Реферати

Реферат: Документи ділового спілкування

Порядок нарахування податку на прибуток при різних системах оподатковування. Розрахунок позареалізаційних доходів, що формують базу по податку на прибуток звітного періоду. Визначення платників податку на прибуток від спільної діяльності. Облік доходів фізичних осіб при визначенні податків. Спрощена система оподатковування.

Формування фінансової стратегії підприємства. Місце і роль фінансової стратегії в загальній стратегії підприємства. Принципи й особливості формування фінансової стратегії підприємства. Основні етапи формування, методика й інструменти організації процесу розробки фінансової стратегії підприємства.

Динаміка підземних вод. Складання розрахункової схеми кущової відкачки і проведення її діагностики. Визначення коефіцієнта фільтрації і пружної водовіддачі, обчислення параметрів шару, розрахунок коефіцієнта пьезопроводности. Побудова графіка майданного простежування.

Аудит витрат, зв'язаних з обслуговуванням облігаційної позики. Мети використання векселів як фінансових інструментів залучення фінансових ресурсів. Визначення в ході аудиторської перевірки виду боргових цінних паперів, умов їхнього розміщення, порядку погашення, нарахування і виплати доходів власникам цінних паперів.

Види пневмоній, диференціальна діагностика і їхнє лікування. Класифікації пневмоній, особливості протікання її різновидів у різних видів тварин, симптоматика, вага лікування, етиологические фактори і форми запального процесу. Опис збудників пневмонії і взаємозв'язок з іншими захворюваннями.

Державний комітет

Російської Федерації

по стандартизації, метрології

і сертифікації

ПОТОКОЛ

12.03.04 N 4

Москва

Засідання науково-технічної

комісії по общетехническим

і організаційно-методичним стандартам

Голова - Ткаченко В. В.

Секретар - Горелов В. А.

Були присутні: Алмазів І. А, Антоновський І. П., Балакирев П. С., Бурденков К. С.

Запрошені: заступник директора Книжкової палати Івана Р. Н., начальник відділу методики стандартизації НИИС Сухарев В. И., начальник відділу систем документування ВНИИДАД Соколова А. Н., заступник директора ГНИЦВОК Сухов Н. К.

Порядок денний:

1. Про проект стандарту «Документація управлінська. Протокол».

Доповідь начальника відділу методики стандартизації НИИС Сухарева В. И.

2. Про проект стандарту «Транслітерация російських слів латинськими буквами».

Доповідь заступника директора Книжкової палати Іванова Р. Н.

1. СЛУХАЛИ:

Сухарева В. И. - про проект стандарту «Документація управлінська. Протокол». Текст доповіді додається.

ВИСТУПИЛИ:

Балакирев П. С. - Формуляр протоколу побудований на основі єдиної схеми (формуляр-зразок). Правила оформлення протоколів базується на існуючій раціональній практиці документування. Проект узгоджений з найбільш компетентними організаціями. Запропонував затвердити стандарт і ввести його в дію з 1 січня 2005

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Затвердити проект стандарту «Документація управлінська. Протокол» і встановити термін введення в дію - 1 січня 2005 року.

2. СЛУХАЛИ:

Иванова Р. Н. - про проект стандарту «Транслітерация російських слів латинськими буквами». Необхідність стандарту викликана різким зростанням обміну інформацією із зарубіжними країнами. Вивчені все існуючі способи транслитерації. Проект стандарту узгоджений з всіма зацікавленими відомствами.

ВИСТУПИЛИ:

Петров Е. Я. - проект не відображає існуючу практику транслитерації в науковій літературі.

Ткаченко В. В. - стандартом важко користуватися при передачі телеграм за рубіж.

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1 Доручити члену науково-технічної комісії Евсеєнко Е. П. погодити проект з інститутом російської мови РАН до 08.07.04.

2.2 Доопрацювати проект стандарту і представити його на затвердження науково-технічної комісії до 10.07.04. Відповідальний - заступник директора Книжкової палати Івана Р. Н.

Голова

Секретар

особистий підпис

особистий підпис

В. В. Ткаченко

В. А. Горелова

У справу 13-10

підпис Резун Б. В.

15.03.04

Державний комітет

Російської Федерації

по стандартизації, метрології

і сертифікації

ВИПИСКА З ПОТОКОЛА

12.03.04 N 4

Москва

Засідання науково-технічної

комісії по общетехническим

і організаційно-методичним стандартам

Голова - Ткаченко В. В.

Секретар - Горелов В. А.

Були присутні: Алмазів І. А, Антоновський І. П., Балакирев П. С., Бурденков К. С.

Запрошені: заступник директора Книжкової палати Івана Р. Н., начальник відділу методики стандартизації НИИС Сухарев В. И., начальник відділу систем документування ВНИИДАД Соколова А. Н., заступник директора ГНИЦВОК Сухов Н. К.

Порядок денний:

2. Про проект стандарту «Транслітерация російських слів латинськими буквами».

Доповідь заступника директора Книжкової палати Іванова Р. Н.

2. СЛУХАЛИ:

Иванова Р. Н. - про проект стандарту «Транслітерация російських слів латинськими буквами». Необхідність стандарту викликана різким зростанням обміну інформацією із зарубіжними країнами. Вивчені все існуючі способи транслитерації. Проект стандарту узгоджений з всіма зацікавленими відомствами.

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1 Доручити члену науково-технічної комісії Евсеєнко Е. П. погодити проект з інститутом російської мови РАН до 08.07.04.

2.2 Доопрацювати проект стандарту і представити його на затвердження науково-технічної комісії до 10.07.04. Відповідальний - заступник директора Книжкової палати Івана Р. Н.

Голова

Секретар

особистий підпис

особистий підпис

В. В. Ткаченко

В. А. Горелова

ВІРНО

секретар

підпис

Б. В. Резун

16.03.04

Акт

Акт - документ, складений декількома особами і підтверджуючий встановлені факти і події.

АКТ - довідково-інформаційний документ в системі організаційно-розпорядливої документації. Він містить інформацію, необхідну для розробки і прийняття управлінського рішення, і служить однією з визначальних юридичних основ для видання розпорядливих документів.

У практиці управління застосовуються і складаються акти багатьох різновидів - ліквідації, перевірки, експертизи, прийом-передачі, інвентаризації, списання, аварії, здачі-прийому роботи і т. п., які можуть відноситися до інших систем документації і існувати у вигляді шаблона, трафарету і навіть уніфікованої затвердженої форми.

Але загальні правила складання і оформлення і формуляр акту залишаються єдиними.

Акти складаються колегіально з метою об'єктивно зафіксувати існуючі або події, що відбулися, факти і стану, встановити їх зміст, суть, причини і слідства. У склад комісії повинні входити не менш двох укладачів. На практиці ж число членів комісії встановлюється завжди непарним.

Акти складаються як постійно діючими, так і спеціально створеними комісіями, мета роботи яких, повноваження і склад членів закріпляються в розпорядливих документах підприємства, що видаються або організації (наказі керівника, розпорядженнях заступників керівника і головних фахівців).

У деяких випадках акт може бути складений комісією, освіченою на основі усного розпорядження керівника або його заступників в межах їх компетенції.

Акти складаються також повноважними посадовими особами (державними санітарними лікарями, інспекторами пожежного нагляду, аудиторами і фінансовими консультантами, що мають державний атестат і т. п.) і представниками контролюючих органів (архівної, податкової, торгової, адміністративно-технічної і інших інспекцій).

У акті фіксуються тільки реальні, точно встановлені комісією факти, остаточні висновки, об'єктивні кількісні показники і інші відомості, які отримані внаслідок роботи комісії.

На основі чорнових і попередніх записів членів комісії акт остаточно складається і оформляється в тій кількості примірників, яка визначається метою і задачами роботи комісії, кількістю зацікавлених сторін або нормативними документами, що регламентує складання актів в конкретних випадках. Кожний примірник акту підписується всіма членами комісії, що брали участь в перевірці або встановленні фактів, станів, подій. Всі примірники документа придбавають однакову юридичну силу.

Особлива думка члена комісії повинна бути викладена на окремому листі паперу і оформлена у вигляді додатку до акту.

Акт може бути оформлений на загальному бланку підприємства, установи, організації або на чистому листі формату А4 з розташуванням реквізитів за зразком загального бланка (подовжньому або кутовому).

У формуляр акту входять наступні реквізити: найменування автора документа, назва вигляду документа (АКТ); дата; реєстраційний номер; місце складання; заголовок; текст; підписи; гриф твердження.

Назва вигляду документа (АКТ) оформляється при кутовому розташуванні реквізитів від межі лівого поля через 2 міжрядкових інтервалу нижче за найменування підприємства або організації, а при подовжньому розташуванні реквізитів і в загальному бланку - центрованним способом великими буквами.

Датаоформляется цифровим способом (10.03.04) і є, як правило, датою події, що актується. Але якщо робота комісії продовжувалася декілька днів, то при складанні акту вказують дату закінчення роботи. Ця дата є датою складання і підписання акту.

Реєстраційні номери актовобично проставляються при оформленні результатів роботи комісій, що мають конкретну постійну компетенцію і встановлений термін повноважень (експертна, атестаційна, кваліфікаційна і т. п.). При актуванні одиничних фактів і подій номер може бути відсутнім.

Реквізит«місце составления'содержит назва географічного пункту, в якій реально відбулася подія, зафіксована в акті, і де реально працювала комісія.

Заголовокакта оформляється в лівому верхньому кутку через 2-3 міжрядкових інтервалу нижче за реквізит «місце складання». Він відповідає на питання «Про що?», починається з прийменника «Про» («Про») і формулюється за допомогою відкладального іменника. У заголовку акту звичайно відбивається мета його складання, мета роботи комісії:

Про списання обладнання

поліграфічної лабораторії

Про виділення документів і справ

до знищення

Про прийом-передачу справ по

посаді бухгалтера-операціоніста

Текстакта складається, як правило, з двох логічних складових частин: введення - виклад (ввідної і констатуючої). При необхідності допускається заключна частина тексту (висновок), в якій міститься висновки, рішення або рекомендація комісії, що склала акт.

Ввідна частина тексту суворо формалізована і фактично не є суцільним зв'язним текстом. Основа, яка закріплює повноваження, мета роботи комісії і склад її членів оформляються від межі лівого поля через 2-3 міжрядкових інтервалу нижче за заголовок.

Наприклад:

Основа: наказ генерального директора від 10.03.04 №42 «Про забезпечення збереження документального фонду акціонерного обществаБиГ»

Всі елементи тексту, що відносяться до речі «Основа», друкуються через міжрядковий інтервал від лівого поля.

Характерний оборот тексту «Складений комісією:»розташовується через 2 міжрядкових інтервалу нижче за слово «Основа» і закінчується двокрапкою.

Складений комісією:

Голова

- виконавчий директор Прохоров И. О.

Члени комісії:

1 Керівник справами Пана П. Е.;

2 Член Ради директорів Воронін С. Д.

Через 2 міжрядкових інтервалу нижче від межі лівого поля оформляється склад комісії з вказівкою посад її членів і розподілом обов'язків в ній. У деяких випадках в актах повні назви посад, т. е. з вказівкою найменувань установи і структурного підрозділу. Рядок з позначенням голови комісії відділяється 2 міжрядковими інтервалами; список членів комісії нумерується арабськими цифрами і друкується через 1.5 міжрядкових інтервалу. Прізвища членів комісії розташовуються по алфавіту, а не по значущості ними посад.

У ввідній частині акту також можуть бути указанни особи, що були присутні при перевірці, що брали участь в роботі, але комісії (, що не є членами це, як правило,, здаючі справи, що перевіряються, керівники зацікавлених підрозділів і т. п.).

Наприклад:

Були присутні: завідуючий архівом Журавльов Л. А.

Подібна формалізація ввідної частини тексту акту унеможливлює застосування застарілого канцелярського обороту: «Ми, нижчепідписані (далі - перелік посад і прізвищ), склали справжній акт в тому, що. ..», який не відповідає системі ділового стилю сучасної російської літературної мови і вживатися не повинен.

Констатуюча частина тексту, що відображає істоту і результати роботи комісії, являє собою суцільний связной текст, оформляється з червоного рядка і відділяється від ввідної частини 3-4 міжрядковими інтервалами. Форма представлення тексту - виклад, в якому встановлені факти, події, обставини перераховуються по мірі значущості за допомогою простих пропозицій переважно з прямим порядком слів. Текст зручно починати з вказівки дати і мети складання акту.

Наприклад:

15 березня 2004 р. комісія провела експертизу (перевірку, прийом-передачу справ по посаді і т. п.);

16 березня 2004 р. інспектор відділу кадрів Івана І. І. здав, а секретар генерального директора Васильева В. В. прийняла справу по посаді інспектора відділу кадрів фірми «Салют».

Завершують текст зведення про кількість складених примірників акту і місці знаходження кожного. Представлення цих відомостей також формалізоване. Оформляються вони через 2-3 міжрядкових інтервалу нижче зв'язного тексту. З червоного рядка вказується: «Складений в. .. примірниках:», а на окремих рядках від межі лівого поля фіксується місце зберігання (номер справи по номенклатурі подів) або адресат, якому направлений примірник акту.

Наприклад:

Складений в 3 примірниках:

1 примірник - в справу № 03-12;

2 примірник - в Раду директорів;

3 примірник - в Управління по роботі з персоналом.

При наличииприложенийк акту посилання на них дається в кінці тексту перед підписами.

Подписипредседателя і всіх членів комісії (укладачів) розташовуються через 3-4 міжрядкових інтервалу нижче за текст від межі лівого поля і розділяються двома інтервалами. Розшифровки підписів друкуються від 6-го положення табулятора без дужок малими буквами (крім заголовних). Ініціали розташовуються перед прізвищем, пропуск між ініціалами і прізвищем не робиться.

Особисті підписи голови і всіх членів комісії проставляються на кожному примірнику акту. Назви посад в підписах не вказується.

