Реферати

Реферат: Системи електронного документообігу. Пакет прикладних програм Documentum

Процес використання фундаментального аналізу акцій. Характеристика фундаментального аналізу: сутність і основні етапи. Метод дисконтированних грошових потоків і галузевих аналогів (коефіцієнтів). Аналіз тенденцій розвитку міжрегіональних компаній телекомунікаційного сектора на прикладі ОАО "Дальсвязь".

Види бухгалтерської (фінансової) звітності. Вимоги, пропоновані до бухгалтерської звітності. Елементи бухгалтерської звітності. Види звітності. Порядок заповнення форм бухгалтерської звітності: бухгалтерський баланс; звіти про прибутки і збитки, русі капіталу, русі коштів.

Банківська система в Республіці Бєларус. Види і функції банків. Поняття і структура сучасної банківської системи Бєларусі, оцінка її значення в економіці держави, що існують проблеми і шляхи їхнього дозволу, подальші перспективи розвитку. Опис основних операцій, проведених банками в Республіці Бєларус.

Особливості олифолитовой і магматичної формацій. Процеси утворення і поширення офиолитовой формації в евгеосинклиналях. Характеристика магматичних формацій платформ і мобільних поясів. Породи групи нефелінових сиенитов-фонолитов. Агпаитовий порядок кристалізації магматичних гірських порід.

Аналіз телевізійної реклами вітчизняних і закордонних фірм на російському телебаченні. Програма маркетингових досліджень. Реклама і її роль у маркетингу. Огляд ринку косметичних компаній у м. Новосибірську. Широта товарної номенклатури і фактори конкурентноздатності. Визначенні витрат на рекламу з урахуванням використання реклами.

Московський Державний Університет

Економіки, Статистики і Інформатик

Реферат

Електронні Системи Управління Документообігом

«Системи електронного документообігу.

Пакет прикладних програм Documentum»

Виконав:

студент групи ДММ-201

Лобачев А. А.

Перевірила:

Смирнова Г. Н.

Москва, 2004

Зміст:

1. Основні концепції безпаперової технології управління. 3

2. Поняття економічної системи, її структура, склад і класифікація функцій управління і бізнесу-процесів. 4

3. Призначення СДОУ. Структура, функції і види. 8

4. Зміст процедури СЕДО. Контроль виконання документа. 12

5. Поняття економічної інформаційної системи. Класи, структура, особливості ИС. Особливості корпоративної економічної системи. 16

6. Призначення ЕСУД, принципи побудови, склад модулів. 20

7. Призначення і зміст робіт з модулем СЕДО. Вимоги до програмного і технічного забезпечення. 24

8. Огляд пакету "Documentum" 25

1. Основні концепції безпаперової технології управління

В умовах ринкової економіки і зростання конкурентної боротьби помилки в діяльності будь-якої економічної системи (підприємства, фірми або корпорацій) можуть істотно позначитися на фінансових результатах її діяльності і навіть привести до банкрутства. Це викликає необхідність підвищення ефективності управління за рахунок прийняття оптимальних стратегічних і оперативних управлінських рішень і вдосконалення технології управління. Подуправлениемпонимают процес завдання мети функціонування об'єкта і виробітку впливів на цей об'єкт в напрямі досягнення поставленої мети. Мета функціонування підприємства реалізовується за допомогою ряду ділових процесів, що складаються з окремих компонент, взаємодія яких задається певним регламентом їх виконання. Об'єктами управлениямогут бути: матеріальні, грошові, трудові або інформаційні ресурси, що використовуються при виконанні ділових процесів; самі ділові процеси, що виконуються на підприємстві для досягнення поставленої мети; підрозділу підприємства, де протікають ділові процеси, або все підприємство загалом.

