Реферати

Реферат: Секретарська справа

Пронозирование фінансового стану і діагностика банкрутства. Методи діагностики і прогнозування фінансового стану підприємства. Економічний^-природно-економічні умови господарства ОАО "Кінний завод "Схід". Прогнозування фінансового стану і діагностика банкрутства, шляху фінансового оздоровлення при його погрозі.

Поняття і будівля людської діяльності. Життя у всіх своїх формах зв'язана з рухами, і в міру її розвитку рухова активність здобуває усе більш зроблені форми. Елементарні, найпростіші живі істоти набагато більш активні, чим самі складно організовані рослини.

Банківська звітність. Порядок складання, зміст, терміни представлення поточної бухгалтерської звітності комерційними банками. Структура річної звітності. Інвентаризація грошових засобів, що враховуються, і цінностей. Проблеми переходу на міжнародні принципи обліку в банках.

Лугові ґрунти. Типи лугових ґрунтів на території Росії. Загальна характеристика лучно-чорноземних ґрунтів, їхня морфологічна будівля, властивості і склад. Умови утворення і генетичні особливості лугових кальці-гумусових ґрунтів, їхнє поширення і використання.

Аналіз фінансової стійкості і платоспроможності підприємства (на прикладі ОАО "Нижнекамскшина"). Теоретичні основи аналізу фінансової стійкості і платоспроможності. Загальна характеристика господарської діяльності підприємства на прикладі ОАО "Нижнекамскшина". Основні шляхи підвищення фінансової стійкості і платоспроможності підприємства.

Введення

1. ТЕХНИЧЕСКИЕСРЕДСТВА СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА

Технічними засобами, якими частіше за все користується секретар, є: персональний комп'ютер, телефон, телефакс, принтер, факс-модем, машина для знищення паперів і копіювальний апарат. Секретар повинен знати, уміти і максимально використати кошти, що є для підвищення оперативності і ефективності свого труда.

1.1. Комп'ютер

Комп'ютер став незамінним в практиці секретаря і по праву поміщається "номер один" на його робочому столі. Секретарю він допомагає виконувати широке коло задач:

- складання і редагування документів;

- реєстрація і контроль виконання документів;

- зберігання і пошук документів, іншої корисної інформації;

- прийом і передача документів по каналах зв'язку;

- архівне зберігання документів;

- організація свого робочого часу і часу керівника і інш.

Сучасні комп'ютери відрізняються по архітектурі і продуктивності.

Основу архитектурикомпьютера складають: системний блок, дисплей і клавіатура.

Головним елементомсистемного блокаявляется процесор. Ринок завоювали наступні види процесорів: IntelPentium, IntelPentiumPro, PentiumII, PentiumIII, AMDK6-3, AMDAthlon. Номер процесора визначає марку комп'ютера. Чим вище номер, тим вище за можливість комп'ютера. Марка комп'ютера на робочому столі секретаря є показником рівня технічної оснащеності фірми.

Дисплей (монітор) призначений для відображення на екрані інформації, необхідної для користувача, про процеси, що відбуваються в комп'ютері.

Клавиатурапредназначена для введення інформації. На клавіатурі знаходяться клавіші чотирьох видів:

- алфавітно-цифрові;

- функціональні;

- зі стрілками;

- керівники.

У правій частині клавіатури розташовані клавіші, які можуть виконувати дві функції: клавіатури калькулятора і управління курсором на екрані.

Алфавітна клавіша може відтворювати або букву російського алфавіта, або латинського. Для перемикання використовуються програми

драйвери клавіатури. Перемикання здійснюється натисненням певного поєднання клавіш, відповідного драйверу, що використовується. Додатково до компьютерумогут бути підключені миша, принтер, модем, факс-модем, сканер, стример, пристрій архівації даних, інші пристрої і пристосування, що дозволяє розширювати можливості комп'ютера (збільшувати швидкодію або пам'ять, модернізувати введення/висновки інформації і т. п.).

Мишьпредставляет собою маніпулятор для введення інформації в комп'ютер. У основному використовуються миші з двома або трьома клавішами. Одну з кращих моделей миші пропонує фірма Microsoft. Для роботи з мишею необхідний спеціальний коврик для запобігання її прослизанню за рахунок надійного зчеплення кульки миші з поверхнею коврика.

Принтерпредназначен для виведення з пам'яті комп'ютера на паперового носія. Частіше використовуються струйние і лазерні принтери. Найкращу якість друку забезпечують лазерні принтери. У них для друку використовується принцип ксерографії: зображення переноситься на папір зі спеціального барабана, до якого електрично притягуються частинки фарби. Друкуючий барабан електризується за допомогою лазера по командах з комп'ютера. Принтери можуть здійснювати чорно-білий або кольоровий друк. Вони здатні друкувати як на звичайному папері, так і на прозорих плівках, конвертах, листівках.. Надійними, з високою швидкодією і хорошою якістю друку є лазерні принтери фірми Hewlett-Packard.

