Реферати

Реферат: Розробка комплексу ділової переписки фірми

Кенгуру. Європейці, що відвідували Австралію незабаром після її відкриття, на початку XVII століття, дивувалися, побачивши якимись дивними тварин, що швидко тікали від них величезними стрибками, використовуючи при цьому тільки добре розвиті задні ноги.

Ефект фінансового важеля. Характеристика і методи розрахунку ефекту фінансового важеля. Особливості сполученого ефекту операційного і фінансового важелів. Аналіз керованих факторів, розміру бізнесу і структура зовнішніх факторів, що впливають на ефект фінансового важеля.

Банки другого рівня в Республіці Казахстан. Види банків другого рівня. Функції комерційних банків. Мобілізація тимчасово вільних коштів і перетворення їх у капітал. Посередництво в кредиті. Лізингові і факторинговие операції. Пасивні й активні операції банків другого рівня.

Ландшафтно-екологічні методи досліджень. Задачі фізичної географії. Взаємодія природних і природно-антропогенних геосистем із глобальними факторами. Робота з топографічними, аерофото- і космічними матеріалами, опис рослинності, ландшафтне профілювання і картографування.

Аналіз фінансового стану ОАО "Третє Нефтекамское монтажне керування" і шляху його оптимізації. Інформаційна база фінансового аналізу, методика розрахунку показників. Порівняльний аналіз бухгалтерського балансу ОАО "Третє Нефтекамское монтажне керування", оцінка платоспроможності і фінансової стійкості. Шляху оптимізації фінансового стану.

Міністерство освіти Російської Федерації

Пензенський державний університет

Кафедра ІнОУП

Курсова робота

Розробка комплексу ділової переписки фірми

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

ПГУ 2.061300.110 ПЗ

Розробив:

студент гр. 99ВД1

Прийняв:

Ю. Ю. Фіонова

2003

Зміст

Введення... 4

1 Види ділових листів... 5

2 Загальна характеристика переписки... 7

3 Вимоги до тексту листа... 8

4 Аналіз листів... 9

4.1 Язикові особливості ділових листів... 9

4.1.1 Лексика... 9

4.1.2 Фразеологія... 10

4.1.3 Морфологія... 11

4.1.4 Синтаксис... 15

5 Прийоми підвищення информативности і переконливості... 18

6 Вплив коммуникативних чинників на структуру листа... 19

Висновок... 21

Бібліографічний список... 22

Додаток А... 23

Додаток Би... 24

Додаток В... 25

Додаток Г... 26

Додаток Д... 27

Додаток Е... 28

Додаток Же... 29

Додаток З... 30

Додаток І... 31

Додаток До... 32

Додаток Л... 33

Додаток М... 34

Додаток Н... 35

Додаток П... 36

Додаток Р... 37

Додаток З... 38

Додаток Т... 39

Введення

Ділова переписка - невід'ємний засіб зв'язку підприємства із зовнішніми організаціями, оскільки саме листи з'єднують організацію-автора з іншими установами.

Через листи здійснюється обмін інформацією, робляться пропозиції, ведеться переговорне спілкування, і т. п. Іноді інформаційно-довідкова документація просто підтверджує факти, події, які треба лише прийняти до уваги.

Таким чином, службовий лист - це узагальнена назва різних за змістом документів, оформлених у відповідності з ГОСТом, що пересилаються поштою, по факсу або іншим способом.

Без перебільшення можна сказати, що це один з самих поширених видів службових документів, тому, від того наскільки текст послання точений грамотний, коректний багато в чому буде залежати успіх розв'язання конкретних питань, а значить і всього підприємства загалом.

1 Види ділових листів

Види некомерційних ділових листів:

Лист-прохання. У листі-проханні викладається яке-небудь прохання, при цьому в ній підкреслюється зацікавленість організації в її виконанні. Прохання може викладатися від першого імені однини, від першого імені множини; від третього імені однини і від третього імені множини.

Супровідний лист. Супровідний лист складається при відправці адресату документів або матеріальних цінностей. Подібного роду лист виправдовує себе в тих випадках, коли містить додаткові роз'яснення до прикладеного документа.

Лист-повідомлення. У даному вигляді ділового листа дається яка-небудь інформація, що не вимагає відповіді або підтвердження зі сторони, якою висилається даний лист.

Лист-підтвердження. Містить повідомлення про отримання якого-небудь відправлення або про те, що раніше складений документ залишається в силі. Також можна підтверджувати факт або дію.

Лист-нагадування. Прямує в тих випадках, коли не вдається отримати відповідь за допомогою телефонних переговорів або особистих зустрічей. Воно складається з двох елементів: нагадування про виконання дії; заходи, які будуть прийняті у разі невиконання раніше укладеного договору або угоди.

Помітка «Повторно» відправляється тоді, коли відправник допускає можливість, що адресат не отримав листа, відправленого раніше.

Лист-запрошення. Пишеться в тому випадку, коли організація хоче запросити іншу організацію на яке- небудь торжество або захід. У даному діловому листі вказується час, місце і дата проведення заходу.

Лист-вдячність. У даному вигляді листа висловлюється вдячність за виконання якого-небудь роду діяльності.