Щоб стримувати натиск конкуруючих підприємств і організацій, бізнес повинен успішно пристосуватися в змінному оточенні, тому відмічається прагнення керівництва компаній, з одного боку, до реструктуризації систем управління і вдосконалення процедур управління і ділових процесів, і, з іншою, до зменшення обсягів паперової інформації, зниження вартості обробки інформації і підвищенню ефективності управління нею на шляху організації спільного доступу фахівців до інформації, зберігання і пошуку документів.

Нові інформаційні технології пропонують кошти для досягнення цих цілей за допомогою двох підходів:

- реинжиниринга бізнес - процесів;

- переходу до безпаперової технології управління.

У даній роботі розглядається зміст другого підходу - вибору і застосування методів і коштів организациибезбумажной технології управління, яка засновується на використанні трьох основних концепцій: переходу до електронних документів, створенню систем управління документами і системи електронного документообігу.

Концепцияелектронного документапоявилась в 80-х роках з появою на ринку мікрокомп'ютерів і першого графічного інтерфейса користувача (GUI). Як затверджують співробітники компанії Delphi Consulting Group, вже сьогодні в деяких областях діяльності електронним способом обробляється до 90 % інформації.

На відміну від документів на паперових носіях з їх жорсткими рамками, статичною формою і обмеженими можливостями перехід до динамічних цифрових електронних документів забезпечує особливі переваги при створенні, спільному використанні, поширенні і зберіганні інформації. Вони можуть збільшити продуктивність безлічі додатків, що використовуються в бізнесі, зменшити вимоги до розмірів накопичувачів, скоротити або повністю вирішити проблему втрат і невірного розміщення документів.

Електронні документи можуть одночасно використовуватися співробітниками в рамках однієї робочої групи, відділу або всього підприємства. Доступ до них здійснюється за декілька секунд, а не хвилин, годин, днів, а іноді і тижнів, що трапляється при використанні документів на паперових носіях. Прискорений доступ до стратегічної інформації поряд зі значною економією коштів може забезпечити і важливі конкурентні переваги.

Крім перерахованого, електронні документи дозволяють перемістити центр тягаря комп'ютерної технології з традиційних структурованих алфавітно-цифрових даних на потоки даних, доповнені великими об'ємами неструктурованого тексту, зображень, звуку, відео і графіків. Такі документи зможуть також включати гіпертекстові зв'язки, перероблені OLE-об'єкти, текстові об'єкти і реляційні дані. Електронний документ буде обмежений такими параметрами, як його вміст, структура даних, формати і стандарти режиму передачі і, саме важливий, характер його використання. При зміні будь-якого з цих параметрів відповідно буде мінятися документ. Він буде відкритим, гнучким, що адаптується, багатомірним.

За декілька років концепція електронного документа отримала свій розвиток від звичайного графічного образу документа до идеиуправления документами. Сьогодні електронний документ - це форма знайомого вигляду, обробка якої відбувається за допомогою послідовного застосування тісно взаємопов'язаних технологій в рамках так називаемихСистем Управління Електронними Документами (СУД) або ElectronicDocumentManagementSystems (EDMS).

Могутні системи класу EDMS, працюючі частіше за все на розподіленій архітектурі, засновані на комбінації технологій збору, зберігання, пошуку і поширення електронних документів. Значне підвищення продуктивності при використанні технології EDMS відмічене в багатьох галузях: уряд, судочинство, юриспруденція, фармацевтика, страхування, фінансові послуги, охорона здоров'я, виробництво і система вищої освіти.

Можна виділити наступні основні задачі, які покликана вирішувати система управління документами - уміти перекладати паперові документи в електронний вигляд і уміти перехоплювати всі електронні документи, що створюються з всіх джерел надходження:

- з додатків, які створюються текстовими процесорами, електронними таблицями, графічними процесорами, пакетами прикладних програм для настільних видавництв;

- факсовие повідомлення, що прийшли через факс - сервер підприємства;

- вхідні, вихідні і внутрішні повідомлення, що поступають з електронної пошти;

- звіти і інші документи, які готують функціональні інформаційні системи, що йдуть на друк або що відправляються по факсу, але їх треба перехопити і відправити в сховищі електронних документів.