Факс-модемиспользуется для здійснення передачі електронних документів, що зберігаються в пам'яті комп'ютера (введених з клавіатури, або сканованих з паперового носія, або отриманих по електронній пошті). Конструктивно факсмодем може бути виконаний

у вигляді плати, що встановлюється всередині комп'ютера, або у вигляді зовнішнього пристрою, що підключається до комп'ютера через послідовний порт. У цей час широке застосування отримали факс-модеми Zyxel і Motorola, які забезпечують швидкість, якість прийому/передачі повідомлень, а також інші можливості, достатню для повноцінної роботи в мережі Інтернет.

Сканеросуществляет введення інформації з паперового носія в пам'ять комп'ютера. У секретарській практиці використовуються сканери двох типів: протяжні для сканування окремих листів і планшетние для сканування книг і інших сброшюрованних або переплетених документів.

Стример- пристрій резервного копіювання, призначений для збереження інформації на жорсткому диску за допомогою запису її на касети з магнітною стрічкою (ємність більше за 60 Мб).

Пристрій архивацииосуществляет зберігання великого обсягу інформації і доступ до неї з великою пропускною спроможністю. Пристрій підключається до комп'ютера через порт. Запис інформації проводиться на магнітооптичні диски МО, ZipDrive (100 Мб), JazzDrive (1 Гб). У локальній мережі один пристрій архівації може обслуговувати всі комп'ютери.

Можливості компьютераопределяют:

- тип і тактова частота процесора;

- об'єм оперативної пам'яті і жорсткого диска;

- характеристики материнської плати;

- характеристики відеокарти;

- наявність CD-ROM і звукової плати;

- можливість підключення додаткових пристроїв;

- можливість енергозбереження.

Комп'ютер секретаря-референта повинен мати достатні можливості для роботи з редакторами текстів, електронними таблицями, базами даних і з Інтернетом, бажано використати операційну систему Windows 98 і пакет MicrosoftOffice 97 або 2000. Для цих цілей буде потрібний процесор Pentiumо III 500 МГц або Celeron 466 МГц з оперативною пам'яттю 64 Мб, об'ємом жорсткого диска 6-10 Гб, графічним акселератором об'ємом пам'яті 4 Мб, 17 дюймовим монітором з кроком маски не більше за 0,26 мм і дозволом 1024x768 пікселів при частоті кадрів не менше за 85 Гц1. Необхідні CD-ROM, модем з підтримкою стандарту V.90 і K56flex і мережева карта 10/100 Ethernet, миша з підтримкою технології IntelliMouse. Для створення якісних документів повинен бути лазерний принтер HPLJ 1100. Така конфігурація комп'ютера, орієнтувальною вартістю 2000S, відповідає сучасним вимогам офісної практики.

На ринку комп'ютерів і комп'ютерних компонентовпроисходит

безперервний процес оновлення елементної бази і програмного забезпечення, що приводить до швидкого морального застарення навіть самого, здавалося б, сучасного на даний момент обладнання.

1.2. Комп'ютерна мережа. Електронна пошта. Інтернет

Комп'ютерна сетьсоздается для ефективного використання декількох комп'ютерів, що виконують обробку однотипної документації. Комп'ютери сполучаються в мережу за допомогою кабеля (телефонного, коаксіального) або за допомогою існуючої телефонної мережі. У деяких мережах кабелі не використовуються: комп'ютери спілкуються за допомогою радіосигналів і світлових хвиль.

Комп'ютерна мережа дозволяє використати загальні ресурси, включені до складу мережі: програми, бази даних, периферійні пристрої (дискові пристрої великої ємності, сканери, принтери і т. д.). У мережі один комп'ютер великої продуктивності виконує роль файлового сервера, керуючого передачею даних і розділенням периферійних пристроїв. Інші комп'ютери є робочими місцями комп'ютерної мережі. Сервер здійснює збір і передачу інформації в центральну базу даних, що охоплює не тільки управлінську, але і кадрову, бухгалтерську документацію. Це дозволить керівнику підприємства звертатися до документів секретаря-референта, бухгалтера і фахівців підприємства, виводити їх на екран, провести обробку документів, зведення, таблиць, обмінюватися документами і повідомленнями з співробітниками підприємства і з партнерами-контрагентами (при наявності в комп'ютерній мережі спеціальних пристроїв - модемів або факс-модемів).

Організації, розташовані в одному приміщенні, встановлюють локальну комп'ютерну мережу (LAN). Коли мережа розповсюджується за межі офісу, вона називається глобальною комп'ютерною мережею (WAN).

Обмін електронними документами здійснюється при помощиелектронной пошти. Електронною поштою називають пересилку повідомлень з комп'ютера на комп'ютер на електронну адресу, включену в комп'ютерну мережу. Доступ в комп'ютерну мережу забезпечує зв'язка комп'ютер - модем - телефонна мережа - модем - комп'ютер. Адреса електронної пошти повинна мати помітку E-mail. За такою адресою можна направити повідомлення з комп'ютера одному або декільком абонентам (адресатам) одночасно

Електронна пошта надає користувачам наступні можливості:

- відправляти документи адресатам, вхідним в автоматизовану

інформаційну систему;

- отримувати підтвердження доставки документів за призначенням;

- виводити на екран дисплея отримані документи;

- змінювати і редагувати документи, зберігати їх в пам'яті ПК і пересилати іншій особі;

- розпечатувати отримані документи в необхідній кількості примірників;

- відправляти документи одному користувачу або групі користувачів системи по списку;

- розставляти пріоритети, щоб починати роботу з найбільш важливою отриманою кореспонденцією;

- складати і "прикріпляти" до документів резолюції, інші службові помітки про необхідність тих або інакших дій і терміни

виконання.