Гарантійний лист. Складається з метою підтвердження певних зобов'язань і адресується організації, або окремій особі.

Для комерційної кореспонденції характерна наступна градація:

- лист-запит, відповідь на нього;

- лист-пропозиція (оферта), відповідь на нього;

- лист-претензія (рекламація), відповідь на нього.

Запит і відповідь на нього. Дані види комерційної кореспонденції є в письмовій мові реалізацією двостороннього зв'язку.

Запит являє собою звертання особи, бажаючої укласти операцію. У запиті обов'язково вказується найменування товару (послуг), умови, на яких бажано отримати товар, умови платежу, кількість і якість товару.

Написання цього вигляду листів вимагає дотримання наступних принципів:

1) посилання на первинний лист і його тему;

2) дотримання однакових язикових коштів в обох листах;

3) дотримання послідовності у викладі аспектів змісту.

Оферта і відповідь на неї. У даному вигляді листа звичайно вказується, на яких умовах повинен статися обмін товарами (послугами). У відповіді виражається згода або незгода з висуненими умовами.

Лист-претензія (рекламація), відповідь на нього. Рекламація містить претензії до сторони, що порушила прийняті на себе за договором зобов'язання і вимоги відшкодування збитків. Вона може бути пред'явлена відносно якості, кількості товарів, терміни постачання і т. п.

Рекламація містить:

1) основи для пред'явлення претензій;

2) докази збитку, що відбувся;

3) конкретні вимоги сторони, що пред'являє претензію.

Рекламація представляється в письмовому вигляді, з додатком всіх необхідних документів. Якщо вона не може бути врегульована сторонами, то вона перенестися в арбітраж.

У відповіді на рекламацію повідомляється, що: інформація прийнята до розгляду; вона розглядається повністю, частково або відхиляється; грошова оплата зроблена.

2 Загальна характеристика переписки

Фірма ВАТ «АСТРОН» (її фірмову емблему і фірмовий бланк див. в додаток А, Би) займається виготовленням обладнання для переробки з/х продукції і для харчової промисловості.

Внаслідок переписки вирішується питання по реалізації товару.

У організацію ВАТ «АСТРОН» від фірми ВАТ «Пром» отриманий запит про отримання повної інформації про товар. На цьому етапі була відправлена відповідь запит (Додаток В, Г).

Внаслідок переписки фірма ВАТ «Пром» зацікавилася обладнанням. У розв'язанні даного питання фігурували три вигляду службової кореспонденції: оферта, відповідь на пропозицію (після чого був укладений договір) і договірний лист (Додаток Д, Е, Же).

Під час переписки у фірми ВАТ «АСТРОН» були змінені банківські реквізити, в зв'язку з цим було становлено 2 види службової кореспонденції: лист - прохання, лист - сповіщення. Також був висланий супровідний лист (Додаток З, І, М).

Внаслідок складання договору на постачання обладнання з фірмою ВАТ «Пром» були допущені неточності, в зв'язку з цим був відправлений лист- рекламація, і була складена відповідь на рекламацію (Додаток До, Л,). Крім того, були складені: лист-запрошення на конференції, лист - вдячність, лист-сповіщення про випуск нового товару клієнтам (Додаток Р, З, П).

Переписка включила лист - нагадування в фірму ВАТ «АСТРОН» від фірми ТОВ «Пак» про можливості поставити нам хімічні реактиви (Додаток Н).

Також був присланий лист відмова від фірми «МКТ», які готові розірвати з нами договір на постачання картону (Додаток Т).

Заключна підготовка виставочних експонатів.

3 Вимоги до тексту листа

Ділова кореспонденція повинна обов'язково відповідати вимогам.

- Точність, однозначність висловлювання. Всі слова повинні вживатися відповідно до їх лексичного значення.

- Логічність Кожний лист являє собою:

- виклад суті питання;

- мовна дія;

- висновок.

- Письменність - необхідна частина будь-якого документа

- Коректність. Ділова кореспонденція є коректною, якщо в ній додержана етикетная рамка і характерний доброзичливий або нейтральний тон викладу.

4 Аналіз листів

4.1 Язикові особливості ділових листів

4.1.1 Лексика

Слово і його значення

Багатозначність - властивість слів вживатися в різних значеннях. Розрізнюють однозначні слова, т. е. що мають тільки одне значення, і багатозначні, у випадку, коли одне і те ж слово в залежності від контексту асоціюється з різними поняттями. У цьому випадку прикладами однозначних слів можуть служити: продукція, конференція, фірма, інформація, ціна. З багатозначних зустрілися слова: партія (в цьому випадку - це визначення якості товару), і т. д. Потрібно також відмітити, що слова з єдиним значенням переважають.