Наприклад:

Голова комісії

І. А. Морозов

Члени комісії

О. В. Аверіна

Т. Г. Болотова

Н. В. Носов

В. С. Сидоров

Майже всі різновиди актів підлягають твердженню або першим керівником підприємства і організації, або його заступниками, по вказівці, наказу або розпорядженню яких комісія отримала свої повноваження, а також органами колегіального управління підприємством (Загальними зборами, Радою директорів, правлінням) або вищестоящою організацією.

Утверждениеоформляется грифом, який розташовується у верхньому правому кутку документа і оформляється відповідно до вимог, викладених в ГОСТе.

ЗАТВЕРДЖЕНО

Протокол засідання Правління

20.03.04 №2

Закрите акціонерне

Товариство Видавництво

«Дівіна»

ЗАТВЕРДЖУЮ

Комерційний директор

(особистий підпис) В. П. Сидоров

АКТ

21.03.04

№3

Москва

Про пересортицю і недостачу

друкарської продукції

Основа: усне розпорядження комерційного директора від 20.03.04

Складений комісією:

Голова - старший товарознавець товароведение комерційного відділу Рогова В. И.

Члени комісії:

Експедитор складу Суріков А. П.

Директор магазина Сухов Д. В.

20 березня 2004 р. зі складу друкарської продукції в магазин видавництва «Дівіна» поступило 100 пачок друкарської продукції по товарно-транспортної накладної № 025 15627.

При поекземплярной перевірці літератури було встановлено:

1. По зведеної накладної № 1318 означається 100 примірників книги Альбова А. С. «Лист зарубіжному партнеру» на суму 50 тис. крб.

2. Фактично магазином отримане 50 примірників книги Альбова А. С. на суму 225 тис. крб. і 50 примірників романа Хейлі А. «Колеса» на суму 15 тис. крб.

3. Утворилася пересортиця товарних фондів магазина і недостача в сумі 10 тис. крб.

Комісія вважає за необхідним в триденний термін доставити зі складу видавництва в магазин бракуючі 50 примірників книги Альбова А. С. «Лист зарубіжному партнеру» на суму 25 тис. крб. і накладну на отримані примірники книги А. Хейлі.

Складений в 3 примірниках:

1 примірник - в справу № 06-11;

2 примірник - на склад друкарської продукції;

3 примірник - в магазин видавництва.

Голова комісії

(особистий підпис)

В. І. Рогова

Члени комісії

(особистий підпис)

(особистий підпис)

А. П. Суріков

Д. В. Сухов

Лист-вдячність

У даному вигляді листа висловлюється вдячність за виконання якого-небудь роду діяльності.

ВАТ «Пром»

Директору

ВАТ «АСТРОН»

П. И. Іванову

444567, м. Самара

440056, м. Пенза

вул. Кирова, 12

вул. Попова, 11

тіл (095) 22 36 15

от28.03.2002№1-78

на №_178 від 25.03.2002

Шановний Петре Івановичу!

Ми отримали Ваше запрошення на конференцію по обговоренню нової лінії по виробництву обладнання, за яке ми Вам признательни.

Ми ради бути присутній на цьому заході.

З найкращими побажаннями.

Генеральний директор

Н. Н. Лядов

Котова Тетяна Олександрівна

(095) 22 36 55

Введення

Будь-яка управлінська діяльність пов'язана із запечатлением інформації в документі і будь-яке управлінське рішення обов'язково фіксується в формі документа. Якщо створення документа звичайно є функцією керівників і фахівців, то їх оформлення, як правило, поручається секретарям- референтам (секретарям) або працівникам служби діловодства. Таким чином фактично всі працівники сфери управління займаються оформленням документів.

Складання і оформлення службових документів регламентоване нормативними актами. Кожному, працюючому з документами, передусім треба знати і мати під рукою для довідки новий російський стандарт - ГОСТ Р 6.30-97 «Вимога до оформлення документів». Сама назва стандарту говорить про те, що в ньому встановлений порядок оформлення реквізитів документів. Потрібно пам'ятати, що стандарт розповсюджуються на «підприємства, організації і їх об'єднання, незалежно від організаційно-правової форми і види діяльності».

Довіреність

Загальновідомо, що співробітник не має право здійснювати ряд дій від імені організації, де він трудиться, без наявності у нього певних повноважень на їх здійснення.

Такі повноваження витікають із закону, інакших нормативних актів, або довіреності.

Останнім часом різні організації все частіше і частіше використовують довіреність в своїй повсякденній практичній діяльності. Але, як показує досвід, що часом призводить до несприятливих для організацій наслідків.

Розглянемо оформлення тієї довіреності, коториевидаются організаціями для здійснення певних дій від їх імені і в їх інтересах.

Визначення довіреності містить частину 1 статті 185 Цивільного кодексу РФ (далі - ГК РФ) - доверенностьюпризнается письмове уповноваження, однією особою, що видається іншому для представництва перед третіми особами.

На основі довіреності повірене обличчя (той є те, кому видана довіреність) має право на здійснення від імені що видало довіреність - довірителя - певних дій.

Об'єм повноважень повіреного (т. е. тих дій, які він має право здійснювати від імені довірителя) визначає сам довіритель. Звідси можна виділити декілька основних видів довіреності. Так, генеральна або повна довіреність покладає на повіреного право здійснювати всі допустимі законом дії від імені організації-довірителя. Довіреність спеціальна - лише ряд однорідних дій в певний проміжок часу (наприклад, представництво по всіх справах в арбітражному або загальному судах; отримання товарно-матеріальних цінностей, що регулярно поступають на адресу організації і т. д.). На основі разової довіреності допустиме здійснення повіреним якої-небудь конкретної юридичної дії (наприклад, представництво в арбітражному суді по одній конкретній справі, або отримання якихсь документів).

Відповідно до чинного цивільного законодавства, видача довіреності є операцією, і до організації, її що здійснює, пред'являються всі вимоги, які існують відносно осіб, що беруть участь в операціях.

Організація-довіритель повинна в обов'язковому порядку володіти цивільною правоздатністю, т. е. мати цивільні права, відповідні цілям діяльності, передбаченим в її засновницьких документах, і нести пов'язані з цією діяльністю обов'язки. Довіритель має право в будь-який момент відмінити дії довіреності. У цьому випадку він зобов'язаний сповістити про це повіреного, а також всіх тих осіб (організацій, громадян) для представництва перед якими видана довіреність. При припиненні довіреності повірений повинен повернути довіреність. Часто зустрічається, що довіритель і повірений укладають між собою угоду про зобов'язання довірителя не відміняти дію довіреності до витікання терміну її дії. Скажу відразу, така угода не має юридичної сили, і зобов'язання довірителя не спричиняє ніяких правових наслідків.

Повірений в ситуації, що розглядається нами в більшості випадків виступають співробітники організації-довірителя, але довіреність може видаватися і іншим особам, не пов'язаним з організацією трудовими відносинами, а також і організаціям.

Повірений також повинен володіти цивільною правоздатністю і дієздатністю. Треба відмітити, що повірений не може здійснювати певні дії від імені довірителя, якщо він не має право здійснювати їх самостійно. Повіреному в ряді випадків потрібно спеціальний дозвіл (ліцензія) на здійснення ряду дій, для здійснення яких законодавство вимагає наявність такого дозволу (ліцензія).

Повірений у відповідності з п. 3 ст. 182 ГК РФ не може здійснювати операції від імені довірителя ні відносно себе особисто, а також відносно іншої особи, представником якого він одночасно є, за винятком комерційного представництва (коли обличчя постійно і самостійно буде представником від імені підприємців при висновку ними договорів в сфері підприємницької діяльності).

Потрібно відмітити, що повірений не має право виходити за межі повноважень, наданих довіреністю. Операція, укладена з перевищенням повноважень, вважається укладеною від імені і в інтересах самого повіреного, якщо тільки організація-довіритель згодом не схвалить її.

Дія довіреності припиняється в наступних випадках:

Закінчення терміну довіреності;

Скасування довіреності особою, що видала її;

Відмова особи, якій видана довіреність;

Припинення (ліквідації або реорганізації) юридичної особи, від імені якого видана довіреність;

Припинення юридичної особи, якому видана довіреність.

Розглянувши ряд загальних питання, що стосуються довіреності, перейдемо тепер безпосередньо до порядку її оформлення.

При оформленні, секретарю важливо неухильно дотримувати вимоги, що пред'являються до форми довіреності. Ст. 185 ГК РФ предусматриваетписьменноеисполнение довіреності. Тобто секретар повинен скласти довіреність в формі письмового документа. Звичайно, для цього використовується фірмовий бланк організації, вмісний вказівку на її організаційно-правову форму і найменування, а також основні реквізити (поштова адреса, телефони, банківські реквізити). Але можливо використання і просто листа паперу з відтисненням кутового штампу організації.

Для довіреності, що найчастіше використовується, а також для тих, форми яких затверджені державними органами, існують типографски виконані бланки (довіреність на право отримання товарно-матеріальних цінностей і грошових коштів інш.), що дозволяє правильно їх оформити, уникши різного роду помилок.

У тексті довіреність обов'язково повинна бути прописом вказані місце і дата її складання (підписання). Наприклад, «м. Москва, двадцять перше лютого одна тисяча дев'ятсот дев'яносто восьмого року». Потрібно відмітити, що якщо в довіреності відсутня дата її здійснення, то така довіреність у відповідності з п. 1 ст. 186 ГК РФ признається нікчемної, т. е. не маючої юридичної сили з моменту видачі.

Наступним моментом, який необхідно відобразити в довіреності, є термін її дії. Такий термін може бути різним - від декількох днів (при здійсненні яких - або разових дій) до трьох років. Видача довіреності на більш тривалий термін цивільним законодавством Російської Федерації заборонена! Термін дії може бути визначений конкретною датою («діє до 8 травня 1999 р.») або ж певним проміжком часу з моменту її видачі («протягом 1 року від дня видачі»). Якщо в довіреності по якихсь причинах не вказаний термін її дії, то у відповідності знову ж з п.1 ст. 186 ГК РФ така довіреність має силу протягом одного року від дня її здійснення. Засвідчена нотаріусом довіреність, призначена для здійснення дій за межею і не вмісна вказівок про термін її дії, зберігає силу до її скасування довірителем. За правилами, термін дії довіреності вказується в її кінці.

У довіреності необхідно відобразити повне найменування організації-довірителя, її місцезнаходження, а також прізвище, ім'я, по батькові (а в необхідних випадках і посаду) повіреного. Не зайвим буде відобразити паспортні дані або дані інакшого документа, що засвідчує особистість повіреного. Якщо повіреним є юридична особа, вказується його повне найменування.

У довіреності на ім'я адвоката вказує його місце роботи (адвокатську фірму, юридичну консультацію).

Правильність викладу секретарем повноважень повіреного надто важлива. Повноваження - це вказівка на ті дії, які повірений має право здійснювати від імені довірителя. Повноваження викладаються гранично чітко, максимально конкретно щоб уникнути надалі різного роду протиріч.

У залежності від об'єктів операцій, здійснюваних через представників, довіреність має свої особливості. Цивільне законодавство вимагає, щоб в довіреності на здійсненні дарування представником був названий предмет дарування (автомашина, будова і т. д.), а також що обдаровується. (Помічу, що дарування забороняється у відносинах між комерційними організаціями, за винятком звичайних подарунків, вартість яких не більш п'яти мінімальних розмірів оплата труда). У довіреності повинні бути окремо обумовлені повноваження повіреного по передачі нерухомого майна (т. е. підписання відповідного акту здачі-приймання або інакшого документа) за договором купівлі-продажу або обміни. Такі повноваження можливо оформити і самостійною довіреністю.

Окрема обмовка потрібно і для права повіреного, що представляє організацію в арбітражному і загальному судах, закінчення справи миром, визнання або відмову повністю або частково від позовних вимог, зміни предмета позову, оскарження рішення суду, отримання виконавчого листа.

Наступним кроком є вказівка на те, чи можуть повноваження по справжній довіреності бути передані іншим особам, (т. е. передоручення).

Далі слідує вказівка на термін дії довіреності, про який детально говорилося.

Ні в якому разі не можна після терміну дії довіреності дописувати які-небудь додаткові повноваження повіреного. Така довіреність не буде мати юридичної сили!

Тепер про те, за чиїм підписом видається довіреність від імені організації.

Цивільне законодавство визначає, що від імені юридичних осіб довіреність підписується керівником (генеральним директором, головою Правління і т. д.), можливе також покладання повноважень по підписанню довіреності на яке-небудь інше посадове обличчя (наприклад, Віце-президент), але з умовою, що такі повноваження відображені в засновницьких документах організації.

Ряд довіреності повинні містити два підписи: керівника і головного (старшого) бухгалтера. До такої довіреності закон відносить довіреність від імені юридичної особи, заснованого на державній або муніципальній власності, на отримання або видачу грошей і інших майнових цінностей.

Закон покладає на посадових облич ряду організацій і посвідчення довіреності, яке прирівнюється до нотаріального. Так, начальники військових лікувальних установ, їх заступники по медичній частині, старші або чергові лікарі засвідчують довіреність військовослужбовців, що знаходяться на лікуванні; командири вояцьких частин - довіреність військовослужбовців, що проходять службу в їх частинах; начальники виправно-трудових установ - довіреність осіб, від'їжджаючих висновок і т. д.

У організації, де працює громадянин, може бути засвідчені довіреність на отримання ним заробітної плати, інакших платежів, пов'язаної з трудовими відносинами (премій і т. д.), винагород авторів і винахідників, пенсії, посібників і т. д.

На довіреності в обов'язковому порядку ставиться друк юридичної особи. У тих організаціях, де існує гербовий друк, саме вона і проставляється на довіреності. Інші організації використовують звичайний круглий друк. Відмічу, що довіреність, що не має друку, не володіє юридичною силою!

Як показує практика, слабий контроль за видачею довіреності спричиняє порою для організацій самий несприятливі наслідки. Тому секретарю важливо правильно і чітко організувати суворий облік виданої довіреності.