Повідомлення, лист або замовлена інформація можуть бути встановлені у ваш електронний поштовий ящик. Подивитися кореспонденцію, що прийшла вам можна, сидячи в офісі за своїм комп'ютером, з своєї квартири за допомогою домашнього комп'ютера, з будь-якого іншого місця або іншого комп'ютера з модемом через телефонну мережу. Цікавлячу інформацію можна залишити в пам'яті комп'ютера, перенести на дискету або CD, розпечатати при необхідності на принтері. Електронна пошта - одна з самих оперативних і відносно дешевих видів зв'язку.

Інтернет- глобальна мережа незліченної безлічі різноманітних мереж, яка охоплює всю нашу планету. За даними дослідницької корпорації IDC, послугами Інтернет користуються біля 90 млн. людина в світі і число користувачів постійно зростає. Персональний комп'ютер, локальна і глобальна комп'ютерні мережі можуть бути частиною мережі Інтернет.

Суть створення такої мережі - швидкий пошук і отримання необхідної інформації, а також поширення відомостей про себе практично в світовому масштабі.

Мережа складається з величезної кількості серверів, підключених до мережі, тобто комп'ютерів, на яких зберігається і надається користувачам інформація. Інформація зберігається у вигляді графічних документів, так званих "интернетовских сторіночок" (Web-site). Інтернет-сервер може відкрити будь-яка фірма або приватна особа, розташувавши інформацію про себе і свою діяльність. Цей сервер має своє конкретне ім'я, наприклад, сервер компанії Microsoft -www.microsoft.com. Користувач Інтернет може "подорожувати" від одного сервера до іншого або з однієї Web-сторіночки до іншої.

підключення до Інтернет забезпечують фірми-провайдер. Можна користуватися базовими послугами Інтернет, такими як електронна пошта, робота з WorldWideWeb (WWW) і Gopher, а також вести переговори по мережевому телефонному зв'язку.

Електронна пошта Інтернет- це сама популярна і послуга, що часто використовується Інтернет. Кожний користувач мережі Інтернет отримує при реєстрації своя поштова адреса. Електронна пошта використовується для ведіння ділової переписки; для передачі повідомлень; для ведіння дискусій з однією людиною або з невеликою групою людей по різних темах (можна підписатися на будь-яку групу новин Usenet).

Мільйони користувачів мережі Інтернет з всіх можливостей Інтернет частіше за все використовують тільки електронну пошту.

WWW - Всесвітня інформаційна мережа, яка дозволяє знаходити будь-яку інформацію на різних серверах і використати гіпертекстові документи, що мають посилання на інші пов'язані з ним документи.

Gopher- служба мережі Інтернет, заснована на використанні меню, що дозволяє здійснювати пошук інформації по заголовку.

Для орієнтування в WWW- або Gopher-просторі по тій або інакшій темі створюється і підтримується віртуальна бібліотека. Кожна сторінка такої бібліотеки містить електронну адресу укладача розділу бібліотеки, яка досконально знає, що і як можна знайти по конкретній темі.

Програми, обеспечивающиепереговори через Інтернет, дають можливість користувачу Інтернету-телефону подзвонити не тільки по конкретному номеру, але і сполучитися через віртуальний сервер з випадковими абонентами, а також передати співрозмовнику візуальну інформацію.

1.3. Телефон. Радіотелефон. Пейджер. Стільниковий зв'язок

Сучасний телефонне даремно називають компьютеризированним. Многофункциональний телефон може володіти багатьма корисними для роботи секретаря функціями, які треба враховувати при виборі телефону для вашої фірми, наприклад:

- автоматично додзвониться по потрібному номеру;

- автоматично набере номер, що є в пам'яті;

- спростить і прискорить додзвонюватися до абонента в іншому місті;

- автоматично додзвониться до абонента у вказаний вами час;

- попросить абонента передзвонити по вказаному вами номеру;

- запише інформацію, передану абонентом на автовідповідач;

- запам'ятає час і дату дзвінка;

- покаже тривалість розмови;

- містить в пам'яті необхідні вам номери телефонів (в записнойкнижке);

- покаже вам день тижня, число, місяць, рік і точний час;

- 8 будильників нагадають про необхідність подзвонити по вказаному телефону і самі зроблять набір номера;

- забезпечить конфіденційність при знятій трубці телефону, якщо секретарю знадобилося відійти на час;

- вбудований гучномовець дозволить вести розмову при встановленій трубці.

