Реферати

Реферат: Основи діловодства

Проблеми податкових органів. Заходу для підвищення ефективності роботи податкових служб. Державне регулювання як визначальна роль у формуванні і розвитку економічної структури сучасного суспільства. Проблеми податкового контролю на сучасному етапі податкової реформи. Шляху удосконалювання системи органів податкового контролю.

Економічний зміст і призначення фінансових інвестицій. Роль фінансового ринку (який являє собою форму організації руху коштів у народному господарстві) у мобілізації і розподілі грошових ресурсів підприємства. Особливості фінансових взаємин між учасниками фондового ринку.

Еволюція Всесвіту. Історія еволюції всесвіт і перші миті її життя. Теорія "Великого вибуху", аналіз спроб створення математичної моделі Всесвіт. Що таке зірки, галактики і млечний шлях. Будівля сонячної системи, характеристика її планет і їхніх супутників.

Канада. Географічне положення. Природні умови. Історія освоєння території. Населення. Релігія. Промисловість. Сільське господарство. Транспорт. Культура. Канада - це "неамериканська Америка".

Впливу на тумани за допомогою теплових джерел. Теплове розсіювання туманів - перший успішний метод, що застосовувався англійськими ВВС у Другу Світову війну на ряді аеродромів. Впливу на переохолоджені хмари на великих площах з метою збільшення суми чи опадів з метою їхнього розсіювання.

Зміст

Введення.. 3

Структура і призначення номенклатурних справ.. 13

Вимоги до формування подів.. 14

Правила зберігання справ.. 22

Експертиза цінності документів.. 25

Оформлення подів.. 27

Складання описів подів.. 28

Порядок передачі подів в архів.. 30

Архівне зберігання документів в електронній формі.. 31

Додатки.. 33

Введення

Приступаючи до вивчення курсу, передусім потрібно ознайомитися з основними професійними термінами і визначеннями, що постійно зустрічаються в роботі з документами.

Діловодство - галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами.

Спочатку термін з'явився в усній мові (приблизно в XVII в.) і означав процес рішення (виробництва) справи: «справу проводити» - вирішувати питання. У ході рішення виникала необхідність закріплення результату, наприклад, досягнутої домовленості. Для цього издревле і створювали документи, оскільки усне слово короткочасно, може бути забуто, спотворено при передачі або не так понятий. Вже в XVI в. вживається словоделокак збори документів, що відносяться до якої-небудь справи, питання. Уперше в цьому понятті слово «поділо» зафіксовано в документах в 1584 р.

Сучасне діловодство включає:

- забезпечення своєчасного і правильного створення документів (документування);

- організацію роботи з документами (отримання, передача, обробка, облік, реєстрація, контроль, зберігання, систематизація, підготовка документів для здачі в архів, знищення).

Паралельно з терміном «діловодство» в останні десятиріччя використовується терминдокументационное забезпечення управління (ДОУ). Його поява пов'язана з впровадженням в управління комп'ютерних систем і їх організаційним, програмним і інформаційним забезпеченням для наближення до термінології, уживаної в комп'ютерних програмах і літературі. У цей час терміни «діловодство» і «документационное забезпечення управління» є синонімами і застосовуються для позначення однієї і тієї ж діяльності. І той, і інший термін можна зустріти, наприклад, в назвах документів, що регламентують організацію документационних процесів: «Державна система документационного забезпечення управління» і «Типова інструкція по діловодству в міністерствах і відомствах Російської Федерації».

Документування- це процес створення і оформлення документа. Державний стандарт визначає документування як «запис інформації на різних носіях за встановленими правилами».

Необхідність фіксувати інформацію з'явилася у людей в глибокій древності. До нашого часу дійшли «документи» різних епох, створені на глиняних табличках, бересте, кам'яних стелах і т. д. Способи нанесення інформації також були різними: малюнок, графіка, лист. У цей час в управлінській практиці використовують головним чином документи, створені яким-небудь способом листа - рукописним, машинописним, друкарським, комп'ютерним, а також з використанням графіки, малюнка, фотографії, звуко- і відеозапису і на спеціальному матеріалі (паперу, кіно- і фотоплівці, магнітній стрічці, диску і інш.). Вивченням розвитку способів документування і носіїв інформації займається наукова дисципліна - документоведение.

Організація роботи з документами- це забезпечення руху документів в апараті управління, їх використання в довідкових цілях і зберігання. Термін визначається державним стандартом як «організація документообігу, зберігання і використання документів в поточній діяльності установи».

Документооборотомстандарт називаетдвижение документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершенияисполнения або відправлення. У технологію роботи з документами входить:

- прийом і первинна обробка документів;

- їх попередній розгляд і розподіл;

- реєстрація документів;

- контроль виконання документів;

- інформаційно-довідкова робота;

- виконання документів;

- їх відправка;

- систематизація (формування справ) і поточне зберігання документів.

Раскроем деякі з перерахованих понять. Так, регистрацияозначаетзапись облікових даних про документ за встановленою формою, фіксуюча факт його створення, відправлення або отримання, контроль виконання документів - сукупність дій, що забезпечують їх своєчасне виконання, формування справи - групування виконаних документів в справу відповідно до номенклатури справ (систематизованим переліком найменувань справ, що заводяться в організації, з вказівкою термінів їх зберігання, оформленою у встановленому порядку) і систематизація документів всередині справи.

Будь-яке управлінське рішення завжди базується на інформації з питання, що розглядається або керованого об'єкта. Інформація тотожна поняттям: «дані», «зведення», «показники». Законодавче закріплений наступний термін:

«Інформація - відомості про осіб, предмети, факти, події, явища і процеси незалежно від форми їх уявлення».

У кожній області людської діяльності інформація має свою специфіку і тому вона відповідно поділяється на медичну, наукову, технічну, технологічну і інш. У федеральних органах влади і управління, в установах, організаціях і на підприємствах (незалежно від напряму діяльності і форми власності) обов'язково виникає управлінська інформація, яка використовується для цілей управління яким-небудь об'єктом або структурами. До управлінської інформації пред'являється ряд вимог: повнота, оперативність, достовірність, точність, адресность, доступність для сприйняття людиною.

Документи використовуються в різних областях діяльності, галузях знань, сферах життя і є об'єктом дослідження багатьох наукових дисциплін. Тому зміст поняття «документ» багатозначно і залежить від того, в якій галузі і для яких цілей він використовується. Так, для юристів документ є передусім способом доказу або свідчення чого-небудь, для історика - історичним джерелом, кибернетика-документалиста - носієм інформації, а I фахівці в області управління вважають його засобом фіксації і передачі управлінських рішень.

