Реферати

Курсова робота: Діловодство і ПК

Підходи і методи фінансового оздоровлення. Симптоми і фактори криз, причини їхнього виникнення. Стратегічний підхід до кризових ситуацій, сутність, зміст і моделі антикризових стратегій. Оперативний, тактичний і стратегічний механізм фінансової стабілізації, санація підприємства.

Формування і розвиток кредитної системи Республіки Казахстан. Сутність, особливості і методологія оцінки ефективності кредитних систем. Страновие особливості і тенденції розвитку кредитних систем. Ефективність кредитної системи республіки Казахстан. Етапи формування казахстанської кредитної системи.

Гидросферние катастрофи і формування ґрунтів. Роботи з вивчення впливу євразійських гидросферних катастроф на педосферу розкривають теоретичні проблеми історії і генезису ґрунтового покриву. Грядово-ложбинние форми рельєфу території Західного Сибіру є носіями азональних ландшафтів.

Аудит основних засобів із практичними прикладами. Аудит правильності віднесення до основних засобів, їхня класифікація у фінансовому й управлінському обліку. Операційний цикл. Група основних засобів. Функції внутрішнього аудита на підприємстві. Прийоми і методи. Первісна і переоцінена вартість.

Технологія виконання сучасної жіночої стрижки з урахуванням фарбування. Історія становлення і розвитку мистецтва зачіски від Древнього Єгипту до наших днів. Зв'язок історичних зачісок із сучасними. Будівля волосся, їхні види, методи стрижки й укладання, фарбування, правила відходу. Інструменти майстра-перукаря. Технологія стрижки.

С-Пб технічний коледж управління і комерції

Курсова по діловодству

по темі діловодства і ПК

виконала студентка гр.9д-31

будникова ольга

2004 рік

ВВЕДЕННЯ

Управлінська діяльність в Росії, як і у всіх розвинених країнах, здійснюється за допомогою документів, які одночасно є джерелом, результатом і інструментом цієї діяльності.

У сучасній установі основними технологічними інструментами роботи з документами є комп'ютери, встановлені на робочих місцях виконавців і об'єднані в мережу. Якщо комп'ютерна мережа охоплює всі робочі місця делопроизводственного персоналу в структурних підрозділах організації, то з'являється можливість використати мережу для переміщення документів.

Повне скасування паперового документообігу зараз неможливе: консерватизм персоналу, низька образованность, небажання навчатися і переобучаться, боязнь прозорості власної діяльності для керівництва, яка виникає після впровадження системи електронного документообігу; чинник директора «радянського типу» - небажання безпосередньо працювати з комп'ютером, переглядати і редагувати документи. З іншого боку, відсутність закону про електронний документ передбачає обов'язкову наявність паперового оригіналу будь-якого значущого документа навіть при існуванні електронного варіанту. Сьогоднішні стандарти діловодства не враховують особливостей роботи з електронними документами. Коли говорять про автоматизацію діловодства або документообігу, то звичайно мають на увазі будь-які інформаційні технології, пов'язані з обробкою документів - від використання текстових процесорів до систем управління потоком робіт і управління базами даних. У результаті в цю категорію попадає дуже широкий спектр програмних продуктів:

Системи управління документами, точніше - з файлами документів на машинних носіях. Існує безліч програмних продуктів, що дозволяють готувати текстові, табличні, графічні, мультимедійні і інші типи документів.

Принципи автоматизації діловодства

Автоматизовані системи діловодства діляться на два класи. До першого відносяться системи управління електронними архівами. Їх основні функції: реєстрація нових документів, зберігання, пошук і їх видобування з метою передачі в додатки, що уміють з ними працювати. До другого класу відносяться системи управління електронним документообігом. На них покладені функції управління документами на шляху проходження від одного користувача - посадової особи до іншого з можливістю контролю за їх переміщенням з фіксацією всіх змін і супроводжуючих резолюцій.

У цей час основна концепція автоматизації документообігу базується на принципах управління бізнесом-процесами, в ході виконання яких створюються і рухаються документи. Інакшими словами, це організація і управління процесами створення документів на основі послідовної обробки різними користувачами інших документів, що раніше існували. Делопроизводственние процеси організації повинні бути суворо структуровані, що зустрічається далеко не завжди. Тому система повинна мати функцію, що дозволяє організувати і спланувати виконання робіт з документами, як по зазделегідь приречених маршрутних технологічних схемах, так і з наданням виконавцям певної свободи в прийнятті рішення на своєму рівні.

Найважливішими характеристиками фахівці звичайно виділяють наступні:

- програмна платформа (система, що забезпечує зберігання і пошук документів, а також систему обміну повідомленнями. У цей час використовується архітектура «клієнт /сервер»);

- підтримка розподіленої обробки інформації;

- можливості масштабування (набір платформ, що підтримуються; максимальне число користувачів; число рівнів вкладеності структур);

- відвертість архітектури і можливість інтеграції з іншими додатками;

- типи документів, з якими працює система (формати документів; підтримка роботи з складовими документами і декількома версіями документа; зв'язки документів (один документ може бути відповіддю на іншій або може бути породжений при виконанні попереднього документа); спільне використання електронних і звичайних (паперових) документів);

- колективна робота групи виконавців над одним (або декількома) документами;

- можливість роботи по "вільній" схемі (без жорсткої фіксації маршрутів);

- кошти для визначення маршрутних схем проходження документів;

- можливості контролю за проходженням документів;

- спосіб сповіщення посадових осіб;

- особливості настройки продукту для потреб конкретного замовника (наприклад, реєстраційна картка повинна містити всі необхідні реквізити); наявність локалізованого (русифікованого) інтерфейса;

- кошти регламентації доступу і криптозащити;

- кошти сповіщення про порушення в регламенті проходження документів;

- орієнтація на традиційну російську концепцію документообігу.

Системи управління електронними архівами характеризуються наступними функціями:

Введення.

Система повинна забезпечувати введення, обробку, зберігання, реєстрацію документів, що поступають з множинних джерел: по мережі, з дисків, модемів і сканерів.

