Реферати

Реферат: Документ система

Показники стану й ефективності використання основних засобів. Економічна сутність основних засобів. Система показників стану й ефективності використання основних фондів підприємства. Коротка організаційно-економічна характеристика підприємства НП "Вилена-Лас". Аналіз фінансово-господарської діяльності.

Формування податкової бази по податку на прибуток організацій: діючий механізм і проблеми удосконалювання. Сутність і значення податку на прибуток для економіки в цілому. Складені налогообразующие елементи. Формування податкової бази. Податковий облік доходів і витрат. Механізм числення і сплати податку на прибуток організацій і його шляху удосконалювання.

Головний гідровузол з кам'яно-земляною греблею і водоскидним спорудженням. Варіант гідровузла з кам'яно-земляною греблею. Паспорт гідровузла, визначення оцінки гребеня ґрунтової греблі. Стан будівництва гребель з укоченого бетону у світі. Гідравлічний розрахунок водоскидного спорудження. Водоскидне спорудження, його вибір.

Аудит підприємств по сплаті єдиного податку на вмененний доход. Система оподатковування у виді єдиного податку на вмененний доход (ЕНВД): платники податків, об'єкт оподатковування, податкова база і ставка, зарахування, порядок, терміни сплати. Мети, ризики й етапи аудита спеціальних податкових режимів. Приклад розрахунку ЕНДВ.

Методи дослідження геології Києва. Загальна геоморфологическая характеристика м. Києва. Геологічна будівля і гідрогеологія деяких районів. Інженерно-геологічні процеси і явища на території Києва. Підготовка території під будівництво методом напливу, креслення приміщення.

Міністерство освіти Російської Федерації

Далекосхідний державний технічний університет

Кафедра економіки і управління.

Реферат на тему:

Документ як система.

Виконала:

студентка групи у- 0621 Мелентьева Е. А Перевірила:

Устикова Н. М

Владивосток

2004 р.

Зміст.

1Введение 3

2Свойства документів 4-6

2.1 Ознаки документа 7-8

2.2 Функції документа 9-11

2.3 Матеріальні носії інформації 12

2.4 Реквізити документів 13-19

3 Висновок 20

4 Список використаної літератури. 21

1. Вступ

Діловодство сьогодні визначається стандартом як "галузь діяльності", що забезпечує документування і організацію роботи з документами" (ГОСТ Р51141-98 Діловодство і архівна справа. Терміни і визначення.), т. е. весь процес від моменту створення документа і до його знищення або передачі на зберігання в архів.

З'являється термін спочатку в усній мові (приблизно в XVII в.) і означає сам процес рішення (виробництва) справи -" справу проводити" (вирішувати питання). Оскільки в ході розв'язання будь-якого питання виникали документи, щоб закріпити досягнуту домовленість, прийняте рішення (бо усне слово короткочасно, може бути забуто, спотворено при передачі або не так понятий), вже в XVI в. вживається словоделокак "збори документів, що відносяться до якої небудь справи, питання". Уперше в цьому понятті слово "поділо" зафіксовано в документах в 1584 р.

Документ виник передусім щоб зафіксувати інформацію і додати їй юридичну силу. Латинське documentum - доказ, свідчення.

2. Властивості документа

2.1 Ознаки документа.

2.2 Функції документів.

Будь-який документ документ полифункционален (многофункционален), т. е. містить в собі різні функції, які з течією часу міняють своє домінуюче значення. Виділяються функції загальні і спеціальні. Загальні - це інформаційна, соціальна, коммуникативная, культурна; спеціальні - управлінська, правова, функція історичного джерела, функція обліку

Рис 1

Функції документа

Інформаційна функція визначається потребою в запечатленії інформації з метою збереження і передачі і властива всім без виключення документам. Причина появи будь-якого документа - необхідність фіксувати інформацію про факти, події, явища, практичну і мислительной діяльність.

Інформацію, що міститься в документах можна поділити на: 1) ретроспективну (що відноситься до минулого); 2) оперативну (поточну); 3) перспективну (що відноситься до майбутнього). Існують і інші класифікації інформації. Наприклад, розділення на первинну і повторну; по жанрах; видам; носіям і проч.

Кожний документ має інформаційну ємність (або інформаційний потенціал), т. е. кількість і якість інформації.

Інформаційна ємність характеризується такими показниками: повнота, об'єктивність, достовірність, оптимальність, актуальність інформації, її корисність і новизна. Чим вище ці показники, тим цінніше документ.

