому колу читачів основи двійчастого запису. У цей час всі історики науки сходяться у думці, що двійчастий запис в бухгалтерському обліку виник не у часи Луки Пачолі, а набагато раніше. Лука Пачолі тільки описав вже що склався до нього систему. Один з самих великих бухгалтерів - вчений Фабіо Беста (1845 - 1923) оголосив, що «Трактат про рахунки і записи» написаний одним з викладачів комерційної школи в Венециї і тільки вставлений Пачолі в текст «Суми». Згідно з іншою версією «Сума» - це на три чверті переказ книги Фібоначчи (1170 - 1228). Однак у Фібоначчи нічого не говориться про бухгалтерію.

Сьогодні достовірно відомо, що перша книга, в якій описувалася система двійчастого запису - книга Бенедетто Котрульі «Про торгівлю і сучасного купця», написана від руки в 1458 р., але надрукована тільки в 1573 р. Тому книга Луки Пачолі признається всіма істориками науки як перша друкарська робота, що дала поштовх розвитку нової системи бухгалтерського обліку. І оскільки в книзі, до того ж, розглядалися і узагальнювалися всі досягнення в області математики того часу, то сучасники цілком заслужено називали її «сумою знань». Про це говорить і епіграф до книги: «Те, що в пилі валялося і тужило забутим в темниці. Лука знайшов для тебе, друг і читач». Крім того, вона написана не на обов'язковому для наукових робіт того часі латинському, а на італійській мові, доступній масовому читачу. Таким чином. Лука Пачолі проклав дорогу для подальших поколінь, задача, яких перебувала в подальшій розробці успадкованого вчення. Двійчастий запис в більш зручному і повному вигляді відображала господарський процес. Система рахунків простої бухгалтерії доповнилася рахунками власних коштів, а матеріальні рахунки дістали грошову оцінку, внаслідок чого всі факти господарського життя стали відбиватися двічі. Поява операційних рахунків, які в умовній формі фіксували зміни і руху коштів, дозволила встановити систематичне спостереження за такими величинами, як капітал і прибуток. Рахунки дали бухгалтерам можливість перейти від простого грошового обліку до обліку всіх об'єктів і операцій в грошовому вираженні. Зараз очевидно, що без урахування господарство не може розвиватися, оскільки облік - це мова господарської діяльності, мова бізнесу.

Історія двійчастої бухгалтерії - це історія її живого вияву в господарському середовищі, що змінюється. Ставши невід'ємною частиною бухгалтерського обліку, вона перетворила весь облік в струнку систему, що полегшує контроль як за збереженням цінностей, так і за здійсненням процесів управління.

Розділ II. Предмет, метод і задачі бухгалтерського обліку

2.1 Основні законадательние документи, що визначають облік і звітність в Російській Федерації

Основними законадательними актами, що визначають облік і звітність в РФ, є:

Положення про бухгалтерський облік в РФ, введене в дію наказом 170 Міністернства фінансів від 26.12.94 м.

План рахунків бухгалтерського обліку, ввденний в дію з 1.01.95 г

Постанова Уряду РФ 562 від 5.08.92 м. "Про склад витрат, що включаються в собівартість продукції"

Закон РФ 3615-1 від 9.10.92 м. " Про валютне регулювання і валютний контроль"

Положення про головного бухгалтера

Порядок ведіння касових операцій в РФ (від 4.10.93 м.),

а також:

Інструкція 1 державної податкової служби РФ "Про порядок обчислення і сплати податку на додану вартість"

Інструкція 4 державної податкової служби " Про порядок обчислення і сплати податку на прибуток підприємств в РФ".

Крім вказаних вище документів потрібно керуватися і іншими нормативними актами Уряду РФ, Госналогслужби і ЦБ РФ, що визначають порядок ведіння обліку і звітності в конкретних, непередбачених перерахованими документами випадках.

2.2 Предмет, метод і задачі бухгалтерського обліку

Предметом бухгалтерського обліку є фінансово-господарська діяльність підприємства або організації.

Фінансово-господарська діяльність складається з:

- формування джерел, необхідних для діяльності. Джерела можуть бути фінансовими і матеріальними;

- розміщення залучених і сформованих коштів: створення виробничих запасів, витрат на виробництво продукції, реалізації продукції, взаємовідносин з бюджетом в частини налогооблажения і інакші господарські операції.

Метод бухгалтерського обліку - ведіння обліку фінансово-господарських операцій на основі натуральних вимірювачів в грошовому вираженні шляхом суцільного, безперервного, документального і взаємопов'язаного їх вираження.

Задачами бухгалтерськими обліку є:

- формування достовірної інформації про господарські процеси і результати діяльності підприємств необхідної для оперативного керівництва і управління, а також її використання інвесторами, покупцями, податковими, фінансовими, банківськими органами і інакшими зацікавленими особами;

- забезпечення контролю за наявністю руху майна і використання матеріальних, трудових і фінансових ресурсів відповідно до затверджених норм, нормативами і кошторисами;

- попередження негативних явищ в фінансово-господарській діяльності, виявлення і мобілізація внутрішньогосподарських ресурсів.

2.3 Основні правила ведіння бухгалтерського обліку

Основними правилами ведіння бухгалтерського обліку в РФ (викладені в "Положенні про бухгалтерський облік в РФ") є:

1. Застосування системи двійчастого запису. Це означає, що у кожного рахунку існує два розділи - дебет і кредит. Кожна фінансово-господарська операція відбивається в обліку по дебету одного рахунку і кредиту іншого.

2. У бухгалтерському обліку прийнятий єдиний план рахунків. Останній введений в дію з 1.01.95 м.

3. У обліку існують і застосовуються активні і пасивні рахунки. Суть розділення рахунків на активні і пасивні полягає в об'єктивному відображенні специфіки тих або інакших фінансово-господарських операцій.

Активними називаються рахунки, які мають або нульове або дебетове сальдо (наприклад, 01, 51, 50 рахунки). Рахунки з дебетовим сальдо знаходяться в активі балансу. Наростання по цих рахунках йде по дебету, расходивание по кредиту рахунку.

Пасивними називаються рахунки, які мають або нульове або кредитове сальдо (наприклад, 85, 80 рахунки). Вони є дзеркальним відображенням активних рахунків. Сальдо (залишок) по пасивних рахунках знаходиться в пасиві балансу.

Крім активних і пасивних рахунків існують і прменяются активно-пасивні рахунки. Ці рахунки можуть мати дебетове, кредитове, нульове або обидва сальдо одночасно. Прикладом такого рахунку може служити 71 рахунок (розрахунки з підзвітними особами).

4. Ведіння аналітичного і синтетичного обліку.

Синтетичний облік - це облік в розрізі укрупнених груп однорідних операцій. Прикладом регістра синтетичного обліку є Головна книга.

Аналітичний облік - це облік по кожній конкретній операції. Регістрами аналітичного обліку є оборотні і разработочние відомості і таблиці.

5. Документування господарських операцій. Документування господарських операцій проводиться на основі первинних бухгалтерських документів, фіксуючих факт здійснення операції.

6. Виправлення помилок в бухгалтерському обліку допускається одним з трьох способів:

- метод закресллення - закреслюється неправильний напис, поряд пишеться правильний і ставтся підпис відповідальної особи

- метод червоного сторно- поруч з неправильною дописується правильний напис червоним кольором

- довідка і виправна проводка.

Інакші виправлення не допускаються.

7. Оцінка майна, зобов'язань і хозяйственнихьопераций здійснюється в грошовому вираженні шляхом підсумовування проведених витрат. Баланс складається у валюті РФ.

8. Бухгалтерські документи зберігаються у встановленому законадательством порядку і термінах. Розрахунки по заробітній платі зберігаються 75 років.

9. Інвентаризація. Існує обов'язкова інвентаризація і інвентаризація по розпорядженню керівництва. Обов'язкова інвентаризація проводиться при зміні матеріально відповідальних осіб і при перевірці касового залишку. Регулювання розходження між фактичною наявністю і обліковими даними виробляється двома способами:

- надлишки оприбутковуються

- недостача понад норми відноситься на винних облич.

Розділ III. Теоретичні основи автоматизації бухучета

3.1. Автоматизація бухгалтерського обліку - основа ефективного управління

Керівнику російського підприємства сьогодні доводиться приймати рішення в умовах невизначеності і ризику, що вимушує його постійно тримати під контролем різні аспекти фінансовий - господарської діяльності. Ця діяльність відображена у великій кількості документів, вмісних різнорідну інформацію. Грамотно оброблена і систематизована вона є певною мірою гарантією ефективного управління виробництвом. Навпаки, відсутність достовірних даних може привести до невірного управлінського рішення і, як наслідок, до серйозних збитків.

Якщо не брати до уваги умисні протиправні дії, то всі помилки бухгалтерського обліку здійснюються або по недбалості (наприклад, арифметичні помилки), або із - за незнання особливостей ведіння бухгалтерського обліку в Росії. Такі помилки практично неминучі при ручному обліку або при використанні застарілих або нелегальних версій програмних комплексів.

3.2. Вимоги до бухгалтерської системи

На наш погляд, хороші бухгалтерські системи незалежно від їх масштабу, програмно - апаратної платформи і вартості повинні забезпечувати якісне ведіння обліку, бути надійними і зручними в експлуатації.

У функціональному аспекті бухгалтерські системи повинні, принаймні, безпомилково виробляти арифметичні розрахунки; забезпечувати підготовку, заповнення, перевірку і роздрук первинних і звітних документів довільної форми; здійснювати безпомилкове перенесення даних з однієї друкарської форми в іншу; проводити накопичення підсумків і числення відсотків довільної міри складності; забезпечувати звернення до даних і звітів за минулі періоди (вести архів).

Для того щоб забезпечити вказані можливості, система повинна мати єдину базу даних за поточним станом бухгалтерського обліку на підприємстві і архівним матеріалам, будь-які відомості з якої можуть бути легко отримані по запиту користувача. У залежності від особливостей обліку на підприємстві бази даних можуть мати раз особисту структуру, але в обов'язковому порядку повинні відповідати структурі прийнятого плану рахунків, задаючого основні параметри настройки системи на конкретну облікову діяльність. Модулі системи, що забезпечують проведення розрахунків, підсумовування підсумків і нарахування відсотків, повинні використати розрахункові нормативи, які прийняті в поточний час.

Надійність системи в комп'ютерному плані означає захищеність її від випадкових збоїв і в деяких випадках від умисного псування даних. Як відомо, сучасні персональні комп'ютери є досить відкритими, тому не можна достовірно гарантувати захист чисто на фізичному рівні. Важливо, щоб після збою зруйновану базу даних можна було легко відновити, а роботу системи відновити в найкоротші терміни. Хороші бухгалтерські системи відповідають цим вимогам.

Не менш важливо, щоб фірма - розробник бухгалтерської програми мала значний досвід роботи і солідну репутацію. При виборі системи потрібно враховувати ту обставину, що надалі до продавця доведеться неодноразово звертатися і за радою або консультацією, і за заміною застарілої версії на більш свіжу.

3.3. Етапи автоматизації бухгалтерського обліку в Росії.

Незважаючи на те що в світі існує більше за тисячу бухгалтерських пакетів різної потужності, що тиражуються і вартості, російську бухгалтери і підприємці віддають перевагу вітчизняним пакетам, більш відповідним для умов перехідної економіки і швидкої зміни законодавчих актів, регулюючих порядок бухгалтерського обліку. Сьогодні ми аналізуємо вже третє покоління російських автоматизованих бухгалтерських систем. Етапи автоматизації бухгалтерського обліку в Росії Перший етап розробки програм автоматизації бухгалтерського обліку співпав за часом з перебудовою, коли в Росії з'явилася реальна потреба в програмних продуктах такого типу для потреб малих підприємств і кооперативів, обслуговування тимчасових трудових колективів і інших нових суб'єктів бухгалтерського обліку. Цей період характеризувався масовим ввезенням в нашу країну персональних комп'ютерів, що значною мірою обумовило вибір останніх як основна апаратна платформа для бухгалтерських розробок. Більшість програм створювалася у вигляді АРМ (автоматизованих робочих місць) і призначалася для експлуатації на автономних комп'ютерах. У цей час були популярні перші бухгалтерські програми: "Фінанси без проблем" ( "Хакерс Дизайн"), "Турбо-бухгалтер" ( "ДИЦ"), "Вітрило" ( "Вітрило").

Другий етап був пов'язаний з розвитком комерційних структур і початком приватизації. Десятки тисяч ТОО, що створюються, АОЗТ і кооперативів потребували бухгалтерського обліку. На хвилі загальної комерціалізації спостерігалося бурхливе зростання розробок, що тиражуються, значною мірою що витіснили рекомендовані. Ентузіастів-одинаків і тимчасові трудові колективи змінили професійні групи фахівців, що об'єдналися у власні компанії, які хотіли отримувати прибуток з тиражу бухгалтерських програм, що продається. Саме тоді були освічені сьогоднішні фірми-лідери: "1С, "Диасофт", "Омега", R-Style Software Lab. Сучасний (третій) етап розвитку бухгалтерських систем характеризується створенням інтегрованих програмних засобів, об'єднуючих декілька предметних областей автоматизації.

3.4. Елементи комп'ютерної системи

В неавтоматизованій системі ведіння бухгалтерського обліку обробка даних про господарські операції легко простежується і звичайно супроводиться документами на паперовому носії інформації - розпорядженнями, дорученнями, рахунками і обліковими регістрами, наприклад нескінченними журналами обліку МПЗ. Аналогічні документи часто використовуються і в комп'ютерній системі, але в багатьох випадках вони існують тільки в електронній формі. Більш того основні облікові документи (бухгалтерські книги і журнали) в комп'ютерній системі бухгалтерського обліку являють собою файли даних, прочитати або змінити які без комп'ютера не можливо.

Комп'ютерна система включає в себе наступні елементи.

1. Апаратні кошти. До них відносяться: обладнання і пристрої, з яких складається комп'ютер, зокрема центральний процесор, жорсткий жиск, пристрій читання CD-ROM, принтери, мережеві карти і т. п.

2. Програмні засоби.

а) Системні програми. До цих програм, що виконують загальні функції, звичайно відносять операційні системи, які управляють апаратними коштами і розподіляють їх ресурси для максимально ефективного використання, системи управління базами даних (СУБД), що забезпечують виконання стандартних функцій по обробці даних, і сервісні програми, які виконують в комп'ютері основні операції, наприклад сортування записів. Системні програми звичайно розробляють постачальники апаратних коштів або фірми, що спеціалізуються в області програмного забезпечення, і модифікують з урахуванням індивідуальних вимог.

б) Прикладні (призначені для користувача) програми - це набори машинних команд для обробки даних, які організація-користувач розробляє самостійно або придбаває у зовнішнього постачальника.

3. Документація - опис системи і структури управління

применительно до введення, обробки і виведення, обробки

повідомлень, логічних і інших команд.

4. Персонал - працівники, які управляють системою, проектують її і

забезпечують програмами, експлуатують і контролюють систему

обробки даних.

5. Дані - відомості про господарські операції і інша необхідна

інформація, яку вводять, зберігають і обробляють в системі.

6. Процедури контролю - Процедури, що забезпечують відповідний

запис операцій, застережливі або реєструючі помилки.