Многофункциональние системи управління документами розвиваються під впливом переходу від обчислювальних серед на базі мейнфреймов до систем на базі мікропроцесорів, від монолітних закритих додатків до відкритих і програмних компонентів, що інтегруються.

Змістом третьої концепції є разработкаСистеми Електронного Документообігу (СЕДО), покликаної для інтеграції всіх інформаційних додатків в єдину інформаційну середу, що забезпечує оперативну взаємодію всіх користувачів при виконанні ними ділових процедур і функцій управління необхідною інформацією. Система електронного документообігу повинна

дозволяти планувати і складати маршрути пересування документів, контролювати це пересування, уміти управляти документообігом і регулювати його.

Ця концепція має дві стадії в своєму розвитку від втілення ідеї використання технології "docflow", пов'язаних з плануванням і управлінням документопотоками, до технології "workflow", призначеної для управління діловими процесами і процедурами, при виконанні яких використовуються і створюються документи. Системи, засновані на застосуванні технології "workflow", отримали названиеСистем Автоматизації Ділових Процесів (САДП) і призначені для моделювання ділових процесів і процедур, що виконуються на підприємстві, контролю їх виконання, оцінки і аналізу ефективності їх виконання, реструктуризації системи управління фірми.

2. Поняття економічної системи, її структура, склад і класифікація функцій управління і бізнесу-процесів

Всі підприємства, організації відносяться до категорії систем. Системаможет бути визначена як сукупність взаємопов'язаних елементів, що має або мета функціонування, або закони свого розвитку відносно ізольована від навколишнього середовища.

Існує декілька підходів до класифікації систем в залежності від поставлених цілей.

По принципувозникновения всі системи можна розділити на штучні, для яких існує меті функціонування, і природні, що характеризуються законами розвитку, які пізнаються людиною і використовуються для створення штучних систем.

По числу елементови зв'язків між ними всі штучні системи діляться на великі і малі, по характеру поведінки- на прості з детермінований характером поведінки і складні, володіючі ймовірностний характеристиками поведінки.

По наявності зв'язків управленияможно виділити клас кібернетичних і не кібернетичних систем.

По назначениюискусственние системи можна розділити на класи, відповідні видам людської діяльності: соціальні, економічні, інформаційні, технічні системи, медичні і інш.

По рівню управління, на якому знаходиться економічна система, можна виділити системи державного рівня (наприклад, Центральний Банк РФ), міністерського рівня, рівня об'єднань і корпорацій і рівня конкретних підприємств і фірм.

Економічні системи далі можна разделитьпо галузям народного господарства: на системи, функціонуючі в комерційній сфері, сільськогосподарські підприємства, підприємства промислової і непромислової сфери.

Поетомуекономическую систему (ЕС) можна трактувати як штучну, велику, складну, кібернетичну систему, господарством і призначену для отримання прибутку шляхом випуску певної продукції або надання послуг в певній галузі народного господарства.

Можна виділити следующиесвойстваекономических систем:

- наявність певної мети функціонування - отримання прибутку в певній галузі народного господарства;

- цілісність системи, завдяки наявності організаційної структури, і відносна изолированность від навколишнього середовища;

- властивість гомеостазиса, т. е. рівновага системи;

- властивість стійкості функціонування;

- властивість керованості для досягнення поставленої мети;

- властивість адаптируемости до зміни вимог навколишнього середовища;

- властивість обучаемости за рахунок обліку досвіду своєї роботи в минулому.

Оскільки будь-яка економічна система є кібернетичною системою, то в її складі можна виділити дві основні компоненти (див. мал. 1): об'єкт управління і апарат управління (система управління).