У цей час багато які фірми перейшли нарадиотелефони. У цих телефонах сигнал на шляху від АТС до абонента проходить деяку відстань не по проводах, а по радіо. Тому відстань, на якій можливий зв'язок, залежить від безлічі чинників, що впливають на поширення радіохвиль, таких як розташування передаючого або приймаючого пристрою на місцевості (у впадині або на горбі, всередині залізобетонної будівлі або серед багатьох будівель, що заважають проходженню радіохвиль). Зв'язок гіршає, якщо радіотелефон виявляється поруч з високовольтною лінією, під час грози і навіть під час сильного дощу або снігопаду.

Радіотелефон - не така уже новинка. Він з'явився ще в п'ятдесяті роки, але широкого поширення тоді не отримав через боль-щлх габарити і вагу.

Радіотелефон - це телефонний апарат, суміщений з радіостанцією, який сполучається з телефонною станцією не по проводах, а по радіоканалу. Дальність дії радіотелефону визначається в основному потужністю вбудованого в нього передавача, розмірами і розташуванням його антени, а також антени центрального вузла. Звичайно ця дальність становить 60 - 100 км, тобто покриває велике місто з передмістям. Всі радіотелефони в цій зоні використовують порівняно невелике (не понад декількох сотень) число каналів (робочих частот), по одній розмові на кожному каналі. Оскільки лише небагато абоненти використовують телефон майже безперервно, число телефонів може перевищувати число доступних каналів в п'ять - десять разів і становити декілька тисяч.

Радіотелефони зручно встановлювати на автомобілях.

Оплата за розмови по радіотелефону, частіше за все, стягується щохвилини. Іноді в абонентську плату включається вартість певного відрізка часу, наприклад, 30 хвилин щодобово. У цьому випадку ви додатково оплачуєте тільки той час, на який перевищили поточний ліміт.

Для оперативної передачі повідомлень може використовуватися також пейджер.

Пейджер- це малогабаритний цифровий приймач інформації з екраном для виведення прийнятих. Повідомлення, адресоване пейджеру, він приймає в пам'ять і звуковим сигналом інформує про це власника. Можна переглянути повідомлення на екрані відразу або зробити це пізніше. Якщо ви придбали двомовний пейджер компанії MultiPage з російським і латинським алфавітами, необхідно знати, що крім послуг (інформації про курс валют, погоді, пробкам на дорогах) абонент отримує можливість передати повідомлення не тільки на російському, але і на англійському мовах. Передане повідомлення на російській мові ваш іноземний партнер тут же отримує на англійському, оскільки операторами компанії працюють синхронні перекладачі. У пам'яті пейджера може зберігатися декілька повідомлень, так що якщо ви не зможете прочитати повідомлення відразу ж, воно не буде затерте що знову поступив. Зона дії пейджинговой зв'язку - до 100 км. Можна також використати пейджинговую зв'язок для міжміських повідомлень (роуминг). Для передачі інформації на пейджер в цьому випадку необхідно набрати міжміський номер. Деякі пей-джинговие компанії пропонують інший варіант міжміського зв'язку:

раутинг. У цьому випадку телефонний номер фірми залишається московським, а оператор сам посилає інформацію в інше місто.

Крім того, пейджинговая зв'язок дозволяє посилати повідомлення безпосередньо з комп'ютера, не вдаючись до допомоги оператора, тим самим забезпечуючи конфіденційність комерційної інформації.

Однієї з кращих компаній, що забезпечують якісний і надійний зв'язок на велику відстань, є MoscomPaging

Основне отличиесотового радиотелефонаот звичайного в тому, що територія, що обслуговується стільниковим радіозв'язком, розбивається на багато невеликих зон радіусом в декілька сотень метрів до декількох кілометрів, кожна з яких обслуговується своїм передавачем. Ці зони на плані міста і передмістя нагадують малюнок бджолиних стільники, від чого і сталося назва цього вигляду зв'язку. Оскільки, в порівнянні із звичайним радіотелефоном, зв'язок встановлюється на значно меншу відстань, передавач стільникового телефону може мати набагато меншу потужність, а отже, і габарити. Стільниковий радіотелефон звичайно виконаний у вигляді телефонної трубки. Стільникова радиотелефонная мережа забезпечує надійний зв'язок, конфіденційність, вихід на міську телефонну мережу, на міжміські і міжнародні лінії зв'язку, велику зону обслуговування не тільки в місті, але і за його межами (в заміських будинках, в санаторії, віддаленому промисловому об'єкті), куди прокладка кабеля економічно недоцільна.

Вже в найближчому майбутньому планується впровадження нової системи зв'язку, що передає не тільки звукову інформацію, але і цифрову, електронну Таким чином можна з'єднати комп'ютери абонентів в єдину інформаційну систему не за допомогою кабеля, а за допомогою радіохвиль.

1.4. Факс

У цей час, з урахуванням вимог оперативності в бізнесі, все частіше за используетсяфаксимильная связьЕсли ви не в змозі вислати контракт негайно, замовник може знайти іншого виконавця Якщо ви не можете продемонструвати новий ескіз відразу після його розробки або терміново переслати прайс-лист, ви ризикуєте втратити клієнта Незаперечними перевагами факсу є оперативність і простота в експлуатації. Факсимільний апарат - це, по суті, копіювальний апарат, який надає можливість копіювати будь-який документ на відстані, задействуя звичайні телефонні канали.