Цінність ділового тексту забезпечується смисловою точністю мови. Щоб уникнути помилок, потрібно розрізнювати:

пароними- це близькі по звучанню однокоренние слова, що розрізнюються значенням (в цьому випадку не зустрічаються);

синоніми - це слова з однаковим або дуже близьким значенням (фірма - організація, угода - договір, запит - заявка, вдячні - признательни,...);

плеоназми- називають частковий збіг значень слів, створюючих словосполучення (відсутні);

тавтологія- смислові повтори, які виникають в тих випадках, коли в пропозиції сусідствувати однокоренние слова (відсутні);

омоніми- це слова, співпадаючі по звучанню, але що розрізнюються по значенню (ні)

Стилістичне забарвлення слова

Поняття стилістичного забарвлення слова звичайно зв'язується із закрепленностью слова за тією або інакшою сферою вживання і з емоційно-експресивними якостями слова, т. е. з його здатністю не тільки називати явище, але і виражати відношення до предмета думки.

По сфері вживання розрізнюється:

1. Лексикамежстилевая, т. е. ті слова, які вживаються всіма і в будь-яких умовах,(,, якість, отримувати, пропонувати...).

2. Лексикакнижно-письмова, т. е. слова, які по перевазі використовуються в книжково-письмових стилях і пов'язані з тими сферами вживання мови, для яких письмова форма вираження є головною. У її складі можна виделить'книжние" слова (оплата, договір, контракт...), терміни (каталог- журнал з вказівкою товару, вироблюваного підприємством), канцеляризм, поетизми.

3. Лексикаустной мови, т. е. слова, властиві побутовій мові, повсякденно-діловій мові і т. д. До лексики усної мови відносяться словаразговорние, просторечние, професіоналізми, жаргонизми, діалектизми. Вони в цьому випадку не зустрічаються.

Скорочення як замінники слів і словосполучень

Скорочення слів (абревіатура)- новий продуктивний спосіб словопроизводства, який активно використовується в діловій кореспонденції. З загальноприйнятих скорочень в даній роботі використані:

- умовні позначення величин і одиниць вимірювання (л екз, кв м);

- скорочення, прийняті в обліково-звітній документації (р/р №);

- форма звертання (г-н.);

- по перших буквах назви установи (ТОВ, ВАТ)

- обладнання микромельница (МіМ)

4.1.2 Фразеологія

Фразеологія мови - це сукупність стійких, цілісних по складу і значенню поєднань слів і виразів. У діловій кореспонденції роль фразеологізмів виконують стандартні синтаксичні конструкції (ССК).

Вибір ССК для кожного типу листів

Лист-запит: «Ми будемо признательни, якщо Ви направите в нашу адресу...»

Відповідь на запит: «Дякуємо Вас за запит від...»

Лист-прохання: «Звертаємося до Вас з проханням...»

Лист-нагадування: «Повідомляємо Вам, що. ..»

Лист- рекламація: «Ми офіційно заявляємо Вам рекламацію...»

Відповідь на рекламацію: «Підтверджуємо отримання Вашого листа від. . повідомляємо, що...»

Супровідний лист: «Згідно з Вашим проханням висилаємо Вам...»

Лист-сповіщення: «У відповідь на Ваш лист від. .. повідомляємо Вам...»

Лист-запрошення: «Дозвольте запросити Вас на...»

Лист - вдячність: «Ми отримали Ваше запрошення на..., за яке Вам признательни».

4.1.3 Морфологія

Ім'я іменник

Імена іменники володіють цілим рядом ознак:

1. Категорія одушевленности-бездушності.

Одушевленими називають ті іменники, форма винительного відмінка яких співпадає з формою родового (директор,). У неживих іменників, яких в листах, що розглядаються набагато більше, форма винительного відмінка співпадає з формою називного (запит, конференція, заявка, оплата, фірма...). Як правило, граматичні ознаки одушевленности - бездушність і реальне значення слів відповідають одне іншому: одушевлені іменники служать назвами живих істот, неживі називають предмети, речі, явища, властивості і т. д. Хоч так буває не завжди.

2. Категорія роду.

Імена іменники відносяться до одного з трьох родів: до чоловічого, жіночого або середнього. У цьому випадку зустрічаються іменники жіночого роду (промисловість, ціна, прохання, інформація, продукція, машина...), чоловічого роду: (каталог, товар, агрегат, режим, замовлення), середнього роду (захід, час, рішення, виробництво).

3. Категорія відміни.

Перша відміна - всі імена іменники жіночого, чоловічого роду на - а, - я. Друга відміна - імена іменники чоловічого роду (крім невеликого числа іменників на - а, - я) і всі імена іменники середнього роду. Третя відміна - імена іменники жіночого роду на м'який згідний і на ж, ш. У текстах приведених листів що найбільш зустрічається серед іменників - перша відміна (машина, переналадка, ціна, прохання,...).

4. Категорія відмінка.

З шести відмінків для іменників з приведених листів найбільш характерна форма родового відмінка (Вашої організації).

5. Категорія числа.

У досліджуваних текстах частіше зустрічаються іменники в однині (запит, відповідь, термін, сертифікат, додаток).

6. Імена іменники бувають власні (Пер Іванович Івана), т. е. що відносяться до якого те особі, і прозивні, які в тексті переважають (запит, конференція, заявка,, фірма...).

Ім'я прилагательное

Розрізнюються прилагательниекачественние, (вказуючі на ознаку предмета безпосередньо: високоякісний універсальний,, гнучка...), відносні, (вказуючі на ознаку через відношення предмета до іншим предмерам: мінімальне замовлення, універсальний комплекс, платіжні реквізити, тривалі зв'язки...), ипритяжательние (вказуючі на приналежність: технічна докумнтация).