3.5. Особливості комп'ютерної обробки даних

Спосіб обробки господарських операцій при ведінні бухгалтерського обліку впливає істотний чином на організаційну структуру фірми, а також на процедури і методи внутрішнього контролю. Комп'ютерна технологія характеризується рядом особливостей, які потрібно враховувати при оцінці умов і процедур контролю. Нижче приведені відмінності комп'ютерної обробки даних від неавтоматизованої.

1. Одноманітне виконання операцій. Комп'ютерна обробка передбачає використання одних і тих же команд при виконанні ідентичних операцій бухгалтерського обліку, що практично виключає появі випадкових помилок, звичайно властивих ручній обробці. Навпаки, програмні помилки (або інші систематичні помилки в апаратних або програмних засобах) приводять до неправильної обробки всіх ідентичних операцій при однакових умовах.

2. Розділення функцій. Комп'ютерна система може здійснити безліч процедур внутрішнього контролю, які в неавтоматизованих системах виконують різні фахівці. Така ситуація залишає фахівцям, що мають доступ до комп'ютера, можливість втручання в інші функції. У результаті комп'ютерні системи можуть зажадати введення додаткових заходів для підтримки контролю на необхідному рівні, який в неавтоматизованих системах досягається простим розділенням функцій. До подібних заходів може відноситься система паролів, які запобігають діям, не допустимим з боку фахівців, що мають доступ до інформації про активи і облікові документи через термінал в діалоговому режимі.

3. Потенційні можливості появи помилок і неточностей. У порівнянні з неавтоматизованими системами бухгалтерського обліку комп'ютерні системи більш відкриті для несанкціонованого доступу, включаючи осіб, що здійснюють контроль. Вони також відкриті для прихованої зміни даних і прямого або непрямого отримання інформації про активи. Чим менше чоловік втручається в машинну обробку операцій обліку, тим нижче можливість виявлення помилок і неточностей. Помилки, допущені при розробці або коректуванні прикладних програм, можуть залишатися непоміченими протягом тривалого періоду.

4. Потенційні можливості посилення контролю з боку адміністрації. Комп'ютерні системи дають в руки адміністрації широкий набір аналітичних коштів, що дозволяють оцінювати і контролювати діяльність фірми. Наявність додаткового інструментарію забезпечує зміцнення системи внутрішнього контролю загалом і, таким чином, зниження ризику його неефективності. Так, результати звичайного зіставлення фактичних значень коефіцієнта витрат з плановими, а також звірки рахунків поступають до адміністрації більш регулярно при комп'ютерній обробці інформації. Крім того, деякі прикладні програми накопичують статистичну інформацію про роботу комп'ютера, яку можна використати з метою контролю фактичного ходу обробки операцій бухгалтерського обліку.

5. Ініціювання виконання операцій в комп'ютері. Комп'ютерна система може виконувати деякі операції автоматично, причому їх санкціонування не обов'язково документується, як це робиться в неавтоматизованих системах бухгалтерського обліку, оскільки сам факт прийняття такої системи в експлуатацію адміністрацією передбачає в неявному вигляді наявність відповідних санкцій.

3.6. Найбільш поширені в Росії системи автоматизації бухучета

3.6.1. 1Cбухгалтерия

Програма 1С: Бухгалтерія є універсальною бухгалтерською програмою і

призначена для ведіння синтетичного і аналітичного бухгалтерського обліку по різних розділах.

Аналітичний облік ведеться по об'єктах аналітичного обліку (субконто) в натуральному і вартісному виразах.

Програма надає можливість ручного і автоматичного введення проводок. Всі проводки заносяться в журнал операцій. При перегляді проводок в журналі операцій їх можна обмежити довільним тимчасовим інтервалом, групувати і шукати по різних параметрах проводок.

Крім журналу операцій програма підтримує декілька списків довідкової

інформації (довідників):

1. план рахунків;

2. список видів об'єктів аналітичного обліку;

3. списки об'єктів аналітичного обліку (субконто);

4. констант і т. д.

На основі введених проводок може бути виконаний розрахунок підсумків. Підсумки можуть виводитися за квартал, рік, місяць і за будь-який період, обмежений двома датами. Розрахунок підсумків може виконуватися по запиту і одночасно з введенням проводок (в останньому випадку не потрібно перерахунок).

Після розрахунку підсумків програма формує різні відомості:

1. зведені проводки;

2. оборотно-сальдову відомість;

3. оборотно-сальдову відомість по об'єктах аналітичного обліку;

4. картка рахунку;

5. картка рахунку по одному об'єкту аналітичного обліку;

6. аналіз рахунку (аналог головної книги);

7. аналіз рахунку по датах;

8. аналіз рахунку по об'єктах аналітичного обліку;

9. аналіз об'єкта аналітичного обліку по всіх рахунках;

10. картка об'єкта аналітичного обліку по всіх рахунках;

11. журнальний ордер.

У програмі існує режим формування довільних звітів, що дозволяє на деякій бухгалтерській мові описати форму і зміст звіту, включаючи в нього залишки і обороти по рахунках і по об'єктах аналітичного обліку. За допомогою даного режиму реалізовані звіти, що надаються до податкових органів, крім того даний режим використовується для створення внутрішніх звітів для аналізу фінансової діяльності організації в довільній формі.

Крім того програма має функції збереження резервної копії інформації і режим збереження в архіві текстових документів.

САБУ фірми "1С" САБУ виробництва "1С" - самі відомі і що продаються в Росії. Розвинена ділерська мережа (більше за 1100 ділерів), робота по методиці франчайзинга, грамотна маркетингова стратегія, могутня рекламна підтримка і вдале функціональне наповнення забезпечили величезну популярність цим продуктам. На допомогу користувачам випущені методичні допомоги, в багатьох регіонах країни створені авторизованние учбові центри.

САБУ від "1С" реалізовані для різних програмних і апаратних платформ: DOS, Windows, Windows 95, Macintosh (з початку 1996 р.), Power Macintosh (з літа 1996 р.). Існує декілька модифікацій системи: базова, професійна (для рішення більш складних бухгалтерських задач, що включають елементи аналізу господарської діяльності підприємств), мережева (з весни 1996 р. реалізована технологія клієнт/сервер). Найбільш поширена сучасна версія "1С: Бухгалтерія Проф. 7.5" під Windows є, на наш погляд, кращої з представлених на російському ринку. У базовий комплект постачання входить одна або дві дискети, керівництво користувача і реєстраційна анкета. Для установки і експлуатації програми досить мати 3 - 5 Мбайт вільного місця на диску.

Робота користувача, як і в будь-якій іншій аналогічній програмі, починається з настройки плану рахунків і введення шаблонів нових типових операцій (крім передбачених в базовому комплекті). Разом з продуктом пропонується широкий перелік форм первинних документів, що заповнюються, але якщо користувача не влаштовує який-небудь документ, він може змінити його друкарську форму і алгоритм заповнення. Користуючись внутрішнім макроязиком, можна описати практично будь-який документ. Реалізовані в базовому комплекті алгоритми переоцінки валюти і нарахування амортизації вимагають від користувача суворого дотримання правил відображення інформації на рахунках. Система формує всю звітність, що надається в податкові інспекції. Для цього використовується генератор звітів, в якому за допомогою внутрішнього макроязика створюються власні звітні документи. Щоб розширити функціональне наповнення САБУ, можна розробити власні алгоритми переоцінки валютних пасивів і активів в залежності від чинного законодавства, нарахування амортизації по нематеріальних активах, формування облікових регістрів і т. д. Крім описаного продукту, фірма "1С" просуває на ринок свою нову розробку під назвою "1С: Підприємство". Це ПО являє собою універсальну систему для автоматизації обліку в торгівлі, складському господарстві і суміжних галузях діяльності підприємства. Додаток розроблений на новій технологічній платформі під умовною назвою V7, яка включає кошти роботи з базою даних, вбудовані мова програмування, редактор діалогових форм і текстовий редактор, єдиний механізм обробки запитів.

Система "1С: Підприємство" може бути адаптована до будь-яких особливостей обліку на конкретному підприємстві за допомогою модуля "1С: Конфигуратор", що дозволяє настроювати всі основні елементи програмної середи, генерувати і редагувати документи з будь-якою структурою, змінювати їх екранні і друкарські форми, формувати журнали для роботи з документами з можливістю їх довільного розподілу по журналах. Крім того, "1С: Конфигуратор" може редагувати існуючі і утворювати нові довідники довільної структури, створювати регістри для обліку коштів в необхідних розрізах, задавати будь-які алгоритми обробки інформації, описувати поведінку елементів системи на вбудованій мові і т. д. Важливо відмітити, що для настройки продукту не потрібно глибоких знань в області програмування. При перевірці настроєної конфігурації задіється функція "Відладчик"; вона ж використовується для виявлення можливих збоїв при роботі системи загалом. Додаток "1С: Підприємство" може застосовуватися як автономно для управління товарними потоками без формування бухгалтерських проводок, так і в поєднанні з ПО "1С: Бухгалтерія" для реєстрації руху товарів на рахунках бухгалтерського обліку. Крім того, в пакеті "1С: Підприємство" є кошти підтримки торгового обладнання (наприклад, касових апаратів "ЕЛЕКТРОНИКА-92 АКВАРИУС" і сканерів штриха-кодів, що приєднуються через інтерфейс RS-232).

Система "1С: Підприємство" виконується під управлінням ОС Windows 95 і Windows NT. Мережева версія може встановлюватися в найбільш поширених локальних мережах. У останньому випадку робочі станції повинні мати процесор класу 486DX і вище і оперативну пам'ять об'ємом не менше за 8 Мбайт, а сервер - оперативну пам'ять не менше за 16 Мбайт і процесор Pentium/75 і вище.

3.6.2."Aubi

АУБИ" - це зареєстрована назва інтегрованої програмної системи "Автоматизації Бухгалтерського Учета' малих, середніх і великих підприємств. Абревіатура назви комплексу "АУБИ" побудована з ряду букв, вхідних в приведену вище фразу, взяту в апострофи. Таким чином зроблена спроба відобразити істинне призначення програми.

"АУБИ" може бути з успіхом використана для автоматизації бухгалтерського обліку підприємств різного роду діяльності. Програмний комплекс представляє однаковий інтерес як для торгових (комерційних) структур, так і для виробничих підприємств. Гнучка система програми дозволяє настроювати "АУ-БИ" на потреби конкретного користувача. При цьому бухгалтер кожного підприємства, виходячи з своїх власних потреб, має можливість сформувати план рахунків; інформаційні довідники, вмісні назви підприємств-партнерів і їх банківські реквізити; список матеріально відповідальних осіб і т. д. У залежності від специфіки діяльності підприємства "АУБИ" дозволяє вести облік наступних елементів бухгалтерського виробництва:

1. облік матеріалів (склад);

2. облік малоцінних і бистроизнашивающихся матеріалів (МБП) на складі і в експлуатації;

3. основні кошти;

4. облік касових операцій - формування прибуткових і витратних касових ордерів, ведіння касової книги;

5. облік банківських операцій - платіжних доручень, вимог і реєстрів;

6. облік рахунків;

7. ведіння журналу господарських операцій;

8. ведіння головної бухгалтерської книги;

9. формування шахової і оборотної відомостей;

10. формування різних відомостей аналітичного обліку

11. ... і т. д.

Журнал господарських операцій є для "АУБИ" справді основною інформаційною базою, використовуючи яку, програма здатна формувати безліч звітних документів по синтетичному і аналітичному обліку. Всі сформовані "АУБИ" звіти можуть бути збережені на жорсткому диску у вигляді ASCII і RTF файлів або виведені безпосередньо на принтер. У разі збереження вихідних форм на жорсткому диску користувач має можливість переглядати, коректувати і виводити на друк всі документи, використовуючи для цього стандартні програмні засоби (утиліти, що є у нього DOS, текстові редактори і т. д.).

Синтетичний облік

По мірі ведіння журналу господарських операцій, в якому містяться всі проводки, що відображають діяльність підприємства, користувач може отримати за будь-який проміжок часу наступні звітні форми по синтетичному обліку:

1. зведену оборотну відомість;

2. синтетичний розклад по кожному рахунку;

3. головну бухгалтерську книгу;

4. шахову відомість;

5. баланс.

Аналітичний облік.

Аналітичний облік поміщається вельми важливу в бухгалтерії досить великого числа підприємств. У загальному випадку повна конфігурація "АУБИ" спроможний формувати за будь-який проміжок часу облікові відомості по:

п/п

НАЙМЕНУВАННЯ

РАХУНОК

1.

Матеріалам

10

2.

МБП

12

3.

Основним коштам

01

4.

Знос основних коштів

02

5.

Основному, допоміжному виробництву

20,23,25,26,29

6.

Готовій продукції, товарам

40,41

7.

Реалізації продукції

46

8.

Постачальникам і підрядчикам

60

9.

Авансам виданим

61

10.

Покупцям і замовникам

62

11.

Розрахунком з бюджетом - небюджетом

68,69,19

12.

Подочтетним особам

71

13.

Іншим розрахункам

76

14.

І. т. д

Якщо по роду діяльності підприємства це не представляє інтересу, можна просто не звертати увагу на те, що "АУБИ" може формувати велику кількість звітних документів і користуватися в програмі тільки тими її елементами, які необхідні для підприємства в даний момент.

Відмітимо, що "АУБИ" може постачатися в різній комплектації. За бажанням користувача в комплект постачання може бути включене або вилучене різні елементи програми. До таких елементів програми можуть бути віднесені різні облікові (аналітичні) відомості, банківські операції, каса і деякі інші. Абсолютно очевидно, що описані вище розширення функціональних можливостей "АУБИ" відбиваються на вартості пакету програм. Додамо, що користувач сам вирішує чи бути йому просто зареєстрованим користувачем і при цьому навчатися роботі з програмою самостійно по технічній документації, або за додаткову плату пройти курс навчання по роботі з "АУБИ" і користуватися могутньою консультативною підтримкою фірми виготівника або торгової аудиторської компанії у якої придбавалася програма.

3.6.3. СуперМенеджер

Многовалютная система, призначена для автоматизації бухгалтерського обліку на підприємствах складної структури різних форм власності. Робота в різних комп'ютерних мережах і на комп'ютерах IBM і Macintosh.

Система бухгалтерського обліку дозволяє оперувати наступними операціями:

1. аналітичний і синтетичний облік

2. автоматичний облік курсової різниці

3. приведення облікових даних до будь-якої національної валюти

4. ведіння журналів-ордерів, головної книги і балансу у будь-якій валюті і зведено по еквіваленту

5. гнучкий план рахунків, що враховує всі індивідуальні особливості

6. формування складних проводок

7. консолідація даних різних організацій і філіали

Версії програм для DOS, WINDOWS і Macintosh.

3.6.4. ИНФО - Бухгалтер

В будь-який момент для Вас готові:

1. баланс з всіма додатками

2. оборотна відомість

3. головна книга

4. відомості аналітичного обліку по рахунках

5. журнали ордера і відомості до них, шахматка

6. різноманітні відомості і довідки

7. аналіз фінансової діяльності з побудовою графіків і діаграм

Вам досить ввести господарські операції - все інше програма зробить сама

3.6.5. ФОЛИО

1. ведіння бухгалтерського обліку будь-якого числа підприємств на одному комп'ютері з можливістю отримання зведеного бланка декількох підприємств.