Недорогі і тому самі поширені моделі телефаксів

використовують рулонну термобумагу. Сигнали, що поступили на приймач факсу по телефонній лінії, несуть інформацію про документ, що передається. Після обробки сигналу формується копія документа і

за допомогою точкового нагріву спеціального термочувствительной паперу відбувається роздрук отриманого документа. Оскільки термобумага випускається в рулонах, то і розпечатаний документ скручується що робить роботу з ним не зовсім зручним. Такий документ необхідно оберігати від сонця, нагрівальних приладів, оскільки від нагріву термобумага темніє. Контрастность і читаемость такого паперу гіршає і при тривалому зберіганні. У багатьох сучасних моделях факсів використовується більш щільна "супертермобумага", яка менше скручується, витримує більш сильний нагрів і дозволяє отримати більш яскраву копію

Після передачі факсимільного повідомлення багато які факси передають автоматичний звіт-підтвердження про те, що повідомлення передане і отримане за призначенням Крім того, завжди можна розпечатати повний звіт про отримані і передані повідомлення

Багато які телефакси, особливо складні і дорогі моделі, забезпечують безліч додаткових функцій, таких як:

- виведення на звичайний папір,

- режим корекції помилок (факс запитує повторну передачу рядка, в якій виявлена помилка),

- відкладена передача, яка дозволяє, підготувавши документ до передачі, відправити його в заданий час, наприклад, вночі, коли тарифи на міжміські переговори значно нижче,

- пам'ять на декілька десятків сторінок, в яку приймаються факси, якщо папір вийнятий або закінчився, з подальшим роздруком, в цю ж пам'ять можна завантажити документи для подальшої їх передачі у вказаний вами час або розсилки декільком адресатам,

- відхилення непотрібних викликів - ігнорування викликів, зроблених з телефонів, що не містяться в пам'яті швидкого набору

Як приклад такого "супертелефакса" можна привести останні моделі фірми "XEROX" Ці апарати з лазерним друкуючим пристроєм, що використовує звичайний папір, мають всі описані вище можливості, а також безліч інших Пам'ять вміщає 35 сторінок з можливістю розширення до 180 Лоток на 250 листів практично виключає можливість витрачення всього паперу навіть при великому об'ємі факсів, що поступили Крім того, можна закласти в пам'ять для відкладеної розсилки до восьми різних документів, кожний зі своїм списком розсилки

При передачі конфіденційних документів по факсу на вашому і приймаючому апараті повинні бути ідентифікаційні коди для запобігання несанкціонованому доступу і отримання секретної інформації Якщо коди передаючого і приймаючого апаратів не співпадають, передача не відбудеться. У факсах використовується також функція опиту (Polling), яка дозволяє викликати передачу повідомлення з іншого апарату шляхом простого дзвінка йому. Функція захищеного опиту забезпечить конфіденційність при прийомі документів: щоб отримати документ з іншого апарату, потрібно знання його коду.

Заслуговує уваги многофункциональное пристрій "MEDLEY", що складається з кольорового принтера, сканера і факсимільного апарату. Такий факс/сканер/принтер сконструйований для підключення! до персонального комп'ютера, з тим щоб весь набір офісних процедур (сканування, друк, копіювання, зберігання в пам'яті ПК і передачу документів) здійснювати за допомогою одного пристрою. Цікавими для користувача можуть бути мопири (mopier) HPOfficeJet 590, що поєднують можливості передачі факсимільних повідомлень, копіювання документів, їх сканування з можливостями кольорового струйного принтера

1.5. Копіювальні пристрої

Для копіювання документів частіше за все застосовуються апарати фирми'XEROX", що добре зарекомендували себе, тому більшість копіювальних коштів звичайно називають ксероксами

Робота на ксероксі не викликає особливих ускладнень Якщо апарат не включений, включіть його і дайте час на його прогрівання В залежності від марки апарату воно може бути від 20 секунд до 1 - 2 хвилин. Потім необхідно:

- підняти кришку, покласти оригінал документа, що копіюється лицьовою стороною на скло. Оригінал формату А4 кладеться, як правило, в лівий верхній кут скла,

- перевірити розмір копії. Якщо копія потрібна без зменшення або збільшення, розмір встановлюється 1.1 або 100%;

- пересвідчіться, що в апараті є папір для копій;

- натисніть зелену кнопку < ¦ >,

- візьміть готову копію з вихідного лотка і не забудьте взяти оригінал.

Копіювання можна перервати в будь-який момент натисненням червоної кнопки "СТОП".

Майже всі ксерокси дозволяють виготувати копію збільшеного або зменшеного розміру. Збільшення і зменшення задається двома способами: вибором однієї з фіксованих величин збільшення (зменшення), наприклад, А5- > А4 або А4- > АЗ, або безпосереднім завданням величини масштабування у відсотках.