Кожна довіреність повинна мати порядковий номер за формою, яку доцільно затвердити наказом по організації.

Необхідно мати відповідний журнал обліку виданої довіреності, де повинні міститися наступні відомості: номер довіреності, дата її видачі, кому видана довіреність і на здійснення якої дії, термін дії довіреності, підпис особи, що отримав довіреність. Доцільно також робити відмітку об возращенії довіреності по витіканню терміну дії, виконанню повноважень, скасування і т. д.

Для довіреності на отримання товарно-матеріальних цінностей і грошових коштів існує встановлена форма журналу обліку (його звичайно веде бухгалтерія).

Приведемо ряд прикладу найбільш поширеної довіреності.

Бланк організації

ДОВІРЕНІСТЬ

м. Москва, восьме лютого одна тисяча дев'ятсот дев'яносто восьмого року

№ 000-0

Товариство з обмеженою відповідальністю «Інтер в особі Генерального директора Іванова П. І., діючого на підставі Статуту, вповноважує заступника Генерального директора Васильева Ю. Н. (паспортні дані) підписувати від імені Суспільства будь-які договори і угоди, тат повноважним представником на всіх підприємствах, в установах і організаціях, вести справи Суспільства в арбітражних і загальних судах, з всіма правами, наданими законами позивачу, відповідачу або третій особі, в тому числі з правом закінчення справи миром, визнання позову або відмови повністю або частково від позовних вимог, зміни предмета позову, оскарження рішення суду.

Повноваження по справжній довіреності не можуть бути передані іншим особам.

Довіреність дійсна по 08 люті 2001 року.

Генеральний директор П. І. Іванов

(друк організації)

ДОВІРЕНІСТЬ

Я, співробітник фірми «Юрісформсервіс» Миколаїв Олексій Костянтинович, довіряю консультанту Грігорьевой Екатеріне Олександрівні отримати мій гонорар в розмірі 2 млн. 860 тис. рублів (двох мільйонів восьмисот шістдесяти тисячі рублів).

17 травня 1997 р. Миколаїв А. К.

Підпис Миколаєва А. К. упевняється

Дата підпис

Доповідні і пояснювальні записки

Доповідна записка - документ, вмісний грунтовний виклад якого-небудь питання, і у разі необхідності - висновки і пропозиції укладача за рішенням.

Пояснювальна записка - документ, що пояснює причини, якого - або дії, події, факту або що пояснює зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту постанови, наказу і інш.). У останньому випадку він може називатися пояснювальною запискою.

Доповідні і пояснювальні записки є довідково-інформаційними документами і грають важливу роль в документуванні управлінської діяльності. Вони служать не просто для передачі інформації з одного рівня управління організацією, підприємством, фірмою на іншій, але є безпосередніми основами для видання розпорядливих документів, в тексті яких іноді передбачається оформлення відповідному посиланню.

Доповідна і пояснювальна записки мають однаковий склад реквізитів типового формуляра, але різні цілі створення, складаються в різних управлінських ситуаціях. У системі організаційно - розпорядливій документації вони мають стійку сферу застосування, і що навіть набули останнім часом широкого поширення службові записки не змогли, витіснить їх з так зване, «внутрішньої переписки», організації.

Доповідна і пояснювальна записка можуть складатися як по вказівці керівника підприємства, організації і структурного підрозділу або вищестоящої установи, так і з ініціативи структурного підрозділу, конкретного працівника або підприємства. Вони є основною для прийняття управлінського рішення або видання розпорядливого документа і можуть адресуватися керівнику даного підприємства, організації і структурного підрозділу або у вищестояще міністерство, відомство і організацію.

Оформлення доповідних і пояснювальних записок повинно відповідати заставленим вимогам. Однак в залежності від того, чи є документ внутрішнім або прямує у вищестоящу організацію, в оформлення цих документів з'являються свої особливості.

Доповідні і пояснювальні записки, що направляються за межі даного підприємства або організації, називаються зовнішніми. Складаються вони досить рідко, але, як правило, з питань, що мають істотне значення для діяльності підприємства. Тому оформляються вони на загальному бланку.

До складу типового формуляра зовнішньої доповідної або пояснювальної записки входять наступні реквізити:

найменування автора документа (організації, фірми, може бути вказане найменування вищестоящої організації, в систему якої вона входить);

назва вигляду документа (доповідна записка, пояснювальна);

дата;

реєстраційний номер;

адресат;

місце складання;

заголовок до тексту;

текст;

підпис.

При оформленні зовнішніх доповідних і пояснювальних записок кутове розташування реквізитів є переважним.

Наприклад:

Північний адміністративний

округ м. Москви

Муніципальна

книгарня

«Ліра»

Назва вигляду документа (доповідна записка, пояснювальна записка) оформляється нижче найменування підприємства або організації великими буквами.

Дата оформляється цифровим способом (19.03.04) від межі лівого поля нижче за назву вигляду документа або пояснювальну записку є датою її підписання і відправки. Дата проставляється особою, що підписує документ.

Реєстраційний номер вміщується праворуч від дати на одному рядку з нею і являє собою простий порядковий номер (№ 25). Іноді він може включати в себе індекс структурного підрозділу, номер справи по номенклатурі подів і порядковий доповідної записки (№ 09-14/25).

Адресат оформляється в правому верхньому кутку на рівні першого рядка в найменуванні автора і формулюється відповідно до встановлених вимог. Наприклад, адресування вищестоящої організації або структурному підрозділу оформляється в називному відмінку:

Префектура Південно-Східного

адміністративного округу

м. Москви

Центр ділової співпраці

Адресування першому керівнику (іноді і його заступникам) формулюється в давальному відмінку (кому?), причому в найменування посади включається повне найменування організації або підприємства-адресата, а перед прізвищем може вказуватися скорочена форма від прийнятого, але поки ввічливого звертання «, що не стало нормою пану», «пані»:

Голові

Московської

ліцензійної палати

г-ну Ляміну А. Е.

Адресування іншій конкретній посадовій особі формулюється таким чином:

Комітет по культурі

Уряду Москви

(називний відмінок)

Начальнику відділу театрів

і концертній діяльності

Можаєвой Л. А.

(давальний відмінок)

Заголовок до тексту доповідної записки оформляється в лівому верхньому кутку під бланком від межі лівого поля. Заголовок стисло відображає зміст документа, відповідає на питання «Про що?», починається отглагольним іменником з предметом «Про» і звичайно не перевищує 3-5 рядків, надрукованих через 1 міжрядковий інтервал (фланговим способом).

Структура тексту доповідної або пояснювальної записки залежить від мети її створення.

Наприклад, текст ініціативної зовнішньої доповідної записки складається, як правило, з двох частин.

У одній міститься точний і об'єктивний опис події або ситуації, їх оцінка укладачем і інша інформація, що аргументується про необхідність прийняття тих або інакших управлінських рішень. Архаїчний оборот «Довожу (Доводимо) до Вашого відома. ..» в цій частині тексту не вживається. У іншій частині тексту формулюються висновки, пропозиції і рекомендації. Характерними для цієї частини тексту є дієслова «пропоную (-їм)», «вважаю (-їм) необхідним», «прошу (просимо)».

Дві частини виділяються у разі необхідності і в тексті пояснювальної записки.

У одній - стисло констатується або викладається зміст положень, пунктів і розділів основного документа або управлінської ситуації, фактів і подій. У іншій - пояснюються причини, приводяться розрахунки, економічне і юридичне обгрунтування і інші докази.

Інформаційні і звітні доповідні записки містять, як правило, тільки одну частину тексту - перелік відомостей про виконання яких-небудь завдань, доручень, планів і т. п.

Пояснення до положень, розділів і пунктів основного документа в пояснювальній (пояснювальній записці) також можуть бути оформлені як одна частина тексту і розташовуватися по мірі їх значущості по пунктах. Вони можуть бути також пронумеровані відповідно до номерів положень, розділів і пунктів основного документа.

Текст може бути представлений у вигляді суцільного зв'язного тексту, а також в формі таблиці або поєднанні цих форм відповідно до встановлених вимог.

Зовнішню доповідну або пояснювальну записку підписує, як правило, перший керівник підприємства або організації, а в деяких випадках - його заступники в межах їх компетенції.

Підпис оформляється через 2-3 інтервали нижче за текст від межі лівого поля і включає найменування посади особи, що підписала документ, його особистий підпис і розшифровку підпису.

У разі необхідності в формуляр зовнішньої доповідної або пояснювальної записки включається реквізит «відмітка про наявність додатків», яка розташовується від межі лівого поля нижче за текст. Якщо додатки повністю названі в тексті, то форма відмітки наступна:

Додаток: на 2 л. в 1 екз.

Якщо документи-додатки не названі в тексті, то у відмітці необхідно перерахувати їх назви з вказівкою кількості примірників.

Наприклад:

Додаток:

1 Договір про розробку науково-технічної продукції від 19.02.04 на 2 л. в 1 екз.

2 Акт здачі-приймання науково-технічної продукції за договором від 19.03.04 № 2 на 1 л. в 3-х екз.

Текст, що відноситься до відмітки про наявність додатків, друкується через 1 міжрядковий інтервал.

Муніципальне підприємство

при Уряді Москви

«Експрес-реклама»

Заступнику голови

Московської реєстраційної

палати

Доповідна записка

Г-ну Мазкову В. В.

19.03.04 № 14

Москва

Про затвердження форми

паспорта реєстрації

вивісок торгових підприємств

На виконання розпорядження Уряду Москви від 20.02.04 № 136-р «Про приведення в порядок вивісок і вітрин торгових підприємств в м. Москві» нами розроблена автоматизована система реєстрації вивісок.

Для впровадження системи з 01.04.04 прошу Вас затвердити єдину машиноориентированную форму «Паспорт реєстрації вивіски торгового підприємства в м. Москві».

Додаток: на 1 л. в 5 екз.

Генеральний директор (особистий підпис)

І. А. Істрін

Північний адміністративний округ

м. Москви

Товариство з обмеженою

Відповідальністю

«Продовольчий магазин

№ 35 «Наташа»

Начальнику Відділу

Госинспекциї цін

Префектури Північного

адміністративного

округу м. Москви

г-ну Костікову Л. П.

Пояснювальна записка

19.03.04 № 17

Москва

Про розмір торгової надбавки

Ассортіментний перелік продовольчих товарів, які магазин буде реалізовувати по соціально низьких цінах в подарочних наборах до Свята 9 травня, був затверджений Управлінням споживчого ринку 01 березня 2004 р.

У пунктах 6. «Цукор» і 7. «Кондитерські вироби» при розрахунку роздрібної ціни відсоток торгової надбавки нашого магазина становив 10%, що повністю відповідає розпорядженню Уряду Москви від 14.01.04 № 56-р.

Генеральний директор (особистий підпис)

Г. Д. Андреєва

Внутрішні доповідні і пояснювальні записки, що адресуються керівнику підприємства, організації або структурного підрозділу, складаються значно частіше і, як правило, є безпосередніми основами для видання наказів по основній діяльності, по особистому складу і розпоряджень.

Внутрішня доповідна або пояснювальна записка оформляється на чистому листі паперу з кутовим розташуванням реквізитів за зразком загального бланка. Формуляри цих документів співпадають і складаються з наступних реквізитів:

Найменування структурного підрозділу - автора; назва вигляду документа; дата; реєстраційний номер (тільки у разі необхідності); заголовок до тексту; адресат; текст; підпис.

Найменування структурного підрозділу - автора (де безпосередній укладач документа займає конкретну посаду) оформляється у верхньому лівому кутку листа паперу від межі лівого поля.

Назва вигляду документа (доповідна або пояснювальна записка) оформляється великими буквами на наступному рядку також від межі лівого поля.

Дата є датою складання і підписання документа і оформляється цифровим способом (19.03.04).

Реєстраційний номер на внутрішніх доповідних записках проставляється тільки у разі необхідності.

Адресат оформляється в правому верхньому кутку на рівні першого рядка в найменуванні структурного підрозділу і формулюється в давальному відмінку. У адресатові вказується конкретне найменування посади, прізвище і ініціали керівника.

Наприклад:

Начальнику транспортного

відділу

Трофімову О. Ф.

При адресуванні першому керівнику назва підприємства, вхідна до складу найменування його посади, вказується, як правило, скорочено:

Ректору ВАВТ

Шоріну А. Б.

Заголовок до тексту розташовується через 2-3 міжрядкових інтервалу нижче за дату і номер у верхньому лівому кутку.

Якщо текст внутрішньої доповідної або пояснювальної записки не перевищує 6-8 рядків, то заголовок до нього допускається не формулювати.

Структури тексту внутрішніх доповідної і пояснювальної записок також схожі.

Внутрішня доповідна записка також стоїть, як правило, з двох логічних смислових частин.

У залежності від мети створення доповідної записки її текст може являти собою тільки пропозицію автора.

У першій частині тексту внутрішньої пояснювальної записки міститься підтвердження подій, визнання певної поведінки, довершених дій, вчинків і порушень, а у другій - пояснення їх причин, перелік доказів, виправдань, іноді - посилання на виправдувальні документи. Частини тексту подібної пояснювальної записки можуть не поділятися на абзаци і входити до складу однієї пропозиції. Наприклад:

«10 березня 2004 р. я спізнився на роботу на 30 хвилин, т. до. в метро був порушений графік руху і поїзд простояв в тунелі перед станцією «Університет» з 8.30 до 8.50».

Документи, службовці виправданням, можуть бути прикладені до пояснювальної записки. Відмітка про їх наявність оформляється так само, як і у зовнішніх доповідних і пояснювальних записках.

Підпис оформляється через 2-3 міжрядкових інтервалу нижче за текст і складається з найменування посади особи, що склало доповідну записку, особистого підпису і її розшифровки.

Аналітична лабораторія

Директору хлебозавода «Нива»

Доповідна записка

Горбунової В. П.