Рис. 1. Структура економічної системи (ЕС)

Об'єкт управління (ОУ)- це підсистема, в якій протікають матеріальні процеси, т. е. процеси переробки сировини, матеріалів і інших ресурсів в готову продукцію або послуги, т. е. процеси, пов'язані з переробкою матеріального потоку МП 1 в матеріальний потік МП 2. Крім того, на вхід ОУ поступають також зовнішній інформаційний потік ИП 1, який супроводять матеріальний, наприклад, "Накладні на транспортування", "Рахунки - фактури на оплату " і інш. Те ж можна сказати і про потік ИП 2, які супроводять відпуск готової продукції або послуг споживачам.

Структурно об'єкт управління може складатися з відділів, цехів, дільниць і складів, де відбуваються процеси перетворення ресурсів в готову продукцію і послуги.

Апарат управління (АУ)- це підсистема, в якій здійснюються інформаційні процеси, пов'язані з виконанням набору функцій, що реалізовуються в певному порядку, все різноманіття управлінських функцій можна розділити на загальні і конкретні функції. У загальних функціях виражається зміст управління як особливого виду людської діяльності. До основних загальних функцій управління відносяться наступні: прогнозування; планування; обліку; контрольна функція; оперативного управління; аналізу; нормування; організаційна; адміністративна.

Перераховані функції взаємопов'язані між собою і їх можна представити у вигляді топологічний моделі (див. мал. 2.), що відображає технологію управління.

Перспективний розвиток предприятияили прогнозування являє собою процес виробітку стратегічних показників діяльності підприємства на перспективу з використанням даних про внутрішні резерви і про зовнішню середу: ринку, конкуренції, технологіях і матеріалах.

Планування- це функція, пов'язана з виробітком програми дій, який послужить надалі основою формування виробничої системи або засобом підтримки її ефективного існування. Програма дій- це одночасно кінцева мета, керівна лінія поведінки, етапи майбутнього шляху і засобу, які будуть пущені в хід. Підготовка програми дій є однією з найбільш важливих і важких задач на всякому підприємстві. Вона приводить в рух всю систему і служить основою успішної реалізації подальших функцій.

Рис. 2. Схема взаємозв'язку функцій управління

Облік- це функція реєстрації, збору, передачі і обробок і узагальненні поточних відомостей в підрозділах об'єкта управління про виконання плану.

Контрольна підприємстві складається в перевірці - чи все протікає згідно з прийнятою програмою, встановленими організаційними принципами і даними розпорядженнями. Його метою є виявлення фактів невиконання програми, допущених помилок з метою виправлення і уникнення їх повторення надалі. Контроль застосовується до всього: до матеріальних об'єктів, дій, людей. Для того щоб контроль був дійовим, його треба провести своєчасно і супроводити відповідними санкціями. За результатами контролю приймаються управлінські рішення, направлені на виробіток нових планів, реорганізацію виробничої системи, активізацію і координацію її діяльності. Таким чином, запускається новий цикл функціонування системи. Мета координації і контролю - ефективно діюча виробнича система.

Оперативне управління. Коли виробнича система підготовлена до роботи і її треба активізувати або коли намічаються збої в її роботі, необхідно примусити діяти цю систему. Дана функція реалізовується шляхом видачі розпоряджень. Звичайно вона розподіляється між декількома керівниками, причому кожний берет на себе певне коло обов'язків і несе відповідальність за їх виконання. Після активізації виробнича система стає діючою.

Анализдеятельности системи заснований на проведенні обробки отриманих зведених даних і визначенні тенденцій в поведінці системи і процесів, що протікає в ній, і отриманні відомостей про ресурси підприємства, які використовуються при складанні нового плану.

Нормування- це функція визначення норм витрати сировини, матеріалів, труда і т. д. для виконання завдань кожному працівнику, дільниці і цеху, що розраховуються на основі среднеотраслевих норм.