Зберігання.

Централізоване сховище даних дозволяє вирішити цілий ряд проблем:

- можливість оперативного отримання цілісної і несуперечливої інформації;

- організація збору, зберігання і актуалізації розрізненої інформації;

- висока надійність і керованість системи, швидкий і підконтрольний доступ користувачів до інформації;

- економію коштів за рахунок зосередження обслуговуючого персоналу в одному місці;

- можливість централізованого розвитку обчислювальних коштів.

Принципи технології електронного документообігу.

Організація роботи з документами - ключова технологія управління в будь-якій установі: від офісу невеликого підприємства до федерального відомства або величезної корпорації. Природно, ефективне управління вимагає деякої системи роботи з документами. Чим ширше сфера і масштаби діяльності організації, тим більше важливу і самостійну роль грає власне система діловодства. Вона передбачає не тільки єдині правила документування - оформлення документів, але і єдиний порядок документообігу.

Відсутність дійової технології управління документообігом приводить, зрештою, до того, що, як правило, в довільний момент часу неможливо точно сказати, над якими документами працює установа, яка історія і поточний стан того або інакшого питання, чим конкретно зайняті виконавці.

Загальнодержавні норми регламентують тільки форму готових - офіційних документів, але не технологію їх підготовки: роботу з проектами і неофіційними робочими документами. Тому на етапі підготовки документів можуть бути застосовані довільні інформаційні технології - від текстових процесорів до систем колективної роботи. Коли ж ми говоримо про нормативний документообіг, то потрібно врахувати ряд найбільш характерних особливостей. Це дуже чітко окреслена і вельми специфічна предметна область.

До об'єктів системи управління документообігом відносяться структури даних, над якими виробляються операції. До них відносяться картотеки, реєстраційні-контрольні картки, файли документів, повідомлення і папки. Кожний документ повинен бути зареєстрований в системі. У процесі реєстрації в реєстраційну картку заносяться реквізити документа, що характеризують власне документ і стан його обробки. Передбачається можливість ієрархічних двонапрямний гіпертекстових зв'язків між документами.

Картотеки - це віртуальна підмножина документів. Картотека є повним аналогом картотеки/журналу підрозділу організації. Власне документ може існувати поза автоматизованою системою, наприклад на папері. При наявності одного або декількох машинних файлів, вмісних електронну версію документа, система зберігає посилання на відповідні файли документа і програми їх читання/редагування. Таким чином, користувач системи має можливість працювати з електронними документами.

При пересилці документа від користувача до користувача формується повідомлення, вмісне реквізити адресата, кореспондента, дату і власне текст супровідного повідомлення/резолюції. Для контролю виконання документів використовуються контрольні картки, які можуть створюватися для усього контрольованого документа або для його розділів.

Папки документів призначені для групування реєстраційних карток документів по якій-небудь ознаці, наприклад технологічній, тематичній і т. д.

Інформаційна модель передбачає також можливість взаємопов'язаного функціонування декількох систем автоматизації документообігу. У цьому випадку обмін документами між системами здійснюється за допомогою будь-якої системи електронної пошти.

Системи управління документообігом на основі web-технологій

Наступила епоха Internet. Стали необхідні системи, які, по-перше, забезпечать спільне використання документів співробітниками підприємств і взаємодія між відділеннями, по-друге, нададуть можливість публікації документів на Web-вузлі і, по-третє, підтримають електронну торгівлю з бізнесом-партнерами і замовниками. Компанії, що мають власні интрасети на базі протоколу IP, мають можливість використати їх для подальшого розвитку систем управління і обробки електронних документів. Наприклад, можна перетворити всі паперові документи в електронні і зосередити їх в базі даних головного офісу, забезпечивши до них доступ по интрасети всіх співробітниках фірми, а по Internet - її клієнтам. Це дозволить знизити витрати на поширення паперової документації за рахунок публікації необхідної інформації в Internet і интрасети і підвищити ефективність роботи з документами службовців компанії.

Останні десять років розвитку мережевих коштів показали, що сучасні підприємства не можуть обійтися без систем на базі web-технологій, оскільки саме вони дозволяють остаточно перейти до безпаперової технології, забезпечивши видалений доступ до документів. Системи управління документами, що використовуються в цей час в корпоративних мережах, виконують завантаження і обробку всього потоку документів, циркулюючих в межах підприємства, т. е. інформації, що пересилається між службовцями і відділеннями, а також забезпечують обмін документами з споживачами, постачальниками, клієнтами і дистрибуторами Основні функції системи управління документами - класифікація інформації, розміщення її в бібліотеках баз даних і надання користувачам інтерактивного доступу до документів. Право на роботу з документами визначається за допомогою ідентифікатора користувача і вхідного пароля, а можливість обробки інформації забезпечується програмними засобами, які дозволяють редагувати документи, колективно працювати з ними, а також обмінюватися ними по каналах електронної пошти. Досі такі системи впроваджувалися досить повільно і не користувалися успіхом у споживачів через те, що не могли запропонувати користувачам таких широких можливостей, які примусили б їх змінити звичні методи ведіння бізнесу. Нові системи управління документами на базі Web мають всі шанси привернути увагу підприємств, причому головна причина їх популярності складається в тому, що як клієнтська частина ці додатки клієнт/сервер використовують стандартний Web-броузер. За допомогою таких систем службовці, працюючі вдома, можуть вмить отримати будь-які зміни, внесені керівництвом в документи компанії, підключившись до корпоративного сервера за допомогою модему або мережевої карти і броузера і знайшовши необхідний звіт в бібліотеці бази даних. Замовники отримують можливість звернутися до Web-вузла підприємства і, клацнувши мишею по піктограмі, відповідній коштам обслуговування клієнтів, автоматично підключитися до бібліотеки бази даних, щоб перевірити, чи відправлені замовлені вироби. У колишніх, традиційних системах управління документами на призначеному для користувача комп'ютері було потрібен встановити клієнтську частину цього додатку, що обмежувало можливості використання даного продукту. Крім того, для кожного користувача, що бере участь в колективній роботі з документами, компанія повинна була придбати у постачальника ліцензію, що приводило до значних матеріальних витрат. Системи управління документами на базі Web не вимагають витрат на клієнтське програмне, дозволяючи економити значні кошти.