10.03.04

Лабораторія не може якісно здійснювати вхідний контроль поступаючого допоміжного матеріалу і муки, т. до. лабораторна піч і лабораторна тестомесильная машина давно не працюють.

Прошу дати вказівку відділу матеріально-технічного постачання терміново закупити необхідне обладнання.

Додаток: заявка на придбання обладнання на 1 л. в 1 екз.

Завідуючий лабораторією (особистий підпис)

І. І. Істоміна

Науково-дослідний

відділ автоматики

Заступнику директора

Політехнічного музею

Пояснювальна записка

Хитрову И. Н.

10.03.04

08 березня 2004 р. в залі № 8 відвідувачами був зламаний макет промислового робота ПР-222, інвентарний № 71547.

Поломка була довершена в мою відсутність, т. до. з 05 березня я заміняю на 0.5 ставки музейного доглядача відділу космонавтики і обходжу закріплені за мною зали по спеціальному графіку.

Музейний доглядач (особистий підпис)

Н. П. Ковальова

Московський Економіко-Фінансовий Інститут

Курсова робота по предмету

«Ділове спілкування»

Документи ділового спілкування

Виконав студент групи:

7МТ-331-ВЧ-З

Комірів В. В.

Перевірила:

Труфанова И. В.

Москва 2004

Зміст

ЗАТ "Статус"

ПОТОКОЛ

12.07.99 N 4

Рязань

загальних зборів

ГОЛОВА -. ..

СЕКРЕТАР -. ..

БУЛИ ПРИСУТНІ: ...

ЗАПРОШЕНІ: ...

ПОРЯДОК денний:

1. Про організацію літнього відпочинку співробітників

2. Про перехід на нову систему преміювання

1. СЛУХАЛИ:

...

ВИСТУПИЛИ:

Грачев И. И.. ..

Каршин А. И.. ..

Лан О. Б.. ..

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Підготувати документи для організації сімейних турів по нашій країні і за рубежем до 21.07.99

2. СЛУХАЛИ:

...

ВИСТУПИЛИ:

Словін Н. Н.. ..

Шмельов А. В.. ..

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1. Перейти на нову систему преміювання з 01.08.99

ГОЛОВА < >. ..

СЕКРЕТАР < >. ..

У справу 13-10

18.07.99 < >

Література

1) Кузнецова Т. В. Составленіє і оформлення службових документів - Москва: ЗАТ «Бізнес-школа «Інтел-Синтез», 1999 р.

2) Кузнецова Т. В. Делопроїзводство - Москва: ЗАТ «Бізнес-школа «Інтел-Синтез», 2000 р.

Службові листи

Лист - самий поширений спосіб обміну інформацією, воно об'єднує величезну групу самих різних за змістом документів, що виділяються за способом передачі тексту (поштою ).

Листи становлять велику частину вхідних і вихідних документів будь-якої організації і мають безліч різновидів: супровідні, інформаційні, гарантійні, рекламні, претензійні, арбітражні, листа-підтвердження, листи-нагадування, листи-сповіщення, листи-прохання, листи-повідомлення і т. д.

Листом виражають поздоровлення побажання, привітання в урочистих випадках. Листи прямують в знак вияву участі і вираження співчуття в драматичних і трагічних ситуаціях.

Лист оформляють на спеціально призначеному для цього вигляду документів бланку формату А4 (210х297 мм); якщо текст не перевищує семи рядків можливо використання формату А5 (148х210 мм).

Бланк листа включає назву вищестоящої організації, повну і скорочену назву даної організації, код організації по ОКПО. Далі розміщують поштова і телеграфна адреси, номери довідкового телефону, факсу. Ці реквізити являють собою блок довідкової інформації про організацію - авторові документа, тому вони можуть бути доповнені номером рахунку в банку, адресою електронної пошти і іншими відомостями.

У бланку передбачене місце для проставлення номера і дати листа (при його реєстрації), а також номера і дат вхідного листа, місця для заголовка тексту і для адресата. Ініціативні листи організації-автора мають один номер (індекс) і дату. У листи у відповідь прийнято давати, крім того, ще посилання на номер і дату того листа, на який відповідають.

Листи можуть бути складені на так званих обласних бланках, де після назви організації вказується посада керівника.

Датою документаявляется датою його підписання. Встановлені три способи оформлення дати. Дати, що містяться в тексті документа, дати узгодження, візування, затвердження, запевнення, підписання, реєстрації оформляються цифровим способом - дві пари арабських цифр в послідовності: день місяця, місяць; чотири арабських цифри - рік.

Наприклад:01.03.04.

Допускається словесно-цифровий спосіб оформлення дати.

Наприклад:1 березня 2004 р.

Можливо оформлення дати в наступній послідовності розташування цифр: рік, місяць, день місяця.

Наприклад:2004.03.01

Цей спосіб оформлення дати закріплений в стандарти ISO (Міжнародної організації по стандартизації).

Існують декілька способовадресования. При напрямі листів на адресу організації прізвище його керівника може бути кореспонденту не відомо. У такому випадку найменування установи пишеться в називному відмінку і адресування оформляються таким чином:

Міністерство труда РФ

При напрямі листів конкретній посадовій особі назва організації вказується в називному відмінку, а посада і прізвище адресата - в давальному.

Наприклад:

Міністерство вищого

і професійного освіти РФ

Управління справами

Заступнику начальника

Ялімову Н. П.

При адресуванні документа фізичній особі в реквізиті «адресат» спочатку вказують ініціали і прізвище одержувача, потім поштова адреса. Поштова адреса вказується на документі відповідно до діючих поштових правил.

Наприклад:

П. Р. Кореву

вул. Паркова, д.17, кв.34

Іваново, 153043

Листи не повинні містити більш чотирьох адрес. Слово «копія» перед другим і наступними адресатами не проставляються.

Поштова адреса може вказуватися тільки на конверті.

Заголовок до текстусоставляется у всіх випадках, коли документ оформлений на папері формату А4. Якщо лист (як і всі інші інформаційні документи) підготовлені на форматі А5, то заголовок можна опустити. Заголовок повинен в короткій формі виражати основний зміст документа. Наявність заголовка допомагає швидко визначити міру информативности документа, його важливість або терміновість, допомагає орієнтуватися в змісті документа при його отриманні, розгляді.

Заголовок повинен бути коротким точно передавати значення тексту, він повинен бути граматично узгоджений з назвою вигляду документа.

Наприклад:

Доповідна записка (про що?) про зміну штатного розкладу.

Лист (про що?) про умови найма на роботу іноземної робочої сили.

Довідка (про що?) про підготовку звіту.

Підпис. Звичайно право підпису листів є компетенцією керівника організації або його заступників відповідно до розподілу їх обов'язків, встановленим правовим актом (статутом, положенням про організацію, наказом про розподіл обов'язків і інш.) т. до. листи оформляють на бланку, то в реквізит «підпис» входить найменування посади керівника (без назви організації), особистий підпис, ініціали і прізвище.

Наприклад:

Генеральний директор

особистий підпис

А. Д. Лукьянов

Листа, вмісні фінансові зобов'язання, підписують декілька посадових осіб однієї організації, їх підписи розташовують одну під інший в порядку, відповідному мірі значущості ними посад.

Наприклад:

Генеральний директор

Генеральний бухгалтер

особистий підпис

особистий підпис

А. Д. Лукьянов

Л. Д. Жукова

Не допустиме оформлення підпису з виправленнями.

Оформлення листів (так само, як і зовнішніх і внутрішніх доповідних) часто предусматриваетвизирование. Віза підтверджує згоду одного або декількох посадових осіб з проектом документа.

При візуванні документа крім особистого підпису вказують її розшифровку і дату, а при необхідності в склад візи включають також найменування посади. Другий варіант оформлення візи є більш раціональним, т. до. це підвищує культуру оформлення документа, його зовнішній вигляд. Крім того, це полегшує роботу з документом в процесі його створення фахівцями апарату управління при підготовці проекту документа, делопроизводственной служби - при контролі якості підготовки документа і його оформлення керівника - при його підписанні.

Наприклад:

Начальник юридичного відділу

особистий підпис

М. Л. Левкин

05.03.2004

На листах (і доповідних) візи розташовують нижче за реквізит «підпис» на лицьовій стороні останнього листа копії (другого примірника) документа, яка залишається в справах організації - автора. Порядок і послідовність візування визначаються в кожній конкретній організації інструкцією по діловодству (по роботі з документами), правилами, регламентами або розпорядливим документом першого керівника.

Друк. Запевнення документів друком організації - особливий спосіб їх посвідчення, підтвердження їх юридичної сили. Відтиснення друку проставляється на документах, що засвідчують права посадових осіб, факти витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, на багатьох організаційних документах (положеннях, статутах, засновницьких договорах, штатних розкладах і д. р.). У управлінській практиці організацій прийнято складати індивідуальний список документів, на яких надається друк, він вводиться в дію наказом керівника або є додатком до інструкції по роботі з документами. Гербовий друк (друк організації) проставляється на тих документах, де відтворення її відтиснення передбачене спеціальними нормативними актами (наприклад, на трудових книжках), а в управлінській практиці - на документах, що засвідчують права посадових осіб (наприклад, довіреність), підтверджуючих витрачання грошових коштів і матеріальних цінностей, права юридичних і фізичних осіб, на розрахунково-платіжних документах, посвідченнях, довідках.

Відтиснення друку на документах надається т. о., щоб він захоплював частину найменування посади і особистого підпису особи, що підписало документ. У деяких документах (трудовий договір, командировочні посвідчення, пропуску і д. р.) передбачається спеціальне місце для проставлення друку, звичайно відмічене «М. П.». Не допустимо проставлення друку на вільному полі документа.

Відмітка про виконавці. На листах (інш. інформаційно-довідкових документах) повинні бути поставлені прізвище виконавця і номер його телефону. Цей реквізит розташовують на лицьовій стороні документа після підпису керівника, відступивши від 3-4 інтервалу. Крім прізвища можлива вказівка імені і по батькові виконавця.

Наприклад:

Боягузів

735-8942

або

Боягузів Микола Степанович

735-8942

Текст листа. Лист - самий масовий вигляд документів, що виконують коммуникативную функцію, їх складають практично у всіх випадках спілкування організації - автора документа із зовнішнім світом. Незалежно від різновиду листів їх текст будують по схемі: введення (приводяться мотиви складання листа, посилання на події, факти і д. р.); докази (містять обгрунтування питання, викладеного в листі); висновок (викладаються висновки, передбачаються рішення). У окремих випадках листи можуть містити одну заключну частину тексту без пояснення.

Лист повинен бути присвячений одному питанню: це спрощує операції по його обробки і прискорює виконання в тій організації, куди воно адресоване. По своєму об'єму лист не повинен перевищувати одну машинописну сторінку.

До тексту листа пред'являються вимоги: ясність, чіткість, стислість викладу, т. до. мета складання і напрям листів зводиться, як правило, до спонукальних мотивів. Текст листа повинен містити досить обгрунтовані аргументи і повну інформацію, що дозволяє адресату ухвалити рішення з піднятого в листі питання.

У листи не рекомендується включати міркування, оповідання, домисли, зайві деталі або загальні місця, т. до. багатослівність і великий об'єм документа не сприяють засвоєнню суті, основного значення листа.

Тон листа в будь-якому випадку повинен бути нейтральним, виклад тексту лаконічним. У листах не треба виявляти яскраво випаженний емоційний тон, додавати їм особовий характер, т. до. лист є офіційним документом, виходить від організації, призначено для ділового спілкування. Службові листи пишуть в доброзичливому тоні, обов'язково ввічливій формі. Не допустимий вияв грубості, іронії, глуму, навіть в тих випадках, коли мова йде про принципову не згоду. Категоричну відмову або категоричну вимогу необхідно виразити прямо і різко, але ввічливо.

Самі загальні рекомендації по складанню тексту службових листів зводяться до ради уникати химерності складу, оборотів помилкової ввічливості («не відмовіть в люб'зність», «з глибокою повагою»). Повага до адресата, увага до порушених питань, зацікавленість в спільній роботі і т. п. можна виразити дієприслівниковими оборотами: «ретельно розглянувши Вашу пропозицію...». Нейтральність тону може бути досягнута використанням дієприслівникових оборотів для формулювання рішень, якими потрібно починати фразу: «враховуючи висловлені зауваження...».

Переконливість службових листів досягається за рахунок використання при їх складанні чого склався в управлінській практиці язикових формулювань, стандартних оборотів і словосполучень типу «, що устоялися оплата гарантується...» і т. д. Ділова переписка частіше за все має типовий зміст, а вживання стандартних язикових формул забезпечує точність, виражаючи і однозначність розуміння тексту.

Дієвість листа буде залежати від уміння укладачів аргументувати свої прохання, пропозиції, претензії, попередження і т. п. точно відібраними фактами, цифровими даними. При цьому лист не повинен перетворюватися в аналітичний інформаційний огляд, аргументація повинна бути лише достатньою для спонукання адресата до прийняття необхідного рішення. Якщо ж довідність може бути досягнута тільки за рахунок приведення значної кількості фактичного (кількісного, цифрового) матеріалу, то доцільно оформити його у вигляді таблиці в тексті або як додаток до листа.

У листах-відмовах не треба починати текст з формулювання самої відмови, доцільніше спочатку викласти його причини. У таких листах доречні формулювання: «видавництво не планує...», «фірма не може забезпечити...» і т. д. Після таких конструкцій доречне прохання повідомити додаткові факти (зведення, цифрові дані і т. п.), засновуючись на яких можна в майбутньому повернутися до розгляду питання.

У листах використовуються наступні форми викладу тексту:

- від першого імені множинної особи («просимо виділити...», «направляємо на рецензію...»);

- від першого імені однини («вважаю необхідним...», «наполягаю на...»);

- від третього імені однини («завод гарантує...», «інститут не заперечує...»);

Форма викладу тексту від першого імені однини доречна в тих випадках, коли лист складений на посадовому бланку керівника організації (його заступника) або носить конфіденційний характер.