Як правило, якісні прикметники мають дві форми: повну (технічний прогрес, харчова промисловість, сільськогосподарська продукція...), в цьому випадку вона частіше зустрічається, і коротку (признательни, вдячні); два ступені порівняння: чудову і порівняльну, які за формою можуть бути простими і складовими.

У листах, що аналізуються має місце наступні поєднання: чудове простої - високоякісний; чудове складове - самий широкий.

Ім'я числительное

Існують два розряди числівників: кількісні і порядкові.

Кількісні числівники, які можуть означати або число, або кількість предметів як сукупність (збірні числівники), або невизначена кількість. У текстах числа, як правило, записуються цифрами.

Щоб уникнути можливих помилок, нарівні з цифровими позначеннями потрібно давати і їх словесні варіанти, зрозуміло, у відповідних відмінкових формах.

Вживання збірних і порядкових числівників носить розмовне забарвлення, тому в діловій кореспонденції вони надто рідкі. У цьому випадку їх немає взагалі.

По складу виділяють числівники прості (складаються з одного слова: півтори), складні (складаються з декількох слів: двох тисяч).

У більшості випадків вони стоять в називному відмінку.

Займенник

Займенник - частина мови, об'єднуюча слова, які не називають предметів, ознак, кількості, а тільки вказують на них. По своєму значенню вони діляться на дев'ять розрядів: особисті, поворотні, присвійні, питальні, відносні, вказівні, визначальні, невизначені, негативні.

У тексті, що розглядається зустрілися наступні займенники в різних відмінкових формах:

- особисті (вона (Ним), її (Р), ми (Ним), нас (Р), нам (Д), Ви (Ним), Вас (Р), Вам (Д), чого (Р));

- присвійні (наш, наш (Ним), нашому, нашому (Д), Ваша (Ним), Вашого, Вашого (Р), Вашого (Д), Вашу (В), свою (Р), свою (В));

- відносні (яка (Ним), в якому (П));

- визначальне (вся (Ним)).

Потрібно відмітити, що в діловому листі займенник "Ви" у всіх відмінках пишеться з великої букви.

Дієслово

Дієслова бувають довершеного і незавершеного вигляду. Незавершений вигляд означає дію в його течії, без вказівки на межу, межу дії (отримувати, включає, звертаємося, висилаємо, дякуємо...). Дієслів цього вигляду зустрічається набагато більше. Довершений вигляд означає обмежену межею дію (отримали, продовжити, покладати, повідомити...).

Досить часто зустрічаються дієслова невизначеної форми: поставити, сплатити, вислати, нагадати. Мають місце дієприкметника страдательного застави: недопоставленнаяпродукция, указаннийсрок, оговореннаяпоставка.. Дієприслівники в цьому випадку відсутні.

Прислівники, прийменники, союзи

Прислівника. По своєму значенню їх ділять на шість розрядів: часу (негайно), місця, міри (дуже, вельми), образу дії, причини і цілей.

Прийменники: поадресу, вближайшее час, згідно, протягом ... Останній з приведених прийменників є складовим.

Союзи бувають сурядні (і, але, а...) і подчинительние (що, якщо, то...), причому останні в нашому випадку переважають.

4.1.4 Синтаксис

По складу пропозиції діляться на двусоставние (вмісні і належні, і сказуемое) і односоставние (відсутній один з головних членів речення), а по будові на прості і складні.

Проста пропозиція

В російській мові відносно вільний порядок слів в пропозиції. Це означає, що члени речення не мають постійного місця (як в деяких інших мовах) і їх взаємне розташування може змінюватися в залежності від типу пропозиції або по волі говорячого.

Перестановку слів з метою підкреслити смислову значущість якого-небудь слова називаютинверсией.

Інверсія - важливий стилістичний засіб. Її значення зростає в письмовій мові, оскільки пишучий позбавлений можливості виділити потрібне слово інтонацією. Продумана зміна порядку слів дозволяє пишучому привернути увагу читача до того або інакшого слова і тим самим відтінити важливі моменти змісту висловлювання.

Односоставние прості пропозиції: Будемо раді Вас бачити. Отримання просимо підтвердити. Це пропозицій відноситься до определенноличним пропозицій.

Двусоставние: Все обладнання захищене патентами. Надається сертифікат відповідності і гарантія 18 місяців.

Пропозиція з однорідними головними членами: Нескладна переналадка комплексу дозволить отримувати пшеничну, ржаную, гречану і кукурудзяну муку...

У пропозиції можуть бути словосполучення, що не є його членами, але що виконують певну смислову функцію. Сюди відносяться ввідні слова (кнашему великому жалю, крім того, в зв'язку з цим) і звертання. Ту ж роль можуть грати і пропозиції (Шановний Петре Івановичу!).