Соціальна функція також властива багатьом документам, т. до. створюються вони для задоволення різних потреб як суспільства загалом, так і окремих його членів. Документ також сам може впливати на соціальні відносини них в залежності від призначення, ролі в даному суспільстві, причому може не тільки стимулювати їх розвиток соціальних процесів, але і гальмувати.

Коммуникативная функція виконує задачу передачі інформації у часі і просторі, інформаційному зв'язку між членами суспільства. Без обміну відомостями, думками, ідеями соціальні зв'язки не можуть підтримуватися. Можна виділити дві категорії документів, в яких яскраво виражена коммуникативная функція:

1) документи, орієнтовані в одному напрямі (закони, укази, розпорядження, накази, інструкції, жалоби, доповідні записки і інш.);

2) документи двосторонньої дії (ділова і особиста переписка, договірні документи і т. д.).

Культурна функція - здатність документа зберігати і передавати культурні традиції, естетичні норми, ритуали, прийняті в суспільстві (кінофільм, фотографія, науково-технічний документ і інш.).

Управлінська функція виконується офіційними документами, які спеціально створені для цілей і в процесі управління (закони, положення, статути, протоколи, рішення, зведення, звіти і інш.). Ці документи грають велику роль в інформаційному забезпеченні управління, вони багатоманітні, відображають різні рівні прийняття рішень.

Правова функція властива документам, в яких закріпляються зміни правових норм і правопорушень. Можна виділити дві категорії документів, наділених правовою функцією: що спочатку володіють нею і що придбавають її на час.

У першу групу входять всі документи, що встановлюють, закріплюючі, змінюючі правові норми і правовідносини або що припиняють їх дію, а також інші документи, манливу за собою юридичні наслідки. Сюди відносяться всі правові акти органів державної влади (закони, укази, постанови і інш.), судові, прокурорські, нотаріальні і арбітражні акти, всі договірні, удостоверительние документи (паспорта, пропуску, посвідчення і т. д.) і виправдувально-фінансові документи (накладні, прибуткові ордери, рахунково-платіжні вимоги і т. п.)

До другої категорії відносяться документи, які на час придбавають цю функцію, будучи доказом яких-небудь фактів в суді, органах слідства і прокуратурі, нотаріаті, арбітражі. У принципі будь-який документ може бути доказом і тим самим тимчасово буде наділений правовою функцією.

Функція історичного джерела вивчається історичною наукою. Існує дві точки зору: перша - документ стає історичним джерелом з моменту передачі його на архівне зберігання; друга - документ наділяється цією функцією з моменту його виникнення, але усвідомлюється ця функція людиною лише коли документ поступає в архів. Таким чином, ця функція починає домінувати в документі, якщо він виступає як джерело інформації для історика, що досліджує ту або інакшу проблему.

Функція обліку дає не якісну, а кількісну характеристику інформації, пов'язаної з господарськими, демографічними і інакшими соціальними процесами з метою їх аналізу і контролю. Основні види обліку - статистичний, бухгалтерський, оперативний відбиваються в статистичних і фінансово-економічних документах, планової, звітної, документації.

Автор документа, як правило, наділяє його якоюсь однією функцією, об'єктивно же цей документ несе і інакші функції і з течією часу питома вага тієї або інакшої функції змінюється. Перераховані функції можна поділити на функції оперативного характеру, час дії яких обмежений (управлінська, правова, обліку) і функції постійно діючі (інформаційна, соціальна, історичного джерела). Наприклад, атестат зрілості містить інформаційну, культурну, соціальну, правову і функцію історичного джерела, інш. приклади..

2.3 Матеріальні носії інформації

2.4 РЕКВІЗИТИ ДОКУМЕНТА

Кожний документ складається з елементів, які називаються реквізитами. Різні документи мають різний набір реквізитів. Сукупність реквізитів, певним чином розташованих в документі, складає формуляр цього документа. Формуляри, характерні для певного вигляду документів називаються типовими. Графічні моделі або схеми побудови документів мають назву "формуляробразец".

Усього існує 5-ть груп реквізитів, в які входить 31 реквізит. Зразок розміщення реквізитів на листі паперу формату А4

Iгруппа

«Реквізити назви документів»

В неї входять реквізити: № 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 15.

Реквізит № 1 «Державний герб»

Написання- ставиться у вигляді гербового друку на бланках документів органів державної влади, інших державних органів, міністерств, відомостей, а також підприємств, організацій в передбачених законодавством випадках. Коло підвідомчих установ, які можуть носити державний герб на бланки своїх документів, визначає кожне міністерство (відомство).

Розташування на документі- у верхньому лівому кутку. Вживається для затвердження прав певних персон, при фіксації фактів використання грошей і матеріальних цінностей. Проставляти цей реквізит на документах суб'єктів підприємницької діяльності не державної форми власності забороняється.