У Федеральному законі «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» закріплене наступне визначення поняття «документ»:

Документ-етозафиксированная на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати. Це ж визначення дане і в державному стандарті на терміни і визначення «Діловодство і архівна справа». Для більш повної характеристики поняття «документ» потрібно розкрити і поняття «реквізит».

Кожний документ складається з ряду становлячих його елементів, які називаються реквізитами (найменування, автор, адресат, текст, дата, підпис і т. д.). ГОСТ закріплює наступне визначення:

Реквізит документа- обов'язковий елемент оформленияофициального документа?

Різні документи складаються з різного набору реквізитів. Число реквізитів визначається цілями створення документа, його I призначенням, вимогами до змісту і форми даного документа. Для багатьох документів число реквізитів суворо обмежене. Для ряду документів число і склад реквізитів встановлені законодавчими і нормативними актами. Але в будь-якому випадку, як випливає з визначення, інформація, зафіксована на матеріальному носії, повинна бути обов'язково оформлена шляхом проставлення необхідних реквізитів. Тільки тоді вона стає документом.

У документоведенії документ розглядається як результат закріплення (відображення) фактів, подій, явищ об'єктивної дійсності і мислительной діяльності людини будь-яким зручним способом на спеціальному матеріалі.

Документи, зафіксувавши (відобразивши) інформацію, тим самим забезпечують її збереження і накопичення, можливість передачі іншій особі, багаторазове використання, повторне і неодноразове повернення до неї у часі. Вони зачіпають різні сфери діяльності людини і розділяються на текстові і графічні, традиційні (рукописні, машинописні) і на машинних носіях, наукові, технічні, особисті і офіційні і інш.

Офіційні документи-етодокументи, створені юридичними або фізичними особами, оформлені і засвідчені у встановленому порядку. Серед них особливу категорію составляютслужебние (управлінські) документи, які визначаються державним стандартом як офіційні документи, що використовуються в поточній діяльності організації.

Як носії інформації документи виступають як неодмінний елемент внутрішньої організації будь-якої установи, підприємства, будь-якої фірми, забезпечуючи взаємодію їх структурних частин і окремих співробітників. Вони є основою для прийняття управлінських рішень, служать доказом їх виконання і джерелом для узагальнень і аналізу, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи. У управлінській діяльності документ виступає і як предмет труда, і як результат труда.

Багато які форми управлінської діяльності виражаються за допомогою відповідних документів: розпорядлива діяльність - виданням різних розпорядливих документів; планування - за допомогою підготовки різних планів; облік - у вигляді складання і обробки статистичної, бухгалтерської, оперативно-технічної документації; контроль - шляхом збору відомостей в письмовому вигляді і т. д. Тому документи можна класифікувати відповідно до їх призначення як кошти:

- регламентації діяльності (статути, положення, регламенти, правила, інструкції і інш.);

- розпорядливої діяльності (накази, вказівки, постанови, рішення, розпорядження і інш.);

- накопичення і узагальнення інформації (звіти, акти, доповіді і інш.);

- передачі інформації (листа, телеграми, телефонограми і інш.).

Крім того, важливу роль в сфері управління грають документи, що відображають діяльність різних колегіальних органів (протоколи), які можуть виступати і засобом здійснення розпорядливої діяльності, і засобом накопичення і узагальнення інформації.

Документ виник передусім, щоб зафіксувати інформацію і додати їй юридичну силу. Значення латинського слова «документ» (documentum) - доказ, свідчення. У цей час бесспорность документа також визначається поняттям «юридична сила документа».

Для управлінської діяльності юридична сила документів надзвичайно важлива, оскільки означає, що документи можуть служити справжнім доказом укладеної в них інформації. Юридична сила офіційного документа передбачає його обов'язковість для тих, кому він адресований, або для кола учасників управлінських дій (органів управління, їх структурних підрозділів, громадських організацій, посадові осіб і громадян), які керуються документом і засновують на ньому свою діяльність або стримуються від неї.

Юридична сила документа - етосвойство офіційного документа, що повідомляється йому чинним законодавством компетенцією його органу, що видав і встановленим порядком оформления1. З цього визначення слідує, що орган управління або посадові особи, що випускає документ, зобов'язані:

- дотримувати при його підготовці діючі норми законодавства;

- видавати документи тільки в межах своєї компетенції;

- дотримувати діючі в певний час загальнодержавні правила складання і оформлення документів.

До числа найбільш юридично значущих реквізитів відносяться: найменування організації, дата і реєстраційним номер документа, підпис, друк, грифи узгодження і твердження.

У управлінській практиці прийнято розрізнювати документи по мірі їх автентичності на чорнові, беловие, оригінали, копії.

Чорновий документ, виготовлений рукописним, машинописним способом або розпечатаний з комп'ютера, відображає роботу автора над його змістом. Він може містити тільки текст і не володіє юридичною силою.

Беловой документ - еторукописний або машинописний документ, текст якого переписаний з чорнового документа або написаний без помарок і виправлень.

Документ, в якому містяться відомості, підтверджуючі його достовірність (про автора, час і місце створення) вважається справжнім. Оригінал офіційного документа - етопервий (або одиничний) примірник документа, що володіє юридичною силою.

Копія документа - етодокумент, повністю відтворюючий інформацію справжнього документа і всі його зовнішні ознаки або частину їх. Копія документа може бути факсимільною або вільною. Факсимільна копія повністю відтворює зміст документа і всі його зовнішні ознаки (реквізити, що містяться в оригіналі, включаючи підпис і друк) або частина їх, особливості їх розташування. Факсимільна копія виготовляється на копіювальній техніці, з використанням фотографії, апаратів факсимільного зв'язку, принтерів. Для документів, виготовлених на пишучих машинках, факсимільною копією є другою і подальші примірники документів, отримані через копіювальний папір. Вони, як правило, залишаються в справах установи. Застаріла назва таких копій - відпуск. Вільна копія містить всі реквізити документа, але не обов'язково повторює його форму.

Система документації - етосовокупность документів, взаємопов'язаних по ознаках походження, призначення, вигляду, сфери діяльності, єдиних вимог до їх оформлення.