Якщо лист містить форми ввічливого звертання і висновку, то вони повинні відповідати один одному: «Шановний Миколо Єгоровичу!» - на початку, «З повагою, начальник управління» - в кінці листа. Заключна формула ввічливості відділяється від тексту цифрами 2-3 міжрядковими інтервалами і друкується з абзацу.

Листи в цей час пересилають не тільки поштою, але і з використанням апаратів факсимільного зв'язку, комп'ютерних мереж (електронна пошта). Вимоги до оформлення при цьому не змінюється.

У подячному листі висловлюється вдячність за виконання якого-небудь роду діяльності.

Лист-запрошення пишеться, коли організація хоче запросити іншу організацію на яке-небудь торжество або захід. У даному діловому листі вказується час, місце і дата проведення заходу.

ВАТ «Пром»

Директору

ВАТ «АСТРОН»

П. И. Іванову

444567, м. Самара

440056, м. Пенза

вул. Кирова, 12

вул. Попова, 11

тіл (095) 22 36 15

от28.03.2002№1-78

на №_178 від 25.03.2002

Шановний Петре Івановичу!

Ми отримали Ваше запрошення на конференцію по обговоренню нової лінії по виробництву обладнання, за яке ми Вам признательни.

Ми ради бути присутній на цьому заході.

З найкращими побажаннями.

Генеральний директор

Н. Н. Лядов

Котова Тетяна Олександрівна

(095) 22 36 55

ВАТ «АСТРОН»

Директору

ВАТ «Пром»

Н. Н. Лядову

440056, м. Пенза

444567, м. Самара

вул. Попова, 11

вул. Кирова, 12

тіл (085) 22 36 10

факс (085) 22 30 20

от25.03.2004№178

на №від _-

Про запрошення на конференцію

Шановний Миколо Миколайовичу!

2 квітня 2004 року в 12 годин в актовому залі нашого підприємства відбудеться обговорення проекту нової лінії виробництва обладнання для харчової промисловості.

Враховуючи Ваш великий внесок в розвиток технічного прогресу в промисловості, направляємо Вам проект і просимо взяти участь в його обговоренні.

Ми будемо раді Вас бачити, отримання просимо підтвердити

Додаток: Проект лінії на 35 л. в 2. екз.

З повагою.

Генеральний директор

П. І. Іванов

Король Тетяна Олександрівна

(095) 22 36 55

Службові листи

Лист - самий поширений спосіб обміну інформацією, воно об'єднує величезну групу самих різних за змістом документів, що виділяються за способом передачі тексту (поштою ).

Листи становлять велику частину вхідних і вихідних документів будь-якої організації і мають безліч різновидів: супровідні, інформаційні, гарантійні, рекламні, претензійні, арбітражні, листа-підтвердження, листи-нагадування, листи-сповіщення, листи-прохання, листи-повідомлення і т. д.

Листом виражають поздоровлення побажання, привітання в урочистих випадках. Листи прямують в знак вияву участі і вираження співчуття в драматичних і трагічних ситуаціях.

Лист оформляють на спеціально призначеному для цього вигляду документів бланку формату А4 (210х297 мм); якщо текст не перевищує семи рядків можливо використання формату А5 (148х210 мм).

Бланк листа включає назву вищестоящої організації, повну і скорочену назву даної організації, код організації по ОКПО. Далі розміщують поштова і телеграфна адреси, номери довідкового телефону, факсу. Ці реквізити являють собою блок довідкової інформації про організацію - авторові документа, тому вони можуть бути доповнені номером рахунку в банку, адресою електронної пошти і іншими відомостями.

У бланку передбачене місце для проставлення номера і дати листа (при його реєстрації), а також номера і дат вхідного листа, місця для заголовка тексту і для адресата. Ініціативні листи організації-автора мають один номер (індекс) і дату. У листи у відповідь прийнято давати, крім того, ще посилання на номер і дату того листа, на який відповідають.

Листи можуть бути складені на так званих обласних бланках, де після назви організації вказується посада керівника.

Датою документаявляется датою його підписання. Встановлені три способи оформлення дати. Дати, що містяться в тексті документа, дати узгодження, візування, затвердження, запевнення, підписання, реєстрації оформляються цифровим способом - дві пари арабських цифр в послідовності: день місяця, місяць; чотири арабських цифри - рік.

Наприклад:01.03.04.

Допускається словесно-цифровий спосіб оформлення дати.

Наприклад:1 березня 2004 р.

Можливо оформлення дати в наступній послідовності розташування цифр: рік, місяць, день місяця.

Наприклад:2004.03.01

Цей спосіб оформлення дати закріплений в стандарти ISO (Міжнародної організації по стандартизації).

Існують декілька способовадресования. При напрямі листів на адресу організації прізвище його керівника може бути кореспонденту не відомо. У такому випадку найменування установи пишеться в називному відмінку і адресування оформляються таким чином:

Міністерство труда РФ

При напрямі листів конкретній посадовій особі назва організації вказується в називному відмінку, а посада і прізвище адресата - в давальному.

Наприклад:

Міністерство вищого

і професійного освіти РФ

Управління справами

Заступнику начальника

Ялімову Н. П.

При адресуванні документа фізичній особі в реквізиті «адресат» спочатку вказують ініціали і прізвище одержувача, потім поштова адреса. Поштова адреса вказується на документі відповідно до діючих поштових правил.

Наприклад:

П. Р. Кореву

вул. Паркова, д.17, кв.34

Іваново, 153043

Листи не повинні містити більш чотирьох адрес. Слово «копія» перед другим і наступними адресатами не проставляються.

Поштова адреса може вказуватися тільки на конверті.

Заголовок до текстусоставляется у всіх випадках, коли документ оформлений на папері формату А4. Якщо лист (як і всі інші інформаційні документи) підготовлені на форматі А5, то заголовок можна опустити. Заголовок повинен в короткій формі виражати основний зміст документа. Наявність заголовка допомагає швидко визначити міру информативности документа, його важливість або терміновість, допомагає орієнтуватися в змісті документа при його отриманні, розгляді.

Заголовок повинен бути коротким точно передавати значення тексту, він повинен бути граматично узгоджений з назвою вигляду документа.

Наприклад:

Доповідна записка (про що?) про зміну штатного розкладу.

Лист (про що?) про умови найма на роботу іноземної робочої сили.

Довідка (про що?) про підготовку звіту.

Підпис. Звичайно право підпису листів є компетенцією керівника організації або його заступників відповідно до розподілу їх обов'язків, встановленим правовим актом (статутом, положенням про організацію, наказом про розподіл обов'язків і інш.) т. до. листи оформляють на бланку, то в реквізит «підпис» входить найменування посади керівника (без назви організації), особистий підпис, ініціали і прізвище.

Наприклад:

Генеральний директор

особистий підпис

А. Д. Лукьянов

Листа, вмісні фінансові зобов'язання, підписують декілька посадових осіб однієї організації, їх підписи розташовують одну під інший в порядку, відповідному мірі значущості ними посад.

Наприклад:

Генеральний директор

Генеральний бухгалтер

особистий підпис

особистий підпис

А. Д. Лукьянов

Л. Д. Жукова

Не допустиме оформлення підпису з виправленнями.

Оформлення листів (так само, як і зовнішніх і внутрішніх доповідних) часто предусматриваетвизирование. Віза підтверджує згоду одного або декількох посадових осіб з проектом документа.

При візуванні документа крім особистого підпису вказують її розшифровку і дату, а при необхідності в склад візи включають також найменування посади. Другий варіант оформлення візи є більш раціональним, т. до. це підвищує культуру оформлення документа, його зовнішній вигляд. Крім того, це полегшує роботу з документом в процесі його створення фахівцями апарату управління при підготовці проекту документа, делопроизводственной служби - при контролі якості підготовки документа і його оформлення керівника - при його підписанні.

Наприклад:

Начальник юридичного відділу

особистий підпис

М. Л. Левкин

05.03.2004

На листах (і доповідних) візи розташовують нижче за реквізит «підпис» на лицьовій стороні останнього листа копії (другого примірника) документа, яка залишається в справах організації - автора. Порядок і послідовність візування визначаються в кожній конкретній організації інструкцією по діловодству (по роботі з документами), правилами, регламентами або розпорядливим документом першого керівника.

Друк. Запевнення документів друком організації - особливий спосіб їх посвідчення, підтвердження їх юридичної сили. Відтиснення друку проставляється на документах, що засвідчують права посадових осіб, факти витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, на багатьох організаційних документах (положеннях, статутах, засновницьких договорах, штатних розкладах і д. р.). У управлінській практиці організацій прийнято складати індивідуальний список документів, на яких надається друк, він вводиться в дію наказом керівника або є додатком до інструкції по роботі з документами. Гербовий друк (друк організації) проставляється на тих документах, де відтворення її відтиснення передбачене спеціальними нормативними актами (наприклад, на трудових книжках), а в управлінській практиці - на документах, що засвідчують права посадових осіб (наприклад, довіреність), підтверджуючих витрачання грошових коштів і матеріальних цінностей, права юридичних і фізичних осіб, на розрахунково-платіжних документах, посвідченнях, довідках.

Відтиснення друку на документах надається т. о., щоб він захоплював частину найменування посади і особистого підпису особи, що підписало документ. У деяких документах (трудовий договір, командировочні посвідчення, пропуску і д. р.) передбачається спеціальне місце для проставлення друку, звичайно відмічене «М. П.». Не допустимо проставлення друку на вільному полі документа.

Відмітка про виконавці. На листах (інш. інформаційно-довідкових документах) повинні бути поставлені прізвище виконавця і номер його телефону. Цей реквізит розташовують на лицьовій стороні документа після підпису керівника, відступивши від 3-4 інтервалу. Крім прізвища можлива вказівка імені і по батькові виконавця.

Наприклад:

Боягузів

735-8942

або

Боягузів Микола Степанович

735-8942

Текст листа. Лист - самий масовий вигляд документів, що виконують коммуникативную функцію, їх складають практично у всіх випадках спілкування організації - автора документа із зовнішнім світом. Незалежно від різновиду листів їх текст будують по схемі: введення (приводяться мотиви складання листа, посилання на події, факти і д. р.); докази (містять обгрунтування питання, викладеного в листі); висновок (викладаються висновки, передбачаються рішення). У окремих випадках листи можуть містити одну заключну частину тексту без пояснення.

Лист повинен бути присвячений одному питанню: це спрощує операції по його обробки і прискорює виконання в тій організації, куди воно адресоване. По своєму об'єму лист не повинен перевищувати одну машинописну сторінку.

До тексту листа пред'являються вимоги: ясність, чіткість, стислість викладу, т. до. мета складання і напрям листів зводиться, як правило, до спонукальних мотивів. Текст листа повинен містити досить обгрунтовані аргументи і повну інформацію, що дозволяє адресату ухвалити рішення з піднятого в листі питання.

У листи не рекомендується включати міркування, оповідання, домисли, зайві деталі або загальні місця, т. до. багатослівність і великий об'єм документа не сприяють засвоєнню суті, основного значення листа.

Тон листа в будь-якому випадку повинен бути нейтральним, виклад тексту лаконічним. У листах не треба виявляти яскраво випаженний емоційний тон, додавати їм особовий характер, т. до. лист є офіційним документом, виходить від організації, призначено для ділового спілкування. Службові листи пишуть в доброзичливому тоні, обов'язково ввічливій формі. Не допустимий вияв грубості, іронії, глуму, навіть в тих випадках, коли мова йде про принципову не згоду. Категоричну відмову або категоричну вимогу необхідно виразити прямо і різко, але ввічливо.

Самі загальні рекомендації по складанню тексту службових листів зводяться до ради уникати химерності складу, оборотів помилкової ввічливості («не відмовіть в люб'зність», «з глибокою повагою»). Повага до адресата, увага до порушених питань, зацікавленість в спільній роботі і т. п. можна виразити дієприслівниковими оборотами: «ретельно розглянувши Вашу пропозицію...». Нейтральність тону може бути досягнута використанням дієприслівникових оборотів для формулювання рішень, якими потрібно починати фразу: «враховуючи висловлені зауваження...».

Переконливість службових листів досягається за рахунок використання при їх складанні чого склався в управлінській практиці язикових формулювань, стандартних оборотів і словосполучень типу «, що устоялися оплата гарантується...» і т. д. Ділова переписка частіше за все має типовий зміст, а вживання стандартних язикових формул забезпечує точність, виражаючи і однозначність розуміння тексту.

Дієвість листа буде залежати від уміння укладачів аргументувати свої прохання, пропозиції, претензії, попередження і т. п. точно відібраними фактами, цифровими даними. При цьому лист не повинен перетворюватися в аналітичний інформаційний огляд, аргументація повинна бути лише достатньою для спонукання адресата до прийняття необхідного рішення. Якщо ж довідність може бути досягнута тільки за рахунок приведення значної кількості фактичного (кількісного, цифрового) матеріалу, то доцільно оформити його у вигляді таблиці в тексті або як додаток до листа.

У листах-відмовах не треба починати текст з формулювання самої відмови, доцільніше спочатку викласти його причини. У таких листах доречні формулювання: «видавництво не планує...», «фірма не може забезпечити...» і т. д. Після таких конструкцій доречне прохання повідомити додаткові факти (зведення, цифрові дані і т. п.), засновуючись на яких можна в майбутньому повернутися до розгляду питання.

У листах використовуються наступні форми викладу тексту:

- від першого імені множинної особи («просимо виділити...», «направляємо на рецензію...»);

- від першого імені однини («вважаю необхідним...», «наполягаю на...»);

- від третього імені однини («завод гарантує...», «інститут не заперечує...»);

Форма викладу тексту від першого імені однини доречна в тих випадках, коли лист складений на посадовому бланку керівника організації (його заступника) або носить конфіденційний характер.