Щоб використати один з фіксованих коефіцієнтів масштабування, виберіть його, натискаючи кнопку, розташовану під рядом цих коефіцієнтів. Можна задати потрібну вам міра збільшення/зменшення і натисненнями кнопок "вниз" і "вгору", розташованих під індикатором масштабування. При виготовленні збільшених (або зменшених) копій оригінал і лист паперу, що подається в апарат, обов'язково повинні бути орієнтовані однаково. Якщо ви хочете на листі формату А4 зробити копію з листа формату A3, ви повинні використати обхідний лоток і розташувати лист для копії горизонтально.

Все ширше використовуються ксерокси, які можуть робити кольорові копії. Недоліком таких копиров є не завжди задовільне поєднання кольорових зображень.

У сфері малого бізнесу використовуються портативні копіювальні апарати фірми "CANON", які відрізняються високою якістю і надійністю.

Копири CanonFC 210 і FC 230 досить легкі (вага - 7, 6 кг) і дуже компактні апарати, що мають спеціальну ручку для перенесення. Вони не вимагають попереднього нагріву і мають автоматичне відключення. Швидкість роботи - 4 копії в хвилину. Оригіналами можуть бути листи, книги, альбоми формату не більше за А4. Копії виконуються на папері густиною до 128 г/м2, кальці, поштовій листівці, плівці для диапроекторов, призначеної для презентації.

Апарат FC 230 має не тільки ручну, але і автоматичну подачу паперу з чарки до 50 листів, а також автоматичне управління насиченістю копій.

Більш могутні копири моделі FC 770 працюють з швидкістю 12 копій в хвилину. Автоматична подача папір проводиться з чарки до 250 листів. Можливе збільшення і зменшення копії від 70% до 141%.

1.6. Пристрій для знищення паперів

Важливе місце в комплексі заходів щодо захисту фінансової, комерційної і інакшої інформації, вмісного конфіденційні відомості, займає проблема знищення всіляких носіїв інформації: паперових документів, копіювального паперу, картриджів від пишучих машин і принтерів і т. д., при утилізації яких потрібно ретельне подрібнення. Для цього використовуються спеціальні пристрої для знищення паперів - шредери.

Шредери фірми "ЄВА" поєднують сучасний підхід до утилізації носіїв і забезпечують збереження конфіденційності інформації Такі пристрої, як PERSONAL 1022 S, DINO, CENTRAL 8061 SP, SPECIAL 4032 З, TEAM 3139 З можуть переробляти папір шириною від 220 мм до 610 мм з разовим завантаженням від 8 до 350 листів в залежності від вибраної моделі При цьому міра подрібнення носіїв інформації (ширина різання) від 3,8 мм до 0,6 мм, що забезпечує достатній рівень секретности.7.7. Основні правила техніки безпеки

При використанні будь-якого обладнання необхідно дотримувати основні правила техніки безпеки:

- перш ніж приступити до експлуатації технічного засобу, треба прочитати інструкцію і дотримуватися її;

- вимикати вилки з розеток у разі тривалих перерв в роботі і обов'язково при відході з приміщення;

- провести профілактичний ремонт технічних засобів сервісною службою;

- усувати велику неполадка або пошкодження обладнання тільки фахівцями;

- знати і уміти, де і як можна відключити електроживлення у разі надзвичайних обставин;

- не використати в роботі зламані вимикачі, розетки, проводи з поганою ізоляцією, нещільні з'єднання електроприладів, незаземлене обладнання.

2. РОБОЧИЙ ДЕНЬ СЕКРЕТАРЯ

Робочий день секретаря схильний до різких змін, які важко передбачити або прогнозувати. І все ж не треба пускати його на самоплив. Практика показує, що робочий день, побудований за принципом "спочатку сплячка, потім раскачка, а потім лихоманка", не дає бажаних результатів. Головними умовами успішної діяльності секретаря-референта залишаються: - планування майбутніх справ; - встановлення оптимального ритму труда; - поступове входження в роботу і обов'язкове чергування труда і відпочинку.

2.1. Планування

Планування може бути на день або тиждень, місячне або квартальне, річне. При плануванні роботи на день необхідно враховувати наступне. Не можна починати робочий день "з місця і в кар'єр". Як досвідчений автолюбитель перед поїздкою прогріває мотор машини, так і секретар спочатку повинен обдумати майбутній день і скласти план, виділивши самі термінові і важливі справи.

Роботи, що Повторюються з дня в день рекомендується планувати на один і той же час робочого дня, наприклад, обробка отриманої кореспонденції доводиться, як правило, на ранок.

Необхідно свій робочий день організувати таким чином, щоб протягом усього робочого часу допомагати керівнику у виконанні намічених ним заходів. Інформувати керівника про щось краще зазделегідь: за годину, а якщо захід важливий, то і за день. Це можливе лише в тих випадках, коли плани секретаря координуються і узгоджуються з планами керівника. Основна інформація, як правило, передається з ранку. Протягом дня повідомляється лише щось екстрене.