Типові управлінські функції в кожному управлінському апараті реалізовуються на основі використання документів, що відносяться до різних систем документації. Співвідношення документів з різних систем в діловодстві різних установ і організацій неоднакове, оскільки залежить від конкретної діяльності тієї або інакшої установи, його масштабності, місця в системі федерального управління і ряду інших причин. Але, незалежно від цього, в будь-якій організації використовуються документи, що відображають організаційну, розпорядливу і виконавську діяльність. Їх сукупність складає систему організаційно-розпорядливої документації. Державний стандарт определяеторганизационно-розпорядливі документи як письмові документи, в яких фіксуються розв'язання адміністративних і організаційних питань, а також питань управління, взаємодії, забезпечення і регулювання діяльності органів влади, установ, підприємств, організацій, їх підрозділів і посадових осіб. Таким чином, система організаційно-розпорядливої документації внаслідок свого повсюдного застосування має велике значення для документування управлінської діяльності.

Крім загальних для всіх установ і підприємств функціональних систем документація виділяє також галузеві системи, які використовуються при документуванні відповідних видів діяльності і відображають їх специфіку. Це, наприклад, системи документації по охороні здоров'я, освіті (загальному і спеціальному), нотаріальні, судові і інш. Організаційно-розпорядлива документація тісно пов'язана як з галузевими, так і з функціональними системами. З одного боку, вона представляє для інших систем правову основу, а з іншою - в ній знаходять відображення питання керівництва, контролю, планування, обліку, звітності і т. д.

Основним напрямом вдосконалення документації є уніфікація і стандартизація.

Стандартизація - етопроцесс встановлення і застосування стандартів, під якими розуміється «зразок, еталон, модель, що приймається за початкові для зіставлення з ними інших подібних об'єктів». Стандарт як нормативно-технічний документ встановлює комплекс норм, правив, вимог до об'єкта стандартизації і затверджується компетентним органом. Застосування стандартів сприяє поліпшенню якості виробу, що створюється (в цьому випадку документа). У Росії діяльність по стандартизації координується державними органами стандартизації.

Стандартизація - складний процес. У її склад входять такі елементи, як типізація, уніфікація, агрегирование. З одного боку, це методи стандартизації, з іншою - види робіт, які можуть здійснюватися як самостійні. Наприклад, в широкому значенні типізація - це розробка типових конструкцій або технологічних процесів на основі загальних для ряду виробів (процесів) технічних характеристик. У документоведенії цей метод використовується для створення типових форм документів і типових текстів, т. е. зразків або еталонів, на основі яких створюються конкретні документи.

Типовий текст - це текст-зразок, на основі якого в подальшому створюються тексти аналогічного змісту.

Подунификациейпонимается«приведення чого-небудь до єдиної системи, форми, одноманітності». По офіційному визначенню уніфікація - це вибір оптимального числа різновидів продукції, процесів і послуг, значень їх параметрів і розмірів. Виходячи з цього слідує, що, по-перше, в процесі уніфікації повинно провестися раціональне скорочення елементів початкової безлічі об'єктів (наприклад, форм або видів документів, їх показників і реквізитів). А по-друге, уніфікація обов'язково приводить до встановлення оптимальної (на якесь досить тривалий час) одноманітності в будь-якій області діяльності, в тому числі і в документуванні. Управлінські документи, що використовуються в самих різних сферах і органах управління, повинні оформлятися одноманітно. Це дозволяє включати документи в єдину для країни систему діловодства, сприяє їх оперативній обробці і виконанню, скорочує витрати часу на роботу з документами не тільки делопроизводственного персоналу, але і всіх працівників управлінського апарату - від керівників до рядових співробітників.

Уніфікована система документації (УСД) - система документації, створена за єдиними правилами і вимогами, вмісна інформацію, необхідну для управління в певній сфері діяльності.

Безпосередні розробники конкретних форм документів і систем документації - міністерства (відомства), що здійснюють координацію тієї або інакшої галузі діяльності. Ними ж затверджуються уніфіковані форми документів. Так, міністерство фінансів відповідає за бухгалтерські документи, міністерство охорони здоров'я РФ - за медичні, Державний комітет РФ по статистиці - за форми первинної облікової і статистичної документації, Росархив РФ - за систему організаційно-розпорядливої документації.

Загальнодержавні уніфіковані форми документів розробляються з урахуванням можливості їх комп'ютерної обробки. Вони обов'язкові для застосування у всіх установах, організаціях і на підприємствах незалежно від їх підлеглості і форми власності.

Структура і призначення номенклатурних справ

Після виконання документи певний час зберігаються в організації. Для того щоб їх можна було швидко знаходити і використати, необхідна систематизація виконаних документів, т. е. угруповання їх в справи. Державний стандарт определяетделокак «сукупність документів або документ, що відносяться до одного питання або дільниці діяльності, вміщених в окрему обкладинку».

Щоб правильно сформувати справи і забезпечити можливість використання потрібної інформації, документи класифікують: розділяють їх на групи з різними термінами зберігання. Спеціальним класифікаційним довідником, що дозволяє визначити порядок розподілу документів в справи, є номенклатура справ.

Номенклатура справ - систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в організації, з вказівкою термінів їх зберігання, оформлений у встановленому порядку.

Номенклатура справ - це многофункциональний документ, що використовується для різних цілей:

- номенклатура використовується як схема класифікації при розподілі і угрупованні виконаних документів в справи (папки). Заголовки справ, закріплені в ній, переносяться потім на обкладинки справ;

- кожна справа, включена в номенклатуру, має вказівку терміну зберігання документів, включених в нього. Таким чином з її допомогою намічують орієнтувальні терміни зберігання документів, що є першим етапом експертизи цінності документів;

- номенклатура справ використовується при побудові інформаційно-пошукової системи по документах підприємства. При реєстрації документів в реєстраційний індекс часто включають індекс справи по номенклатурі. Крім того, класифікаційна схема номенклатури може бути використана при формуванні довідкової картотеки на виконані документи;

- номенклатура справ використовується замість опису як обліковий документ при здачі в архів справ з термінами зберігання до 10 років включно. Вона ж служить основою для складання описів на справи з термінами зберігання понад 10 років і постійного;

- номенклатура має довідкове значення при вивченні структури установи, організації, підприємства.

Загальні вимоги до номенклатури. Номенклатура справ як один з основних інструментів організації діловодства повинна відповідати певним вимогам, найважливіші з яких:

- обхват всіх документів, що отримуються і що створюються в процесі діяльності організації;

- роздільне угруповання в справи документів постійного і тимчасового термінів зберігання;

- конкретне і чітке формулювання заголовка поділо, яка повністю відображає склад і вміст документів в ньому і виключає можливість включення в справу документів, не відповідних його змісту і терміну зберігання;

- систематизація справ всередині розділів номенклатури у відповідності зі мірою важливості і терміном зберігання документації.