Організація- це забезпечення підприємства всім тим, що необхідно для його благополучного функціонування: сировиною, обладнанням, грошима, персоналом і т. п. Володіючи необхідними ресурсами, воно повинно функціонувати відповідним образом і виконувати поставлені цілі. Результатом виконання даної функції є створена виробнича система. Потрібно відмітити, що на первинному етапі існування економічної системи організація має на увазі розробку моделі виробничої системи, т. е. її логічного опису, а також проектування її структури - складу елементів і взаємозв'язків між ними.

Администрированиеподразумевает узгодження діяльності всіх учасників процесу таким чином, щоб поліпшити функціонування підприємства і забезпечити його успіх. Це означає - враховувати відносно кожної підсистеми підприємства (технічної, фінансової, комерційної і т. д.) ті взаємозв'язки, які існують між нею і її оточенням, і ті наслідки, які надає її функціонування на пов'язані з нею підсистеми.

Для досягнення поставленої для економічної системи мети працівники апарату і об'єкта управління беруть участь у виконанні ділових процесів (бізнес - процесів) і процедур. Ділові процеси- це процеси, які відповідають за ведіння бізнесу або виконання цільової функції системи, є способом здійснення практичного управління підприємствами і установами і складаються з окремих процедур. Ділова процедура- послідовність певних робіт, завдань, операцій, що здійснюються співробітниками економічної системи згідно з розробленим регламентом для реалізації процесу або рішення якою - або задачі.

Ділові процеси можна класифікувати по видах виробничої діяльності: обслуговування клієнта, матеріально - технічне постачання, управління кадрами, фінансами, енергетичним господарством, основним і допоміжним виробництвом, реалізацією готової продукції і т. п. Відповідно до цього, в апараті управління виділяють ряд підрозділів, які відповідають за вказані вище види діяльності (див. мал. 3.).

Рис. 3. Схема структури апарату управління

Дирекція, є підрозділом, працівники якого відповідають за загальні питання організації роботи системи, за прийняття управлінських рішень (як стратегічних, так і тактичних) по всіх видах діяльності, за виконання поточних адміністративний - управлінських функцій, здійснення зв'язку із зовнішньою середою. Всі інші підрозділи призначені для підготовки варіантів рішень, що приймаються, контролю виконання цих рішень і вдосконалення процесів управління тим або інакшим об'єктом, наприклад, плановий відділ, відділ маркетингу, економічний відділ, відділ матеріально - технічного постачання, відділ реалізації, технічний відділ, бухгалтерія, фінансовий відділ і інш. Кожне з підрозділів підприємства відповідає за конкретний вид діяльності, має свій об'єкт управління (постачання сировини і матеріалів, реалізація готової продукції, управління кадрами, фінансовими ресурсами і т. д.), і виконує всі перераховані загальні функції.

3. Призначення СДОУ. Структура, функції і види.

До складу кожного підприємства включається самостійний структурний підрозділ, основною метою функціонування якого є своєчасне забезпечення документами процесів управління і ділових процедур. Таким підрозділом являетсяСистема Документального Забезпечення Управління (СДОУ), яка призначена для рішення наступних задач:

- документування організаційних, що приймаються, планових і

- адміністративних управлінських рішень;

- документационного забезпечення управління (ДОУ);

- отримання, фільтрації і розподілу потоків зовнішньої і внутрішньої інформації керівникам і виконавцям підрозділів, відповідно до їх повноважень;

- контролю їх виконання, аналізу якості і термінів виконання;

- організації зберігання, пошуку документів і видачі документів, необхідних для виконання функцій управління або ділових процесів і процедур.

Документированиепредставляет собою процедуру створення документів, що відображають факти, події або показники, що отримуються при виконанні функцій управління або ділових процесів, т. е. їх складання, оформлення, узгодження і виготовлення.

Документационное забезпечення управління (ДОУ) здійснюється при виконанні наступних видів діяльності:

- діловодство, т. е. організація роботи з документами;

- формування і зберігання архіву документів.