Найбільш приваблива сторона систем управління документами на базі Web - економія коштів. Зрештою Web-системи управління документами можуть також виконувати функції автоматизації ділових процедур, здійснюючи не тільки розділення документів на категорії і взаємодію з бібліотеками баз даних, але і маршрутизацію документів. Ще одна функція майбутніх систем управління документами полягає в наданні доступу до корпоративних інформаційних бібліотек як співробітників підприємств, так і компаніям-партнерам, які зможуть отримати специфікації на продукцію, графіки постачання виробів і іншу інформацію, що не представляє комерційної таємниці. Основні причини, які можуть вповільнити розвиток коштів управління документами на базі Web, - це ризик, пов'язаний з недостатнім захистом інформації в системі Web, і складність розробки розвинених прикладних застосувань на основі моделі "слабий клієнт/могутній сервер".

Оскільки документи стають все більш різноманітними і орієнтованими на Internet, користувачам будуть потрібні кошти, які здатні маніпулювати як текстами, так і зображеннями, відеоінформацією і звуком.

Internet виконує дві функції - по-перше, служить провідною середою для обміну інформацією між організаціями, працюючими в області стандартизації, і, по-друге, виступає в ролі середи для швидкої розробки прикладних застосувань. Интрасеть доступна лише структурним підрозділам організації, зовнішні користувачі мають доступ тільки на Web-вузол.

Найбільш складною є проблема захисту інформації. Якщо мова йде про односторонній доступ до інформації, забезпечити надійний захист легко: досить надати зовнішнім користувачам, обіговій до бібліотек документів через Web, право тільки шукати і читати дані. Такий вигляд доступу означає, що компанія дозволяє стороннім особам отримати певну внутрішню інформацію без реєстрації в корпоративній мережі і без отримання яких-небудь прав на управління даними. Це значно знижує небезпеку внесення несанкціонованих змін у відповідальну інформацію. У цьому випадку користувач з допомогою Web-броузера може тільки ознайомитися з даними, розміщеними на Web-сервері, який встановлений між ним і внутрішньою мережею корпорації.

Коли система управління документами застосовується для двостороннього доступу до інформації, а саме цей спосіб спільного використання документів особливо залучає підприємства, проблема захисту ускладняється. Тепер для забезпечення безпеки корпоративної бази даних потрібно спеціальні програми, що регламентує права доступу. Крім того, на клієнтському комп'ютері повинен бути встановлене спеціальний додаток, підтримуючий зв'язок з сервером підприємства і що дозволяє йому реєструвати документи, до яких звертається користувач, і зміни, що вноситься останнім. У цей час більшість систем, призначених для управління документами в системі Web, включають розвинене серверний програмне забезпечення і невелику клієнтську частину, розраховану на так званого "слабого" клієнта, т. е. пристрій, що не має могутнього процесора і здатне забезпечити тільки перегляд інформації з допомогою Web-броузера. Ці системи не дозволяють повністю контролювати доступ користувачів до інформації.

Хоч проблеми із захистом даних поки не вирішені, Web-додатки для роботи з документами можуть набути широкого поширення не через 5-10 років, а набагато раніше. Система управління документами на базі Web - універсальний інструмент для більшості підприємств, оскільки в ній використовується єдиний інтерфейс (Web-броузер), що забезпечує зв'язок між різними платформами. Звісно, дана технологія потребує додаткових коштів захисту, однак переваги універсального доступу до інформації переважують цей недолік. У той же час швидкий технічний прогрес дозволяє сподіватися, що надійні кошти захисту для систем управління документами на базі Web з'являться досить скоро. Традиційним засобом захисту інформації в интрасети служить брандмауер, розташований між интрасетью і Internet. Для перевірки прав користувачів застосовуються ідентифікаційні картки з кодуванням, а також ідентифікатори і паролі. Пересилати документи через брандмауер на зовнішні Web-вузли дозволено обмеженому колу службовців корпорації. Всі ці заходи плюс кошти захисту серверів і повна заборона на доступ до мережі із зовнішніх Web-вузлів створюють умови для безпечної і зручної роботи персоналу.

Стратегічно важливі дані можна зберігати на мейнфрейме, не підключеному до интрасети і Internet. Починати впровадження слідує з найбільш простого варіанту системи - перевірити її в интрасети компанії, і тільки після цього організовувати зовнішні зв'язки через Web-сервер.

Разом, з метою забезпечення безпеки від несанкціонованого доступу через Internet, можна використати також наступні заходи:

1. Вбудування в центральний вузол програмно-апаратний комплекс, що виконує функції брандмауера.

2. Фільтрація пакетів і аутентификація користувачів

3. Забезпечення внутрішнього зв'язку між вузлами за допомогою корпоративної интрасети, що має локальні IP-адреси, не зареєстровані в Internet і, отже, недоступні із зовнішнього світу.

4. Обгороджування виходу у зовнішню мережу proxy-сервером, який перетворює внутрішні IP-адреси в глобальні, обмежує вхідний і вихідний трафік, виконує реєстрацію зовнішніх Web-вузлів, що відвідуються користувачами.

5. Застосування різних протоколів на локальних серверах, вмісних особливо важливі бази даних, і на Web-серверах, що утрудняє несанкціонований доступ до баз даних. Це може дещо зменшити переваги web-технології.

6. Впровадження механізмів управління доступом в саму систему управління документообігом (список управління доступом, рівні доступу, ролі, групи користувачів, шифрування і т. д.).

Використання електронної пошти.

У випадку, якщо документ необхідно зробити загальнодоступним, це відбувається двома основними шляхами, або через систему електронної пошти, шляхом розсилки, або через Internet, шляхом публікації на Web-сервері. Другий спосіб застосуємо у випадку, якщо обличчя, яким може знадобитися документ, зазделегідь невідомі. Використання електронної пошти ж більш підходить для напряму документів до виконавців.