Якщо лист містить форми ввічливого звертання і висновку, то вони повинні відповідати один одному: «Шановний Миколо Єгоровичу!» - на початку, «З повагою, начальник управління» - в кінці листа. Заключна формула ввічливості відділяється від тексту цифрами 2-3 міжрядковими інтервалами і друкується з абзацу.

Листи в цей час пересилають не тільки поштою, але і з використанням апаратів факсимільного зв'язку, комп'ютерних мереж (електронна пошта). Вимоги до оформлення при цьому не змінюється.

Лист-запрошення

Пишеться в тому випадку, коли організація хоче запросити іншу організацію на яке- небудь торжество або захід. У даному діловому листі вказується час, місце і дата проведення заходу.

ВАТ «АСТРОН»

Директору

ВАТ «Пром»

Н. Н. Лядову

440056, м. Пенза

444567, м. Самара

вул. Попова, 11

вул. Кирова, 12

тіл (085) 22 36 10

факс (085) 22 30 20

от25.03.2004№178

на №від _-

Про запрошення на конференцію

Шановний Миколо Миколайовичу!

2 квітня 2004 року в 12 годин в актовому залі нашого підприємства відбудеться обговорення проекту нової лінії виробництва обладнання для харчової промисловості.

Враховуючи Ваш великий внесок в розвиток технічного прогресу в промисловості, направляємо Вам проект і просимо взяти участь в його обговоренні.

Ми будемо раді Вас бачити, отримання просимо підтвердити

Додаток: Проект лінії на 35 л. в 2. екз.

З повагою.

Генеральний директор

П. І. Іванов

Король Тетяна Олександрівна

(095) 22 36 55

Наказ

Наказ - правовий акт, що видається керівником органу управління, діючим на основі єдиноначальності, для дозволу і основних, і оперативних задач його діяльності.

Наказ по основній діяльності підприємства або організації є нормативним документом (локальним нормативним актом), обов'язковим для виконання всіма працівниками.

Наказом по основній діяльності оформляються всі рішення керівника, пов'язані з організацією роботи підприємства структурних підрозділів, плануванням, звітністю, фінансуванням, оперативним управлінням і іншими напрямами поточної діяльності. Такі накази називаються ініціативними.

Накази видаються також, коли потрібно довести до відома працівників підприємства законодавчі, нормативні документи і рішення, прийняті вищестоящими органами влади і управління, організувати їх конкретне виконання або забезпечити дотримання вимог цих документів в поточній діяльності підприємства. Ці накази відносяться до категорії виданих «на виконання».

Накази повинні суворо відповідати чинному законодавству. Процес їх підготовки можна розділити на чотири етапи:

1 - вивчення діючих законодавчих, нормативних актів і методичних документів, у відповідності, з якими будується і реалізовується даний напрям діяльності підприємства або організації;

2 - виявлення раніше виданих, тому або подібним питанням наказів або інших розпорядливих документів даного підприємства, аналіз причин їх не виконання або особливостей виконання;

3 - складання проекту документа, точне визначення мети його видання, встановлення конкретних термінів і виконавців, чітке формулювання розпорядливих дій;

4- оформлення проекту наказу, його візування, узгодження і підписання.

Роботи на третьому і четвертому етапах підготовки наказу проводяться практично одночасно.

Проект наказу по основній діяльності звичайно готується структурним підрозділом, конкретним фахівцем або секретарем-референтом за дорученням керівника.

Укладачі проводять обов'язкове узгодження проекту з вказаними в документі виконавцями, особою, на яку покладається контроль за виконанням наказу загалом, і юрисконсулом. Проекти наказів з питань фінансової діяльності підприємства узгоджуються з бухгалтерією або фінансовою службою.

Узгодження проекту наказу з іншими підприємствами або організаціями проводиться у разі необхідності.

Наказ по основній діяльності оформляється на загальному бланку або на чистому листі паперу форматом А4 з розташуванням реквізитів за зразком загального бланка (центрованний або флаговий спосіб). Якщо накази видаються частіше 200 разів в рік, то економічно доцільно друкувати спеціальний бланк наказу.

У типовий формуляр наказу по основній діяльності входять наступні реквізити:

найменування організації - автора (для установ і організацій у разі прямого підкорення вказується найменувань вищестоящих організацій скорочене, а при його відсутності - повне);

назва вигляду документа (НАКАЗ);

дата;

рег. номер;

місце складання або видання;

заголовок до тексту;

текст;

підпис;

візи або гриф узгодження.

Назва вигляду документа (НАКАЗ) оформляється великими буквами через 2 міжрядкових інтервалу нижче за найменування організації - автора від межі лівого поля або впечативается в загальний бланкцентрованним способом, а на бланку наказу, надрукованого зазделегідь типографическим способом, як правило, центровано.

Датаоформляется цифровим способом (10.03.04) і розташовується через два міжрядкових інтервали нижче за назву вигляду документа або над спеціальною обмежувальною лінією в бланку. Дата складання наказу є одночасно датою його підписання і вступу в силу (якщо час вступу в силу спеціально не обмовляється в тексті). Керівник в момент підписання наказу повинен проставити її своєю рукою. Допускається буквено-цифровий спосіб її оформлення (10 березня 2004 р.), при якому місяць і рік можуть бути надруковані зазделегідь (без лапки).

Реєстраційний номерприказ по основній діяльності оформляється на тому ж рядку, що і дата, над спеціальною обмежувальною лінією на бланку або в межах площі, відведеної для дати і номера в заголовній частині документа. Рег. номер являє собою валовий порядковий номер наказу в межах календарного року (№ 25; № 30).

Місце складання і изданияприказа оформляється через 2 міжрядкових інтервалу нижче за дату і номер від межі лівого поля при кутовому розташуванні реквізитів, а при подовжньому - в центрі рядка. У загальному бланку наказу цей реквізит виготовляється зазделегідь типографическим способом, як правило, центровано. Цей реквізит містить назву населеного пункту, де підприємство або організація має зареєстровану юридичну адресу. Скорочення, вживані при позначенні географічних назв, повинні відповідати поштовим правилам Міністерства зв'язку Російській Федерації.

Наприклад:

м. Білівши Тульської обл.

м. Рязань

з. Вятское Прохоровського р-на Курської обл.

При позначенні Москви і Санкт-Петербурга скорочення «м.» («місто») не вживається.

Заголовокк тексту оформляється в лівому верхньому кутку через 2-3 міжрядкових інтервалу нижче за реквізит «місце складання або видання» від межі лівого поля або друкується на бланку в межах площі позначеної обмежувальними кутками. Заголовок повинен стисло відображати зміст документа, бути максимально точним і ємним. Він починається з прийменника «о», відповідає на питання «про що?», формулюється за допомогою відкладального іменника («Про створення...», «Про твердження...») і може перебувати, як правило, з 3-5 рядків, надрукованих через один інтервал. Необхідно пам'ятати, що заголовок наказу служить не тільки цілям його реєстрації і пошуку. Він полегшує сприйняття тексту наказу, може настроювати на його виконання, впливає на формування відношення підлеглих до розпорядливої діяльності керівника, тому треба завжди слідувати правилу: спочатку складається, редагується, «шліфується» текст, а лише потім до нього формулюється заголовок.

Текстприказа по основній діяльності складається звичайно з 2 частин - констатуючої і розпорядливої. У констатуючій частині міститься обгрунтування причин, ціліше і задач видання наказу, необхідності здійснення розпорядливих дій.

У ініціативному наказі констатуюча частина тексту звичайно починається з приводу «Для...» або зі складних отименних прийменників «В зв'язку...», «З метою», які полегшують формулювання тексту і є типовою його частиною. Наприклад:

«Для організації підготовки до відкриття філії...»;

«З метою залучення додаткових коштів...»;

«У зв'язку з перерозподілом функціональних обов'язків фахівців комерційного відділу...».

Потрібно пам'ятати, що прийменник «В цілях...» досі вважається не відповідним нормам ділового стилю російської літературної мови.

Якщо розпорядливі дії потребують подібного обгрунтування, то констатуюча частина тексту ініціативного наказу містить виклад фактів, оцінок, причин і обставин, сформульованих і розташованих по мірі їх значущості, і завершується конструкцією з тими ж приводами «Для...», «В зв'язку...», «З метою...» і т. п.

Оборот «На основі вищевикладеного...» є архаїчним і також не відповідає нормам сучасної ділової мови.

У наказі, виданому «на виконання», констатуюча частина починається з прийменників «В відповідності...», «На основі...», «В зв'язку...», «На виконання...», містить назву вигляду документа, найменування організації-автора, дату, рег. номер, повний заголовок до тексту документа, на виконання якого видається даний наказ. Для формулювання тексту використовується стандартна мовна модель. Наприклад:

«Відповідно до Постанови Уряду Російської Федерації від 10.03.04 № 870 «Про підвищення тарифної ставки (окладів) першого розряду Єдиної тарифної сітки по оплаті труда працівників бюджетної сфери...»;

«У виконанні Постанови Уряду Москви від 20.02.04 № 838 «Про дотацію журналу «Моя Москва»...».

Завершується констатуюча частина словом «НАКАЗУЮ:», яке оформляється на окремому рядку від межі лівого поля великими буквами (без розрядки) і закінчується двокрапкою.

Розпорядлива частина тексту складається по пунктах, кожний з яких нумерується арабськими цифрами і починається з червоного рядка.

Якщо в наказі встановлюються правові норми (правила), регулюючі основну діяльність підприємства і розраховані на застосування протягом тривалого часу (нормативні пункти), то вони формулюються по зразковій мовній моделі: що (з) робити - з якого терміну (або на який термін). Наприклад:

«Затвердити штатний розклад комерційного відділу наIIIквартал 2003 року»,

«Внести з 01 червня 2003 р. наступні зміни в положення про персонал підприємства:»

Якщо в наказі даються доручення виконавцям (конкретним посадовим особам, структурним підрозділам або їх керівникам), то в кожному пункті необхідно указати їх прізвища або найменування, чітко сформулювати дію, що наказується і указати термін виконання. Такі поручительські пункти формулюються по зразковій мовній моделі: кому - що зробити - коли (до якого терміну). Наприклад:

«Комерційному директору Васильеву С. Ф. розробити положення про відділ маркетингу до 15.03.04.»;

«Управлінню кадрів організувати підвищення кваліфікації технічного персоналу підприємства в червні 2004 р.» або

«Управлінню кадрів (Тюміна И. В.) організувати технічне навчання фахівців з експлуатації будівель з 10 по 12 червня 2004 р.»

У разі необхідності керівник підприємства або організації делегує своє право контролю за виконанням наказу конкретній посадовій особі. Тоді спеціальний пункт про контроль виконання оформляється в розпорядливій частині тексту останнім і будується за зразком:

«Контроль за виконанням наказу покласти на комерційного директора Симонова А. К.»

Архаїчні обороти типу: «Контроль за виконанням наказу залишаю за собою» при формулюванні пункту про контроль не допускаються.

Подписьоформляется через 3-4 міжрядкових інтервалу нижче за текст від межі лівого поля і включає найменування посади особи, що підписує наказ (скорочене, т. до. найменування підприємства або організації - автора вказано в заголовній частині), особистий підпис її розшифровку. Розшифровка підпису друкується від 6-го положення табулятора без дужок малими буквами (крім заголовних) на рівні останнього рядка найменування посади. Ініціали розташовують перед прізвищем, пропуск між ініціалами і прізвищем не робляться. Особистий підпис керівника проставляється на першому примірнику наказу.

Віза або грифи узгодження оформляються до підписання наказу на першому примірнику його проекту на лицьовій стороні останнього листа через 3-4 міжрядкових інтервалу нижче за підпис. Якщо віз і грифів декілька, то вони розташовуються двома рядами від 0-го і 4-го положення табулятора. До складу візи входить особистий підпис що візує, її розшифровка і дата. У разі необхідності вказується найменування посади. Наприклад:

(особистий підпис) І. П. Васильев

11.03.04

Юрисконсульт

(особистий підпис) І. Г. Зверев

12.03.04

Грифи узгодження оформляються за зразком:

УЗГОДЖЕНО

Заступник

начальника

Державної

податкової інспекції № 33

(особистий підпис) І. О. Волков

17.03.04

УЗГОДЖЕНЕ

Директор Департаменту

інженерного забезпечення

Уряду Москви

(особистий підпис) П. С. Павлов

18.03.04

Закрите акціонерне товариство

«Технопромекспорт»

НАКАЗ

22.03.04 № 131

Москва

[ створенні договірно-правового

управління]

Для поліпшення правового забезпечення діяльності

НАКАЗУЮ:

1 Створити договірно-правове управління акціонерного товариства «Технопромекспорт».

2 Затвердити структуру і штатну чисельність Головного договірно-правового управління на III квартал 2004 р.

3 Начальнику Управління по персоналу Акимову А. Т. організувати підбір і комплектування управління кадрами на контрактній основі.

Голова правління

особистий підпис Б. М. Петров

УЗГОДЖЕНО

Юрисконсульт

Протокол засідання

Правління

17.03.04 № 3

(особистий підпис) Т. С. Шохин

18.03.04

Заступник голови

правління

(особистий підпис) О. В. Степанов

18.03.04

Начальник Управління

по персоналу

(особистий підпис) В. Т. Акимов

19.03.04

Протокол

Протокол - документ, фіксуючий хід засідання і порядок прийняття рішень колегіальним органом.

Обов'язковому протоколюванню підлягають засідання постійно діючих колегіальних органів влади і управління (місцевих представницьких органів, загальних зборів засновників, акціонерів, засідань правлінь, рад директорів, колегій міністерств і відомств, комісій і інш.) і разові або збори, що періодично скликаються, зборів, конференції, наради.

За способом фіксування інформації і міри повноти запису тексту протоколи поділяються на короткі і повні. Повні протоколи можуть бути докладними текстовими, стенографічними і фонографическими.

Короткий протокол фіксує прізвища доповідачів, що виступали, теми доповідей і виступів, прийняті рішення.

Повний протокол містить запис всіх виступів по ходу засідання.