2. докладний фінансовий аналіз діяльності організацій по яких ведеться бухгалтерія

3. облік руху грошових коштів в динаміці

4. фінансовий баланс для керівника і звіт про прибуток і збитки по місяцях і роках

5. аналітичні показники

6. валюта

7. зарплата

8. склад

9. система прогнозування оптимальної ціни продажу партії товару

10. можливість генерації нових форм звітності

11. вбудовані багаторівневі таблиці

3.6.6. Инфин - Бухгалтерія

1. продумана структура програми і звичний бухгалтеру дизайн

2. повна автоматизація обліку

3. до п'яти рівнів аналітичного обліку

4. мінімальні зміни в настройці програми під специфіку саме Вашого підприємства

5. бухучет для декількох підприємств на одному робочому місці

6. можливість настройки на будь-яку зміну законодавства

7. можливість ведіння двійчастої бухгалтерії

8. можливість роботи з будь-якими валютами

9. парольная захист

10. збереження даних за будь-яку кількість років

3.6.7.ABACUS

ABACUS professional - Повний комплекс бухгалтерського обліку.

Відмітні особливості комплексу - функціональна повнота і комплексне рішення всіх задач обліку.

А також:

1. обробка проводок з детальною аналітичною інформацією

2. облік витрат на виробництво і калькулювання собівартості продукції з формуванням відповідних записів в Головній книзі

3. елементи фінансового аналізу

4. автоматичне нарахування відсотків і відрахування податків

5. мультивалютні операції генератор звітних форм

6. система апаратного і програмного захисту інформації

7. зручний інтерфейс

САБУ фірми "Омега" Основною розробкою компанії "Омега" є програмний комплекс ABACUS Professional, призначений для ведіння бухгалтерії, фінансового планування і управління на підприємствах з чисельністю працівників бухгалтерії і планово-фінансових служб до 50 - 60 чоловік. Ця САБУ створена на базі СУБД Clarion 3.1 і складається з набору взаємопов'язаних модулів (основні кошти і вкладення, складський облік і накладні, банк і каса, підзвітні особи, договори і розрахунки, заробітна плата, робота з рахунками, друк бухгалтерських документів, звіти і фінансовий аналіз, друк супроводжуючих документів, сервіс і інсталяція, забалансові рахунки), які можуть функціонувати як незалежно, так і в складі комплексу.

Необхідно відмітити, що при будь-якій конфігурації потрібно модуль настройки, що забезпечує прив'язку комплексу до конкретної бухгалтерії і введення головних даних. У основі продукту ABACUS Professional лежить єдине поле проводок. Це означає, що дії, виконані в одному програмному модулі, знаходять своє відображення у всіх інших розділах системи незалежно від того, звідки зроблене введення проводок. Всі проводки попадають в єдину БД, що дозволяє оперативно контролювати дані різних напрямів бухгалтерського обліку і маніпулювати ними. Така система забезпечує високу міру взаємодії між окремими дільницями роботи бухгалтерії.

На програмному рівні в концепцію САБУ закладена конфігурація "файл-сервер". Всі робочі станції настроюються на одні і ті ж файли БД, обробка інформації (введення, редагування, видалення) проводиться на кожній станції. При спробі одночасного доступу до одного і того ж запису з різних робочих місць комплекс видає діагностичні повідомлення.

Мережева версія працює в мережах під NetWare і Windows NT. У ЛС під управлінням ОС LANtastic допускається організація не більш трьох робочих місць. Мінімальні вимоги до станції-клієнта: процесор від 386DX і 4 Мбайт оперативної пам'яті. Сервер повинен мати процесор класу 486DX і вище і 8 Мбайт оперативної пам'яті (мінімальні вимоги до сервера, коли в мережі працює до п'яти станцій-клієнтів). Нарівні з САБУ ABACUS Professional фірмою "Омега" розроблені програми для автоматизації господарської бухгалтерії банків і фінансових компаній (ABACUS Bank), обліку послуг готелів і готельних комплексів (Hotel), операцій з цінними паперами (ABACUS invest), обліку в фірмах, що мають мережу торгових центрів, філіали, складів і ведучих централізований бухгалтерський облік товарообороту (Trade house). Останні три продукти можуть функціонувати незалежно або в комплексі з САБУ ABACUS Professional.

Крім того, фірма "Омега" просуває на ринок принципово нове ПО ABACUS Financial, яке не є продуктом, що тиражується і розробляється під замовлення з урахуванням специфіки методології і організації бухгалтерського обліку на підприємстві. Цей програмний комплекс створювався з використанням СУБД Oracle і призначений для автоматизації бухгалтерської і планово-фінансової роботи на великих підприємствах.

3.6.8. БОС

САБУ фірми "АйТі" Фірмою "АйТі" розроблена комплексна система автоматизації "БОС", предназначеная для великих підприємств, виробничих і торгових об'єднань. Як інструмент управління підприємством система "БОС" має галузеву орієнтацію і включає САБУ "БОС-Бухгалтер", що здійснює ведіння бухгалтерського обліку і складання звітності, а також набір наступних функціональних модулів, направлених на автоматизацію певних господарських процесів: "БОС-Кадровик" (управління персоналом і нарахування заробітної плати); "БОС-Референт" (управління документообігом); "БОС-Комірник" (автоматизація складського обліку, причому для великих підприємств, як правило, розробляється окремо); "БОС-Продавець" (управління збутом); "БОС-Постачальник" (автоматизація процесу постачання); "БОС-Технолог" (управління виробництвом); "БОС-Фінансист" (автоматизація управління фінансами з елементами аналізу); "БОС-Аналітик" (аналіз фактичних виробничих витрат і отриманих фінансових результатів). По суті справи, система "БОС" являє собою інтегровану САБУ з розширеним набором функціональних можливостей. Компанія "АйТі" пропонує дві реалізації продукту, що розрізнюються програмно-апаратними платформами. Для середніх і деяких великих підприємств є система "БОС-Компанія", яка як SQL-сервер використовує ПО Scalable SQL Server v3.01 фірми Pervasive Software. За бажанням замовника в комплект постачання може бути включений розвинений інструментарій розробки прикладних застосувань для вказаної СУБД, що дозволяє вести швидке проектування баз даних і візуальне компонування програмних модулів, використовуючи стандарт мови SQL і мову четвертого покоління. САБУ "БОС-Компанія" не пред'являє високих вимог до параметрів апаратного забезпечення: клієнтські робочі станції повинні мати процесор не нижче за 386 і оперативну пам'ять об'ємом мінімум 2 Мбайт, а сервер - процесор класу 486/66 і ОЗУ ємністю від 16 Mбайт.

Для великих корпорацій, виробничих і торгових об'єднань, куди, наприклад, входять різні по профілю і формі власності підприємства і організації, призначена САБУ "БОС-Корпорація" на базі СУБД Oracle 7 Server, здатна працювати зі складними структурами даних. Для обстеження підприємства служать CASE-кошти Oracle Designer/2000. При створенні клієнтської частини системи використовуються модулі: Forms, Reports і Graphics сімейства Oracle TOOLS. Детальніше потрібно зупинитися на САБУ "БОС-Бухгалтер", що безпосередньо забезпечує автоматизацію бухгалтерського обліку. Цей продукт умовно поділяється на два блоки: досить типовий для більшості САБУ модуль фінансового обліку і програма матеріального обліку, що має відкритий довідник-класифікатор матеріальних цінностей, в якого можна внести, наприклад, BAR-код товару для роботи POS-терміналів і проведення інвентаризації з використанням спеціальних сканерів.

САБУ "БОС-Бухгалтер" може застосовуватися на підприємствах будь-якої форми власності і функціонувати як автономно, так і в складі системи управління "БОС-Компанія" або "БОС-Корпорація". САБУ фірми "Інфософт" Донедавна відмінною рисою продуктів фірми "Інфософт" було наявність модулів, призначених для автоматизації окремих дільниць бухгалтерського обліку. У зв'язку з ситуацією, що змінилася на ринку САБУ фірма розробила новий пакет "Інтегратор", назва якого говорить саме за себе. Версія "Інтегратор 3.0" в мережевому виконанні (для застосування на окремому комп'ютері пропонується додаток "Інтегратор Соло") призначена для автоматизації бухгалтерського обліку на промислових підприємствах різних галузей і видів діяльності, оскільки історично всі розробки "Інфософт" були орієнтовані на автоматизацію промислових підприємств. При розробці САБУ використовувалася СУБД Clipper 5.2. У мережевому варіанті базовою є конфігурація "файл-сервер". Для роботи в архітектурі клієнт/сервер необхідно додатково встановити ПО Advantage Xbase Server. САБУ "Інтегратор" експлуатується в мережах NetWare 3.xx і вище, Windows NT, LANtastic і інш. Не рекомендується застосування ОС NetWare 4.01. Вимоги до апаратного забезпечення: для станції-клієнта необхідні процесор класу 486DX2 і 8 Мбайт оперативної пам'яті; для сервера - процесор не нижче за Pentium/75 і ОЗУ об'ємом від 16 Мбайт. САБУ "Інтегратор 3.0" складається з наступних підсистем: грошові кошти (каса, банк); дебітори і кредитори; матеріали, продукція, товари, МБП; постачальники і підрядчики; основні кошти і нематеріальні активи; виробничі витрати; покупці і замовники; прибуток, податки, капітал; фінансова звітність. Особлива увага потрібно приділити підсистемі "Виробничі витрати", що забезпечує не тільки облік виробничих витрат, але і автоматичний розподіл непрямих витрат на об'єкти калькуляції. Наявність зрозумілого рядовому бухгалтеру механізму взаємодії з різною БД і алгоритмів розподілу дозволяє помітно спростити розрахунок фактичної собівартості зробленої продукції, робіт і послуг.

3.6.9. БЕСТ

Для управління персоналом і нарахування заробітної плати використовуються модулі "Кадри" і "Заробітна плата", які можуть експлуатуватися як окремо, так і в складі комплексу "Інтегратор". САБУ фірми "Інтелект-Сервіс" Відмінною рисою ПО "БЕСТ" версії 3.1 є орієнтація на комплексну автоматизацію підприємств оптової торгівлі. Цей продукт може функціонувати як в локальному, так і мережевому варіанті. Як мережева середа використовуються ОС NetWare версій 3.11 і вище, Windows NT, VINES, LANtastic і інш. Вимоги до апаратного забезпечення: для станції-клієнта необхідні процесор 386 і вище, оперативна пам'ять від 4 Мбайт; для сервера - процесор від 486DX, ОЗУ об'ємом не менше за 16 Мбайт.

Структурно система "БЕСТ" виконана у вигляді набору взаємопов'язаних програмних модулів: настройка і системні утиліти; ведіння Головної книги (АРМ головного бухгалтера); облік касових операцій; облік операцій з банком; облік основних коштів; облік виробничих запасів; облік товарів і готової продукції; управління продажем (реалізацією); заробітна плата.

Модуль "Управління продажем" (в західних системах він частіше за все носить назву "Книга продажу", або "Оформлення замовлення") виконує швидше менеджерські, ніж бухгалтерські функції. Він дозволяє складати замовлення на придбання контрагентами матеріальних цінностей у підприємства. Сформоване замовлення служить основою для складання рахунків і витратних накладних. Модуль, що Описується автоматично контролює кількість товару, що виписується з певного складу. Після відробляння всіх документів в системі обліку замовленню привласнюється статус виконаного. Складання замовлень в значній мірі скорочує витрати робочого часу менеджерів і полегшує планування торгово-закупівельної стратегії підприємства.

3.6.10. АКОРД

САБУ фірми "Атлант-Информ" Система "Акорд" (версія 3.2) являє собою комплекс програм, що автоматизують різні служби підприємства. У одному інформаційному середовищі можуть працювати відділ кадрів, планові служби, бухгалтерія, служби управління закупівлями і продажем, відділ труда і заробітної плати. Функціонально система розділена на модулі: управління постачанням; управління продажем; склад; обмін (призначений для організації роботи системи в режимі розподіленої БД і обміну інформацією між декількома видаленими один від одного підрозділами); техніко-економічне планування (ТЕП); спецодяг; торговий зал; комісія (автоматизація функцій обліку комісійних товарів); управління кадрами; заробітна плата; бухгалтерський облік; облік основних коштів і нематеріальних активів; облік МБП; міжнародна бухгалтерська звітність; аналіз фінансового становища; нормативи; адміністратор. Найбільший інтерес викликає модуль "Техніко-економічне планування". Він дозволяє проводити розрахунок плану виробництва на кожний місяць в натуральному і вартісному вираженні по кожному цеху (з урахуванням запасів, що є ) на основі складу виробничих замовлень; встановлювати план випуску продукції; проводити розрахунок потреби в матеріалах, напівфабрикатах на плановий або фактичний обсяг виробництва; визначати зведені потреби в матеріалах, а також трудовитрати на один виріб або партію однорідних виробів; калькулювати планову собівартість виробів і напівфабрикатів; видавати послідовність технологічних операцій і норми трудовитрат при виробництві виробів або напівфабрикатів і т. д. Таке широке функціональне наповнення полегшує аналіз динаміки виробничої собівартості протягом будь-якого періоду часу. Система розроблена за допомогою інструментальної середи "Атлантіс" компанії "Атлант-Информ", що використовує систему управління записами Btrieve, SQL Server фірми Sybase і підтримуючої архітектуру клієнт/сервер. Вимоги до апаратного забезпечення: для станції-клієнта необхідний процесор класу не нижче за 386DX, оперативну пам'ять від 4 Мбайт; для сервера - процесор класу не нижче за 486DX, ОЗУ об'ємом не менше за 16 Мбайт.

3.6.11. Інші кошти автоматизації бухгалтерського обліку.

Крім розглянутих вище програмних засобів, на російському ринку САБУ є ще біля двох десятків систем, що тиражуються і більше за 200 продуктів, що розробляються по конкретних замовленнях або з розрахунку на малий тираж і подальший супровід фахівцями фірми-виробника. Мережевий програмний комплекс бухгалтерського обліку RS-Balance компанії R-Style Software Lab складається з модулів "Центральна бухгалтерія", "Торговий будинок", "Каса", "Зарплата" і "Основні кошти". Головним тут є модуль "Центральна бухгалтерія", куди поступає інформація, введена в інших системах. Особливої уваги заслуговує ПО "Торговий будинок", що поєднує в собі бухгалтерські і інформаційні (менеджерські) функції. Для бухгалтерії формуються відомості і регістри бухгалтерського обліку в будь-якому розрізі. Для менеджерів складаються відомості, необхідні для управління товарооборотом і проведення заготівельної діяльності. Рух товарів відстежується від моменту підготовки контракту на закупівлю до етапу реалізації. Формування ціни проводиться з урахуванням митних зборів і інших накладних витрат, що полегшує правильне визначення фінансового результату від реалізації товарів. Система DiasoftBALANCE компанії "Діасофт", що являє собою універсальний програмний комплекс, дозволяє суміщати автоматизацію бухгалтерського обліку з комплексною автоматизацією банку (на базі ПО DiasoftBANK) або страхової компанії (за допомогою пакету DiasoftINSURANCE). У САБУ, що розглядається вбудована могутня мова опису розрахунків, що дає можливість користувачу самостійно визначати алгоритми обробки первинної інформації, наприклад правила проведення розрахунків, алгоритми формування проводок за їх результатами, правила формування зведених даних. За допомогою цієї мови можна отримати доступ до будь-яким даним САБУ, після чого за допомогою арифметичних і логічних операцій, а також спеціальних операторів мови сформувати нову характеристику об'єкта обліку. Принцип роботи САБУ корпорації "Вітрило" простий і мало відрізняється від принципів, закладених в інші продукти цієї категорії. Введення інформації в систему починається з обробки первинних документів. Платіжні доручення, прибуткові і витратні касові ордери і інші платіжні документи зберігаються в спеціальному розділі, до якого дозволений прямий доступ. Накладні на відпуск продукції і рахунку зберігаються окремо один від одного. Після занесення первинних документів є можливість відпрацювати документи в обліковій частині. Використання різного роду довідників організацій і матеріальних цінностей полегшує заповнення документів. САБУ "Вітрило" повністю сумісна з новими програмними продуктами корпорації, призначеними для автоматизації діяльності страхових фірм.