Системою, що забезпечує маршрутизацію документів є система електронної пошти, яка здійснює паралельне поширення документів. Маршрутизація відрізняється від поширення або розсилки тим, що маршрутизируемий документ повертається в початок маршруту, наприклад до ініціатора, а документ, що розсилається йде до виконавця без контролю факту повернення. За допомогою додаткових додатків система електронної пошти може забезпечувати послідовну маршрутизацію документів.

Для кожного користувача створюється поштовий ящик. Передачу сполучень між поштовими ящиками всередині локальної мережі здійснює програмний модуль-марштуризатор. Але користувачі повинні мати можливість не тільки працювати з електронною поштою в межах интрасети, але і обмінюватися повідомленнями через Internet.

Отже, електронна пошта виконує наступні функції:

- обмін сполученнями між користувачами;

- обмін документами між користувачами;

- обмін даними між додатками;

- сповіщення користувачів про настання певних подій.

Система корпоративного електронного архіву.

Але впровадження могутніх системи управління електронними документами не завжди приводить до отримання очікуваного ефекту. Причина криється в тому, що безліч оперативної і довідкової інформації як і раніше залишається на паперових носіях. Ручна обробка таких паперових сховищ стає вузькою ланкою функціонування багатьох великих корпорацій. Рішенням може стати використання технології побудови корпоративного електронного архіву.

У рамках галузі або корпорації мова йде навіть не про традиційну автоматизацію каталогів бібліотек, а про побудову інтегрованої системи глобального масштабу, що забезпечує ефективний доступ і зберігання величезних об'ємів документів в електронному вигляді. Причому, технологія повинна включати як кошти створення/наповнення супербанка даних, так і кошти забезпечення його належного функціонування і розвитку. Однак, якщо потреба в такій технології назріла вже багато років тому, то технічна можливість її реалізації з'явилася відносно недавно, як наслідок появи дешевих носіїв, підвищення ефективності високошвидкісних обчислювальних систем і мереж, нові інформаційні технології індексування сверхбольших масивів даних, намітився напрям впровадження коштів штучного інтелекту, що дозволяють моделювати і аналізувати великі масиви інформації.

Загальну ідею можна змалювати таким чином. Організується розгортання високопродуктивної мережі, що включає графічні робочі станції і могутні сервери введення і обробки інформації. Для введення документів з паперових носіїв низької якості, використовуються промислові сканери потокового введення. Система забезпечує ефективне індексування і полнотекстовий пошук інформації великого обсягу. Дані, необхідні для пошуку документів, зберігаються у високопродуктивній і отказоустойчивой системі пам'яті, а графічні образи документів - у вигляді зображень на носіях, що характеризуються тривалим часом зберігання і дешевизною. Специфічна межа корпоративного електронного архіву - забезпечення полнотекстового пошуку. Побудова і підтримка системи атрибутивного пошуку, характерного для систем управління документообігом, виявляється неприйнятною внаслідок тимчасових і вартісних обмежень.

Програмним ядром корпоративного електронного архіву по праву можна вважати технології індексування і пошуку. Перший напрям, що іменується також корпоративним електронним архівом, відноситься до класу традиційних інформаційно-пошукових систем, заснованих на атрибутном пошуку структурованих даних. Альтернативний напрям електронного архівування базується на принципі полнотекстового індексування неструктурованих даних і включає контекстно-незалежне індексування, що не залежить від природної мови, і контекстно-залежне індексування, що дозволяє оптимізувати індексацію і пошук з урахуванням специфіки морфології і семантики природної мови.

Як вже відмічалося, всі дані в системі можуть знаходитися в двох видах: пошуковий образ і образ власне документа. Через високі вимоги до швидкості доступу до пошукового образу документа і його цілісності, він повинен зберігатися у високошвидкісних отказоустойчивих системах зберігання, наприклад RAID-масивах.

Для зберігання образу документів використання магнітних дискових носіїв не представляється можливим внаслідок їх високої вартості. З урахуванням того, що більшість архівних документів, практично, не підлягають модифікації і видаленню, бібліотеки на компакт-дисках можуть бути переважніше. Крім того, компакт-диски зручніше в роботі: їх автономне читання можна здійснювати на будь-якому комп'ютері, що комплектується приводом CD-ROM.

MicrosoftWord

Компанія Microsoft створює пакет програм Windows 3.1, а потім і ще більш пророблену і доповнену версію Windows 95, 98, 2000,

Windows xp. З найбільшою користю, на мій погляд, досягнення комп'ютерної техніки позначилися на діловодстві, рішення задач якого значно спростилося, а швидкість роботи помітно підвищилася.

Процес створення і оформлення документів досить не простій. Однак така програма як текстовий процесор Microsoft Word на багато полегшує і спрощує його.

Створення шаблона.

Якщо зберегти шаблон в папці «Шаблони» (Ріс.8, 9), то він з'явиться на вкладці Загальні при виборі команди - Створити (меню Файл). (Рис 1)

Якщо зберегти шаблон в одній з папок, вкладених в папку Шаблони, наприклад Записки або Звіти, то при виборі команди - Створити він з'явиться на вкладці з відповідною назвою. (Ріс.2)

Щоб створити новий шаблон на основі існуючого документа, виберіть команду - Відкрити в меню Файл, а потім відкрийте потрібний документ.

Щоб створити новий шаблон на основі існуючого шаблона, виберіть команду - Створити в меню Файл. Виберіть шаблон, схожий на той, що знову створюється, встановіть перемикач Новий документ в положення Шаблон, а потім натисніть кнопку - OK. Виберіть команду - Зберегти меню Файл. (Ріс.3)

Виберіть значення Шаблон документа в поле Тип файла. Це значення автоматично з'явиться при збереженні файла, для якого при створенні був встановлений тип шаблона. (Ріс.4)

За умовчанням в поле Папка відкриється папка Шаблони. Щоб побачити список шаблонів на окремій вкладці в діалоговому вікні Створення документа, відкрийте одну з папок, вкладених в папку Шаблони.

Введіть ім'я для нового шаблона в поле Ім'я файла і натисніть кнопку - Зберегти.