Вимоги до формування справ

Розробка номенклатури справ складається з декількох етапів:

- визначення кола документів для включення в номенклатуру;

- складання заголовків (найменувань) справ;

- розробка класифікаційної схеми номенклатури, т. е. порядку розташування справ;

- визначення термінів зберігання справ;

- визначення системи індексації і встановлення індексів справ;

- оформлення і посвідчення номенклатури справ.

Визначення кола документів для включення в номенклатуру. Основна вимога до номенклатури - обхват всіх документів, що утворюються в процесі діяльності організації-При цьому повинна враховуватися документація, як що створюється в самій організації, так і що отримується від інших організацій і осіб, включаючи реєстраційні картки, журнали обліку, різні картотеки.

У номенклатуру повинні бути внесені і документи тимчасово діючих комісій, груп, створених для рішення якої-небудь конкретної задачі, документи громадських організацій.

У номенклатуру справ включаються також документи, не кінчені діловодством, які поступили з інших організацій для продовження або закінчення розв'язання питання; справи з питань, що продовжуються більше за один рік (так звані перехідні справи). Вони вносяться в номенклатуру кожного року протягом всього терміну розв'язання питання. Протягом року номенклатура може бути доповнена справами, що утворилися після початку року внаслідок появи в діяльності організації нових питань. Для таких справ в кінці кожного розділу номенклатури передбачають декілька резервних номерів.

Не включаються в номенклатуру друкарські видання (збірники, довідники і т. д.).

Складання заголовків справ. Це сама складна частина роботи при складанні номенклатури справ.

Заголовок справи повинен в узагальненій формі стисло, чітко і однозначно відображати основний зміст документів комплексу, оскільки саме по заголовку справи проводиться пошук документів. Заголовок містить вказівку на рід справи (справа, документи, переписка), що заводиться або назву вигляду документа (накази, акти і інш.), уточнюючі дані про зміст документів, кореспондентів, дати, а також вказівка автентичності, копийности і т. д. У заголовках справ не вживаються формулювання типу «Різні матеріали», «Загальна переписка» і т. п.

Заголовки справ, вмісних планові або звітні документи, повинні включати вказівку на вигляд і характер документів, їх періодичність, наприклад: «Річний звіт про науково-дослідну діяльність інституту», «Місячні звіти про відвантаження товарів».

У заголовку справи, вмісної статистичні форми, вказуються назви форм, їх номер або умовне позначення (шифр): «Річний звіт по окремих показниках фінансової діяльності підприємства (організації) (ф. 10-ф)».

Розробка класифікаційної схеми. Після складання заголовків справ проводиться їх систематизація, т. е. визначається порядок розташування заголовків в номенклатурі справ. Він заснований на обліку організаційно-структурної побудови апарату управління і функцій, що виконуються ним.

У номенклатурі справ невеликої організації, що не має структурного ділення, а також в номенклатурі справ структурного підрозділу великої організації справи систематизують по мірі їх важливість з урахуванням взаємозв'язку документів.

Першими вміщуються справи, що включають організаційно-розпорядливі документи директивних і вищестоящих органів, потім - справи, вмісні організаційну документацію, що відноситься до діяльності організації загалом (статут, положення)або структурного підрозділу, якщо складається номенклатура справ структурного підрозділу. Далі розташовують справи з розпорядливою документацією самої установи або організації (накази, розпорядження, рішення колегіальних органів). За цією групою справ слідують справи з плановими і звітними документами (річними, квартальними, місячними), перепискою і іншими документами.

Визначення термінів зберігання справ. Терміни зберігання справ встановлюють для забезпечення збереження цінних документів. Терміни зберігання - важлива основа для угруповання документів в справи, оскільки документи з постійним терміном зберігання, термінами зберігання до 10 років і понад 10 років не можуть вміщуватися в одну справу.

Терміни зберігання встановлюються по переліках документів з вказівкою термінів їх зберігання або експертним шляхом провідними фахівцями організації.

Терміни зберігання документів - постійні або тимчасові (один, три, п'ять, десять, 15 років і т. д.) - встановлюються в залежності від значущості документів. Якщо в справі містяться документи тимчасового зберігання різної цінності і, отже, з різними термінами зберігання, термін зберігання всієї справи встановлюється для найбільш цінної документації, т. е. більший. Наприклад, якщо в справі знаходяться документи з термінами зберігання один рік, три роки і п'ять років, вся справа зберігається п'ять років.

Термін зберігання обчислюється з 1 січня того року, який слідує за роком закінчення справи. Наприклад, термін зберігання: справи, закінченої діловодством в 1998 р., обчислюється з 1 січня 1999 р.

Індексація справ. Для практичного використання номенклатури справ велике значення мають умовні позначення, що привласнюються справам - індекси справ.

Якщо організація невелика і не має структурних частин, її номенклатура будується по виробничій або функціональній схемі. У цьому випадку індексом справи буде його порядковий номер в номенклатурі: 01, 02, 03 і т. д.

У зведеній номенклатурі в індекс кожної справи входить умовне позначення структурного підрозділу і порядковий номер справи в межах структурного підрозділу. Наприклад, індекс справи 03-02 означає, що справа була сформована в структурному підрозділі, якому привласнений індекс «03», і в номенклатурі справ даного підрозділу заголовок справи розташовується під номером «2» (02).

Індексація структурних підрозділів повинна бути постійною і повторюватися з року в рік. Перехідні справи вносяться в номенклатуру кожний раз під одним і тим же індексом.

Порядокоформления і посвідчення номенклатури справ. Номенклатура справ складається за уніфікованою формою, яка розроблена архівними органами і закріплена в Державній системі документационного забезпечення управління і Основних правилах роботи відомчих архівів.

Форма номенклатури являє собою таблицю з п'яти граф: індекси справ, заголовки справ, кількість томів, терміни зберігання і примітки.

Назва розділу

Індекс справи

Заголовок справи

Кількість справ (томів, частин)

Термін зберігання справи (тому, частини) і № статті по Переліку

Примітка

01-02 01-03

Статут фірми

Штатний розклад

Пост., ст. 37 Пост., ст. 52

В першій графі проставляють індекс справи, включеної вноменклатуру. У кінці кожного розділу номенклатури залишають резервні номери для закладу додаткових, не передбачених зазделегідь справ у разі їх появи.

Друга графа - назви заголовків справ.