Серед інших розробок можна відмітити САБУ компаній "Зірка", "Інформатик", "ИНФИН", "Нового Атлант", "Цефей", що мають певну частку на російському ринку, але що не представляють інтересу для самостійного аналізу. Таким чином, більшість САБУ третього покоління по своїй ідеології - інтегровані продукти, функціональні можливості яких виходять за рамки задач автоматизації бухгалтерії. Спостерігається чіткий зв'язок між автоматизацією бухгалтерського обліку і торгівлі (САБУ компаній "1С", "АйТі", "Омега", R-Style Software Lab), банківської діяльності ( "Диасофт", "Інфософт", "Омега", R-Style Software Lab), страхування ( "Диасофт", "Вітрило"), готельної справи ( "Омега").

Розділ IV. Практична технологія ефективної автоматизації бухучета.

4.1. Що таке хороша автоматизація.

Для того, щоб ефективно провести автоматизацію, слідує, насамперед, добре уявляти собі що ж такоеавтоматизированний бухучет. На перший погляд все просто і навіть така постановка питання здається декілька надуманої, тому що автоматизований бухучет - це просто коли бухучет ведеться на комп'ютері. Ось така помилка і служить причиною великої кількості невдалих спроб автоматизації. Потрібно усвідомити, що впровадження бухгалтерської програми ефективне тільки тоді, коли слідством впровадження є підвищення ефективності і поліпшення якості ведіння бухучета на підприємстві. Це може виражатися в:

- Упорядкуванні бухучета. Якщо при паперовій бухгалтерії для отримання якої-небудь інформації, наприклад специфічної вибірки оборотів по субрахунку рахунку №№№60, було потрібен трохи годин роботи, то на комп'ютері - натиснув клавішу і вибірка розпечаталася.

- Збільшенні кількості інформації, що отримується з бухучета. Раніше можна було побачити аналітику по 41 рахунку тільки в якому-небудь одному розрізі, зараз, на комп'ютері - в декількох.

- Зниження числа бухгалтерських помилок. Це дуже важливий чинник, якщо враховувати величину штрафів і пенею за приховання налогооблагаемих величин, причиною якого, як правило є саме бухгалтерські помилки, а не деякий злий намір.

- Підвищення оперативності бухучета. Якщо раніше, при паперовому бухучете, бухгалтери не поспівували за первинною документацією і робили проводки з спізненням, а квартальний і річний звіт здавався в останній момент, то зараз це припинилося.

- Підвищенні економічності бухгалтерського обліку. Наша практика показує, що в багатьох випадках, змінивши ті, що застосовуються на підприємстві план і типову кореспонденцію рахунків, форми первинних документів і інші "підвладні" бухгалтерії параметри можна без використання різних ризикованих схем зменшити налогооблагаемие величини або, принаймні, пересунути терміни і знизити частоту податкових платежів.

- Інші чинники, що залежать від специфіки кожного конкретного підприємства.

Якщо таких поліпшень не сталося, то автоматизація безглузда - вона не принесла кінцевого результату, сам же по собі перехід із заповнення паперових журналів-ордерів на натиснення комп'ютерних клавіш поліпшенням не є, це просто заміна. Таку ситуацію слідує швидше називать'псевдоавтоматизацией". На жаль, псевдоавтоматизація зустрічається часто, відбувається це тому, що люди думають: "Автоматизувати - значить просто перекласти на комп'ютер і все тут", а процес впровадження програми в їх розумінні складається в тому, щоб якось почати заводити операції в комп'ютер. Наслідки псевдоавтоматизації удручающи. Бухгалтерія, яка раніше була переобтяжена поточною роботою, зараз, "при комп'ютерах", також нічого не устигає, іноді роботи стає ще більше - треба ж спочатку зробити всі або окремі розділи бухучета на папері, а потім, незрозуміло для чого, завести в комп'ютер. Керівництво також не розуміє для чого витрачені чималі гроші на комп'ютери, програми і впровадження, коли в бухгалтерії як був "завал", так і залишився.

Таким чином, можна сказати, що автоматизація бухучета - це процес, при якому внаслідок перекладу бухгалтерії на комп'ютер підвищується ефективність і поліпшується якість ведіння бухучета на підприємстві. Значить перед тим як приймати рішення про автоматизацію бухучета потрібно виділити, що і як ця автоматизація повинна в бухгалтерії поліпшити, це і будетцелью автоматизації.

Поширеним стереотипом є те, що автоматизація бухучета приводить до скорочення бухгалтерського персоналу, що приводить до страху перед автоматизацією, а іноді і до її саботажу. Незважаючи на те, що, на перший погляд, все логічно - частина роботи бере на себе комп'ютер, який і витісняє бухгалтерів-людей, стереотип є помилковим. Справа в тому, що кількість необхідних в бухгалтерії бухгалтерів залежить тільки від кількості первинних документів (накладних, касових ордерів, платежек і пр.), що обробляються бухгалтерією, а кількість первинних документів не залежить від того, автоматизований бухучет чи ні, воно залежить від об'єму хозопераций в організації. Таким чином автоматизація бухучета не зменшує числа необхідних в бухгалтерії бухгалтерів.

4.2. Підготовка до автоматизації.

Ще однією поширеною помилкою є те, що автоматизація бухучета починається з купівлі програми і потім відбувається "введення даних в програму". Для того, щоб переклад бухгалтерії на комп'ютер був ефективний і дав результат, про який говорилося в попередньому розділі, починати необхідно з підготовки, яку умовно можна розбити на п'ять етапів.

4.2.1. ЕтапI. Оптимізація бухучета.

Як вже відмічалося, автоматизація має значення лише тоді, коли вона щось поліпшує в бухгалтерії, тому починати треба з виявлення того, як і що можна поліпшити. Справа в тому, що все хороші сучасні пограмми по автоматизації бухучета - дуже гнучкі системи, вони дозволяють настроювати на потреби конкретного підприємства буквально все, починаючи від плану рахунків і кінчаючи формами звітності в податкову інспекцію. Проводиться аналіз системи бухучета, що є на підприємстві, а саме:

1. Вживаний план рахунків і використання конкретних рахунків.

2. Вживана аналітики по різних рахунках.

3. Типові проводки, що Використовуються для відображення типових хозопераций.

4. Форми і зміст первинної документації.

5. Форми облікових регістрів.

Аналіз проводиться на предмет того, що можна змінити для поліпшення бухгалтерського обліку (див. попередній розділ). Ось конкретний приклад. Якщо організація робить послуги і реалізацію враховує по оплаті, то при отриманні на розрахунковий рахунок реалізації можна відразу ж автоматично нараховувати не тільки ПДВ, але і податки на користувачів автошляхів і зміст ЖКХ. У результаті в будь-який момент можна буде подивитися кредитовий залишок по рахунку 67 "Розрахунки по податку на користувачів автошляхів" і побачити яка сума вже "набігла" для сплати по наступному терміну платежу. Информативность бухучета поліпшилася. Ясно, що для проведення такої оптимізації потрібно висококваліфікований і досвідчений фахівець з бухгалтерського обліку і оподаткування, якого є, наприклад, аудитор або досвідчений головбух. Багато які фірми, що впроваджують програми, якраз грішать тим, що їх співробітники чудово розбираються в самих програмах, а ось в бухучете-то-то не дуже, і автоматизують вони бухгалтерію в тому вигляді, в якому вона є, не використовуючи можливості для поліпшення і навіть залишаючи старі помилки.

4.2.2. ЕтапII. Вибір масштабів автоматизації

Під вибором масштабів автоматизації розуміється те, в якому об'ємі буде автоматизуватися бухгалтерія і в якому порядку будуть перекладені на комп'ютер розділи бухучета. Ця проблема тим більше актуальна чим організація, що крупніше автоматизується. Коли мова йде про невелику фірму, де бухучет веде один-два бухгалтери, то проблема не стоїть взагалі, бухучет треба автоматизувати повністю і відразу весь, тому, що об'єм робіт по автоматизації в малих організаціях невеликий. Але коли ми маємо справу з великим підприємством, будь-якого профілю діяльності і форми власності, таким як велика торгова фірма, автотранспортне підприємство, фабрика, будівельна організація і пр., де бухучет ведеться чотирма і більш бухгалтерами, і по кожному розділу бухучета (облік реалізації, розрахунків з постачальниками, виробництва і пр.) є з одного боку великий документообіг і з іншого боку багато специфіки і нюансу, стає зрозуміло, що, якщо починати автоматизувати все відразу, то процес "зав'язне" і результатів не буде. Тому для великої організації, з урахуванням її особливостей потрібно вирішити:

1. Які розділи автоматизувати, а які - немає. Наприклад, якщо у відділі збуту є своя програма, за допомогою якої відстежуються розрахунки із замовниками, то робити те ж саме в рамках бухучета, напевно, не треба, бухгалтерія може обмежитися просто відображенням проводок по рахунках реалізації, товарів відвантажених, авансів і пр. Чинник, що Часто зустрічається, також, складається в тому, що на всіх бухгалтерів не вистачає комп'ютерів, а коштів на їх купівлю немає, значить якісь розділи неминуче будуть вестися на папері.

2. У якому порядку автоматизувати розділи. Практика показує, що при великому об'ємі робіт по автоматизації краще перекладати на комп'ютер окремий розділ, освоюватися з ним, отримувати результат, потім перейти до іншого розділу і так далі, а не старатися зробити все відразу. Дуже важливо спланувати порядок автоматизації розділів, щоб не виходило так, що якийсь розділ автоматизується, а потім його знову доводиться донастраивать, щоб він поєднувався з іншими, на що піде додатковий час і гроші. Очевидно, що майже в більшості випадків починати треба з ведіння головної книги, журналу хозопераций, розрахунку податків і складання звітності - тобто роботи головного бухгалтера.

При виборі масштабів автоматизації є ще один аспект. Він складається в тому, що інформація, та, що отримується з бухучета потрібно і в інших структурних підрозділах підприємства, наприклад у відділі збуту - інформація про стан розрахунків з покупцями і відвантаження продукції, у відділі постачання - інформація про залишки на складах і їх номенклатурі (аналітиці), прогресивно мисляче керівництво хоче знати про стан дебіторської і кредиторської заборгованості (також в аналітиці по боржниках і кредиторах), об'єми реалізації і її структуру, про структуру витрат і про багато що інше. Добре автоматизовану бухучет спроможний дати всю цю інформацію з урахуванням всіх специфічних вимог, значить треба визначити весь обсяг інформації, необхідний для внутрішнього користування в організації і зробити настройку програми так, щоб ця інформація видавалася, для цього проводиться нарада із зацікавленими службами підприємства і керівництвом і визначається що конкретно і в якому вигляді ним потрібно. Якщо, наприклад, відділ збуту веде свій облік, а керівництву не до аналізів реалізації і витрат, то інформація для них не потрібна.

Коли бухучет ведеться колективом бухгалтерів, то, очевидно, що програма по автоматизації бухучета буде працювати в мережі, де трохи бухгалтерів працюють кожний не своєму комп'ютері. Тому важливо зазделегідь розподілити, який бухгалтер що буде вести, т. е. провести чіткий розподіл функцій, щоб згодом, при настройці програми кожний на своєму робочому місці мав те, з чим йому має бути працювати.

4.2.3. ЕтапIII. Постановка задачі.

Коли визначено, що буде змінюватися в бухучете (Етап I) і які розділи в якому порядку будуть автоматизуватися (Етап II), потрібно чітко визначити, що автоматизований бухучет буде давати на виході. На виході бухучет дає:

1. Первинні документи.

2. Облікові регістри для бухгалтерії.

3. Регістри і інформацію для внутрішніх потреб підприємства (див. попередній етап).

4. Бухгалтерську звітність і розрахунки по податках і інших платежах.

Постановка задачі складається в тому, що в письмовому вигляді фіксується конкретний перелік всіх документів і регістрів, необхідних на підприємстві, які повинен видавати автоматизований бухучет, і вимоги до них, такі як інформація, що міститься в облікових регістрах, і первичке, автоматизированность заповнення первички і звітів і пр. з урахуванням особливостей хоздеятельности. Наприклад в накладних на відпуск товарів в одній фірмі потрібно наявність доларового еквівалента ціні, в іншій фірмі - величина торгової націнки, а в третій те і інше (або ні того ні іншого). Відділу збуту може бути потрібна відомість відвантажених товарів з вказівкою продажної ціни товару і датою відвантаження.

Постановка задачі дуже важлива, оскільки без ясного переліку того, що треба зробити і яким умовам це повинно задовольняти практично неможливо отримати результат від автоматизації. Крім того, якщо не зробити зазделегідь чітку постановку задачі, то може вийти, що програма буде настроєна таким чином, що необхідні регістри і первинні документи взагалі виходити не будуть (наприклад, внаслідок відсутності необхідної аналітики по рахунках, яка встановлюється на самому початку автоматизації), через це настройку всієї програми доведеться наново переробляти.

4.2.4. ЕтапIV. Вибір програмного засобу.

Тільки тоді коли спланована оптимізація бухучета, визначений масштаб і порядок автоматизації і завершена постановка задачі можна перейти до вибору програми. У іншому ж випадку з'ясується, що куплена зазделегідь або за принципом "подешевше" програма просто не має достатніх можливостей для ефективної автоматизації підприємства і доведеться купувати нову. Для того щоб в безлічі програмних продуктів, їх версій і виробників знайти дороговказну нитку до оптимального для підприємства варіанту потрібно розуміти саме головне: просто поганих і просто хороших програм немає, значить немає і кращої програми на всі випадки життя. Всі ті програмні продукти, які широко відомі, продаються і рекламуються зараз в Росії - хороші продукти, вони довели це тим, що їх знають, купують і використовують протягом вже декількох років безліч підприємств. Відрізняються вони один від одного тим, що одні з них краще підходять для одних підприємств (з урахуванням їх величини, видів діяльності і інших чинників), інші - для інших, треті - для третіх. Таким чином задача складається в тому, щоб вибрати оптимальної відповідний для саме Вашого підприємства програмний продукт.