Реквізит № 2 «Емблема організації або підприємства»

Написання- символичное, графічне зображення, яке відкриває, напрям діяльності фірми, підприємства. Знак полегшує пошук документа, але не замінює найменування організації.

Розташування- у верхньому полі документа право від першого реквізиту.

Реквізит № 3 «Зображення нагород»

Написання- застосовується замість внесення назв орденів в найменування установи. Поліпшує вигляд документа. Зменшує об'єм заголовка.

Розташування- у верхньому, лівому полі документа право від другого реквізиту.

Реквізит № 4 «Код підприємства, установи, організації по УКПО»

Розташування- у верхньому правому кутку.

Реквізит № 5 «Код форми документа по УКУД»

Розташування- на другому рядку під четвертим реквізитом.

Написання- четвертий і п'ятий реквізити вказуються у разі необхідності згідно з відповідними класифікаторами.

Реквізит № 6 «Назва міністерства або відомства»

Написання- відмічається найменування міністерства або відомства (вищої організації, або фундатора).

Розташування- у верхній частині документа, під третім реквізитом.

Реквізит № 7 «Назва установи»

Написання- повна назва установи, організації або підприємства - автора документа.

Розташування- у верхній частині документа під шостим реквізитом.

Реквізит № 8 «Назви структурного підрозділу»

Написання- пишеться цей реквізит, якщо є необхідність. Повна назва структурного підрозділу (шостої, сьомої, восьмої реквізити пишуться в називному відмінку).

Розташування- пишеться під сьомим реквізитом.

Реквізит № 9 «Адреса відправника»

Написання- пишеться індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телетайпу (абонентного телеграфу), номер телефону, факсу, номер рахунку в банку. Порядок і форма записів відомостей про поштова і телеграфна адреси організацій повинні відповідати поштовим правилам. Цей реквізит розміщується тільки на бланках для листів.

Розташування- під восьмим реквізитом.

Реквізит № 10 «Назва вигляду документа»

Написання- визначається як найменування сукупності документів, які виконують однорідні функції (наказ, протокол, акт, довідка) - це один з обов'язкових реквізитів, які відповідають прискореному вивченню документа. Назва вигляду ділового паперу (відсутній тільки на службових листах) дає перше уявлення про його призначення, оскільки певні управлінські рішення повинні оформлятися відповідними видами документів.

Розташування-в верхній частині формуляра документа, під дев'ятим реквізитом, на шостому рядку.

Реквізит № 15 «Гриф секретності»

Написання- проставляється для засекречення документів. Документ з грифом секретності - з обмеженим доступом, призначений для певних персон.

Розташування- у верхній правій частині документа, на третьому рядку під п'ятим реквізитом.

IIгруппа

«Реквізити датування і індексації документів»

В неї входять реквізити: 11, 12, 13, 14.

Реквізит № 11 «Дата»

Написання- дата є обов'язковим реквізитом документа, без дати документ втрачає юридичну силу. Дата підписання або твердження може стати датою документа. Датою листа або наказу є день їх підписання, датою плану або інструкції - день твердження. Окрему групу складають такі документи, як протокол, акт, датою яких є час фіксування в них фактів, явищ, вчинків.

Датою документа, який приймається колегіальним органом, є дата його прийняття. Датою вступу внаслідок розпорядливого документа - день його отримання адресатом, якщо документ не обумовлений іншим терміном. Елементи дати пишуться трьома парами арабських цифр, в один ряд, в послідовності: число, місяць, рік. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають всі службові документний відмітки пов'язані з їх походженням (резолюції, узгодження, візи, відмітки про виконання документа і напрям його в справу).

Розташування- проставляється дата підписання документа збоку його лівій верхній разом з вихідним номером (левее від нього) на сьомому рядку. Якщо документ складений не на бланку, його дата проставляється нижче левее.

Реквізит № 12 «Індекс документа» (Вихідний номер)

Написання- часто включає три пари арабських чисел, де перша пара - індекс структурного підрозділу автора документа, друга - номер справи де знаходиться (зберігається) копія документа, третя - порядковий номер по журналу обліку.

Розташування- в лівій верхній частині документа на сьомому рядку право від одинадцятого реквізиту.

Реквізит № 13 «Посилання на документ»

Написання- включає в себе дату і індекс, вказані установою, яка видала документ, на який дається відповідь. Вказаний реквізит переписується персоною, яка складає документ з ініціативного документа.

Розташування- пишеться на восьмій строчці під одинадцятим реквізитом.