Складну пропозицію

Аналіз складених листів показав, що складні пропозиції зустрічаються частіше простих. Широке використання складних пропозицій в діловій мові цілком закономірне. Складна пропозиція дозволяє зв'язати в єдине ціле велике число слів і тим самим виразити більш складну думку - підкреслити важливу смислову оттенки, привести аргументи, дати докладне обгрунтування основних положень і т. д. Крім того, використання союзів і союзних слів дає можливість точно визначити ті смислові відносини, які існують між окремими частинами розгорненого висловлювання.

За способом з'єднання простих пропозицій в складні розрізнюються союзні і безсполучникові складні пропозиції. З союзних пропозицій, яких набагато більше, можна привести наступне: Підтверджуємо отримання Вашого листа від 1.03.2002, з якого ми взнали, що Ви пред'являєте нам рекламацію...

Союзні пропозиції поділяються на два типи складних пропозицій: складносурядні і сложноподчиненние речення (див. приклад союзної пропозиції). Складносурядні і безсполучникові речення в даних листа не зустрічаються.

У залежності від союзів додаткові пропозиції діляться на 12 видів: изъяснительние, визначальні, порівняльні, додаткові часу, міри, місця, причини, слідства, умови, поступки, цілі. У даному тексті зустрілися додаткові умови (Будемо вельми признательни, якщо Ви направите в нашу адресу більш точні дані комплексу обладнання.. ), додаткове изъяснительное (В товеет на Ваш лист від.. повідомляємо Вам нові платіжні реквізити.), додаткове визначальне (не присутні.), додаткове місця (Враховуючи Ваш великий внесок в розвиток технічного прогресу в промисловості, направляємо Вам проект і просимо взяти участь в його обговоренні)

В ділових листах крім ввідних слів часто вживаються причетні і дієприслівникові обороти, які також вносять смислову оттенки. (в цьому випадку не зустрічаються)

Распространенни в мові службових документів так звані розщеплені сказуемие. Наприклад, оборотидолжна була закінчити, візьмуться виконати, хотіли скористатися... Вони вимагають суворого дотримання норм сочетаемости дієслів з іменниками, що називають ті або інакші конкретні явища.

У офіційних текстах широко поширені і конструкції з послідовним підкоренням однотипних відмінкових форм (нанизання відмінків, звичайно форм родового відмінка). Наприклад: Дякуємо Вас за запит від 20.01.2002. Ми раді, що Вам сподобалася наша нова лінія товарів і із задоволенням висилаємо докладну інформацію про комплекс обладнання по виробництву крупи і муки.

Загалом вживання подібних конструкцій в діловій мові не є помилкою. Але в деяких випадках пропозиція їх потрібно спрощувати.

5 Прийоми підвищення информативности і переконливості

Інформатівность ділової кореспонденції досягається застосуванням чого склався язикових формул. Вибір те, або інакшої конструкції в більшій мірі залежить від смислового змісту листа. Інакше говорячи, смисловим ядром информативности є стандартні синтаксичні конструкції.

Така якість, як переконливість досягається виконанням наступних умов:

- довідність листа, т. е. аргументація рішень,(Згідно з договором №...);

- використання стандартних синтаксичних конструкцій, які полегшують сприйняття тексту, а також для пропозицій об'ємної інформації у вигляді однієї поширеної пропозиції.

- адресат повинен відчувати особисте відношення автора до фактів, що описуються (З вдячністю підтверджуємо отримання вашої пропозиції, дякуємо Вас). Найбільш яскраво цей чинник виявляється в нерегламентованих листах.

Кожне з представлених ділових листів є многоаспектним. Для підвищення переконливості в них використані стандартні синтаксичні конструкції. А також з всіх листів видно, що автор листа зацікавлений в проблемі, що розглядається. Іншими словами представлена кореспонденція задовольняє умовам переконливості.

6 Вплив коммуникативних чинників на структуру листа

Оскільки ясно усвідомлена і добре сформульована мета - основа коммуникативного успіху, то, мабуть, самим важливим серед чинників мовної ситуації являетсяфактор мети. Мета подається у вигляді мовної формули, ключовим словом якої є дієслово-дія: нагадуємо, повідомляємо, запрошуємо...

Чинник адресатавлияет на вибір етикетних фраз. У випадку якщо адресат не дуже добре відомий, для звертання використовується формулаУважаемий г-н Канап. Інакше, звертання повинно містити ім'я і по батькові адресата: Шановний Олександре Миколайовичу.

Чинник адресата безпосереднім образом пов'язаний і з вибором тональності листа. Однак мовні формули введення інформації універсальні.

Коммуникативние ролі- це ролі ініціатора письмового діалогу і відповідаючої сторони. Ініціативні листи що вимагають відповіді, - в діловій практиці це комерційні листи (лист-пропозиція - відповідь на пропозицію; лист-прохання - відповідь на прохання; лист-запит - відповідь на запит; рекламація - відповідь на рекламацію). Інша ділова кореспонденція обов'язкової відповіді не вимагає.

Ролевие позиції ініціатора і відповідача реалізовуються в тексті листа у вигляді стійких формул введення повідомлення:

Звертаємося до Вас з проханням.

У відповідь на Ваше прохання.