У багатьох країнах світу секретарі застосовують спеціальну плоску папки-гармошки, сторінки яких розписані по днях місяця. Крізь вирізи в правому кутку папки видно вкладені туди документи, записки-нагадування, доручення шефа, які треба виконати до певного терміну.

2.2. Оптимальний ритм роботи

Науково доведено, що продуктивність роботи залежить від дня тижня і від часу діб. При плануванні робіт секретар повинен знати, що найбільш сприятливий час для виконання творчих або важких завдань з 10 часів ранку і до 12 годин. Потім слідує деякий спад активності і у другій половині дня працездатність найбільш висока від 14 до 17 годин. Після чого вона неухильно падає, і, якщо ви

починаєте копітку роботу по перевірці документа після 18 годин не дивуйтеся, що вранці шеф виявить в ньому помилки.

Корисно знати, що робочий тиждень також має свій цикл. Понеділок є вдень входження в робочий ритм. У цей день не варто починати важливі справи. Не забувайте приказку "Понеділок - день важкий"! На мовах народів інших країн є маса подібних висловів. Пік робочої активності доводиться на вівторок з 10 до 13 годин потім працездатність поступово знижується.

Вівторок, середа і четвер є найбільш продуктивними днями тижня, а до п'ятниці нагромаджується втома, і в цей день у багатьох думки зайняті тим, як краще відпочити в майбутніх вихідних.

Тому важливі справи (переговори, зустрічі) призначають на середину тижні.

Система роботи "запоєм" декілька годин підряд без передиху, а потім такий же відпочинок - шкідлива і безглузда звичка! Повинен бути певний ритм з чергуванням труда і відпочинку. Ритмічна, розмірена робота не викликає великої втоми, а віддача від неї більш висока.

Не варто забувати про втому очей. При великому об'ємі робіт з документами або на ПК очі дуже швидко втомлюються. Непогано знімає напруження очей спеціальна очна гімнастика, очні краплини "Vizine" або таблетки "Strix", виготовлені з екстракту чорниці.

У ідеалі секретар повинен чергувати кожні 45 хвилин роботи на ПК з 15-хвилинною перервою, при цьому тривалість щоденної роботи на комп'ютері не повинна перевищувати 4 години.

Не рекомендується також братися за всі справи відразу, оскільки неможливо зробити одночасно дві роботи однаково добре, і тоді неминучі конфліктні ситуації. Важливо також навчитися виробляти в собі деякий автоматизм дій: в обробці вхідних і вихідних документів, в роботі на персональному комп'ютері, у виконанні інших технічних завдань.

Професія секретаря має на увазі понаднормову роботу. Більшість фахівців з менеджменту вважають, що, якщо вам необхідний додатковий час дуже часто, значить ви не змогли організувати свій день так, щоб все встигти в термін або виконуєте дуже великий об'єм роботи.

Але часом трапляється, що у секретаря немає роботи. У такі моменти просто постарайтеся виглядати діловою, неважливо - зайняті ви чи ні. Головне, не виглядати так, неначе вам нікуди себе подіти.

2.3. Зразкова схемарабочего дня секретаря

ПЕРША ПОЛОВИНА РОБОЧОГО ДНЯ

1. Прийти на роботу за 15 мін. до приходу керівника для того, «щоб привести себе в порядок, перевірити стан робочих місць (свого і керівника), скласти або уточнити план на майбутній

день.

2. Підібрати відповідно до плану потрібні документи і справи.

3. Отримати кореспонденцію, ознайомитися із змістом і зареєструвати. Відкласти документи, що вимагають першочергового рішення керівника.

4. По інших документах (якщо є відповідний досвід) підготувати варіанти можливих відповідей або розподілити по виконавцях. Досвідчений секретар ніколи не покладе на стіл керівнику всю кореспонденцію, заздалегідь не проробивши її. Рекомендується для полегшення ознайомлення керівника з кореспонденцією виділяти основну думку шляхом підкреслення фломастером або марці ром. Крім того, секретар повинен підібрати документи, що відносяться до питань, що містяться в кореспонденції, щоб керівник міг глибше вивчити питання і ухвалити правильне рішення.

5. Переглянути огляди, що поступили, звіти, відомчі видання, запрошення, а також повідомлення про конференції, зустрічі, ювілейні торжества і інші заходи. Дати і час проведення всіх заходів записати в своєму календаре-органайзере.

6. Розікласти кореспонденцію, що поступила в залежності від терміновості виконання. Телеграми, термінові факси негайно передати керівнику.

7. Залишити у себе документи, необхідні для поточної інформаційно-довідкової роботи.

8. Докласти керівнику про отриману кореспонденцію.

9. Уточнити разом з керівником зміст заходів, що намічуються на поточний день (і на наступний). Якщо виникають зміни, то секретар повинен зробити відповідні помітки в своїх записах. Треба уточнити відповідність записів в своєму ежедневнике і ежедневнике керівника. Послідовність заходів повинна бути однаковою. Відмінність буде в заходах секретаря по виконанню наміченого. Наприклад, якщо у керівника зроблений запис "в 15:00 бути на нараді", то у секретаря вона буде виглядати так: "14:20 - нагадати про нараду, повідомити водію (телефон), щоб

подав машину не пізнє 14:30".