Реквізит № 14 «Місце складання або видання документа»

Написання- включає в себе назву населеного пункту, де видається документ.

Розташування- проставляється право від тринадцятого реквізиту.

IIIгруппа

«Реквізити оформлення тексту»

В неї входять реквізити: 16, 19, 21.

Реквізит № 16 «Адресат» (кому призначений документ)

Написання- документи можуть бути адресовані установі, його структурним підрозділам, або конкретній службовій персоні, їх найменування пишуться в називному відмінку.

Розташування- на дев'ятому рядку документа, по середині.

Реквізит № 19 «Заголовок до тексту» (наказ)

Написання- невід'ємна частина тексту документа, незалежно від його вигляду і призначення (крім телеграм, телефонограм, і відповідей на листи громадян). Цей реквізит відображає головну ідею тексту. Заголовок повинен бути лаконічним і точним. Друкується заголовок маленькими буквами через один міжрядковий інтервал. У кінці заголовка точка не ставитися.

Розташування- пишеться на дев'ятій строчці збоку лівій.

Реквізит № 21 «Текст документа»

Написання- головний реквізит документа ради якого створюється документ. Приступаючи до складання тексту, насамперед необхідно визначити його мету, пересвідчитися у відповідності змісту компетенції вибраної установи, правильно визначити вигляд документа для фіксації управлінського рішення. Связной текст документа може також складатися на основі трафарету, або макета, які розміщують постійну інформацію і мають пропуски для внесення зміненої інформації.

Розташування- посередині документа, на десятому рядку, під реквізитом номер шістнадцять.

IVгруппа

«Реквізити затвердження документа»

В неї входять реквізити: 17, 23, 24, 25, 26,

Реквізит № 17 «Гриф твердження»

Написання- якщо документ затверджується конкретною персоною (службової), то гриф твердження містить також елементи: слово «ЗАТВЕРДЖУЮ», найменування посади, особистий підпис, ініціали і прізвище персони, яке затвердило документ, дата твердження. У затверджені документи не можна вносити які - або поправки, виправлення або доповнення без дозволу персони, яка їх затвердила.

Розташування- збоку правій верхній бланка на четвертому рядку, навпроти восьмого реквізиту.

Реквізит № 23 «Підпис»

Написання- обов'язковий реквізит службового документа. У установах, які функціонують на основі единоначальности, документ підписує одна службова персона - її керівник, його заступник або керівник структурного підрозділу. Право підпису встановлюється наказом керуючої установи або інструкцією по діловодству.

Документи, які відправляються у вищі організації, а також розпорядливі і якнайважливіші внутрішні, підписує керівник установи, або його заступник. До складу підпису входить: визначення посади (повна, якщо документ надрукований не на бланку), особистий підпис, ініціали і прізвище персони, яке підписало документ.

Розташування- підпис ставиться на нижньому полі документа, в правій частині на дванадцятому рядку.

Реквізит № 24 «Гриф узгодження»

Написання- оформляється згідно з відповідними вимогами в двох варіантах: узгодження з конкретною посадовою персоною; узгодження з колегіальним органом. У першому випадку після слова «УЗГОДЖЕНО» визначаться найменування посади службової персони. Включають назву твердження, з якою узгоджується документ, особистий підпис, розшифровка підпису і дата. У другому випадку після слова «УЗГОДЖЕНО» визначається вигляд документа, його номер і дата. Слово «УЗГОДЖЕНО» друкується великими буквами без лапки на лицьовій сторінці документа.

Розташування- ставиться в правій нижній частині документа. Під двадцять третім реквізитом.

Реквізит № 25 «Віза»

Написання- складається з особистого підпису персони, який візує і дати. У разі необхідності відмічається посада того, хто візує, а підпис розшифровується, тобто вказується прізвище, ім'я, по батькові.

Розташування- на документі внутрішнього використання віза ставиться на першому примірнику, розташована на тринадцятому рядку право від двадцять четвертого реквізиту в нижньому полі документа.

Реквізит № 26 «Друк»

Написання- підпис відповідальної персони затверджується друком на документах, які вимагають затвердження прав громадян і юридичних персон, фіксації факту витрати грошей і матеріальних цінностей, а також передбачених актами (трудові книги, титульні списки). Крім того, друк проставляється на статутах (положеннях) установ, договорах, дорученнях. Печаті ставляться на копіях документів, які відсилаються в іншу установу. Відбиток друку треба ставити так, щоб він накривав частину найменування посади персони, яка підписала документ.

Розташування- проставляється друк в нижньому правому полі документа право від двадцять третього реквізиту.

Vгруппа

«Реквізити про отримання і виконання документів».