Причому в листах-відповідях обов'язково повторюються формулювання ініціативного листа. Наприклад, лист-відповідь, вмісне відмову в проханні або відхилення пропозиції, складається по схемі:

1) повторення прохання;

2) причини, по яких прохання не може бути задоволене або чому пропозиція не може бути прийнято;

3) констатація відмови або відхилення пропозиції.

Вживання риторичних фігур в рекламних листах

Риторичне обращениевиделяет важливі смислові позиції тексту.

Шановний клієнт!

Мета використання цього прийому - визначення його адресації.

Висновок

Початковою задачею даної курсової роботи було моделювання ділової переписки довільної фірми по якому те питанню.

У рамках завдання була розроблена фірмова емблема фірмовий бланк.

Становлені 15 листів, які відображають початкову, проміжну і заключну стадію розв'язання питання. Зразки листів оформлені відповідно до нормативних документів.

Потім був проведений їх многоаспектний аналіз, що дозволяє затверджувати, що розроблена кореспонденція відповідає вимогам, т. е. вона точна, логічна, грамотна і коректна.

Бібліографічний список

1. О. І. Семянкова Норми правопису в діловому стилі. Електронний підручник. П

2. Т. В. Печникова, А. В. Печникова Практика роботи з документами в організації. Учбова допомога. М.: «ЕКСМОС», 1999.-320 з.

Додаток А

Емблема ВАТ «АСТРОН»

(обов'язкове)

Додаток Би

Бланк листа ВАТ «АСТРОН»

(обов'язкове)

ОАО «АСТРОН»

440056, м. Пенза

вул. Попова, 11

тіл (085) 22 36 10

факс (085) 22 30 20

от_№_

на №_от_

Додаток У

Відповідь на запит ВАТ «АСТРОН» до «Пром»

(обов'язкове)

ОАО «АСТРОН'Директору «Пром»

Н. Н. Лядову

440056, м. Пенза 444567, м. Самара

вул. Попова, 11 вул. Кирова, 12

тіл (085) 22 36 10

факс (085) 22 30 20

от25.01.2002№112

на №_113_от_20.01.2002_

Про отримання інформації

Шановний Миколо Миколайовичу!

Дякуємо Вас за запит від 20.01.2002. Ми раді, що Вам сподобалася наша нова лінія товарів і із задоволенням висилаємо докладну інформацію про комплекс обладнання по виробництву крупи і муки. Мукомольно - круп'яний комплекс дозволяє виробляти з різної сировини високоякісні крупи: пшеничні, ячневие, кукурудзяні, горохові, пшоно, мал. Нескладна переналадка комплексу дозволить отримувати пшеничну, ржаную, гречану і кукурудзяну муку.

Все обладнання захищене патентами. Надається сертифікат відповідності і гарантія 18 місяців.

Додаток: прайс- лист на 5 л. в 1 екз.

З повагою.

Генеральний директор П. І. Іванов

Король Тетяна Олександрівна

(095) 22 36 55

Додаток Г

Лист-запит фірми«"Пром» ОАО «АСТРОН»

(обов'язкове)

Пром'Генеральному директору

ВАТ «АСТРОН»

П. І. Іванову

444567, м. Самара 440056, м. Пенза

вул. Кирова, 12 вул. Попова, 11

тіл (095) 23 36 17

факс (095) 23 36 29

от20.01.2002№875

на № від _

Про отримання даних

Шановний Петре Івановичу!

Ми отримали Ваш каталог в якому представлені нові товари. Деякі з даних товарів можуть знайти застосування і в нашому виробничому процесі.

Ми будемо Вам признательни, якщо Ви направите в нашу адресу більш повні дані комплексу обладнання по виробництву крупи, разом з цінами по цій продукції..

З повагою.

Директор Н. Н. Лядов

Нуль якля Миколаївна

(095) 23 36 55

Пол.doc

Додаток Д

Оферта фірми ВАТ «АСТРОН» до фірми «Пром»

(обов'язкове)

ОАО «АСТРОН'Директору

ОАО«Пром»

Н. Н. Лядову

440056, м. Пенза 444567, м. Самара

вул. Попова, 11 вул. Кирова, 12

тіл (085) 22 36 10

факс (085) 22 30 20

от10.02.2002№115

на №_от_

Про реалізацію товару

Шановний Миколо Миколайовичу !

Дякуємо Вас за запит від 8.02.2002 і пропонуємо твердо микромельницу МиМ на наступних умовах:

- Мінімальне замовлення - 8 комплектів, маса - 190 кг;

- Ціна одного комплексу - 1650000 крб.

- Постачання товару буде зроблене з 1.04.2002 по 10. 04.2002

Просимо підтвердити дану пропозицію в течії 10 днів з моменту отримання нашого листа..

З повагою.

Генеральний директор П. І. Іванов

Король Тетяна Олександрівна

(095) 22 36 55

Корреспонденция.doc

Додаток Е

Лист-відповідь ВАТ «Пром» на пропозицію ВАТ «АСТРОН»

(обов'язкове)

ТОВ «Пром» Директору ВАТ «АСТРОН»

П. І. Іванову

444567, м. Самара 440056, м. Пенза

вул. Кирова, 12 вул. Попова, 11

тіл (095) 28 36 42

17.02.2002 № 678

На № 115 від 10.02.2002

Про підтвердження пропозиції

Шановний Петре Івановичу!