Внесіть необхідні зміни в розміри полів і сторінок, визначте орієнтацію сторінок, стилі і інші параметри форматування. (Ріс.5а, б, в.) Додайте текст, документа. (Ріс.6) Натисніть кнопку - Зберегти, а потім виберіть команду Закрити в меню Файл. (Ріс.7)

MicrosoftExcel

Створення документа з помощьюMicrosoftExcel, дає можливість створювати структурно пов'язані документів, графічного аналізу у вигляді діаграм і графіків, містить операції:

- зміна параметрів (ширина) рядків і стовпців;

- робота зі списками;

- використання абсолютних посилань;

- побудова діаграм;

- редагування діаграм;

- побудова змішаних діаграм і графіків;

- створення коментарів.

Наприклад, потрібно створити документ про зростання доходів фірми за рік.

Перерахуємо дії, які потрібно виконати самостійно:

1. Створити новий файл.

2. Створити лист на Зростання доходів.

3. Визначити межі листа формату А4.

4. У другому рядку написати заголовок "Зростання доходів за рік".

5. У четвертому рядку сформувати "шапку" документа з чотирьох стовпців: розмістити написи стовпців з перенесенням в декілька рядків і отцентрировать їх по висоті і ширині

Створення набору документів, вмісних елементи аналізу даних, із застосуванням структуризації і формуванням зведених таблиць включає наступні операції:

- структуризація таблиць методом автоматичного підведення підсумків;

- створення зведених таблиць;

- консолідація в зведеній таблиці даних з декількох інтервалів;

- використання даних іншої зведеної таблиці;

- створення діаграм на основі структурованих і зведених таблиць;

- створення призначених для користувача списків;

- застосування призначеного для користувача порядку сортування;

- використання імен при складанні формул.

Наприклад, для оптового складу медикаменти потрібно розробити систему, що дозволяє реєструвати надходження товарів на склад і заявки на придбання медикаменти замовниками.

Внаслідок аналізу предметної області (діяльність складу) були виявлені наступні особливості, які повинні бути враховані при реалізації системи.

1. Для обліку товарів необхідно ввести артикул, який забезпечить ідентифікацію товару.

2. Оскільки артикул товару і найменування є значеннями, що повторюються в багатьох документах заявки на медикаменти, реєстрація надходжень на склад, тоданние про товари і артикули доцільно скласти у вигляді окремого документа.

3. Документи про надходження товарів на склад і їх відвантаження зі складу (замовлення) мають різні параметри, тому вони повинні бути оформлені у вигляді окремих документів.

4. При оформленні документів на відвантаження зі складу потрібно оперативна інформація про наявність їх на складі, що враховує кількість товару, що поступив і відвантаженого. Тому доцільно мати ще один документ, вмісний інформацію про наявність товарів на складі.

1. Створити новий файл в Ехсеl з ім'ям Склад.

2. Перейменувати робочі листи: Лист 1 - Товари, Лист 2 надходження,

Лист 3 - Відвантаження, Лист 4 - Склад.

Загальні вимоги

1. У всіх документах зафіксувати найменування стовпців.

2. Виконати обрамлення найменувань стовпців документів: зверху і знизу - двійчастою лінією, праворуч і зліва - одинарної.

Вимоги до оформлення документів

Документ Товари

1. Стовпець Артикул заповнити.

2. Заповнити другий стовпець Найменування видами ліків.

Документ Надходження

Для стовпця Дата.

1. Призначити формат Дата.

2. Використати прогресію для заповнення даних:

Для стовпця Артикул.

1. Заповнити осередки стовпця числовими даними, які будуть входити в інтервал значень відповідного стовпця на листі Товари.

2. Розташувати листи Надходження і Товари на одному екрані для зручності реєстрації надходжень.

Для стовпця Найменування.

1. Осередки стовпця повинні заповнюватися автоматично по значенню артикула з документа Товари.

Отже, документи Надходження і Товари є пов'язаними документами.

Через меню Сервіс - Майстер вибрати режим Пошук і скласти формулу для пошуку значення артикула на листі Товари. Формулу побудувати за допомогою режиму Майстер, а потім вручну внести зміни. Формула приблизно имет наступний вигляд:

=ЯКЩО ("В5= -; -"; ІНДЕКСт (Товари!$А$4:$У$12; ПОИСКПОЗ (В5; Товари!$А$4:$А$12;); ПОИСКПОЗ (Найменування"; Товари!$А$4:$У$4;)))

Скопіювати формулу в інші осередки можна з допомога знака + в нижньому кутку осередку.

Для стовпця Кількість упаковок.

Звернути увагу, що повинно вводитися тільки числове значення, а на екрані воно буде відображатися з одиницями вимірювання. При складанні формату врахувати особливість: відступ від правої межі осередку.

Документ Відвантаження

Оформлення стовпців Дата, Артикул, Найменування аналогічне оформленню відповідних стовпців на листі Надходження.

Скопіюйте значення осередків з листа Надходження на Лист Відвантаження. Вибірково поміняйте значення в стовпцях Дата і Артикул (значення в стовпці Найменування обчислюються автоматично).

Для стовпця Кому.

1. Використати режим Перевірка для створення списку значень.

Список значень для стовпця Кому створити на листі Відвантаження.

Для стовпця Кількість упаковок.

1. Скласти формат, який буде відображати числові дані, що вводяться в рублевом форматі з відступом тексту від числової величини.

Для стовпця Сума.

1. Скласти формулу для автоматичного обчислення значень:

Сума = Вартість упаковки * К-ть упаковок.

2. Призначити осередкам цього стовпця грошовий формат з роздільниками розрядів.

Заповнити підготовлені таблиці даними.

Внаслідок виконаних дій підготовлені документи Надходження і Товари.

1. Призначити формат користувача: одиниці вимірювання - "шт., "зробити відступ від правого краю стовпця.

Інші дані в стовпці Кількість упаковок поки не вводити, оскільки ці значення повинні узгоджуватися з наявністю такого вигляду товару на складі.

Для стовпця Вартість.