Протокол ведеться під час засідання спеціально вибраною або призначеною особою або секретарем даного колегіального органу по посаді.

Секретар засідання при оформленні протоколу використовує зазделегідь складені документи, що відображають процес підготовки засідання - порядок денний, списки запрошених, списки членів колегіального органу, тексти доповідей і виступів, проекти рішень і інш.

Чернетка протоколу, що Складається на засіданні повинна тат уточнений, звірений зі стінограма або фонограмою (якщо вони є), відредагований і оформлений не пізніше 5 днів від дня засідання.

Протокол оформляється на загальному бланку підприємства, установи, організації або на чистому листі форматом А4 з розташуванням реквізитів за зразком загального бланка.

У типовий формуляр протоколу входять наступні реквізити: найменування організації, найменування вигляду документа (ПРОТОКОЛ), дата, реєстраційний номер, місце складання або видання, заголовок, текст, підписи.

У протоколах оперативних зборів, нарад, засідань, засідання оформлення починається з найменування структурного підрозділу.

Назва вигляду документа (ПРОТОКОЛ) оформляється при кутовому розташуванні реквізитів від межі лівого поля через 2 міжрядкових інтервалу нижче за найменування організації, а при подовжньому розташуванні реквізитів і в загальному бланку - центрованним способом.

Дата оформляється цифровим способом (12. 10. 95.) і розташовується через 2 міжрядкових інтервалу нижче за назву вигляду документа або над спеціальною обмежувальною лінією в бланку. Дата протоколу є датою засідання, а не підписання і остаточного оформлення документа. Якщо засідання колегіального органу продовжувалося декілька днів, то в протоколі вказують дату його початку і дату закінчення. Наприклад: 20 -22. 10.95; 20.12. 95 -23.12. 95, а в протоколах загальних зборів акціонерів - буквено-цифровим способом: 20-21 квітня 1996 р.

Реєстраційний номер протоколу оформляється на тому ж рядку, що і дата засідання, і є порядковим номера засідання в межах календарного року або терміну повноважень колегіального органу (№ 1, № 12 і т. п.).

Заголовок протоколу містить коротке формулювання в родовому відмінку вигляду засідання, узгодиться з назвою колегіального органу і починається з великої букви.

Наприклад:

Засідання Ради директорів

Збори засновників

Загальних зборів акціонерів

Заголовок оформляється у верхньому лівому кутку через 2-3 міжрядкових інтервалу нижче за реквізит «місце складання або видання» від межі лівого поля або на площі, відміченій в бланку обмежувальними кутками, і при подовжньому і при кутовому розташування реквізиту бланка.

Текст протоколу складається з двох частин - ввідної і основної.

Ввідна частина тексту суворо формалізована. У ній оформляється зведення про склад присутніх на засіданні і порядок денний(список питань, винесених на обговорення).

Склад присутніх оформляється через 2 міжрядкових інтервалу нижче за заголовок від межі лівого поля і починається з вказівки голови і секретаря засідання. Прізвищу голови і секретаря оформляється після тире. Ініціали слідують за прізвищем. Наприклад:

Голова - Марков С. В.

Секретар - Петрова А. И.

При проведенні загальних зборів акціонерних товариств великий інтерес представляє можливість запрошення незалежного кваліфікованого фахівця (звичайно з фірми - реестодержателя) на роль ведучих зборів. У цьому випадку його прізвище, ініціали і повне найменування посади вказуються нижче за прізвища голови і секретаря від межі лівого поля:

Ведучий - головний менеджер фінансовий - інвестиційної компанії «ФіН» Осипов В. Т.

Прізвища і ініціали присутніх на засіданні постійних членів колегіальних органів (вибраних або вхідних до складу колегії по посаді) перераховуються по алфавіту прізвищ без найменування посади після слова «Були присутні:», яке оформляється через 2 міжрядкових інтервалу від межі лівого і закінчується двокрапкою.

Наприклад:

Були присутні: Бориса А. М., Винограду В. В., Громів П. С., Дмитра П. Е., Івана Л. М.

Прізвище присутніх оформляється на всій ширині рядка через один міжрядковий інтервал.

Якщо до складу членів колегіального органу входить більше за 15 чоловік, то склад присутніх вказується кількісно, а по фамільний список додається до протоколу, про що робиться помітка. Наприклад:

Були присутні: 20 чоловік (список додається).

Прізвища і ініціали присутніх на засіданні запрошених посадових осіб, які не є членами колегіального органу, перераховуються після слова «Запрошені:». Воно оформляється від межі лівого поля через 2 міжрядкових інтервалу нижче за слово «Були присутні:» і закінчується двокрапкою. Запрошені перераховуються з вказівкою повної посади, т. е. в неї входить повне або скорочене найменування підприємства або організації, по алфавіту прізвищ. Ця частина складу присутніх також оформляється на всій ширині рядка через один міжрядковий інтервал. Наприклад:

Запрошені: куратор шкільного муніципального округу « Таганка» Агеєва Н. О., заступник директора Департаменту утворення Уряду Москви Козіна Л. П., проректор РГГУ Тімофеєв Ю. А.

В коротких протоколах голови, секретаря і запрошених допускається не вказувати.

Перелік питань, винесених на обговорення і рішення колегіальними органами, оформляється після слова «Порядок денний:», які розташовуються від межі лівого поля через 2-3 міжрядкових інтервалу нижче за склад присутніх і закінчується двокрапкою.

Кожне питання формулюється з прийменника «о», відповідає на питання «про що?» і містить вказівку посади, прізвища і ініціали доповідача.

Питання нумеруються арабськими цифрами, розташовуються на порядку денному по мірі їх значущості або відповідно до передбачуваного часу обговорення і оформляється з червоного рядка (від 1-го положення табулятора). Наприклад:

Порядок денний:

1. Про підсумки фінансовий- господарської діяльності за 2 квартали 1993 р.

Доповідь комерційного директора Іванкина Е. С.

2. Про створення юридичного відділу підприємства.

Доповідь заступника голови правління Смоліна А. Г.

Пункти порядку денного повинні бути сформульовані чітко і конкретно. Формулювання «Різне» в порядок денний включати не рекомендується, а на порядку денному загальних зборів акціонерів вона не допускається.

У деяких випадках порядок денний, що складається з багатьох питань з вказівкою часу їх обговорення, оформлений як самостійний документ і розісланий зазделегідь учасникам засідання, в тексті протоколу не включається. Перед основною частиною тексту робиться відмітка:«Порядок денний додається».

Основна частина протоколу будується відповідно до пунктів порядку денного по розділах. Кожний розділ, відображаючи хід засідання, складається з трьох частин: СЛУХАЛИ-ВИСТУПИЛИ-ПОСТАНОВИЛИ (ВИРІШИЛИ).

Слово «СЛУХАЛИ» нумерується відповідно до номера пункту порядку денного, оформляється від межі лівого поля великими буквами і закінчується двокрапкою. З червоного рядка оформляється в родовому відмінку прізвище і ініціали доповідача (кого?), ставиться тире і після нього стисло або детально записується від третього імені однини або з прийменником «об» зміст доповіді. У деяких випадках після стисло сформульованої теми доповіді робиться відмітка:«Текст доповіді додається»(після точки).

Слово «ВИТУПИЛИ» оформляється від межі лівого поля великими буквами і закінчується двокрапкою. Прізвище і ініціали кожного з виступаючих оформляються з червоного рядка і пишуться в називному відмінку (хто?). Після тире в формі непрямої мови записується коротке або докладне змісту виступу.

У разі необхідності після прізвища виступаючого вказується його посада.

Всі питання до доповідача і що виступив, а також відповіді на них записується в порядку надходження і оформляється з червоного рядка. Прізвища особи, що задала питання, допускається не вказувати. Наприклад:

Питання: Чи Можливе збільшення фонду заробітної плати вIIIквартале на 30%?

Ні, підприємство вимушено змінити напрям діяльності, і прибуток скоротився.

Рішення, прийняті колегіально по кожному з питань, що обговорюються, записується після слова «ПОСТАНОВИЛИ (ВИРІШИЛИ)». Це слово оформляється від межі лівого поля великими буквами і закінчується двокрапкою. З червоного рядка по пунктах стисло і точно формулюються розпорядливі дії, які нумеруються відповідно до номера питання на порядку денному і розташовується по мірі їх значущості.

Пункт, що встановлює правову норму, формулюється по стандартній мовній моделі: що зробити - з якого або по який термін?

Пункт, вмісний доручення або розпорядження, будується по мовних моделях:

доручити кому - що зробити - до якого терміну?

або

що зробити - до якого терміну? Відповідальний - найменування посади, прізвище і ініціали конкретного виконавця.

Наприклад:

ВИРІШИЛИ:

Внести зміни в структуру і штатну чисельність підприємства на 1993 р.

Затвердити Положення про персонал підприємства.

Вручити начальнику відділу персоналу Киреєву С. В. закінчити комплектування відділів і служб кадрами фахівців до 20. 03. 04.

Розробити форми трудових контрактів для різних категорій фахівців до 10. 03. 04. Відповідальні - секретар-референт Петрова И. П. і юрисконсульт Сидоров К. К.

У разі необхідності вказуються результати голосування по кожному пункту рішення: «За» - 10, «проти» - 0, «стрималися» - 0 або «Одноголосно».

У протоколах загальних зборів акціонерів або засновників вказується також кількість і відсоток голосуючих акцій.

Підпису голів і секретаря засідання оформляються на відредагованому і звіреному протоколі. Вони розташовуються через 2-3 міжрядкових інтервалу нижче за текст від межі лівого поля і розділяються двома інтервалами. Розшифровки підписів друкуються від 6-го положення табулятора без дужок малими буквами (крім заголовних).

Ініціали розташовуються перед прізвищем, пропуск між ініціалами і прізвищем не робляться.

Особисті підписи голови і секретаря оформляються на першому примірнику протоколу. Наприклад:

Голова

Секретар

особистий підпис

особистий підпис

В. А. Морозов

Т. М. Елісеєва

Деякі різновиди протоколів підлягають затвердженню першим керівником підприємства або організації, в компетенцію якого входить розв'язання колегіально обговорених питань.

Твердження оформляється грифом, який розташовується у верхньому правому кутку документа від 5-го положення табулятора і складається з слова «ЗАТВЕРДЖУЮ», скороченого найменування посади керівника (т. до. повне найменування організації або підприємства вказане на бланку), особисті підписи, її розшифровки і дати твердження.

Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Керівник департаменту

особистий підпис Л. П. Кезіна

05.03.04

При затвердженні протоколу керівником вищестоящої її повне найменування включається в найменування посади.

Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Керівник Департаменту

утворення Уряду Москви

особистий підпис Л. П. Кезіна

05.03.04

Державний комітет

Російської Федерації

по стандартизації, метрології

і сертифікації

ПОТОКОЛ

12.03.04 N 4

Москва

Засідання науково-технічної

комісії по общетехническим

і організаційно-методичним стандартам

Голова - Ткаченко В. В.

Секретар - Горелов В. А.

Були присутні: Алмазів І. А, Антоновський І. П., Балакирев П. С., Бурденков К. С.

Запрошені: заступник директора Книжкової палати Івана Р. Н., начальник відділу методики стандартизації НИИС Сухарев В. И., начальник відділу систем документування ВНИИДАД Соколова А. Н., заступник директора ГНИЦВОК Сухов Н. К.

Порядок денний:

1. Про проект стандарту «Документація управлінська. Протокол».

Доповідь начальника відділу методики стандартизації НИИС Сухарева В. И.

2. Про проект стандарту «Транслітерация російських слів латинськими буквами».

Доповідь заступника директора Книжкової палати Іванова Р. Н.

1. СЛУХАЛИ:

Сухарева В. И. - про проект стандарту «Документація управлінська. Протокол». Текст доповіді додається.

ВИСТУПИЛИ:

Балакирев П. С. - Формуляр протоколу побудований на основі єдиної схеми (формуляр-зразок). Правила оформлення протоколів базується на існуючій раціональній практиці документування. Проект узгоджений з найбільш компетентними організаціями. Запропонував затвердити стандарт і ввести його в дію з 1 січня 2005

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Затвердити проект стандарту «Документація управлінська. Протокол» і встановити термін введення в дію - 1 січня 2005 року.

2. СЛУХАЛИ:

Иванова Р. Н. - про проект стандарту «Транслітерация російських слів латинськими буквами». Необхідність стандарту викликана різким зростанням обміну інформацією із зарубіжними країнами. Вивчені все існуючі способи транслитерації. Проект стандарту узгоджений з всіма зацікавленими відомствами.

ВИСТУПИЛИ:

Петров Е. Я. - проект не відображає існуючу практику транслитерації в науковій літературі.

Ткаченко В. В. - стандартом важко користуватися при передачі телеграм за рубіж.

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1 Доручити члену науково-технічної комісії Евсеєнко Е. П. погодити проект з інститутом російської мови РАН до 08.07.04.

2.2 Доопрацювати проект стандарту і представити його на затвердження науково-технічної комісії до 10.07.04. Відповідальний - заступник директора Книжкової палати Івана Р. Н.

Голова

Секретар

особистий підпис

особистий підпис

В. В. Ткаченко

В. А. Горелова

У справу 13-10

підпис Резун Б. В.

15.03.04

Державний комітет

Російської Федерації

по стандартизації, метрології

і сертифікації

ВИПИСКА З ПОТОКОЛА

12.03.04 N 4

Москва

Засідання науково-технічної

комісії по общетехническим

і організаційно-методичним стандартам

Голова - Ткаченко В. В.

Секретар - Горелов В. А.

Були присутні: Алмазів І. А, Антоновський І. П., Балакирев П. С., Бурденков К. С.

Запрошені: заступник директора Книжкової палати Івана Р. Н., начальник відділу методики стандартизації НИИС Сухарев В. И., начальник відділу систем документування ВНИИДАД Соколова А. Н., заступник директора ГНИЦВОК Сухов Н. К.

Порядок денний:

2. Про проект стандарту «Транслітерация російських слів латинськими буквами».