Підтверджуємо отримання Вашої пропозиції від 10.02.2002 на микромельницу МиМ. Найближчим часом ми повідомимо своє рішення про можливість закупівлі товару, що пропонується Вами.

З повагою.

Директор Н. Н. Лядов

Федора Валентин Миколайович

(095) 29 97 65

лот.doc

Додаток Же

Договірний лист ВАТ «АСТРОН» до ВАТ «Пром»

(обов'язкове)

ОАО «АСТРОН'Директору

ОАО«Пром»

Н. Н. Лядову

440056, м. Пенза 444567, м. Самара

вул. Попова, 11 вул. Кирова, 12

тіл (085) 22 36 10

факс (085) 22 30 20

от1.03.2002№78

на №_от_

Про напрям договору

Шановний Миколо Миколайовичу!

Направляємо підписаний з нашої сторони договір № 76 від 20.02.2002. довідка про фінансування буде вислана пізніше. Даний лист потрібно вважати невід'ємною частиною цього договору

Додаток: Договір на постачання обладнання № 76 на 6 л. в 3 екз..

З повагою.

Генеральний директор П. І. Іванов

Король Тетяна Олександрівна

(095) 22 36 55

Кол.doc

Додаток З

Лист-сповіщення ВАТ «АСТРОН» до ВАТ«Пром»

(обов'язкове)

ОАО «АСТРОН'Директору

ОАО«Пром»

Н. Н. Лядову

440056, м. Пенза 444567, м. Самара

вул. Попова, 11 вул. Кирова, 12

тіл (085) 22 36 10

факс (085) 22 30 20

от27.02.2002№167

на №_25.02.2002 от_90_

Про нові реквізити

Шановний г-н Лядов!

У відповідь на Ваш лист від 25.02.2002 повідомляємо, Вам нові платіжні реквізити для перерахування грошових коштів за микромельницу МиМ: Р/р 4567864 Банк «Мнатеп» м. Пенза До/л 54673983894858 МФО 897654567 БНК 7896576 ИНН 6789654.

З повагою.

Генеральний директор П. І. Іванов

Король Тетяна Олександрівна

(095) 22 36 55

Кор.doc

Додаток І

Лист-прохання ВАТ «Пром» до ВАТ «АСТРОН»

(обов'язкове)

ОАО «Пром» Генерального директора

ВАТ «АСТРОН»

П. І. Іванову

444567, м. Самара 440056, м. Пенза

вул. Кирова, 12 вул. Попова, 11

тіл (095) 28 43 88

25.02.2002 № 90

На № _ від _

Про отримання нових реквізитах

Шановний Петре Івановичу!

Звертаємося до Вас з проханням, в зв'язку із зміною по РФ банківських реквізитів, направити в нашу адресу Ваші нові дані, для виписки рахунків, по факсу (8679) 789765.

З повагою.

Директор Н. Н. Лядов

Ципіна Валентина Миколаївна

(095) 23 87 55

лор.doc

Додаток До

Лист-рекламація ВАТ «Пром» до ВАТ «АСТРОН»

(обов'язкове)

ОАО «Пром» Генерального директора

ВАТ «АСТРОН»

П. І. Іванову

444567, м. Самара 440056, м. Пенза

вул. Кирова, 12 ул Попова, 11

тіл (095) 70 43 00

1.03.2002 № 78

Про пред'явлення претензії

Шановний Петре Івановичу!

Ми офіційно заявляємо Вам рекламацію на затримку в передачі технічної документації на універсальний комплекс обладнання, за контрактом № 78.

У зв'язку з цим ми наполягаємо на відшкодування всіх витрат в сумі двох тисяч доларів.

Сподіваємося, що Ви з належною увагою віднесетеся до нашої рекламації і негайно повідомите нам своє рішення.

З повагою.

Директор П. І. Лядов

Лосева Наїля Олександрівна

(095) 54 85 69

дор.doc

Додаток Л

Відповідь на рекламацію

(обов'язкове)

ВАТ «АСТРОН'Директору

ОАО«Пром»

Н. Н. Лядову

440056, м. Пенза 444567, м. Самара

вул. Попова, 11 вул. Кирова, 12

тіл (085) 22 36 10

факс (085) 22 30 20

от15.03.2002№1-16

на №78от1.03.2003

Шановний Миколо Миколайовичу!

Підтверджуємо отримання Вашого листа від 1.03.2002, з якого ми взнали, що Ви пред'являєте нам претензію на суму двох тисяч доларів за затримку в передачі технічної документації за контрактом № 78.

Ми ретельно розглянули Вашу претензію і повинні повідомити, що затримка в передачі документації сталася не з нашої вини. Ми хотіли б нагадати Вам, що пункт 6 вищепоказаного контракту передбачає передачу техдокументації в течії 3 місяців.

Таким чином, Ви не можете вимагати сплати неустойки..

З найкращими побажаннями.