У неї входять реквізити: 18, 20, 22, 27, 28, 29, 30, 31.

Реквізит № 18 «Резолюція»

Написання- напис на документі сделаная керівником установи або його підрозділу, який містить вказівки для виконання документа. Складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, підпис, дата. У резолюціях на документі з типовими термінами виконання, які не вимагають спеціальних (додаткових) вказівок для виконання, відмічається виконавець, ставиться підпис автора резолюції, дата.

Розташування- ставиться на шостому рядку у верхньому полі документа, левее від десятого реквізиту (вигляд документа).

Реквізит № 20 «Постанова документа на контроль»

Написання- відмічається словом «КОНТРОЛЬ» або буквою «До», її можна писати від руки (червоним, синім або зеленим кольором), або робити за допомогою гумового штемпеля.

Расположениепроставляется в лівому верхньому полі на сьомому рядку на самому краї бланка.

Реквізит № 22 «Відмітка про додаток»

Написання- додатку доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ загалом. При наявності додатків, доповнення відмічається в тексті або після тексту документа, перед підписом. Доповнення повинні оформлятися на стандартних листах і мати всі необхідні для конкретного вигляду документа реквізити.

Розташування- в нижньому правому полі документа над двадцять третім реквізитом.

Реквізит № 27 «Відмітка про копії» (виготовленні і твердженні)

Написання- реквізит містить дані про копії (їх кількості), місце їх знаходження, адресатів тих, кому вони були направлені. Кількість копій визначається нормативними актами (особливо для документів з обмеженим доступом) або диктується практичною необхідністю.

Розташування- ставиться в правому нижньому полі документа право двадцять другого реквізиту.

Реквізит № 28 «Відмітка про виконавця даного документа»

Написання- містить прізвище безпосереднього виконавця і номер його робочого телефону.

Розташування- проставляється на зворотній стороні документа в нижній частині (на останньому рядку зліва).

Реквізит № 29 «Відмітка про виконання документа і відправлення його в справу»

Написання- складається з короткої довідки про виконання (якщо немає документа про виконання), слів «В справу» і номери справи, і номера справи, до якого документ буде підшитий, дати напряму його в справу і підписи виконавця. Цей реквізит свідчить про те, що робота над документом завершена.

Розташування- ставиться в нижньому лівому полі в лівому кутку на останньому рядку.

Реквізит № 30 «Відмітка про перенесення інформації на ЕОМ»

Написання- включає інформацію, перенесену на ЕОМ, дату перенесення, номер масиву, підпис персони, відповідальної за перенесення даних.

Розташування- проставляється в нижній частині документа, на останньому рядку, (посередині).

Реквізит № 31 «Помітка об отримання документа» (вхідний номер)

Написання- ця відмітка містить такі елементи: скорочена назва установи, дата отримання документа, індекс документа. Відмітка робиться від руки або за допомогою гумового штемпеля організації.

Розташування- проставляється в нижньому правому полі документа, на останньому рядку, в правому кутку.

3. Висновок.

У ув'язненні хотілося б сказати що документ являє собою систему.

Він відображає факти, події, предмети, явища об'єктивною дійсності і мислительной діяльності людини. Він створюється за допомогою листа, графіки, малюнка, фотографії, звуко- і відеозапису. Документ виготовляється на спеціальному матеріалі (паперу, фотоплівці і т. п.).

Щоб документ мав юридичну силу, процес його створення регламентується і здійснюється за встановленими правилами. Це підкреслене і у визначенні терміну документ в законі "Про інформацію, інформатизацію і захист інформації": "документована інформація (документ) - зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати".

Документ, зафіксувавши (відобразивши) інформацію, тим самим забезпечує її збереження і накопичення, можливість передачі іншій особі, багаторазове використання, повернення до інформації у часі.

Як носій інформації документ виступає як неодмінний елемент внутрішньої організації будь-якої установи, підприємства, фірми, забезпечуючи взаємодію їх частин. Інформація є основою для прийняття управлінських рішень, служить доказом їх виконання і джерелом для узагальнень, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи. У управлінській діяльності документ виступає і як предмет труда, і як результат труда, оскільки прийняте рішення записується, закріпляється в документі.

Список використаної літератури.

1. Сучасне діловодство Кирсанова М. В

М: Инфра - М 2000.

2. Документоведеніє. Кушнаренко Н. Н, Київ.: Знання 2000

3. Зиновьева Н. Б, Сояпіна Н. А...

Документ комунікації і сприйняття. Лекції по курсу «документоведение». Краснодар: 95 р.

4. Діловодство. Кузнецова Т. ВМ:2003 р.