Кожна справа може складати один або декілька томів. Це стає відоме по закінченні делопроизводственного року. Тому третя графа - кількість справ (томів, частин) - заповнюється саме тоді.

У графі «Терміни зберігання і статті по Переліку» вказують термін зберігання конкретної справи і роблять посилання на Перелік (типовий або відомчий). Для деяких документів не встановлюють конкретні терміни зберігання, а зберігають «до минования потреби» (наприклад, інструктивні листи вищестоящих організацій, прислані для зведення) або «до заміни новими» (наприклад, положення, інструкції). У цьому випадку в графі проставляють саме ці відмітки. Тут же може бути проставлена відмітка «ЕК», яка означає, що по закінченні делопроизводственного року справа повинна бути піддана експертизі цінності з можливим виділенням деяких документів на постійне зберігання.

У графі «Примітки» протягом всього терміну дії номенклатури справ своєчасно проставляються відмітки про заклад нових справ, про передачу справ в архів, про перехідні справи, про виділення справ до знищення і т. п.

У кінці року в номенклатурі заповнюється підсумковий запис про категорії і кількість заведених і включених в номенклатуру справ.

Підсумковий запис про категорії і кількість справ:

По термінах зберігання

Всього

В тому числі перехідних

Постійного

8

1

Тимчасового (понад 10 років)

14

6

Тимчасового (до 10 років включно)

25

Разом

47

7

В підсумковому записі окремо вказується кількість справ постійного зберігання, з терміном зберігання понад 10 років і з терміном зберігання до 10 років включно. Крім того, вказується кількість справ, перехідних на наступний рік.

Після підсумкового запису оформляється підпис особи, що склала номенклатуру, і проставляється дата складання.

Номенклатура складається службою або особою, відповідальною за документационное забезпечення, і узгоджується з архівом підприємства, організації. Підписує її керівник служби і затверджує керівник підприємства. Якщо документи поступають на державне зберігання, номенклатура справ прямує на узгодження в державний архів, що приймає справи даної організації, і тільки після цього затверджується керівником організації.

Номенклатура справ структурного підрозділу повинна складатися в трьох примірниках. Один примірник зберігається в службі ДОУ, другій - в архіві, третій використовується в структурному підрозділі як довідковий посібник по формуванню справ.

Номенклатура справ організації (зведена) повинна складатися в чотирьох примірниках. Погоджують і затверджують два примірники, з яких один зберігається в службі ДОУ організації і є документом постійного зберігання. Цей примірник включається в зведену номенклатуру в розділ служби ДОУ. Другий примірник зберігається в державному архіві, з яким номенклатура узгоджувалася, третій є робочим, а четвертий використовують для виписок, які завіряються службою ДОУ і прямують у відповідні структурні підрозділи для закладу справ.

Формування починається з початку календарного року, коли на кожну названу в номенклатурі справу заводиться окрема папка (папка-скорозшивач або папка-реєстратор).

Робота по формуванню справ складається з наступних операцій: розподіл і розкладка виконаних документів по папках (справам); розташування документів всередині справ в певній послідовності; оформлення обкладинок справ.

Формуванням деланазивается групування виконаних документів в депо відповідно до номенклатури справ і систематизація документів всередині справи.

Після того як документи виконані, вони вміщуються у відповідні справи і систематизуються всередині них. Справа вважається заведеною з моменту появи в ньому першого виконаного документа.

Правильний розподіл документів в справи має величезне значення, оскільки забезпечує швидкий пошук необхідних документів і їх збереження.

Формування починається з початку календарного року, коли на кожну названу в номенклатурі справу заводиться окрема папка (папка-скорозшивач або папка-реєстратор).

Робота по формуванню справ складається з наступних операцій: розподіл і розкладка виконавчих документів по папках (справам); розташування документів всередині справ в певній послідовності; оформлення обкладинок справ.

Велике значення має правильне розташування документів всередині справи. Від того в якій послідовності вони розташовуються, багато в чому залежить час пошуку необхідної інформації.

Документи систематизуються в справах відповідно до певних принципів. Найбільш істотними і практично найбільш зручними є: вопросно-логічний, хронологічний, алфавітний, нумераційний. Вони можуть варіюватися і комбінуватися.

Частіше за іншу используетсявопросний (вопросно-логічний) принцип, згідно з яким документи розташовують в справах в логічній послідовності розв'язання того або інакшого питання. Така систематизація співпадає схронологическимрасположением документів.

Приалфавитнойсистематизації документів використовують прізвища їх авторів, назви установ-кореспондентів, найменування адміністративно-територіальних одиниць і т. д. Копії наказів про накладення стягнень, заохоченнях".

Внумерационномпорядке групують однорідні документи, що мають порядкову нумерацію (протоколи, накази, квитанції, накладні і т. д.).

Копії наказів про накладення стягнень, заохоченнях, зміні прізвища і т. д. в особисту справу не підшивають, так ти, як ці відомості записуються в доповнення до особистого листкупо обліку кадрів.

Нарівні з принципами систематизації документів при формуванні справ потрібно дотримуватися основних правил, загальних для всіх категорій документів:

- в справи підшиваються тільки виконані документи. Невиконані, а також належні поверненню документи підшивати в справу забороняється;

- кожний документ, вміщений в справу, повинен бути оформлений відповідно до вимог державних стандартів і інших нормативних актів. Тому до подшивки документа в справу обов'язково перевіряється правильність його оформлення: наявність необхідних підписів, віз, індексу, дат, відміток і т. д.;

- в справу включаються документи в одному примірнику. Чернетки, розмножати копії разом з оригіналами не підшиваються. Виключення можуть складати тільки чернетки особливо цінних документів або копії, на яких є відмітки, візи і т. п., доповнюючі зміст перших примірників;

- документи постійного і тимчасового термінів зберігання групуються в окремі справи;

- в справи групуються документи одного календарного року, за винятком перехідних справ. Крім того, окремі категорії справ мають свої особливості формування. Так, особисті справи формуються протягом всього періоду роботи особи в організації; справи виборних органів і їх постійних комісій формують за період скликання; документація учбових закладів формується в справи по учбових роках;

- документи вміщуються в справу з всіма додатками, що відносяться до них і додатковими матеріалами. Якщо додатки мають великий об'єм, з них формують самостійну справу.

Товщина кожної справи не повинна перевищувати 30-40 мм, що становить приблизно 250 листів. Якщо документів більше, справа розділяється на томи. Кількість томів кожної справи вказується в номенклатурі справ в кінці року.