Як же це зробити? Пройшовши вищевикладені етапи підготовки до автоматизації ми вже ясно уявляємо собі що нам треба від програми, тому вибрати її буде легше. Починати треба з прийняття трьох рішень:

1. Малу або велику програму купувати? Вся безліч програм чітко ділиться на програми для автоматизації малої бухгалтерії, де працюють 1-3 людини і великої, 4 і більше за людину (про це вже говорилося в Етапі II при виборі масштабу автоматизації).

Програми для автоматизації малої бухгалтерії порівняно простіше у впровадженні, однак вони, як правило, не містять автоматичних функцій що дозволяє вести бухгалтерію з урахуванням всього нюансу, такого як особливий облік реалізації, розрахунок отпускних і пр. На невеликих підприємствах, де операцій мало, такий нюанс можна вводити і вручну, а ось на великих так не вийде, оскільки операцій багато і ручне введення займе так багато часу, що частина бухучета доведеться вести вручну і автоматизація буде неефективною. До таких малих програм відносяться, наприклад, "Інфо-бухгалтер", "1С", програма "Skat" виробництва СКБ "Контур".

Програми для автоматизації великої бухгалтерії прямо протилежні за характеристиками. Вони дозволяють автоматично вести всі можливі бухгалтерські операції, починаючи від переоцінки основних коштів, кінчаючи обліком собівартості об'єктів капітального будівництва, однак такі програми значно складніше і впровадження їх більш трудомістко. Такі програмні засоби являють собою не одну окрему програму, а набір сумісних модулів, кожний з яких відповідає тому або інакшому розділу бухучета. Прикладами таких програм є "Бест", "Вітрило", "RS-balance", програми СКБ "Контур" і "Бонус", систем "Галактика".

2. Під якою операційною системою буде працювати програма? Не вдаючись в технічні подробиці скажемо, що варіанту всього два - під DOS і під Windows. Переважну більшість програм, що широко продаються мають версії для тієї і для іншої операційної системи. Однозначно можна сказати, що якщо оптимально відповідна програма має обидві версії, потрібно вибирати Windows, оскільки це більш сучасна операційна система і, з урахуванням розвитку програмного забезпечення, DOS дуже швидко застаріває, оскільки не дає тих можливостей, які дає Windows. Однак якщо оптимальна програма не має версії для Windows, а менш відповідна має, купуйте оптимальну, нехай навіть під DOS, оскільки якість автоматизації бухучета дорожче ніж більш сучасна операційна система. Версії програм, призначені для Windows завжди декілька дорожче, ніж для DOS, але їх переваги сторицей покривають націнку. Крім того для роботи під Windows необхідні більш могутні комп'ютери (про це мова нижче) і якщо Windows у Вас не встановлений, його доведеться.

3. Мережева буде програма чи ні? Це також просте рішення. Якщо працювати в автоматизованій бухгалтерії будуть трохи працівників на декількох комп'ютерах, то комп'ютери обов'язково повинні бути об'єднані в мережу щоб проводки, ті, що вводяться всіма бухгалтерами попадали в один загальний журнал хозопераций, і програма повинна бути також мережевою, т. е. мати можливість працювати одночасно на декількох комп'ютерах. Всі поширені зараз програми мають мережеві версії, які стоять небагато дорожче немережевих, робота програми по автоматизації великої бухгалтерії взагалі немислима в немережевому режимі.

Після того, як прийняті ці три рішення, коло програм, з яких треба вибирати, значно вужчає і поступати можна двома способами:

1. Вибирати програму самим, для цього необхідно відвідати регіональних ділерів різних програмних продуктів, вони є по кожному продукту і практично скрізь, і, маючи на руках постановку задачі і інші вимоги до автоматизації, зазделегідь вироблені Вами, попросити продемонструвати Вам чи може та або інакша програма робити саме те, що Вам потрібно. Здійснивши декілька візитів, (або запрошень ділерів до себе на підприємство) Ви визначитеся з оптимальною програмою.

2. Звернутися до фахівців з впровадження програм, які допоможуть вибрати кращий варіант.

4.2.5. ЕтапV. Питання техніки.

Технічні питання, пов'язані з комп'ютерами не входять в бухгалтерські функції, але, проте, дуже важливі. Саме по собі слово "комп'ютер" нічого про комп'ютер не говорить. Важлива потужність (продуктивність) комп'ютера, яка залежить від декількох його змінних параметрів, званих разом "конфігурація комп'ютера". Те, який комп'ютер Вам необхідний, залежить від двох чинників:

1. Програми, які у Вас встановлені. Одні програми вимагають від комп'ютера менше ресурсів, інші більше, якщо Ви працюєте під Windows, комп'ютер повинен бути ще могутніше, якщо програма мережева, то вона зажадає більше ресурсів, ніж немережева.

2. Кількості операцій, введених в програму. Чим більше проводок введено, тим більше ресурсів потрібно для їх обробки. На великому підприємстві для роботи якої-небудь програми потрібен більш могутній комп'ютер, ніж для роботи тієї ж програми на маленькому підприємстві. На практиці можна зіткнутися з тим, що на етапі настройки програми, коли проводок не вводиться взагалі, вона працює швидко, але через 2-3 місяці роботи бухгалтерії, коли введено вже багато проводок, швидкість роботи того ж комп'ютера стає незадовільною.

При автоматизації бухучета важливо, щоб комп'ютери, на яких встановлені програми, були досить могутні, щоб програма працювала швидко, в іншому випадку бухгалтер буде періодично чекати поки комп'ютер "переварить" введену в нього інформацію, а те і просто стикатися з помилками і неполадка, що відбуваються від того, що комп'ютер дуже малопотужний для тієї програми, яка на ньому встановлена і тієї кількості операцій, які в нього введені. У умовах щоденної напруженої бухгалтерської роботи це може звести на немає ефект від автоматизації. Для того, щоб визначити який комп'ютер необхідний, потрібно звернутися до тих, у кого програма куплена і вони, з урахуванням версії програми і передбачуваного об'єму хозопераций дадуть рекомендацію.

Коли купується новий комп'ютер, то його просто купують в потрібній конфігурації і все, а ось що робити, якщо комп'ютер-то є, але тільки але недостатньо мощений для програми, що встановлюється. Такий стан речей зустрічається часто, оскільки комп'ютери купують практично скрізь і купують вже давно, а сучасні програмні засоби вимагають сучасних продуктивних комп'ютерів. Легко зіткнутися з ситуацією, коли в цьому випадку бухгалтерія страждає, продовжуючи працювати на повільному комп'ютері через той, що на купівлю нового комп'ютера не було грошей. Справа в тому, що повільний комп'ютер дуже легко поліпшити до необхідного рівня, замінивши його комлектуючий, для чого можна звернутися в фірму, що виконує такі послуги, звані "апгрейд". Якщо хороший комп'ютер стоїть порядку 500-1000 доларів, то "апгрейд" обходиться на порядок дешевше.

Ще одне технічне питання - це питання установки комп'ютерних мереж, яке встає, якщо впроваджується мережева програма. Існує велика кількість різних типів мереж, сильно відмінних по вартості додаткових апаратних і програмних засобів для функціонування мережі. Однак потрібно відмітити, що якщо в мережу об'єднано трохи (до 4-5 комп'ютерів), то мережа, необхідна для них буде коштувати недорого і встановлюється досить легко, більш же великі мережі вимагають серйозних додаткових витрат. Установкою мереж займаються ті ж самі фірми, які продають комп'ютери і роблять "апгрейд".

4.3. Процес автоматизації.

Тільки тоді, коли визначені цілі автоматизації, її масштаб і порядок, зроблена постановка задачі, вибрана і куплена оптимальна для підприємства програма і вирішені технічні питання можна приступати до власне роботі з програмою. Якісне впровадження програми (не "псевдоавтоматизація") - процес дуже трудомісткий і складний, витрати на нього, як правило, значно перевищують витрати на придбання програми і комп'ютерів, причому частка витрат на впровадження тим більше, ніж більше підприємство, оскільки при більшій кількості нюансу і особливостей необхідно більше роботи по настройці на весь цей нюанс і особливості.

Впровадження можна виробляти своїми силами, можна заказати сторонній організації. Якщо намагатися впроваджувати самим, то доводиться стикатися з труднощами:

- відсутність досвіду автоматизації;

- відсутність часу на впровадження, оскільки бухгалтерія повинна виконувати свою поточну роботу, яка, як правило, і з'їдає весь робочий день.

Причому, чим крупніше організація, і, відповідно складніше процес впровадження, тим більше актуальні ці труднощі. На практиці спроби впровадити програму своїми силами на підприємствах, де число бухгалтерів перевищує 4 практично завжди приводять до "псевдоавтоматизации". Якщо прийняте рішення заказувати автоматизацію у спеціалізованої організації, то необхідно приготуватися до додаткових грошових витрат, оскільки якісна автоматизація не може обійтися дешево оскільки вона займає досить багато часу і вимагає кваліфікованих і досвідчених фахівців.

Власне процес впровадження програми можна розбити на два етапи: етап настройки і етап навчання.

4.4. Етап настройки.

Всі широко поширені програми автоматизації бухучета (і великі і малі) мають аналогічні набір складових частин, що змінюються, тому, загалом, правильний процес настройки будь-якої програми можна, в хронологічному порядку виконання, розписати на наступні етапи:

1. Настройка (доробка що стандартного поставляється з програмою) плану рахунків відповідно до особливостей підприємства, проведеної оптимізації бухучета і постановки задачі.

2. Настройка (доробка що стандартних поставляються з програмою) типових проводок відповідно до особливостей підприємства, проведеної оптимізації бухучета і постановки задачі. У разі впровадження великих комплексних програм настройку кожного розділу бухучета в своєму окремому модулі необхідно проводити окремо з урахуванням специфічних особливостей. Наприклад, в блоці по обліку зарплати доведеться настроювати алгоритми розрахунку різних нарахувань і утримань.

3. Настройка (доробка що стандартних поставляються з програмою) форм первинних документів відповідно до особливостей підприємства, проведеної оптимізації бухучета і постановки задачі. Прикладом може бути настройка форми акту на списання МБП, який повинен автоматично друкуватися при списанні МБП в експлуатацію, в акті повинна автоматично проставлятися кількість, вартість і ПДВ по МБП, після цього повинні автоматично провестися проводки по списанню МБП в експлуатацію, списанню ПДВ по МБП на розрахунки з бюджетом і нарахуванню аммортизації на МБП. У великих програмах таку настройку необхідно робити також по кожному розділу бухучета.

4. Настройка (доробка що стандартних поставляються з програмою) форм бухгалтерської звітності і розрахунків по податках відповідно до особливостей підприємства, проведеної оптимізації бухучета і постановки задачі. При якісній автоматизації бухучета вся ежеквартальная звітність повинна обов'язково складатися автоматично, то, що бухгалтер, вівши облік на комп'ютері, щоквартально по-старинке складає звіт на папері і тратить на це додатково велика кількість часу, є вірною ознакою "псевдоавтоматизации". Настройка форм звітності і податкових розрахунків на план рахунків, що реально використовується і типових хозоперації - процес вельми складніше і трудомісткий, при його проведенні потрібно ввести деяку кількість стандартних на підприємстві хозопераций в програму для того, щоб потім перевіряти правильність настройки, звіряючи складені автоматичні розрахунки з ручними на такому умовному прикладі.

4.5. Етап навчання.

По закінченні настройки програми починається етап навчання персоналу роботі з нею (у випадку, якщо програма впроваджувалася власним силами, навчання, зрозуміло, не потрібно). Спочатку необхідно, щоб бухгалтер умів просто працювати на комп'ютері, тобто виконувати елементарні операції по запуску програм, копіюванню файлів і проч., психологічний бар'єр "боязні комп'ютера" повинен бути преодолен. Якщо бухгалтер не уміє працювати на комп'ютері взагалі, то його можна або послати на курси комп'ютерної письменності, яких зараз дуже багато, вони недорогі і за тиждень-іншу дають результат, або запросити в бухгалтерію знайомого, що володіє комп'ютером, який в порядку приватного спілкування допоможе бухгалтеру освоїтися за декілька днів. Подальше навчання ділиться на два рівні:

1. Навчання першого рівня. Це навчання персоналу бухгалтерії поточній роботі з програмою: ведінню хозопераций, роздруку первинних документів, складанню облікових регістрів і звітності - словом всієї щоденної роботові. Працювати на програмі повинен уміти кожний бухгалтер, робоче місце якого автоматизоване і працювати на програмі повинен саме він сам, а не деякий оператор-програміст, некорисний і, мало того, навіть шкідливий посередник між бухгалтером і комп'ютером. Ефективною є тільки та автоматизація, при якій бухгалтери працюють на комп'ютерах "в режимі реального часу", тобто якщо, наприклад, потрібно оформити витратний касовий ордер, то бухгалтер-касир вводить в програму його номер і суму, а також код типовий хозоперації (нехай це буде видача грошей в підзвітну суму) і програма тут же автоматично розпечатує потрібний витратний ордер і вводить в журнал хозопераций проводку дебет 71 - кредит 50, одержувач грошей розписується в ордері і бухгалтер-касир відразу видає йому гроші; все це відбувається на робочому місці касира, на якому і встановлений його комп'ютер з блоком касових операцій. Саме автоматизована робота бухгалтерії "в режимі реального часу" і є кінцевою метою навчання першого рівня. Часто цієї мети добитися нелегко через дві обставини:

- Погана обучаемость бухгалтерії. Різні люди сприймають нові знання по-різному: одні легко і швидко, інші "зі скрипом", треті взагалі практично не сприймають. Для бухгалтера перехід на автоматизовану бухучет - це маса нової інформації, з якою раніше не доводилося мати справу, означає швидкість і ефективність етапу навчання сильно залежить від віку, утворення, досвіду роботи, прогресивності мислення і інших характеристик працівників бухгалтерії.

- Завантаженість бухгалтерії поточною роботою. На період автоматизації і, конкретно, етапу навчання життя на підприємстві не завмирає, хозоперації продовжуються і, відповідно об'єм поточної бухгалтерської роботи залишається колишнім. У цих умовах часу на навчання у бухгалтера може просто не залишитися. Якщо з попереднім чинником, що вповільнює процес навчання, як говориться, нічого не поробиш, то завантаженість текучкой можна регулювати, наприклад, передаючи частину роботи бухгалтера, що навчається зараз іншому, який буде навчатися потім і, в свою чергу передасть свої об'єми робіт першому. Взагалі говорячи, питання виділення робочого часу бухгалтерів стоїть не тільки в момент їх навчання, але і на етапах підготовки до автоматизації і настройки програм, які, навіть якщо автоматизація замовлена сторонній організації, немислимо провести без тісного контакту з бухгалтерією підприємства. Нерешенность цього питання на практиці може привести до так називаемому'скритому саботажу", суть якого складається в тому, що ніхто з бухгалтерії відкрито не виступає проти переходу на комп'ютери, навпаки, все двома руками за, але ні у кого немає ні минутки вільного часу, щоб на ділі зайнятися поточним етапом автоматизації, в результаті час йде, процес автоматизації стоїть і так можуть пройти багато які місяці. Рішення по обмеженню для бухгалтерів поточної роботи на період автоматизації повинні прийматися на рівні керівництва підприємства, щоб потім бухгалтер не виявився між двох вогнів: з одного боку, потрібен час на автоматизацію, з іншого боку, начальство вимагає розшифровок, вибірок, звірок і т. п.