При заповненні стовпця передбачити наступні особливості:

- один і той же товар може поступати на склад по різній ціні;

- на складі призначають мінімальну відпускну ціну на кожний вигляд товару.

Враховуючи вищесказане, необхідно зробити доповнення на лист Товари - додати новий стовпець Мінімальна відпускна ціна. Для цього слідує:

- встановити курсор в осередок на листі Товари і набрати найменування стовпця;

- призначити рублевий формат новому стовпцю з відступами від значень і правої межі колонки;

- указати а осередку, на яку дату встановлені відпускні ціни.

Повернемося на лист Відвантаження і складемо формулу для заповнення стовпця Вартість упаковки.

Для стовпця Відсоток.

У стовпці Відсоток обчислюється сума, яка буде стягуватися при відвантаженні товару зі складу за зберігання товару і послуги, що надаються. Ця сума обчислюється в залежності від заданої величини. Наприклад. 15% від вартості товару.

Оскільки величина відсотка, що стягується є константою, то доцільно відвести для неї окремий осередок.

Для стовпця Сума.

Значення в стовпці Сума обчислюються по формулі:

Сума = (Вартість упаковки + Відсоток) * К-ть упаковок.

Ехсеl дозволяє додати таблиці певну структуру, що має до восьми рівнів ієрархії. Структуризація таблиць методом автоматичного підведення підсумків полегшує пересування по рядках даних і використовується для угруповання даних по певних параметрах з метою проведення аналізу, побудови діаграм або створення звітів.

Підготовка документа до автоматичного підведення підсумків, перейдіть на лист Надходження.

Потрібно створити проміжні підсумки на кожний вигляд товару, визначаючи по них загальну кількість упаковок і суму.

Отже, підсумки будуть підводитися по значеннях стовпця Найменування.

Підготовка документа включає:

- визначення параметрів (стовпців), по яких буде проводитися підведення підсумків;

- сортування рядків по тих параметрах, для яких будуть підводитися підсумки (відсортувати рядки документа по стовпцю Найменування).

Створення підсумків. Для виконання даної операції потрібно:

- активізувати будь-який осередок документа

- через меню Дане - Підсумки визначити параметри:

1) найменування стовпця, при зміні значення, в якій потрібно підводити підсумки (Найменування);

2) указати стовпці, по яких потрібно підведення підсумків (Кількість упаковок і Сума).

У результаті в документі автоматично формуються структура і проміжні підсумки:

Після розрахунку проміжних підсумків при наявності структури можна отримати документ тільки з підсумковими записами груп. При натисненні на кнопку структури зі знаком "мінус" відбувається згортання записів даної групи, при натисненні на кнопку "плюс" виконується розкриття записів. Таким чином, можна формувати документи з різним рівнем вкладеності структури.

Скрутіть записи до підсумків і побудуйте діаграму по новому документу:

Використання декількох підсумкових функцій одночасно

Підсумки по стовпцях Кількість упаковок і Сума формувалися на основі використання функції підсумовування.

Потрібно додати ще один проміжний підсумок, який обчислюється як середня величина вартості упаковок. Для цього треба:

- виділити інтервал осередків, дані якого зажадаються для обчислення проміжних підсумків {або активізувати будь-який осередок, що відноситься до табличної частини документа);

- через меню Дане - Підсумки указати параметри для обчислення проміжних підсумків: вигляд операції - Середнє по стовпцю Вартість упаковки і зняти опцію Замінити поточні підсумки.

У результаті в документі автоматично формуються структура і проміжні підсумки:

Після розрахунку проміжних підсумків при наявності структури можна отримати документ тільки з підсумковими записами груп. При натисненні на кнопку структури зі знаком "мінус" відбувається згортання записів даної групи, при натисненні на кнопку "плюс" виконується розкриття записів. Таким чином, можна формувати документи з різним рівнем вкладеності структури.

Скрутіть записи до підсумків і побудуйте діаграму по новому документу:

Використання декількох підсумкових функцій одночасно

Підсумки по стовпцях Кількість упаковок і Сума формувалися на основі використання функції підсумовування.

Потрібно додати ще один проміжний підсумок, який обчислюється як середня величина вартості упаковок. Для цього треба:

- виділити інтервал осередків, дані якого зажадаються для обчислення проміжних підсумків (або активізувати будь-який осередок, що відноситься до табличної частини документа);

- через меню Дане - Підсумки указати параметри для обчислення проміжних підсумків: вигляд операції - Середнє по стовпцю Вартість упаковки і зняти опцію Замінити поточні підсумки.

У результаті додався новий вигляд проміжних підсумків:

Для продовження роботи з цим документом відміните структурування даних.

Скасування структури даних

Для виконання даної операції потрібно:

- активізувати будь-який осередок, що відноситься до структурованої області документа;

- в меню Дане - Підсумки натиснути на кнопку "Прибрати все.

Розглянемо на цьому документі ряд можливостей, які надає Ехсеlпо аналізу і організації даних.

Приховайте тимчасово стовпець Вартість упаковки (стовпець Про).

Створіть додатково два стовпці - День тижня і Обсяг постачання - в документі "Надходження на склад":

Для осередків стовпця День тижня складіть формулу, за допомогою якої можна обчислювати день тижня (понеділок, вівторок...) з дати надходження товару на склад (стовпець Дата).

Активізуйте перший робочий осередок стовпця День тижня (А5).

Використовуючи вбудовані функції, складіть формулу:

= ЯКЩО (ДЕНЬНЕД (А5) = 1; "понеділок";

ЯКЩО (ДЕНЬНЕД (А5) = 2; "вівторок";

ЯКЩО (ДЕНЬНЕД (А5) = 3; "середа";

ЯКЩО (ДЕНЬНЕД (А5) = 4; "четвер";

ЯКЩО (ДЕНЬНЕД (А5) = 5; "п'ятниця";

ЕСЛИСОЕНЬНЕД (А5) -6; "субота"; "воскресіння")))))).

Функція ДЕНЬ НЕД обчислює порядковий номер дня тижня з дати, яка є аргументом функції.