Генеральний директор П. І. Іванов

Король Тетяна Олександрівна

(095) 22 36 55

Кор.doc

Додаток М

Супровідний лист фірми ВАТ «АСТРОН» до ВАТ «Пром»

(обов'язкове)

ОАО «АСТРОН'Директору

ОАО«Пром»

Н. Н. Лядову

440056, м. Пенза 444567, м. Самара

вул. Попова, 11 вул. Кирова, 12

тіл (085) 22 36 10

факс (085) 22 30 20

от11.03.2002№1-90

на №98от6.03.2002

Шановний Миколо Миколайовичу!

Згідно з Вашим проханням висилаємо запитані Вами додаткові технічні дані, що стосуються ліній сільськогосподарських машин і обладнання.

Отримання просимо підтвердити.

Додаток: Специфікація на 40 л. в 1 екз.

З повагою.

Генеральний директор П. І. Іванов

Король Тетяна Олександрівна

(095) 22 36 55

Кор.doc

Додаток Н

Лист-нагадування ТОВ «ПАК» до ВАТ «АСТРОН»

(обов'язкове)

ТОВ «ПАК»

897654, м. Псков Генеральному директору

вул. Невская, 15 ВАТ «АСТРОНх»

тіл (095) 55 43 05 П. І. Іванову

440056, м. Пенза

вул. Попова, 11

25.02.2002 № 89

Про постачання обладнання

Шановний Петре Івановичу!

Листом № 78 від 12.02.2002 ми повідомляли Вам, що в зв'язку із збільшенням виробничої потужності наше підприємство має можливість додатково поставити Вашій фірмі обладнання по виробництву рослинного масла на суму 1000000 рублів..

Однак до цього часу відповіді ми не отримали.

Нагадуємо про нашу пропозицію і просимо в 10 - дневний термін підтвердити свою згоду або відмову від отримання даного обладнання

З повагою.

Директор Л. І. Борісов

Волкова Ольга Олегівна

(095) 56 85 67

пора.doc

Додаток П

Лист-запрошення

(обов'язкове)

ВАТ «АСТРОН'Директору

ОАО«Пром»

Н. Н. Лядову

440056, м. Пенза 444567, м. Самара

вул. Попова, 11 вул. Кирова, 12

тіл (085) 22 36 10

факс (085) 22 30 20

от25.03.2002№178

на № від _-

Про запрошення на конференцію

Шановний Миколо Миколайовичу!

2 квітня 2002 року в 12 годин в актовому залі нашого підприємства відбудеться обговорення проекту нової лінії виробництва обладнання для харчової промисловості.

Враховуючи Ваш великий внесок в розвиток технічного прогресу в промисловості, направляємо Вам проект і просимо взяти участь в його обговоренні.

Ми будемо раді Вас бачити. отримання просимо підтвердити

Додаток: Проект лінії на 35 л. в 2. екз.

З повагою.

Генеральний директор П. І. Іванов

Король Тетяна Олександрівна

(095) 22 36 55

Кор.doc

Додаток Р

Лист-вдячність

(обов'язкове)

ВАТ «Пром'Директору

ОАО«АСТРОН»

П. І. Іванову

444567, м. Самара 440056, м. Пенза

вул. Кирова, 12 вул. Попова, 11

тіл (095) 22 36 15

от28.03.2002№1-78

на №_178 від 25.03.2002

Шановний Петре Івановичу!

Ми отримали Ваше запрошення на конференцію по обговоренню нової лінії по виробництву обладнання, за яке Вам про признательни.

Ми ради бути присутній на цьому заході.

З найкращими побажаннями.

Генеральний директор Н. Н. Лядов

Котова Тетяна Олександрівна

(095) 22 36 55

Корреспонденция.doc

Додаток З

Лист-запрошення ВАТ «АСТРОН» до клієнтів

(обов'язкове)

ВАТ «АСТРОН»

440056, м. Пенза

вул. Попова, 11

тіл (085) 22 36 150

пропонуємо Вам нове обладнання для переробки сільськогосподарської продукції і для харчової промисловості:.

- Електросепаратор - 847.13 руб

- Дробилка кормрв - 1576.00 крб.

- Млиновий комплекс - 638000.00 крб.

- Тестомесильная машина - 30375.00 крб.

- Шафа пекарна - 30375.00 крб.

- Круп'яний комплекс - 3127750.00 крб.

Ми ради відповісти на Ваші питання по тіл. (085) 22 56 89

З повагою.

Генеральний директор П. І. Іванов

Додаток Т

Лист-відмова ВАТ «МКТ» до ВАТ «АСТРОН»

(обов'язкове)

ОАО «МКТ'Директору

ОАО«АСТРОН»

П. І. Іванову

876543, м. Ростов 440056, м. Пенза

вул. Литова, 113 вул. Попова, 11

тіл (795) 72 86 15

от7.04.2002№190

на №_от_

Про розірвання договору

Шановний Петре Івановичу!

Ми не можемо продовжити з Вами договір № 67 від 12.12.2001, в зв'язку з тим, що між нашими підприємствами не склалися тривалі господарські зв'язки.

У тому випадку, якщо Вам будуть виділені фонди, ми укладемо догвор на постачання картону в 2003 році.

З повагою.

Генеральний директор А. Н. Золотов

Король Тетяна Олександрівна

(095) 22 36 55

Корріда.doc