2. Навчання другого рівня. Коли програма настроєна і співробітники навчені можна починати працювати, але важливо розуміти, що життя не стоїть на місці і рано або пізно станеться один з двох фактів (або обидва разом):

- Зміниться характер хоздеятельности підприємства і доведеться перенастроювати план рахунків, форми первинної документації або автоматичні проводки по типовим хозоперациям

- Зміняться форми бухгалтерської звітності і розрахунків по податках і треба буде проводити донастройку цих форм, що створюються програмою. Слідує, однак, відмітити, що більшість фірм-виробників широко поширених програмних продуктів пильно стежить за зміною форм звітності і своєчасно пропонує користувачам своїх програм вже готові нові форми, але, проте, робота залишається, оскільки по-перше навіть готову нову форму на практиці доводиться донастраивать з урахуванням специфіки плану рахунків і типових проводок на своєму підприємстві, просто це займе менше часу чим повна переробка форми; по-друге можуть змінитися форми по розрахунках місцевих податків, які московські розробники програм по зрозумілих причинах розсилати не можуть.

У такій ситуації потрібно більш глибокі знання програми, що дозволяють не тільки виконувати на ній поточну роботу, але і проводити донастройку програми на зміни, навчання цьому і є навчання другого рівня. Звісно, донастройку можна заказати і сторонньої організації, але це завжди спричиняє за собою те, що, з одного боку, знижується оперативність змін, Ви стаєте "прив'язані" стороннім донастройщикам, без яких - ні кроку, з іншого боку, за кожну донастройку необхідно платити гроші. З урахуванням того, що кошти донастройки в бухгалтерських програмах гранично прості, розраховані на бухгалтера, а не на програміста, до них є докладні інструкції і навчитися їм нескладно, практично у всіх випадках переважніше пройти навчання другого рівня і потім вже ні від кого не залежати. Потрібно, також, відмітити, що навчання другого рівня в організаціях, де в бухгалтерії працюють декілька чоловік необхідно пройти не всім, а, як правило, лише главбуху - адже тільки він приймає рішення про зміни в системі ведіння бухучета і виробляє ці зміни.

Бувають випадки, коли організації, які в свій час уклали договір на впровадження програми по автоматизації бухучета з якою-небудь надаючою такі послуги фірмою і були розчаровані якістю роботи - замість автоматизації їм за їх же гроші зробили "псевдоавтоматизацию". Як же уникнути подібних ситуацій? Можна діяти двома способами. Перший складається в тому, щоб заказати у сторонньої організації не просто настройку програми і навчання, а всю автоматизацію, що включає в себе і етапи оптимізації бухучета, визначення масштабів і порядку автоматизації і постановки задачі. У цьому випадку некомпетентність і неквалифицированность автоматизаторов стане добре видно ще спочатку, на етапах підготовки до автоматизації, і Ви зможете своєчасно відмовитися від їх подальших послуг. Якщо Ви виберете другий спосіб і підготовку до автоматизації зможете провести своїми силами, а на стороні закажете лише настройку програми і навчання, від автоматизаторов потрібно вимагати (записати в договір на автоматизацію бухучета) дві що становлять вдалих автоматизації:

1. Якість. Після етапів підготовки до автоматизації і Вас на руках є постановка задачі, в якій перераховані ті, що все є потрібен саме Вам первинні документи, регістри иформи звітності, які повинна робити програма і вимоги до них. Так ось тільки при наявності всього цього робота може вважатися виконаною.

Терміни. Всі роботи по настройці і навчанню повинні бути записані в чіткий подневний календарний план - документ, підписаний обома сторонами за договором на автоматизацію, виконання якого повинне регулярно (наприклад, раз в тиждень або щодня) контролюватися. За зрив календарного плану автоматизатори повинні нести відповідальність у вигляді, наприклад, пені за кожний день отставания від плану. Така жорстка тимчасова прив'язка дуже важлива, оскільки при її відсутності на практиці часто відбувається те, що автоматизація-то як би йде, ось тільки коли вона кінчиться сказати неможливо, в результаті бухгалтерія продовжує працювати на папері, проходить один звітний період за іншим, а перехід на програму все відкладається, незважаючи на те що минулий звіт вже планувалося складати на комп'ютері і зараз доведеться вводити в програму додатково інформацію за попередні періоди, інакше звіт наростаючим підсумком за рік доведеться також робити на папері. Ось в чому складається хворобливість зриву термінів автоматизації.

4.6. Розцінки і порядок визначення вартості послуг по автоматизації бухгалтерського і управлінського обліку.

Порядок визначення вартості послуг по автоматизації будується на двох принципах:

1. Об'єм робіт по автоматизації того або інакшого клієнта сильно залежить від безлічі умов, властивих даному конкретному підприємству, таких, як об'єм хозопераций, види діяльності, кількість бухгалтерів, ведучих облік, наявність різного роду нюансу і тонкості в бухучете і інших. Поетомуне може бути некой однакової для всіх ціни на послуги по автоматизації, вона своя для кожного клієнта.

2. Послуги по хорошій автоматизація не може бути дешевими через їх трудомісткість і високу кваліфікацію, яку вони вимагають. У нормальній ситуації вони завжди стоять більше, ніж власне комп'ютери і програми. На ринку пропонується багато послуг по автоматизації, які стоять дешево, однак на практиці така автоматизація не приносить клієнту бажаної віддачі і, як правило, закінчується "псевдоавтоматизацией" (див. сторінку 4). Хороші послуги розраховані на тих, хто "не настільки багатий, щоб купувати дешеві речі".

Розцінки на послуги швидше усього повинні бути подневние, тобто клієнт платить певну суму за 8-часовий робочий день аудитора. Потрібно відмітити, що ця подневная ставка повинна бути фіксована і однакова для всіх клієнтів, яких не ділять на багатих і бідних. Величина подневной ставки зрідка міняється з інфляцією або коливаннями кон'юнктури ринку.

Підсумкова сума за автоматизацію, таким чином, залежить від кількості робочих днів, які необхідно на неї витратити, і визначається множенням кількості днів на вищеназвану подневную ставку. Кількість же днів залежить від кожного конкретного клієнта.

Для того, щоб клієнт зазделегідь знав кінцеву суму, яку будуть коштувати послуги і міг ухвалити рішення про те, буде він їх заказувати чи ні, потрібно провести дві процедури:

1. Безкоштовний виїзд на визначення об'єму робіт. Він полягає в тому, що фахівець фірми по автоматизації безкоштовно виїжджає безпосередньо до клієнта і протягом 1-2 годин знайомиться з бухгалтерським обліком на підприємстві (для цього необхідна присутність головного бухгалтера і наявність первинних документів і облікових регістрів) і спільно з клієнтом конкретизує цілі автоматизації, що планується. Після проведення такої процедури можна повідомити кінцевий термін виконання роботи і, відповідно, суму за послуги.

2. Оплачуваний "стартовий" день роботи. У випадку, якщо має місце одне з тих обставин:

- підприємство досить велике (чисельність перевищує 200-300 чоловік або кількість бухгалтерів, ведучих облік, перевищує 10 чоловік);

- є ускладнюючі обставини, такі як, наприклад, нечітке уявлення про те, що ж хоче клієнт від автоматизації або якась бухгалтерська програма, що вже є на підприємстві, яка не відповідає вимогам, що пред'являються до неї і яку треба "міняти";

- клієнт хоче, крім кінцевої вартості наших послуг, побачити календарний графік робіт,

можна запропонувати сплатити один день роботи фахівця і протягом цього дня той, крім визначення кінцевого терміну виконання робіт (ціни), розробить і запропонує варіанти розв'язання проблем, що є і до кінця дня складе календарний графік виконання робіт в якому вказано, що буде бути "на виході" автоматизації і яка кількість часу буде витрачено на кожний етап і операцію. Такий варіант хороший, також, і тому, що, якщо вартість повного комплексу робіт перерахованих в цьому графіку виявиться дорожче, ніж клієнт планував витратити на автоматизацію, то можна буде просто видалити з графіка частину робіт, які є не самими важливими, а разом з ними віддалиться і оплачуваний час, необхідний на їх виконання, внаслідок чого можна "довести" вартість автоматизації до можливостей клієнта.

Після того, як клієнт приймає рішення заказувати послуги, з ним укладається договір, в якому повинні бути передбачені практично весь нюанс взаємовідносин із замовником, який може з'явитися в ході автоматизації. Наступний етап - це безпосередньо виконання робіт. У випадку, якщо визначення нами об'єму робіт було зроблене не зовсім вірно і необхідно більше часу для отримання тих кінцевих результатів, які вказані в плане-гафике робіт і постановці задачі, цей додатковий час клієнтом не оплачується.

Розділ V. Отраженіє надходження товарів на прикладі програми «1С Бухгалтерія».

Розглянемо, яким чином в типовій конфігурації відбивається надходження товарів на конкретному прикладі.

1 листопада 2001 г по накладної 9487 від фабрики «Сигма» отриманий товар: брюки дитячі 200 штук по ціні 154руб. і брюки чоловічі сірі 400 штук по ціні 288 крб. Товар оприбуткований на головний склад торгової організації. Для відображення в обліку господарських операцій оприбуткування товарів призначений документ «Надходження товару». Його форма заповнюється на основі складських документів оприбуткування і супровідних документів постачальника в наступному порядку.

Спочатку в шапці документа вказується постачальник (фабрика «Сигма»), супровідний документ (накладна 9487) і склад, на який прийнятий товар (головний). Заповнення цих реквізитів проводиться вибором з відповідних довідників. Якщо запис в довіднику відсутній, її можна ввести безпосередньо в процесі роботи з документом.

Потім заповнюється таблична частина, в якій перераховуються асортимент товару, кількість і ціна за одиницю. Якщо товар вже поступав раніше, то можна скористатися кнопкою «Підбір» в цьому випадку досить вибрати товар з довідника «Номенклатура» і указати його кількість. Інші графи табличної частини («Ціна», «Сума», «ПДВ», «Усього») підраховуються автоматично. Передбачимо, що даний товар в організацію раніше не поступав. У цьому випадку нову товарну позицію необхідно описати в довіднику «Номенклатура», форма списку якого відкривається при заповненні табличної частини. Асортимент товарів може складати тисячі позицій, тому для зручності пошуку довідник структурують, поділяючи товари на групи, підгрупи і т. д. визначимо отримані товари в групу «Одяг», а потім перейти в режим описи нової товарної позиції (пункт «Нова» меню «Дії» головного меню). Для того щоб система могла правильно інтерпретувати номенклатурну одиницю, в реквізиті «Тип» вказується її класифікаційна ознака. У нашому прикладі «брюки дитячі» - це товар.

У реквізиті «Найменування» вказується коротке найменування товарної позиції. Найменування товару для вихідних документів (накладних, рахунків- фактур) вказується в многострочном полі «Повне найменування, коротка характеристика».

У реквізиті «Вигляд» вказується вид діяльності, в рамках якого передбачається реалізувати товар («Продаж верхнього одягу»). Значення цього реквізиту визначає об'єкт аналітичного обліку по субконто «Види діяльності», де на рахунку 46 «Реалізація продукції (робіт, послуг)» програма відобразить операції по продажу товарів за допомогою документів типової конфігурації.

Реквізит «Одиниця вимірювання» заповнюється вибором з однойменного довідника.

Важливу роль в описі товарної позиції грає реквізит «Тип товару», значення якого і визначає, як слід враховувати товар, - на балансі або за балансом. Між типом товару і рахунком для обліку товарів є зв'язок, вказаний на мал. 1

Тип товару

Рахунок (субрахунок) для обліку товарів

Власний

41.1 «Товари на складах» або 41.2 «Товари в роздрібній торгівлі» (конкретний субрахунок визначається за допомогою перемикача в шапці екранної форми документа «Надходження товару»)

На комісії

004 «Товари, прийняті на комісію»

Тара

41.3 «Тара під товаром і порожня»

Куповані вироби

41.4 «Куповані вироби»

Оскільки за умовами прикладу «брюки дитячі» переходять у власність торгової організації, то тип товару - «Власний».

Значення реквізитів «Облікова (купована) ціна» і «Оптова ціна без податків» носить сервісний характер і використовується за умовчанням в екранних формах документів на надходження і відпуск товарів.

При заповненні реквізитів ставки податків, потрібно враховувати наступне:

- ставка ПДВ вказується застосовно до продажу цього товару по схемі оптової торгівлі -20%

- якщо товар входить в перелік товарів, вартість яких при певних умовах є об'єктом оподаткування з продажу, то обов'язково вказується ставка податку.

Після заповнення всіх необхідних реквізитів інформації про товар, продовжується заповнення табличної частини документа «Надходження товарів».

Після того, як в табличній частині буде відображена вся інформація про всі товари, що поступили, документ зберігається і проводиться. При цьому автоматично будуть сформовані проводки (мал. 2)

Дт

СубконтоДт

Кт

СубконтоКт

Вал.

К-ть

Вал. торб.

Сума.

..

Курс

Соди. Проводки

№Же

1

41.1

Брюки дитячі

60.1

Сигма

200.0

28000.00

Загальний

Накладна

9487

Поступили товари

ТВ

2

41.1

Брюки чоловічі

60.1

Сигма

400.00

96000.00

Загальний

Накладна

9487

Поступили товари

ТВ

3

19.6

Сигма

60.1

Сигма

22000.00

Накладна

9487

Накладна

9487

Виділений ПДВ

ТВ

Якщо товари прибуткуються безпосередньо в роздрібній мережі, то в шапці екранної форми документа «Надходження товарів» перемикач встановлюється в положення «Товари поступили. .. в роздріб». У цьому випадку будуть формуватися інші проводки (рис 3).

Дт

СубконтоДт

Кт

СубконтоКт

Вал.

К-ть

Вал. торб.

Сума.

..

Курс

Соди. Проводки

№Же

1

41.2

Брюки дитячі

60.1

Сигма

200.0

30800.00

Загальний

Накладна

9487

Поступили товари

ТВ

2

41.2

Брюки чоловічі

60.1

Сигма

400.00

115200.00

Загальний

Накладна

9487

Поступили товари

ТВ

Якщо, в реквізиті «Тип товару» елемента довідника «Номенклатура» указати, що товар отриманий «На комісію», то при проведенні документа будуть сформовані записи, представлені на мал. 4.

Дт

СубконтоДт

Кт

СубконтоКт

Вал.

К-ть

Вал. торб.

Сума.

..

Курс

Соди. Проводки

№Же

1

004

Брюки дитячі

200.0

30800.00

Сигма

Поступили товари

ТВ

Накладна 9487

2

004

Брюки чоловічі

400.00

115200.00

Сигма

Поступили товари

ТВ

Накладний 9487

Розділ VI. Відповіді на питання, що часто задаються по програмі 1С «Бухгалтерія».

1. Що дає кількісний облік по рахунку?

Програма 1С: Бухгалтерія 7. х, крім обліку грошових коштів, надає користувачу можливість ведіння кількісного обліку. Кількісний облік можна вести на будь-якому рахунку або субрахунку. Можливість ведіння кількісного обліку на рахунку включається на етапі редагування плану рахунків (графаКол. в плані рахунків).