Правильне угруповання документів в справи і їх систематизація в справі значно полегшують проведення експертизи цінності документів, підготовку документів до подальшого зберігання і використання.

Правила зберігання справ

Справи вважаються заведеними з моменту включення в них першого виконаного документа. Вони формуються в структурних підрозділах і зберігаються в них до передачі в архів організації. У невеликій фірмі справи зберігаються секретарем.

Справи повинні розміщуватися в шафах, що закриваються, сейфах або елеваторних картотеках, що забезпечує їх збереження і захист від пилу і світла.

Справи розташовуються на полицях вертикально в послідовності, яка відповідає послідовності їх розташування в номенклатурі. На корінці кожної справи вказується його індекс по номенклатурі. Номенклатура справ прикріпляється на внутрішніх дверцях шафи.

Для швидкого пошуку документа спочатку знаходять потрібний номер справи по номенклатурі, а потім по номеру справи - потрібну папку з документами.

Для обліку документів певних категорій справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання складається внутрішній опис.

Внутрішній опис документів подів - це обліковий документ, вмісний перелік документів справи з вказівкою порядкових номерів документів, їх індексів, назв, дат, номерів листів.

ВНУТРІШНІЙ ОПИС документів подів №

п/п

Індекс документа

Дата

документа

Заголовок документа

Номера листів справи

Примітка

1

2

3

4

5

6

Внутрішній опис складається для справ, вмісних особливо цінні документи, документи обмеженого доступу, для особистих справ, а також справ, сформованих по видах документів і вложних за змістом. Необхідність її складання визначається інструкцією по діловодству установи, організації або підприємств.

Внутрішній опис вміщується на початку справи, і в неї вписуються дані про кожний документ, що підшивається. По закінченні формування справи складається підсумкова, запис внутрішнього опису з вказівкою кількості включених в неї документів і кількості листів самого опису:

Ітого_ документів.

(цифрами і прописом)

Кількість листів внутрішньої описи_

(цифрами і прописом)

Найменування посади особи,

що склала внутрішній опис

документів справи

Підпис підпису

Розшифровка

Дата

Документи, вже включені в справу, можуть протягом року зажадатися працівнику установи, організації. У цьому випадку вони можуть бути вийняті з справи тільки відповідальним за формування і зберігання справ. На їх місце закладається лист-заступник, в якому вказується, коли, кому і на який термін виданий документ.

Після завершення делопроизводственного року видача окремих документів з справи не допускається. При необхідності у тимчасове користування може бути видане справа цілком.

Якщо потрібно видати цілком всю справу, заповнюється карт3заместитель, в якій вказуються номер виданої справи, дата видачі, кому видана справа, на який термін, розписи в отриманні і прийомі після повернення документів.

Карта-заступник вміщується на місці виданої справи.

Дозвіл на видачу справ в інші організації може бути даний тільки керівником установи, підприємства.

Вилучення документів з справ на вимогу компетентних органів (наприклад, прокуратури і т. д.) може проводитися тільки на основі письмового розпорядження цих органів, з дозволу керівництва. У цьому випадку обов'язково складається акт про вилучення оригіналу документа, а на його місце в справу підшивається завірена копія.

Експертиза цінності документів

Завершальний етап роботи з документами в діловодстві - обробка справ для їх подальшого зберігання і використання. Обробка справ для зберігання включає проведення експертизи наукової і практичної цінності документів, оформлення справ, складання опису на справи постійного і тимчасового (понад 10 років) термінів зберігання.

Експертиза ценностидокументов- це відбір документів нагосударственное зберігання або встановлення термінів їх зберігання основі прийнятих критеріїв.

У узагальненому вигляді задачі експертизи цінності документів складаються в наступному:

- відбір документів, що мають політичне, господарське, наукове, культурне значення, для подальшої передачі їх на постійне зберігання в державні архіви Російської Федерації;

- відбір на тимчасове зберігання документів, що не представляють науково-історичної цінності, але що зберігають практичне значення;

- виділення до знищення документів, що не мають наукової цінності і що втратили практичне значення;

- встановлення або зміна термінів зберігання документів. Документи оцінюються на основі принципів історизму,

системності, цілісності. Критеріями оцінки документів є їх походження, зміст і зовнішні особливості.

Експертні комісії. Експертиза цінності в діловодстві проводиться при складанні номенклатури справ, при формуванні справ і перевірці правильності віднесення документів до справ, а також при підготовці справ до подальшого зберігання і при виділенні справ на знищення.

Для організації і проведення експертизи цінності документів, їх відбору на зберігання і знищення в установі створюється постійно діюча експертна комісія (ЕК). У міністерствах і відомствах, центральних органах громадських організацій для відбору і передачі документів на державне зберігання, а також для контролю і надання методичною допомоги підвідомчим організаціям створюються центральні експертні комісії (ЦЕК).

ЦЕК і ЕК - дорадчі органи. Вони працюють в постійному контакті з експертно-перевірочними комісіями (ЕПК) відповідної архівної установи, від якого отримують вказівки організаційно-методичного характеру.

Проведення експертизи цінності. Щорічно в діловодстві організацій проводять відбір документів на постійне і тимчасове зберігання, а також для знищення. Цей відбір проводить персонал структурних підрозділів за участю співробітників відомчого, архіву. Він передбачає аналіз фактичного змісту документів, що знаходяться в справі. Не тільки на основі заголовків справ, а шляхом полистного перегляду документів визначається їх наукова і практична цінність і відповідні терміни зберігання.

Внаслідок роботи експертної комісії утворяться чотири групи документів з різними термінами зберігання:

1) постійного зберігання в державних архівах;

2) тимчасового зберігання у відомчому архіві (понад 10 років);

3) тимчасового зберігання (до 10 років);

4) належні знищенню в зв'язку з витіканням терміну зберігання.

У відомчий архів передаються справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання і по особистому складу. Їх передача відбувається тільки по описах. Справи тимчасового (до 10 років) зберігання не підлягають здачі у відомчий архів. Вони зберігаються централизованно службою документационного забезпечення або в структурних підрозділах і після закінчення термінів зберігання підлягають знищенню.

Після затвердження описів на справи постійного зберігання архівна установа дозволяє установі знищити документи з тимчасовими термінами зберігання. Знищення документів оформляється актами. Акт про виділення до знищення документів і справ підписують голова і члени ЕК, затверджує керівник установи.

Оформлення справ

Оформлення справи - це підготовка поділа до зберігання відповідно до встановлених правил.