Скопіюйте формулу в інші осередки стовпця День тижня.

Відсортуйте записи документа по Даті.

Тепер потрібно відсортувати запису документа по стовпцю День тижня. У чому укладається особливість?

Якщо скористатися стандартним сортуванням по убуванню або зростанню, то записи будуть відсортовані в наступному порядку: воскресіння, вівторок, понеділок, п'ятниця, середа, субота, четвер. Але задача полягає в сортуванні записів в порядку чергування днів в тижні: понеділок, вівторок, середа, четвер, п'ятниця, субота, воскресіння.

Нестандартний порядок сортування називається призначеним для користувача.

Призначений для користувача порядок сортування

Для виконання даної операції потрібно:

- активізувати будь-який осередок табличної частини документа, записи якої необхідно відсортувати;

в меню Дане - Сортування указати: сортувати по полю День тижня і натиснути кнопку Параметри;

- в меню Параметри сортування у вікні Сортування по першому ключу вибрати вигляд списку, на основі якого буде виконаються сортування.

Як створюються призначені для користувача списки?

Створення призначених для користувача списків

Для виконання даної операції потрібно:

- в меню Сервіс Параметри перейти на закладку Списки;

- у вікні Списки активізувати рядок Новий список;

- у вікні Елементи списку перерахувати значення списку або указати інтервал осередків, значення яких можна використати для складання списку;

- натиснути на кнопку Додати.

Отже, сортування по днях тижня виконане. Для чого створювався цей стовпець? Для проведення аналізу в який день тижня більше усього поступає товарів.

Для реалізації цієї задачі потрібно зробити наступні дії:

- структурувати таблицю по стовпцю День тижня;

- скрутити всі робочі рядки проміжних підсумків;

- виконати сортування по сумі.

Приклад формування интервального умови:

- активізувати перший робочий осередок з стовпця Обсяг постачання;

- скласти формулу визначення рівня об'ємів:

= Чи ЄС (О5 < 100; "низький"; ЯКЩО (І (05 > =100;05 < =400); "середній"; "високий")),

особливість якої полягає у використанні логічної зв'язки І (логічне І) для завдання інтервалу значень;

- скопіювати формулу в інші осередки стовпця.

У результаті документ буде мати наступний вигляд:

Интервальние умови

Повернемося до стовпця Обсяг постачання. Для осередків цього стовпця потрібно скласти формулу, яка буде визначати рівень постачання за правилом:

Підготовлені зразки документів на реєстрацію поступаючих товарів і відвантаження товарів зі складу. (див. додаток 2)

СПРРВОЧНО-ПОШУКОВА СИСТЕМА (СПС)

Консультант Плюс

Будь-який керівник потребує помічника - секретарі, який відповідає не тільки за діловодство, але і бере на себе організацію інформаційного обслуговування, використовуючи в своїй професійній діяльності сучасну комп'ютерну технологію. На допомогу секретарю для розв'язання цього питання приходить довідково-правова система Консультант Плюс, вмісна в підсистемі Ділові Папери електронні бібліотечні зразки і шаблони типових документів.

У статті пропонується розглянути функціональні можливості системи, знання і уміння працювати з системою Консультант Плюс.

Основні функції, які роблять систему так необхідною в роботі секретаря:

- представлені багато які типові форми, що використовуються в повсякденній діяльності підприємства;

- представлені документи, з яких користувач може вибрати стандартні фрази, абзаци або цілком пункти при складанні своїх власних документів;

- дає можливість секретарю, у якого є свій варіант документа, порівняти його з аналогічним документом в системі і використати з нього формулювання, які зроблять документ, що розробляється більш коректним і повним.

У систему також включені загальновживані форми і документи, перевірені часом і практикою ділового обороту, наприклад гарантійні листи. Визначити першоджерело таких документів вельми проблематично. Представлені в системі документи можна розділити на дві категорії: офіційно затверджені форми документів і неофіційні форми документів. (див. додаток 3)

Документи представлені в системі у вигляді шаблонів (незаповнених форм) або у вигляді зразків (заповнених форм). Якщо є інструкції або рекомендації по заповненню форми або у документа є додатки, то це вказується у вигляді гіпертекстового посилання.

Якщо типова форма була змінена, то і в системі форма змінюється. При цьому вказується дата редакції офіційного документа. Іншими словами, в системі завжди представлена остання редакція форми документа.

Запуск системи здійснюється двійчастим натисненням миші по ярлику програми Консультант Плюс на робочому столі. На екрані з'являється вікно системи Консультант Плюс, в якому користувачам пропонується база Ділові Папери. Якщо клацнути мишею по вкладці Всі системи, то можна побачити:

1. Довідково-правові системи по федеральному законодавству;

2. Довідково-правові системи по регіональному законодавству;

3. Довідкова правова система по міжнародному праву;

4. Довідкові системи підтримки прийняття рішень.

Для вибору Бази Ділові Папери необхідно:

у вікні Системи Консультант Плюс підвести курсор миші до назви бази і клацнути мишею по кнопці Відкрити базу.

У результаті на екрані з'явиться вікно База даних Ділові Папери

Стисло охарактеризуємо поля Картки реквізитів і приведемо приклади пошуку документів з використанням цих полів.

Поле Тематика. Словник цього поля являє собою рубрикатор, який був розроблений спеціально для системи, що розглядається. Він є основою для класифікації, як на вигляд діяльності, так і по видах документів (звітність, документи по інвентаризації, організаційні, розпорядливі документи і т. д.). Практика показує, що таке "змішення" виправдовує себе в рамках системи з подібною інформацією.

Для перегляду і вибору рубрики необхідно двічі клацнути мишею по полю Тематика і в діалоговому вікні, що з'явилося вибрати необхідну рубрику.

Розглянемо приклад пошуку з використанням поля Тематика. Наприклад, давайте знайдемо шаблони Ділової переписки. Для цього:

1. У поле Тематика виберемо рубрику Ділова переписка (клацнувши два рази по полю мишею).