Як правило, кількісний облік ведеться разом з аналітичним. Наприклад, ведіння на рахунку обліку матеріалів аналітичного і кількісного обліку дозволяє отримувати відомості про наявність і рух матеріалів не тільки в грошовому, але і в кількісному вираженні.

Проте програма 1С: Бухгалтерія 7. х дозволяє вести на будь-якому рахунку або субрахунку кількісний облік без підключення аналітичного обліку. Це може зажадатися, якщо аналітичний облік передбачається вести на субрахунках (кожний субрахунок відповідає одному об'єкту аналітичного обліку), а не з використанням субконто.

2. Які режими запуску програми 1С: Бухгалтерія.

При запуску програми 1С: Бухгалтерія 7. х можна вибрати один з трьох режимів роботи: Конфигуратор, Відладчик і 1С: Підприємство. Ці режими вибираються в диалогеЗапуск 1С: Предприятиеиз спискаВ, що відкривається режимі

- Конфигуратор- цей режим запуску програми призначений для створення нових або зміни функцій, що вже є і конфігурацій програми 1С: Бухгалтерія 7. х.

- Відладчик- цей режим необхідний для відладки знову створених конфігурацій або функцій програми 1С: Бухгалтерія 7. х.-1С: Підприємство - це основний режим для роботи з інформаційною базою підприємства, який вибирається за умовчанням.

3. Як знайти в довідковій системі потрібну тему?

Щоб знайти в довідковій системі програми 1С: Бухгалтерія 7. х потрібну тему, треба виконати наступні дії:

- виберіть команду менюПомощь - Зміст. На екрані появитсяносправочной системи1С: Підприємство.

- Натисніть кнопкуРаздели, розташовану у верхній частині вікна. На екрані з'явиться диалогСправочная система: 1С: Підприємство.

- В полі введення Введіть перші букви потрібного слова введіть з клавіатури перші букви цікавлячої вас теми. Список тим, розташований в нижній половині вікна, буде автоматично встановлюватися на теми, назви яких починаються на введені з клавіатури символи.

- Виберіть цікавлячу вас тему і натисніть кнопкуПоказать. На екран буде виведене вікно довідкової системи1С: Предприятиес потрібної вам темою.

Якщо ви ввели перші букви цікавлячої вас теми, а в нижній частині вікна список тим не з'явився, то спробуйте знайти введене слово або фразу іншим способом.

- Виберіть вкладку Пошук діалогу Довідкова система:1С: Підприємство.

- В полі вводаВведите шукані слованаберите з клавіатури слово, яке може зустрічатися в цікавлячій вас темі. При цьому в окнеВиберите потрібний розділ і натисніть кнопку «Показать'появятся всі розділи, які містять шукане слово.

Виберіть потрібний розділ і натисніть кнопкуПоказать. Наекран буде виведене вікно справки1С: Предприятиес цікавлячою вас темою.

4. Як вибрати потрібне значення з списку можливих значень?

Звичайно при відкритті якої-небудь форми буває необхідно заповнити певні поля введення. Деякі поля мають набір фіксованих значень, які можуть бути вибрані з списку або пов'язаної з полем введення таблиці. Розглянемо введення різних значень в поля введення на прикладі заполненияформи Надходження ТМЦ.

> - Виберіть командуменю Документи - Надходження ТМЦ. На екрані з'явиться формаПоступление ТМЦ-Новий.

> Натисніть кнопку, розташовану в полі введення Вигляд ТМЦ і в списку, що відкрився клацніть мишею на рядку Товари. Список, що Відкривається Вигляд ТМЦ закриється, а в полі введення з'явиться рядок Товари.

- Клацніть мишею на кнопці, розташованій в полі вводаПоставщик. На екрані з'явиться таблицаСписок Контрагентів (Вибір).

- Двічі клацніть мишею на рядку Постачальники, Вигляд таблиці Список контрагентів (Вибір) зміниться.

Якщо список контрагентів не містить потрібного контрагента, то необхідно створити запис про нового контрагента. Для цього необхідно натиснути

клавишуInsertи заповнити форму, що з'явилася на екрані.

- Двічі клацніть мишею на строкеБольшевичкав графеКонтрагент. ТабліцаСпісок Контрагентів (Вибір) буде закритий, а в полі постачальник з'явиться запис про вибраного контрагента.

Таким же способом ви можете заповнювати списки, що відкриваються, що містяться в інших формах програми 1С: Бухгалтерія 7. х.

5. Як переглянути документ?

Для перегляду створеного документа виконаєте наступні дії.

- Виконайте команду менюОперації - Журнали документів. На екрані з'явиться диалогВибор журналу.

- Виберіть потрібний журнал, наприклад, Касова книга, і натисніть кнопкуОК. На екрані з'явиться вікно ЖурналаКассовая книга.

- Виберіть в Журналі документ, який ви хочете переглянути, наприклад, документПрих. орд.

- Натисніть кнопку, розташовану на панелі інструментів Журналу документовКассовая книга. На екрані з'явиться форма вибраного документаПриходний касовий ордер - 1и ви можете переглянути цікавлячі вас дані.

Натисніть кнопкуОК, щоб повернутися в Журнал документовКассовая книга.

6. Як ввести новий рахунок в план рахунків?

Розглянемо введення нового рахунку в план рахунків на прикладі рахунку 9, який відсутній в типовій конфігурації програми 1С: Бухгалтерія 7. х.

Щоб ввести новий рахунок в план рахунків, виконайте наступні дії:

- Відкрийте окноПлан рахунків, натиснувши кнопку, розташовану на панелі инструментовКоманди Бухгалтерії. На екрані з'явиться окноПлан рахунків. - Натисніть клавишуInsert. У кінці таблиці плану рахунків з'явиться новий рядок, і її осередок в графеКодбудет виділений.

- Введіть номер счета09и натисніть клавишуEnter. Курсор переміститься в графуНаименование.

- Введіть з клавіатури текстПробнийи натисніть клавишуEnter. Курсор переміститься в графуВал.

Якщо по рахунку, що знову вводиться передбачається вести валютний облік, то дамо ввести в графуВал. знак + за допомогою кнопки, розташованою в осередку.

Натисніть клавишуEnter, якщо ведіння валютного обліку по рахунку не покладається. Курсор переміститься в графуКол.

Якщо передбачається вести кількісний облік по рахунку, що знову вводиться те необхідно ввести в графуКол. знак + за допомогою кнопки, розташованою в осередку.

- Натисніть клавишуEnter, якщо ведіння кількісного обліку по рахунку передбачається. Курсор переміститься в графуЗаб.

Якщо рахунок, що знову вводиться повинен бути забалансовим, то необхідно ввести в графуЗаб. знак + за допомогою кнопки розташованої в осередку.

- Натисніть клавишуEnter, якщо рахунок не є забалансовим. Курсор переміститься в графуАкт.

- Натисніть кнопку, розташовану в осередку, виберіть з списку, що відкривається вигляд счетаАП (активно-пасивний) і натисніть клавишуEnter. На екрані з'явиться діалог про створення рахунку-групи.

- Натисніть кнопкуНет, якщо рахунок не буде бути групою. У першій графі рядка рахунку, що знову вводиться з'явиться піктограма т блакитного кольору.

Якщо в діалозі про створення рахунку-групи натиснути кнопкуДа, то в першій графі рядка рахунку, що знову вводиться з'явиться піктограма жовтого кольору.

На цьому введення нового рахунку завершене, але якщо покладається, що по знову введеному рахунку буде вестися аналітично облік, то необхідно заповнити графиСубконто1... СубконтоЗв залежності від рівнів аналітичного обліку. Щоб заповнити графиСубконто1... СубконтоЗвиполніте наступні дії:

- Клацніть мишею на осередку знову введеного рядка в графеСубконто1.

- Натисніть кнопку, розташовану на панелі інструментів вікна

План рахунків. У осередку з'явиться кнопка з трьома точками.

- Натисніть кнопку, під осередком з'явиться список об'єктів аналітики. - Виберіть з списку рядок з назвою об'єкта аналітики, наприклад, Номенклатура, і натисніть клавішу Enter.

Якщо по рахунку, що вводиться передбачається вести декілька рівнів аналітичного обліку, то необхідно заповнити графиСубконтовишеописанним, що залишилися способом, вибираючи в кожній графі той об'єкт аналітики, по якому повинен вестися облік.

7. Які види довідників передбачені в типовій конфігурації?

У типовій конфігурації програми 1С: Бухгалтерія 7. х передбачені два вигляду довідників: підлеглі і непідлеглі.

Непідлеглі довідники можуть бути багаторівневими, т. е. мати до 10 рівнів вкладеність. Використання багаторівневих довідників дозволяє організувати умовно-постійну інформацію і класифікатори з потрібною мірою деталізування, а також організувати ведіння багаторівневого аналітичного обліку по рахунках.

Програма 1С: Бухгалтерія 7. х має механізм підтримки підлеглих довідників. Такий механізм дозволяє зв'язати між собою елементи різних довідників, наприклад, організації і договору з ними, товари і одиниці їх вимірювання, і т. д. У підлеглого довідника кожний елемент пов'язаний з конкретним елементом довідника-власника. При роботі у вікні підлеглого довідника набір елементів, що переглядаються визначається поточним елементом довідника-власника. Наприклад, якщо у вікні довідника організацій курсор встановлений на конкретній організації, то в підлеглому йому довіднику договорів будуть виведені тільки договору з поточною організацією.

8. Що таке константи і в чому перевага їх використання?

Константи в програмі 1С: Бухгалтерія 7. х служать для зберігання інформації, яка або зовсім не змінюється, або змінюється дуже рідко. Найбільш простий приклад такої інформації - це найменування організації, яке, як правило, не міняється.

Зручність використання констант полягає в тому, що в них один раз заноситься яка-небудь інформація, яка потім може багато разів використовуватися при формуванні документів, в розрахунках, при побудові звітних форм. Наприклад, вже згадувану назву організації можна занести в спеціально оголошену константу, а в численних бланках використати ім'я константи для отримання її значення - найменування організації. При яких-небудь змінах в найменуванні організації досить змінити його всього один раз - в константі - і всі зміни автоматично будуть відображені в тих місцях, де ця константа використовується.

У процесі настройки конфігурації задачі можна створити практично необмежену кількість констант для зберігання будь-якої потрібної інформації.

9. Як видалити проводку або кореспонденцію з операції.

Для видалення проводки з бухгалтерської операції необхідно виконати наступні дії:

- Відкрийте окноЖурнал операцийс допомогою кнопки, розташованою на панелі инструментовКоманди Бухгалтерії.

- Виберіть в Журналі операцій в графеДокументодну з строкОперация, яку ми ввели при розгляді прийомів введення операцій, наприклад, під номером 14.

- Натисніть кнопку на панелі інструментів окнаЖурнал операцій. На екрані з'явиться формаОперация -14.

- Виберіть проводку, яку необхідно видалити.

Для видалення складної проводки досить вибрати головну кореспонденцію; підлеглі кореспонденції віддаляються автоматично. Якщо необхідно видалити кореспонденцію складної проводки, то виберіть цю Кореспонденцію.

- Натисніть клавишуDeleteили кнопку розташовану на панелі інструментів форми. На екрані з'явиться діалог про видалення проводки.

- Натисніть кнопкуДа; проводка буде видалена. КнопкаНетіспользуєтся, якщо треба відмовитися від видалення.

Натисніть кнопкуДав формеОперация - 14, в діалозі, що з'явився про збереження операції знов натисніть кнопкуДа. ФормаОперация - 14будет закрита.

Якщо при закритті формиОперация -14 вдиалоге про збереження натиснути кнопкуНет, проводка, що міститься в операції, видалена не буде.

- Закрити окноЖурнал операцій.

10. Як ввести операцію в Журнал операцій, використовуючи режим «типові операції»?

Крім ручного введення операцій вЖурнал операцій, в програмі 1С: Бухгалтерія 7. х передбачений введення проводок з використанням режиму «типові операції». Типові операції зручно використати для введення господарських операцій, що складаються з декількох проводок, пов'язаних один з одним. Наприклад, отримання матеріалів від постачальників і виділення ПДВ, відпуск МБП у виробництво і нарахування зносу і т. д. Використання режиму «типові операції» дозволяє автоматизувати введення операцій, що супроводяться обчисленнями. Для введення типової операції в Журнал операцій виконаєте наступні дії:

- Відкрийте окноЖурнал операцийс допомогою кнопки на панелі инструментовКоманди Бухгалтерії.

- Натисніть комбінацію клавіш Ctrl+ (використайте клавішу + розташовану на цифровій клавіатурі). На екрані з'явиться окноВиберите групу (Вибір).

Це вікно можна також викликати на екран, виконавши команду головного менюДействие - Ввести типову, або за допомогою кнопки, розташованою на панелі інструментів окнаЖурнал операцій. Вікно містить таблицю типових операцій, об'єднаних в групи. Перша графа таблиці містить значок, який є ознакою групи.

- Двійчастим натисненням миші на значку, розташованому в рядку группиНДС, відкрийте вміст групи. Вигляд вікна зміниться.

- Виберіть типову операциюСписание оплаченого НДСи натисніть клавішу Enter. Вікно Типові операциизакроется, а на екрані з'явиться формаОперация - Нова (Списання оплаченого ПДВ). На відміну від ручного введення операції, форма для введення типової операції буде містити проводки, і частина реквізитів вже буде заповнена.

- Заповніть пусті осередки і поля введення, як це описувалося раніше. Перехід до наступного поля здійснюється при натисненні клавіші Enter.

- Після заповнення всіх реквізитів натисніть кнопкуОКи підтвердите збереження операції в діалозі про збереження.

Операція запишеться в Журнал операцій і нічим не буде відрізнятися від операцій, введених вручну.

Закрийте окноЖурнал операцій.

11. Як ввести проводку з використанням операції копіювання в Журналі операцій.

При заповненні табличної частини формиОперация - Новаядля введення проводок можна використати копіювання даних попередньої проводки. У цьому випадку після введення проводки автоматично починається введення наступної проводки з копіюванням даних поточної проводки. Цей режим зручний при великій кількості однотипних проводок в одній операції.

Для установки такого режиму виконаєте наступні дії:

- Виконайте команду головного менюСервис - Параметри, на екрані з'явиться диалогНастройка параметрів системи.

- Перейдіть на вкладкуОперация.

- Встановите флажокАвтоматический введення нової проводки з копіюванням.

- Натисніть кнопкуОК. ДіалогНастройка параметрів системибудет закритий, а режим введення проводок з копіюванням включений.

12. Що таке Журнал документів?

Журнали документів призначені для зручного відображення документів. Вони містять згруповані по окремих видах документи. У кожному журналі зберігаються документи, що відносяться до певного розділу бухгалтерського обліку. Для того щоб переглянути список журналів документів, виконайте наступні дії:

- Виконайте команду менюОперації - Журнали документів. На екрані з'явиться диалогВибор журналу, який містить перелік Журналів документів, передбачених в конфігурації.

Один і той же вигляд документа може відбиватися в декількох журналах. Набір документів, що відображаються в тому або інакшому журналі, визначається в конфігурації програми. При настройці конфігурації проводиться настройка документів і створюються необхідні журнали для їх зберігання.

Крім призначених для користувача, в програмі 1С: Бухгалтерія 7. х існують два системних журнали: Общийжурнал і журналПрочие.