Оформлення справи передбачає комплекс робіт по подшивке документів, нумерації листів, складанню засвідчувального напису, складанню (в деяких випадках) внутрішнього опису документів, внесенню уточнень в реквізити обкладинки справи: уточнення назви організації, делопроизводственного індексу і заголовка поділа, дати справи і інш.

Оформлення справ починається з моменту їх закладу в діловодстві і завершується в процесі підготовки до здачі у відомчий архів. Оформлення справ проводиться працівниками служби документационного забезпечення організації і структурних підрозділів. Оформлення може бути часткове або повне. Справи тимчасового зберігання (до 10 років) обробляються спрощено (частково). Вони залишаються в скорозшивачах, листи не нумеруються і здаються в архів по номенклатурі справ. Але справи можуть і не здаватися в архів, а зберігатися в структурних підрозділах для використання в довідковій роботі.

Для обліку кількості листів в справах постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання складається засвідчувальний напис. Вона складається на окремому листі-засвідчувачі, який розташовується в кінці кожної справи. У ній цифрами і прописом вказується число пронумерованих листів справи і окремо через знак «+» - число листів внутрішнього опису, якщо вона є.

Складати засвідчувальний напис на обкладинці справи або оборотній стороні останнього листа забороняється.

Засвідчувальний напис пишеться розбірливо. У ній вказуються дата складання, посада і прізвище укладача, який потім ставить свій підпис.

Після подшивки документів і нумерації листів проводиться оформлення обкладинки справи. Вимоги до оформлення закріплені ГОСТ 17914-72.

Якщо справа почата в одній організації, а закінчена в іншій, на обкладинці проставляються три дати: дата закладу поділа в одній організації, дата надходження поділа в іншу організацію і дата закінчення справи у другій організації.

Важливим реквізитом обкладинки справи є вказівка кількості листів в справі, яка проставляється на основі засвідчувального напису справи.

Термін зберігання проставляється на обкладинці справи по номенклатурі справ організації після звірки її з відомчим переліком документів з вказівкою термінів зберігання або після уточнення терміну зберігання за рішенням ЕК організації. На справах постійного зберігання пишеться: «Зберігати постійно».

Архівний шифр справи оформляється, як правило, в архіві організації. У ньому вказуються номер фонду, номер опису і номер справи.

Складання описів справ

На справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання складаються опису справ. Складання опису - це завершальний етап роботи з документами в діловодстві.

Опис справ- це архівний довідник, той, що являє собою систематизований перелік заголовків подів і призначений для розкриття складу і змісту справ, закріплення їх систематизації всередині фонду і обліку справ.

Опис справ одночасно є обліковим документом і основним виглядом науково-довідкового апарату до документів, що забезпечують оперативний пошук документів. Таким чином, опис є обліковим документом і довідником за змістом справ.

У діловодстві опису на справи складаються в кожному структурному підрозділі працівниками служби документационного забезпечення управління. Відповідальність за якісне і своєчасне складання описів справ структурних підрозділів несуть їх керівники.

Річні розділи описів справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання і по особистому складу складаються за встановленою формою. Сукупність елементів опису кожної справи в описі називаетсяописательной статтею. Описова стаття опису справ структурного підрозділу повинна включати в себе наступні елементи:

- порядковий номер справи (тому, частини) по опису;

- індекс справи (тому, частини);

- заголовок справи (тому, частини), повністю відповідний його заголовку на обкладинці справи;

- дату справи (тому, частини);

- число листів в справі (томі, частині);

- термін зберігання;

- примітка.

У описах справ постійного зберігання графа термін зберігання опускається.

Кожна справа вноситься в опис під самостійним порядковим номером. При наявності декількох томів (частин) кожний з них також має свій порядковий номер. Систематизацію справ в описи і привласнення номера опису структурного підрозділу здійснює архів організації.

У кінці опису робиться підсумковий запис. У ній вказується цифрами і прописом число справ, що рахуються по опису, перший і останній номер подів по опису.

Річний розділ описів на справи постійного зберігання, призначений для подальшої передачі в державний архів, підлягає твердженню ЕПК. архівної установи. Він друкується в чотирьох примірниках, завіряється керівником служби документационного забезпечення управління, підписується головою ЕК (після затвердження опису комісією) і узгоджується з керівником організації.

Відповідно до затверджених річних розділів опису організація зобов'язана у встановлені терміни здати, а державний архів прийняти на зберігання внесені в опис справи.

Порядок передачі подів в архів

В архів організації передаються всі справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання і по особистому складу. Передача справ проводиться тільки по описах і відповідно до складеного завідуючого архіву графіком, узгодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівником організації. Разом з справами в архів передаються реєстраційні-контрольні картотеки делопроизводственной служби установи. Заголовок кожної картотеки повинен бути включений в опис.

Справи тимчасового (до 10 років) зберігання в архів організації, як правило, не передаються.

Приймаючи справи, співробітник архіву ретельно звіряє кожну справу з описом, перевіряє правильність формування і оформлення справи. Завідуючий архівом розписується в прийомі справ на всіх примірниках річних розділів опису, вказує дату прийому і кількість прийнятих справ. Один примірник річних розділів описів повертається сдатчику, інші залишаються в архіві.

При здачі справ на державне зберігання організація представляє в державний архів:

- відношення на ім'я керівництва державного архіву з вказівкою назви організації, загальної кількості справ і крайніх дат документів;

- описи в трьох примірниках, затверджені ЕПК архівного відділу;

- історичну довідку організації, якщо справи здаються на державне зберігання уперше;

- довідку про неповне збереження документів (якщо які-небудь справи втрачені).

Потім справи шифруються. Шифровка включає в себе вказівку на обкладинці справи номера фонду, номера опису, номера справи.

Звірені з описом і зашифровані справи пов'язують в архівні зв'язки. Здача справ оформляється актом. Организация-сдатчик і державний архів розписуються на всіх примірниках описів і акту здачі документів.

Два примірники опису і один примірник акту залишаються в державному архіві, третій примірник опису і другий примірник акту повертаються організації і зберігаються постійно в делопроизводственной службі.

Архівне зберігання документів в електронній формі

Особливість електронного зберігання складається в напрямі документів в електронний архів відразу по завершенню роботи з ними в діловодстві. Це дозволяє забезпечити збереження документів, їх централізоване зберігання, швидкий пошук і розподілений доступ до документів як за допомогою локальної мережі, так і (при необхідності) з використанням видаленого доступу (по телефону і через Internet).

База даних про документи формується в процесі їх реєстрації.