10. Передати по телефону (або особисто) вказівки керівника відповідним виконавцям про витікаючі терміни виконання документів.

11. Робота з відвідувачами, телефонні переговори ( течія

всього дня).

12. Подшивка виконаних документів в справи.

13. Виконання робіт на комп'ютері.

14. Організація копіювання документів відповідно до вказівок керівника.

ДРУГА ПОЛОВИНА РОБОЧОГО ДНЯ

15. Продовження роботи з відвідувачами і на телефоні.

16. Збір і підготовка для підпису виконаних документів.

17. Докласти керівнику про виконані документи, взяти у керівника відпрацьовані ним документи.

18. Обробити і відправити вихідні документи адресатам.

19. Намітити заходи на наступний день.

КІНЕЦЬ РОБОЧОГО ДНЯ

20. Переглянути свій ежедневник і проінформувати відповідні відділи об необхідність підготовки до проведення певних заходів (прийом делегації, підготовку до наради, замовлення готелю і т. п.).

21. Якщо керівник залишається працювати після закінчення робочого дня, забезпечити його всією необхідною інформацією, матеріалами.

22. Привести в порядок своє робоче місце, прибрати документи, закрити на ключ сейф, всі шафи з документами, вимкнути з мережі технічні засоби.

2.4. Використання комп'ютера для планування робочого дня

Хорошим помічником секретаря при плануванні робочого дня може служити ПК. На ринку програмних продуктів пропонується багато цікавих розробок, які надають в розпорядження користувача: календар, телефонний довідник, перелік завдань, блокнот і т. п. Найбільш популярними серед них є інформаційні системиLotusOrganizerиOutlook.

ПрограммаLotusOrganizerпредоставляет безліч можливостей для ефективної організації робочого часу секретаря і його керівника:

- В режимі "Календар" можна планувати заходи, встановлювати їх тривалість, перенести на інші дні, а також в режимі сповіщення доводити відомості про захід до його учасників.

- - Режим "Справи" дозволяє провести короткочасне і довготривале планування, а також відстеження термінів виконання запланованих подій. У цьому режимі можна змінювати дати початку і закінчення подій, встановлювати пріоритети їх виконання, відображати заплановані справи в календарі, відмічати виконані заходи..

Режим "Адреси" призначений для пошуку інформації по іменах, адресах, посаді і інших реквізитах, що містяться в картці адресної книги. - Режим "Блокнот" призначений для введення записів. На сторінці

блокнота можна вміщувати малюнки, таблиці, графіки і т. д.. Режим "Планувальник" призначений для відстеження запланованої події (поїздки, конференції і т. д.) на готовому календарному плані.

- Режим "Дата" дозволяє відмічати різні важливі дати, ювілеї і т. д., робити короткі коментарі до них.

Зручним засобом роботи з інформацією, що має простий доступ до Інтернет є настільний інформаційний менеджерMicrosoftOutlook. Цей програмний засіб допомагає працювати з повідомленнями, контактними особами, переглядати спільні документи а також дозволяє планувати зустрічі, поїздки і організувати виконання завдань, відстежувати діяльність свою і співробітників. Основна панель Outlook містить наступні розділи: Вхідні, Календар, Контакти, Задачі, Щоденник, Нотатки і інш.

Вхідні- підтримує декілька систем електронної пошти (в тому числі InternetMail, Microsoft Травень, ExchangeServer і MicrosoftNetwork), дає можливість посилати і отримувати повідомлення, запрошення на збори і отримувати запити на виконання задач.

Календар- контролює розклад і планує зустрічі з іншими людьми. Можна переглянути звіти, огляди за день, тиждень, місяць. Крім того, нова функція (Автодата) дозволяє вводити дату на розмовній мові (наприклад, в наступну середу) і отримувати її перетворення - 7 липня 1999 р. Outlook може нагадати про майбутню зустріч звуковим сигналом. При організації зборів, наради "Планувальник зборів" вибере найбільш зручний для всіх час і сповістить в потрібний момент про цей захід.

Контакти- зберігає і постійно оновлює відомості про ділові контакти. Ця папка є могутньою базою даних контактів. Ці відомості можна знаходити і сортувати будь-яким способом. Можна відразу перейти на сторінку Web будь-якого партнера, можна зв'язатися з адресатом по модему, послати електронну пошту.

Задачі- містить список справ, які необхідно виконати. Їх можна розставляти по пріоритетах і доручати іншим виконавцям. Тут можна не тільки сформулювати завдання, але і послати вказівку по електронній пошті виконавцю. Приприеме такого доручення папка "Задачі" кожного виконавця

оновлюється автоматично.

Щоденник- веде облік важливих подій, дій і контролює їх виконання. Колонка часу показує, коли виконувалася конкретна дія. Можна задати, щоб Щоденник показував, коли проводилася робота з документами і як довго. Ця функція незамінна для контролю виконання документів.

Нотатки- електронний замінник блокнота з відривними листками, куди заносяться оперативні питання, цінні думки, нагадування, вказівки і багато що інше