2. У вікні, що з'явилося Тематика знайдемо рубрику Ділова переписка, потім в цьому вікні клацнути по кнопці Вибрати

3. У результаті, у вікні База даних Ділові Папери відображається кількість документів відповідних запиту (в нашому випадку - 28 документів).

4. Натиснемо кнопку - Пошук у вікні База даних Ділові Папери

5. У результаті отримуємо список документів, відповідних запиту.

6. Для входу в текст необхідної форми необхідно двічі клацнути клавішею миші по вибраному документу (наприклад, лист іноземному партнеру). У результаті на екрані з'явиться форма листа, що пропонується системою.

Поле Тип документа. Значеннями цього поля є типи документів, а саме: договір, довідка, заява, звіт, розрахунок, протокол і т. п. Використання даного поля дозволяє відразу обмежувати список необхідних документів, якщо відомий тип документа. Наприклад, необхідно знайти форму наказу про проведення інвентаризації майна. Для цього:

1. У поле Тематика виберемо рубрику ІНВЕНТАРИЗАЦІЯ.

2. Поле Тип документа введемо або виберемо з списку (після двійчастого натиснення на поле Тип документа) слово НАКАЗ,

3. Натиснувши кнопку поститЕ«*) до*¦РЕ¦, знайдемо документ Наказ про проведення інвентаризації, форм № ИНВ-22.

4. Двічі клацнувши мишею по документу "Наказі. .., "увійдемо в документ...

Поле Розробник Значеннями цього поля є або назви органів влади, які розробили або затвердили відповідний документ (наприклад, Міністерство фінансів РФ), або назви професійних об'єднань або фірм, що надали відповідні документи.

Дане поле зручне при пошуку, коли треба знайти затверджену форму, але відомий лише орган що затвердив її. Пошуки по цьому полю проводяться аналогічно описаним вище.

Поле Джерело. Значеннями цього поля є або назва професійного об'єднаний! Або фірми, що надали документ, або найменування офіційного документа, яким введена форма документа.. Наприклад, необхідно знайти форми звітності, введені Постановою Держкомстат РФ від 08.08.96 № 96. Для цього:

1. Увійдемо в словник поля Джерело, натиснемо кнопку Знайти..., задамо пошукове вираження ДЕРЖКОМСТАТ РФ ВІД 08.08.96, перевіримо напрям пошуку Вниз і натиснемо кнопку Шукати. Вибер* Постанова Держкомстат РФ № 96.

2. Сформуємо список документів по даному запиту.

Для перегляду форми необхідно двічі клацнути мишею по знайденому документу.

Поле Дата останньої зміни. Це попові введено по проханнях користувачів. Значеннями поля є дати останньої зміни тексту відповідного документа. Дане поле, зокрема, дозволяє знайти документи, змінені після якоїсь дати. Пошук здійснюється способами, описаними вище.

Поле Текст. Дане поле дозволяє здійснювати контекстний пошук по текстах документів. Робота з ним нічим не відрізняється від роботи з полем Текст документа СПС Консультант Плюс.

ВИСНОВОК

У цей час наявність успішно діючої системи автоматизації діловодства і документообігу говорить про благополуччя установи і його керівництва. Це означає повну керованість підлеглих керівництву апарату, їх компетентність, солідарність, дисциплінованість і зацікавленість в максимально успішному виконанні дорученої справи.

Автоматизована система представляє можливість проводити оперативний і ефективний обмін інформацією між всіма дільницями виробничого процесу, дозволяє скоротити час, необхідний на підготовку конкретних задач, виключити можливих появлений помилок підготовки звітної документації.

Впровадженні автоматизованої системи забезпечить зручність в роботі, раціональну організацію виробництва і зниження психологічних навантажень. Також знизяться фізіологічні навантаження, т. до. з впровадженням відповідного програмного забезпечення час, затрачений на цю ж роботу, істотно поменшає. Це позитивно вплине на працездатність працівника, т. до. приведе до зменшення кількості інформації, що обробляється, а також у персоналу з'явиться додатковий час для аналізу і прийняття управлінських рішень.

Список використаної літератури.

1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Система організаційно-розпорядливої документації. Вимога до оформлення документів».

2. В. І, Максимович, Г. Ю. Берестова, Секретарська справа № 4/ 2003 «Принципи автоматизації діловодства» стор. 24-26.

3. В. Е. Баласанян, Секретарська справа № 2/ 2002 « Використання електронної пошти» стор. 46-49.

4. Г. А. Серова, Секретарська справа № 2/ 2002 « Застосування комп'ютерних технологій» стор. 52-61.

5. Л. А. Сисоєва, Секретарська справа № 2/ 2002 «Робота з програмою MicrosoftWord'стр. 61-66.

6. Л. А. Сисоєва, Секретарська справа № 3/ 2002 «Робота з программойMicrosoftExcel'стр. 35-42.

7. Л. А. Сисоєва, Секретарська справа № 3/ 2003 «Довідково-пошукова система (СПС) Консультант Плюс» стор. 50-57.

8.. ru, www.peferat.ru.

ДОДАТОК

Додаток 1

(мал. 1)

(мал. 2)

Продовження додатку 1

(мал. 3)

(мал. 4)

Продовження додатку 1

(мал. 5а)

(мал. 5б)

Продовження додатку 1

мал. 5в

мал. 6

Продовження додатку 1

мал. 7

продовження додатку 1

_№_

На№_ от_

éù

Рис. 8

Продовження додатку 1

Ріс.9

Додаток 2

продовження додатку 2

Додаток 3

Вікно системи Консультант-Плюс.

Вікно документів.

Ділові папери.

Результат пошуку.

зміст

Введення...3

1. Принципи автоматизації діловодства...4-6

2. Принципи технології електронного документообігу...6-8

3. Системи управління документообігом на основі web-технологій...8-13

4. Використання електронної пошти...14

5. Система корпоративного електронного архіву...15-17

6. MicrosoftWord...17- 18

7. MicrosoftExcel...18- 27

8. Довідково-Пошукова Система (СПС) Консультант Плюс...27-31

Висновок...32

Список літератури, що використовується ...33

Додаток...34