Терміни зберігання документів не залежать від форми їх існування - паперової або електронної - і визначаються, як вже сказано вище, спеціальними довідниками - переліками документів з вказівкою термінів зберігання (типовим і відомчим). Крім того, в кожній організації є номенклатура справ. Вона також вноситься в комп'ютер і є самостійною таблицею в базі даних про документи організації.

Терміни зберігання, закладені в номенклатурі справ, дозволяють при виборі в реєстраційній картці документа номера справи, в яку вміщується документ, автоматично визначати його термін зберігання і ініціювати переміщення або копіювання документа у відповідний розділ архіву.

По закінченні делопроизводственного року проводиться сортування у справах всієї бази даних про документи установи, що сформувалася протягом року в процесі реєстрації документів. Дані про документи організації за минулий рік використовуються для складання опису всіх документів, згрупованих у справах. Всередині справи документи розташовуються по порядку надходження (в основному в хронологічному порядку). Для справ постійного і довготривалого зберігання такий список документів справи розпечатується у вигляді внутрішнього опису і підшивається на початку справи.

Архівні правила передбачають составлениеописей делпостоянного і довготривалого термінів зберігання. Наявність автоматизованої системи обліку дозволяє составлятьподокументние опису, неможливі раніше при традиційній паперовій технології в зв'язку з їх трудомісткістю. Такі описи значно полегшують і прискорюють пошук необхідних документів в архіві, забезпечують їх облік і збереження.

У разі передачі документів на державне зберігання на вимогу архівних органів на основі подокументних описів легко можуть бути сформовані узагальнені описи на справи постійного і довготривалого термінів зберігання.

Додатки

Форма підсумкового запису до номенклатури справ організації

Підсумковий запис про категорії і кількість справ, заведені в _ годув організації

По термінах зберігання

Всього

В тому числі:

перехідних

з відміткою ЕПК

1

2

3

4

Постійного

Тимчасового (понад 10 років)

Тимчасового (до 10 років включно)

Разом

Найменування посади керівника служби делопроизводственной організації

Підпис Розшифровка

підпису

Дата

Підсумкові відомості передані у відомчий архів

Найменування посади

зведення, що передало Підпис Розшифровка

підпису

СХВАЛЕНО

Протокол ЦЕК (ЕК)

Від _ № _

_

УЗГОДЖЕНО

Протокол ЕПК архівної установи

Від _ № _

Форма номенклатури справ

Найменування організації

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

_№ _

_

(місце складання)

ЗАТВЕРДЖУЮ

Найменування посади

керівника організації

Підпис Розшифровка

підпису

Підсумковий запис про категорії і кількість справ, заведені в _ годув організації

Індекс справи

Заголовок справи (тому, частини)

Кількість справ (томів, частин)

Термін зберігання справи (тому, частини) і № статей по переліку

Примітка

1

2

3

4

5

Найменування посади керівника служби делопроизводственной організації

Підпис Розшифровка

підпису

Дата

Віза зав. відомчим архівом

(особи, відповідальної за архів)

СХВАЛЕНО

Протокол ЦЕК (ЕК)

Від _ № _

_

УЗГОДЖЕНО

Протокол ЕПК архівної установи

Від _ № _

Форма опису справ постійного зберігання

ЗАТВЕРДЖУЮ

Найменування посади

керівника міністерства (відомства)

Підпис Розшифровка

підпису

Фонд №_

Опис №_

справ постійного зберігання

за _ рік

_

назва розділу

№ п/п

Індекс справи (тому, частини)

Заголовок справи (тому, частини)

Кількість листів в справі (томі, частині)

Примітка

1

2

3

4

5

В даний розділ опису внесено _ справ

(цифрами і прописом)

з № _ по № _, в тому числі:

літерні номери:

пропущені номери:

Найменування посади

укладача опису

Підпис Розшифровка

Підпису

Завідуючий центральним архівом (особа, відповідальна за архів)

Підпис Розшифровка

Підпису

Дата

УЗГОДЖЕНО

Протокол ЦЕК міністерства (відомства)

від _ № _

ЗАТВЕРДЖЕНО

Протокол ЕПК архівної установи

від _ № _

Форма опису справ довготривалого зберігання (понад 10 років)

ЗАТВЕРДЖУЮ

Найменування посади

керівника міністерства (відомства)

Підпис Розшифровка

підпису

Фонд №_

Опис №_

справ довготривалого зберігання

за _ рік

_

назва розділу

№ п/п

Індекс справи (тому, частини)

Заголовок справи (тому, частини)

Кількість листів в справі (томі, частині)

Термін зберігання справи (тому, частини)

Примітка

1

2

3

4

5

6

В даний розділ опису внесено _ справ

(цифрами і прописом)

з № _ по № _, в тому числі:

літерні номери:

пропущені номери:

Найменування посади

укладача опису

Підпис Розшифровка

Підпису

Завідуючий центральним архівом (особа, відповідальна за архів)

Підпис Розшифровка

Підпису

Дата

Зразок листа заступника

Лист-заступник

Документ № _ від _, той, що поступив

(найменування кореспонденції)

По вопросу_

Виданий _ _

коли кому

Видал_ Получил_

Зразок карти - заступника

КАРТА-заступник

Справа № _ 2002 р.

Структурний підрозділ

Дата видачі

Кількість листів

Кому видано

Розписка одержувача

Дата повернення

Розписка про прийом

Зразок листа засвідчувача справи

Лист-засвідчувач

В справу підшито (вкладено) і пронумеровано 210 (двісті десять) листів, в тому числі: літерні листи 50а, 112а, 112б + 2 листи внутрішнього опису.

Лист 5 має фізичні пошкодження - розрив і склеювання.

Секретар Підпис Розшифровка підпису

Дата

Зразок річного опису справ

ОПИС №_

Назва розділу

№ п/п

Індекс справи (тому, частини)

Заголовок справи (тому, частини)

Дата справи (тому, частини)

Кількість листів в справі (томі, частині)

Термін зберігання справи (тому, частини)

Примітка

1

2

3

4

5

6

7

В даний опис внесено _ справ з № _, в тому числі:

літерні номери:

пропущені номери:

форма внутрішнього опису документів справ

ВНУТРІШНІЙ ОПИС

документів справи № _

№ п/п

Індекс документів

Дата документів

Заголовок документа

Номера листів справи

Примітка

1

2

3

4

5

6

Ітого_ документів

цифрами і прописом

Кількість листів внутрішнього опису _

цифрами і прописом

Посада підпис І. О. Фамілія