Общийжурнал дозволяє працювати з документами будь-яких видів, існуючих в системі. Його зовнішній вигляд задається системою і не може бути змінений.

ЖурналПрочиєїспользуєтся для роботи з документами, для яких в процесі опису конфігурації не вказаний конкретний призначений для користувача журнал. Його зовнішній вигляд також задається системою і не може бути змінений.

13. Як знайти в Журналі операцій потрібну операцію або документ?

Незважаючи на велику кількість господарських операцій в Журналі операцій завжди можна знайти потрібний документ або операцію. Для цього використовується пошук по довільному значенню або пошук по номеру документа. Детально пошук по довільному значенню був вже описаний раніше в розділі «Загальні принципи роботи з програмою 1С: Бухгалтерія 7. х».

Оскільки в Журналі операцій будь-яка операція належить документу, то знайти потрібну господарську операцію можна по номеру документа. Наприклад, щоб знайти в Журналі операцій операцію з платіжним дорученням № 5, виконайте наступні дії:

Відкрийте окноЖурнал операцийс допомогою кнопки, розташованою на панелі инструментовКоманди Бухгалтерії.

Натисніть кнопку, розташовану на панелі інструментів окнаЖурнал операцій. На екрані з'явиться диалогПоиск документапо номеру. Введіть в полі вводаНомер документазначение 5. Натисніть кнопкуВкл. Все. Скиньте флажокТолько в інтервалі журналу.

Виберіть в спискеВиди документів для поискастрокуПлат. Пір. (Платіжне Доручення) і натисніть кнопкуНайти. У окнеНайденние документипоявится список документів з номером 5

- Виберіть строкуПлат. Пір. в спискеНайденние документи

і натисніть кнопкуВибрать. ДіалогПоїськ документа (операції) по номерузакроется, а в Журналі операцій буде вибраний запис про операцію з платіжним дорученням №5.

Установка флажкаТолько в інтервалі журналаограничивает діапазон пошуку документів инрвалом часу, в якому був відкритий Журнал операцій.

Закрийте вікно Журнал операцій, натиснувши кнопку розташовану в правій частині заголовка вікна.

14. Як створити новий текстовий документ і редагувати вже існуючий?

Для того щоб створити новий текстовий документ, виберіть команду менюФайл - Новийілі натисніть кнопку на панелі инструментовСтандартная. На екрані з'явиться диалогВибор вигляду документа. У диалогеВибор вигляду документавиделитеТексти натисніть клавішу ОК. На екрані з'явиться вікно текстового редактора, вмісне новий пустий документ і панель інструментів. Ви можете перетягнути панель инструментовТекстовий редакторв будь-яке зручне для вас місце.

Блимаючий текстовий курсор надає позицію в документі, починаючи з якою будуть вводитися з клавіатури нові символи.

Закрийте вікно текстового редактора з пустим документом, натиснувши кнопку[х]в правій частині заголовка вікна текстового редактора.

Оскільки в новому документі не було зроблено ніяких змін, то запит на збереження документа не видається і вікно текстового редактора буде закрито відразу. При закритті вікна текстового редактора панель инструментовТекстовий редактортакже зникає з екрана.

Щоб відкрити для перегляду і (або) редагування вже існуючий текстовий документ, виберіть команду менюФайл - Откритьілі натисніть кнопку на панелі инструментовСтандартная. На екрані з'явиться стандартний діалог відкриття файлаОткрить.

У диалогеОткритьпо умовчанню показується папка, вмісна базу даних програми 1С: Бухгалтерія 7. х, в цьому випадку - папка, вмісна демонстраційну базу даних. Можна вибрати будь-який диск і папку в спискеПапка, що відкривається, вибрати з списку потрібний текстовий файл і натиснути кнопкуОткрить. Ми скористаємося для прикладу готовим текстовим файломRеаdМе.tхt, який знаходиться в папке1Сv75, в яку ми встановили програму 1С: Бухгалтерія 7. х.

Виберіть в спискеПапкапапку1Сv75и, що відкривається двічі клацніть мишею на імені файлаRеаdМе.tхt. На екрані з'явиться вікно текстового редактора, в якому відображається файл.

Текстовий документ відкритий, і тепер можна починати його редагування. При редагуванні документа дуже важливо уміти швидко по ньому переміщатися, щоб знайти місце для вставки або видалення символів. Для переміщення по документу можна користуватися смугами прокрутки або використати клавіші і комбінації клавіш.

15. Як здійснюється друк текстового документа?

Після установки полів, для друку одного примірника документа досить натиснути кнопку друку на панелі инструментовСтандартная.

Якщо ж ви хочете надрукувати не весь документ, а тільки його частина, або надрукувати декілька копій документа, або зробити настройку принтера, тоді необхідно вибрати команду менюФайл - Друк. При цьому на екрані з'явиться стандартний диалогПечать.

З спискаИмявибирается, що відкривається доступний в системі принтер. Настройка конкретного принтера проводиться при натисненні на кнопкуСвойства.

У групі переключателейПечататьуказивается та частина документа, яка повинна бути надрукована. Якщо встановити перемикач Все (А11), то надрукується весь документ. При встановленому переключателеСтраниципечатаются сторінки, починаючи з номера, вказаного вами в полі введення з, по сторінку, номер якої вказаний в полі вводапо. Якщо встановлений переключательВиделенний фрагмент, то друкується тільки виділена частина документа.

У полі зі счетчикомЧисло копийустанавливается кількість копій документа, причому при встановленому флажкеРазобратьсперва буде розпечатана цілком перша копія документа, потім друга і так далі. При скиненому флажкеРазобрать (Со11а1е) спершу будуть розпечатані всі перші сторінки документа, потім всі другі і так далі.

Після установки параметрів друку необхідно натиснути кнопку ОК. Документ буде розпечатаний на вибраному принтері.

16. Що таке оборотно-сальдова відомість?

Для отримання даних по синтетичному обліку використовується оборотно-сальдова відомість. Вона містить для кожного рахунку залишки на початок і на кінець встановленого періоду, а також дебетовий і кредитовий обороти по кожному рахунку за заданий період.

17. Як використати звіт Аналіз субконто?

ОтчетАналіз субконтопозволяет побачити залишки і обороти по всіх рахунках, по яких ведеться аналітичний облік того вигляду, який вказаний вами в діалоговому вікні настройки параметрів виведення.

ОтчетАналіз субконтоудобен в тому випадку, коли по декількох рахунках ведеться аналітичний облік однакового вигляду.

ОтчетАналіз субконтоудобно використати для вивіряння взаєморозрахунків з контрагентами. У типовій конфігурації аналітичний облік в розрізі контрагентів ведеться по счетам60, 61, 62, 63, 64, 76.

Якщо сформувати отчетАнализ субконтопо субконтоКонтрагенти, то можна отримати інформацію про розрахунки з контрагентами. При цьому ми побачимо по кожній організації як кредиторську заборгованість (наприклад, по счету60 Розрахунки з постачальниками), так і дебіторську заборгованість (наприклад, по счету61 Аванси видані). Рівність цих сум говорить про те, що під виданий постачальнику аванс отримані товарно-матеріальні цінності, а в Журналі операцій не вистачає проводки по списанню авансу (Дебет 60, Кредит 61) по відповідній організації. Якщо сума передоплати перевищує суму отриманих цінностей, то проводка вводиться на суму отриманих цінностей. Якщо за умовами договору передоплата становила частину суми договору, то після отримання цінностей списується сума авансу, а залишок заборгованості перед постачальником гаситься по дебету счета60 Розрахунки з поставщикамив кореспонденції з рахунками обліку грошових коштів або рахунками розрахунків. Разом з тим потрібно відмітити, що при використанні документів типової конфігурації списання авансу проводиться автоматично при відображенні в обліку операцій по надходженню товарно-матеріальних цінностей.

ОтчетАналіз субконтоочень зручний для вивіряння розрахунків при бартерних операціях або зустрічному постачанні товарів (робіт, послуг). У цьому випадку у організації виникають два вигляду заборгованості: при відвантаженні покупцю товарів - дебіторська (Дебет62, Кредит 46), по отриманих товарно-матеріальних цінностях - кредиторська (Дебет 41, Кредит 60). З звіту буде ясно, на яку частину потрібно погасити заборгованість або скласти актЗачети взаємних требованийс допомогою безгрошового взаємозаліку (вельми актуальної в умовах кризи) проводкою Дебет 60, Кредит 62.

18. Як сформувати звіт?

Незважаючи на різноманіття стандартних звітів, передбачених в програмі, основні принципи роботи із звітами уніфіковані. Стандартні звіти викликаються з допомогою менюОтчети. Звіти, що Найчастіше використовуються можуть викликатися за допомогою кнопок на панелі інструментів. При виклику звіту на екран видається форма настройки параметрів звіту. У ній треба ввести значення параметрів, що визначають склад даних, що включаються в звіт. Зовнішній вигляд форми настройки звіту, її властивості, поведінка керуючих елементів залежать від вигляду звіту, що формується і задаються в конфигураторе програми.

Щоб сформувати, наприклад, отчетАнализ рахунку, виконайте наступні дії.

- Виберіть команду менюОтчети - Аналіз рахунку. Наекране з'явиться диалогАнализ рахунку.

- Введіть з клавіатури або за допомогою календаря інтервал часу, відповідний 1 кварталу 1998 р., в поля вводаПериод з: і по:.

- В полі вводаСчетвведите номер счета20.

- Натисніть кнопкуОК. ДіалогАналіз счетазакроется, і на екрані з'явиться окноАнализ рахунку: 20 (1 квартал 2000 р.).

При використанні кнопки ОК після формування звіту вікно форми настройки звіту закривається. При використанні кнопки Сформувати вікно форми настройки звіту залишається відкритим, що дозволяє змінити параметри звіту і сформувати новий звіт.

Для відмови від формування звіту потрібно натиснути клавішу ESC натиснути хрестик.

19. Які настройки шрифтів містить програма.

Для створення виразності і інформативних документів в програмі можна використати різні шрифти.

Атрибути шрифту в осередку задаються на вкладкеШрифтдиалогаСвойства осередки.

На вкладці Шрифт діалогу Властивості осередку можна вибрати гарнітуру (зображення) шрифту, його розмір і стиль (жирний, курсив, підкреслений). Список, що Відкривається Колір дозволяє встановити колір, яким буде зображатися шрифт на екрані і при друці. Якщо в цьому полі замість конкретного кольору вибрати пункт Авто, то колір шрифту буде визначатися установками операційної системи.

20. Що таке табло і як з ним працювати?

ОкноТаблоїспользуєтся в програмі 1С: Бухгалтерія 7. х для перегляду введених в нього результатів обчислень. При будь-яких змінах змінних, вхідних у вирази, значення виразів автоматично перераховуються.

Для показу окнаТаблона екрані виберіть команду менюСервис Табло. У нижній частині робочого вікна програми 1С: Бухгалтерія 7. х з'явиться окноТабло.

Для зміни розміру окнаТаблопо вертикалі встановіть покажчик миші на його верхню межу і натисніть кнопку миші не відпускаючи її, перетягніть верхню межу окнаТаблов потрібне положення. У окнеТаблопомещаются вирази, результати обчислення яких необхідно постійно відстежувати. Вирази можуть включати арифметичні вирази, функції і процедури вбудованої мови програми 1С: Бухгалтерія 7. х, дужки і інші елементи. Кожне вираження вводиться на окремому рядку. Результат обчислення вираження видається праворуч нього, після знака «=».

Введемо в окноТабловиражение для обчислення дати, яка буде через 100 днів після поточної дати.

Вмістіть за допомогою миші текстовий курсор в початок першого вільного рядка окнаТабло, введіть з клавіатури вираження

Поточна Дата ()+100и натисніть клавішу Enter. Праворуч від введеного вираження з'явиться знак «=» і значення дати.

Якщо вираження не може бути обчислене, замість результату з'явиться фразаОшибка у вираженні! і зліва від вікна табло буде откритоОкно сообщенийпояснением місця і причини виникнення помилки.

Щоб закрити Вікно повідомлень, натисніть кнопку в лівому верхньому кутку Вікна повідомлень. Вікно Табло, розташоване праворуч, знову займе всю ширину робочого вікна програми 1С: Бухгалтерія 7. х.

Щоб закрити окноТабло, натисніть кнопку розташовану в лівому верхньому кутку окнаТабло. ОкноТаблоїсчезнет з екрана.

Положення на екрані, розміри і окнаТаблозапоминаются, що міститься при його закритті і будуть мати останні значення при наступному відкритті окнаТаблодаже при перезапуску програми 1С: Бухгалтерія 7. х.

Вікно Табло і Вікно повідомлень можуть розташовуватися не тільки в нижній частині робочого вікна програми 1С: Бухгалтерія 7. х, але і в будь-якій його частині.

Висновок

Автоматизація бухгалтерського обліку на підприємстві і підготовка фінансової звітності до податкових органів в умовах перехідної економіки Росії є однією з найбільш важливих задач. Ситуація така, що сам по собі бухгалтерський облік на підприємстві може розглядатися як внутрішня справа підприємства, а основою для оцінки фінансово-господарської діяльності підприємства з боку держави служить звітність (бухгалтерський баланс і численні інші звітні форми), яка повинна щоквартально надаватися в податкову інспекцію по місцю реєстрації підприємства. Крім того, існують планові і позапланові податкові перевірки, при проведенні яких можуть бути потрібні всі бухгалтерські документи, включаючи первинні. Все це обумовлює широке застосування САБУ в сучасній Росії.

У цей час існує широкий вибір різних систем автоматизації бухгалтерського обліку. Не треба ділити їх на погані і хороші, сильні слабі. Всі вони хороші і їх можливості знаходять практичне застосування на підприємствах різного розміру, профілю і роду діяльності. При автоматизації потрібно вибрати необходиую САБУ, виходячи із задач і ресурсів, що є.

При автоматизації бухучета важливо не просто перевести всю паперову роботу на комп'ютер. Важливо, щоб це збільшило ефективність роботи бухгалтерії і поліпшило контроль над фінансово-господарською діяльністю підприємства, що в свою чергу збільшить ефективність управління підприємством, і, як наслідок, ефективність його роботи.

Список літератури:

1. ЕКСПЕРТ АВТОМАТИЗАЦІЇ № 01,97 "Третє покоління російських систем автоматизації бухгалтерського обліку" І. Агліцкий.

2. ЕКСПЕРТ АВТОМАТИЗАЦІЇ №12,97 "Комплексна автоматизація управління підприємством: від рекомендованих розробок до системи", що тиражується І. Агліцкий.

3. ЕКСПЕРТ АВТОМАТИЗАЦІЇ №29,97 "Інформаційні технології і бізнес" І. Агліцкий.

4. ЕКСПЕРТ АВТОМАТИЗАЦІЇ №12,96 "Об'єктно-орієнтований підхід до автоматизації технологічних процесів" Лаурі КАРХУ.

5. Автоматизація бухгалтерського обліку «У директора є головбух.

«А у нас з вами?» №2 травень 1999 р

6. Журнал «Бухгалтер і комп'ютер» №1-3 2000 м.

7. «1С: Бухгалтерія», Настільна книга користувача М - 1999

8. Брага В. В. «Комп'ютеризація бухгалтерського обліку М -

Фінстатінформ 1996