Доповідь заступника директора Книжкової палати Іванова Р. Н.

2. СЛУХАЛИ:

Иванова Р. Н. - про проект стандарту «Транслітерация російських слів латинськими буквами». Необхідність стандарту викликана різким зростанням обміну інформацією із зарубіжними країнами. Вивчені все існуючі способи транслитерації. Проект стандарту узгоджений з всіма зацікавленими відомствами.

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1 Доручити члену науково-технічної комісії Евсеєнко Е. П. погодити проект з інститутом російської мови РАН до 08.07.04.

2.2 Доопрацювати проект стандарту і представити його на затвердження науково-технічної комісії до 10.07.04. Відповідальний - заступник директора Книжкової палати Івана Р. Н.

Голова

Секретар

особистий підпис

особистий підпис

В. В. Ткаченко

В. А. Горелова

ВІРНО

Секретар

особистий підпис

Б. В. Резун

16.03.04

Вимоги до тексту листа

Ділова кореспонденція повинна обов'язково відповідати вимогам.

Точність, однозначність висловлювання. Всі слова повинні вживатися відповідно до їх лексичного значення.

Логічність

Кожний лист являє собою:

- виклад суті питання;

- мовна дія;

- висновок.

Письменність - необхідна частина будь-якого документа

Коректність. Ділова кореспонденція є коректною, якщо в ній додержана етикетная рамка і характерний доброзичливий або нейтральний тон викладу.

Лист-вдячність

У даному вигляді листа висловлюється вдячність за виконання якого-небудь роду діяльності.

ВАТ «Пром»

Директору

ВАТ «АСТРОН»

П. И. Іванову

444567, м. Самара

440056, м. Пенза

вул. Кирова, 12

вул. Попова, 11

тіл (095) 22 36 15

от28.03.2002№1-78

на №_178 від 25.03.2002

Шановний Петре Івановичу!

Ми отримали Ваше запрошення на конференцію по обговоренню нової лінії по виробництву обладнання, за яке ми Вам признательни.

Ми ради бути присутній на цьому заході.

З найкращими побажаннями.

Генеральний директор

Н. Н. Лядов

Котова Тетяна Олександрівна

(095) 22 36 55

Лист-запрошення

Пишеться в тому випадку, коли організація хоче запросити іншу організацію на яке- небудь торжество або захід. У даному діловому листі вказується час, місце і дата проведення заходу.

ВАТ «АСТРОН»

Директору

ВАТ «Пром»

Н. Н. Лядову

440056, м. Пенза

444567, м. Самара

вул. Попова, 11

вул. Кирова, 12

тіл (085) 22 36 10

факс (085) 22 30 20

от25.03.2004№178

на №від _-

Про запрошення на конференцію

Шановний Миколо Миколайовичу!

2 квітня 2004 року в 12 годин в актовому залі нашого підприємства відбудеться обговорення проекту нової лінії виробництва обладнання для харчової промисловості.

Враховуючи Ваш великий внесок в розвиток технічного прогресу в промисловості, направляємо Вам проект і просимо взяти участь в його обговоренні.

Ми будемо раді Вас бачити, отримання просимо підтвердити

Додаток: Проект лінії на 35 л. в 2. екз.

З повагою.

Генеральний директор

П. І. Іванов

Король Тетяна Олександрівна

(095) 22 36 55

Зміст

Введення. ..3

Протокол. Виписка з протоколу. ..4

Наказ. ..12

Пояснювальна записка: внутрішня і зовнішня. ..17

Доповідна записка: внутрішня і зовнішня. ..17

Довіреність від імені і організації. ..26

Акт. ..32

Договір. ..37

Листи: службові, подячні і запрошення...41

Література. ..48

Трудовий договір

Відповідно до Трудового кодексу РФ основою для прийому на роботу є трудовою договір, укладений в письмовій формі.

Трудовий договір - угода між роботодавцем і працівником, відповідно до якого роботодавець зобов'язується надати працівнику роботу по зумовленій трудовій функції, забезпечити умови труда, передбачені Трудовим кодексом Російської Федерації, законами і інакшими нормативними правовими актами, колективним договором, угодами, локальними нормативними актами, вмісний норми трудового права, своєчасно і в повному об'ємі виплачувати працівнику заробітну плату, а працівник зобов'язується особисто виконувати певну цією угодою трудову функцію, дотримувати діючі в організації правила внутрішнього трудового розпорядку (Трудовий кодекс РФ, ст. 56).

Сторонами трудового договору є роботодавець і працівник. Від імені роботодавця, як правило, виступає керівник організації (або його заступник по кадровій службі).

Трудовий договір полягає в письмовій формі, складається в двох примірниках, кожний з яких підписується сторонами. Один примірник трудового договору передається працівнику, інший зберігається у роботодавця (в кадровій службі) (Трудовий кодекс РФ, ст. 57).

Трудові договору можуть укладатися:

на невизначений термін;

на певний термін не більш п'яти років (терміновий трудовий договір).

Терміновий договір, відповідно до Трудового кодексу РФ, полягає в тих випадку, коли трудові відносини не можуть бути встановлений на невизначений термін з урахуванням характеру майбутньої роботи або умов її виконання. Якщо в трудовому договорі не обумовлений термін його дії, то договір вважається укладеним на невизначений термін.

У тексті трудового договору повинні бути вказані сторони, що уклали договір:

прізвище, ім'я, по батькові працівника;

прізвище, ім'я, по батькові роботодавця - фізичної особи.

Крім того, до істотних умов трудового договору законом віднесені:

місце роботи (з вказівкою структурного підрозділу);

дата почала роботи;

термін дії (у випадку укладення термінового трудового договору);

найменування посади, спеціальності, професії з вказівкою кваліфікації у відповідності з штатним розкладом організації або конкретна трудова функція;

права і обов'язки працівника;

права і обов'язки роботодавця;

характеристика умов труда, компенсації і пільг працівникам за роботу у важких, шкідливих і (або) небезпечних умовах;

режим труда і відпочинку (якщо він відносно даного працівника відрізняється від загальних правил, встановлених в організації);

умови оплати труда (в тому числі розмір тарифної ставки або посадового окладу працівника, доплати, надбавки і заохочувальні виплати);

види і умови соціального страхування, безпосередньо пов'язані з трудовою діяльністю.

Можливе включення в трудовий договір інших умов:

про випробування;

про нерозповсюдження таємниці, що охороняється законом (державної, службової, комерційної і інакшої);

про обов'язок працівника відпрацювати після навчання не менше за встановлений договором термін, якщо навчання проводиться за рахунок коштів роботодавця.

Роботодавець не має право вимагати від працівника виконання роботи, не зумовленої трудовим договором.

З сказаного витікає, що організації мають право розробити і використати індивідуальну форму трудового договору, однак багато які кадрові служби використовують зразкову форму трудового договору, рекомендовану Міністерством труда РФ.

Трудовий договір є основою для видання наказу керівника організації про прийом співробітника на роботу.

ТРУДОВИЙ ДОГОВІР

(на термін до 2-х місяців)

м. Моськва_ "10"марта_2004г.

Товариство з обмеженою відповідальністю«Ніка»_, (найменування)

що іменується надалі "Суспільство", в особі ДіректораЯрцевой К. Н._, діючого на підставі Статуту, з одного боку, і г-на (ки)

Російської ФедерациїЇванова Петра Сергеєвича_ що іменується (ой) надалі "Працівник", з іншого боку, уклали цей договір про нижченаведене:

1. Працівник приймається на тимчасову роботу в Суспільство в качествеелектромонтажгика_.

2. Заробітна плата Працівника составляет15000_ _ рублів в місяць.

3. Працівник в період роботи в Суспільстві підкоряється непосредственноглавному енергетику_.

4. Працівник зобов'язаний виконувати наступні посадові обов'язки: повинен якісно виконувати все електромонтажние работи_ _ (вказуються основні характеристики роботи і вимоги до рівня їх виконання)

(Варіант: Виконувати обов'язки, вказані в посадовій інструкції).

5. Працівник зобов'язаний приступити до роботи з "10"марта_ 2004 р.

6. Цей трудовий договір укладається на2_ місяць (а) (дня/дня) (не більш 2-х місяців) і діє з "10"марта_2004 м. по "10"мая_2004г.

7. Місце роботи Працівника: будівля фірми «Ніка»_. Варіанти:

а) Суспільство має право посилати Працівника для виконання завдань в _, розташовану за адресою: _ (найменування компанії) _.

б) Суспільство має право посилати Працівника для виконання завдань в будь-який район в межах _ області.

8. Після закінчення терміну трудового договору він може бути продовжений по угоді сторін, або між ними може бути укладений новий трудовий договір про прийом на тимчасову або постійну роботу.

9. Якщо після закінчення терміну трудового договору трудові відносини фактично продовжуються і жодна з сторін не зажадала їх припинення, то дія трудового договору продовжується на невизначений термін і Працівник придбаває статус постійного працівника.

10. Робота в Суспільстві є основним місцем роботи Працівника.

11. Режим роботи, права і обов'язків сторін, основи припинення трудового договору і інакші умови визначаються в Положенні про персонал, керівником Суспільства, що затверджується.

12. Додаткові умови за даним договором: додаткових умов нет_ _ _

13. Умови цього трудового договору носять конфіденційний характер і розголошуванню не підлягають.

14. Умови цього трудового договору мають обов'язкову юридичну силу для сторін. Всі зміни і доповнення до цього трудового договору оформляються двосторонньою письмовою угодою.

15. У всьому іншому, що не передбачено цим договором і Положенням про персонал, сторони керуються чинним трудовим законодавством.

16. Сторони керуються внутрішніми нормативними актами Суспільства (Положенням про персонал, правилами внутрішнього трудового розпорядку і т. д.) тільки при умові ознайомлення з ними Працівника під розписку.

17. Спори між сторонами, виникаючі при виконанні трудового договору, розглядаються в порядку, встановленому чинним законодавством.

18. Договір складений в 2-х примірниках, що мають однакову юридичну силу, один з яких зберігається в Суспільстві, а іншої у Працівника.

Підписи сторін:

СУСПІЛЬСТВО: ДіректорЯрцева К. Н._

ПРАЦІВНИК: Иванов Петро Сергеєвич_ (Іванов_)

Паспорт серия12 34_ Nо.56789_ виданОВД «Царіцино» 28.02.2001 м. _ (ким, коли)

Адресг. Москва, вул. Зозулина д. 5 кв. 46_

40

ТРУДОВИЙ ДОГОВІР

(на термін до 2-х місяців)

м. Моськва_ "10"марта_2004г.

Товариство з обмеженою відповідальністю«Ніка»_, (найменування)

що іменується надалі "Суспільство", в особі ДіректораЯрцевой К. Н._, діючого на підставі Статуту, з одного боку, і г-на (ки)

Російської ФедерациїЇванова Петра Сергеєвича_ що іменується (ой) надалі "Працівник", з іншого боку, уклали цей договір про нижченаведене:

1. Працівник приймається на тимчасову роботу в Суспільство в качествеелектромонтажгика_.

2. Заробітна плата Працівника составляет15000_ _ рублів в місяць.

3. Працівник в період роботи в Суспільстві підкоряється непосредственноглавному енергетику_.

4. Працівник зобов'язаний виконувати наступні посадові обов'язки: повинен якісно виконувати все електромонтажние работи_ _ (вказуються основні характеристики роботи і вимоги до рівня їх виконання)

(Варіант: Виконувати обов'язки, вказані в посадовій інструкції).

5. Працівник зобов'язаний приступити до роботи з "10"марта_ 2004 р.

6. Цей трудовий договір укладається на2_ місяць (а) (дня/дня) (не більш 2-х місяців) і діє з "10"марта_2004 м. по "10"мая_2004г.

7. Місце роботи Працівника: будівля фірми «Ніка»_. Варіанти:

а) Суспільство має право посилати Працівника для виконання завдань в _, розташовану за адресою: _ (найменування компанії) _.

б) Суспільство має право посилати Працівника для виконання завдань в будь-який район в межах _ області.

8. Після закінчення терміну трудового договору він може бути продовжений по угоді сторін, або між ними може бути укладений новий трудовий договір про прийом на тимчасову або постійну роботу.

9. Якщо після закінчення терміну трудового договору трудові відносини фактично продовжуються і жодна з сторін не зажадала їх припинення, то дія трудового договору продовжується на невизначений термін і Працівник придбаває статус постійного працівника.

10. Робота в Суспільстві є основним місцем роботи Працівника.

11. Режим роботи, права і обов'язків сторін, основи припинення трудового договору і інакші умови визначаються в Положенні про персонал, керівником Суспільства, що затверджується.

12. Додаткові умови за даним договором: додаткових умов нет_ _ _

13. Умови цього трудового договору носять конфіденційний характер і розголошуванню не підлягають.

14. Умови цього трудового договору мають обов'язкову юридичну силу для сторін. Всі зміни і доповнення до цього трудового договору оформляються двосторонньою письмовою угодою.

15. У всьому іншому, що не передбачено цим договором і Положенням про персонал, сторони керуються чинним трудовим законодавством.

16. Сторони керуються внутрішніми нормативними актами Суспільства (Положенням про персонал, правилами внутрішнього трудового розпорядку і т. д.) тільки при умові ознайомлення з ними Працівника під розписку.

17. Спори між сторонами, виникаючі при виконанні трудового договору, розглядаються в порядку, встановленому чинним законодавством.

18. Договір складений в 2-х примірниках, що мають однакову юридичну силу, один з яких зберігається в Суспільстві, а іншої у Працівника.

Підписи сторін:

СУСПІЛЬСТВО: ДіректорЯрцева К. Н._

ПРАЦІВНИК: Иванов Петро Сергеєвич_ (Іванов_)

Паспорт серия12 34_ Nо.56789_ виданОВД «Царіцино» 28.02.2001 м. _ (ким, коли)

Адресг. Москва, вул. Зозулина д. 5 кв. 46_