Діловодство- це комплекс процедур по перевірці, відбору і забезпеченню працівників апарату управління підприємства необхідною документованою інформацією для виконання яких - або функцій управління, ділових процесів і процедур, покликаних для рішення двох основних задач, головних з яких є документационное забезпечення управління. Крім того, за допомогою процедур діловодства СДОУ виконує функцію інформаційного фільтра між економічною системою і зовнішньою середою шляхом здійснення операцій отримання, перевірки, сортування, розподілу потоків документів і передачі документів конкретним адресатам. Звідси витікає висновок про те, що всім підприємствам і організаціям необхідне совершенствоватьдокументационное забезпечення управління, оскільки воно впливає безпосередній чином на якість прийняття і виконання управлінських рішень. Особливістю діловодства є його тісний зв'язок з діловими процесами і функціями управління, оскільки делопроизводственние операції, як правило, вплітаються в ділові процедури або в процеси виконання функцій управління там, де їх необхідно супроводити документами. Основна відмінність діловодства від ділових процедур, що перебуває в їх функціональній різниці: діловодство відповідає за документационное забезпечення управління підприємством; ділові процедури - за ведіння бізнесу або виконання цільової функції і є способом здійснення практичного управління підприємствами і установами.

Якість организацииДОУзависит від рівня організації роботи з документами - забезпечення руху, пошуку, зберігання і використання документів, т. е. організація документообігу. Кожний документ (як створений в організації, так і отриманий з інших джерел) має свій регламент, по якому ведеться робота з ним на підприємстві, становлячий її документообіг. Документообіг відображає рух документів з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправки споживачу. У економічній системі виділяють централізований документообіг, що охоплює всі підрозділи підприємства в єдину систему, і спеціалізований документообіг на рівні конкретного структурного підрозділу, зумовлений специфікою його функціонування. У централізований документообіг входить вся документація, належна централізованій реєстрації. Як правило, централізований документообіг представлений організаційно - розпорядливою документацією (ОРД). Документи, що обробляються в структурних підрозділах, складають спеціалізований документообіг (наприклад, бухгалтерської, планової, маркетингової, юридичної документації і т. д.), що забезпечує документами конкретний напрям діяльності організації (хоч в нього може входити і організаційне - розпорядливі документи).

Формування і зберігання документів в архіві- це визначення правил зберігання інформації, що створюється в організації, її пошуку і використання для підтримки прийняття управлінських рішень і ділових процедур. У діловодстві архів відповідає за систематизацію зберігання документів і є однією з основних делопроизводственних задач.

Існують системи документообігу, які можна настроїти на необхідні правила діловодства. Але є системи, які спочатку ставили своєю метою підтримку саме цих правил і в цьому значенні не володіють більш загальними функціями в достатній мірі для того, щоб їх можна було назвати системами документообігу. З іншого боку, зведення правил діловодства, яке прийняте в Росії, досить обширне, і настройка системи документообігу на ці правила - задача складна і не тривіальна. Звідси витікає висновок про те, щоб автоматизувати діловодство і документообіг на підприємстві, необхідно заздалегідь добре вивчити технологію виконання основних процедур, що становлять зміст діловодства і документообігу на підприємствах і в організаціях Росії.

У залежності від обсягу інформації, яку служба СДОУ отримує і обробляє, ці системи діляться на чотири класи:

- до першого класу відносяться СДОУ, що обробляють більше за 100 тис. документів в рік;

- до другого класу відносяться системи, що обробляють від 25 тис. до 100 тис. документів в рік;

- в третій клас входять системи з обробкою від 10 тис. до 25 тис. документів в рік;

- в четвертий - менше за 10 тис. документів в рік.

Виділеним класам в свою чергу відповідають наступні організаційні форми СДОУ:

- Управління справами (наприклад, Управління Справами при Президентові РФ);

- Загальний відділ (в міністерствах);

- Відділ діловодства (на підприємствах і в організаціях);

- Секретар керівника (в невеликих фірмах).

Найбільш масовою формою організації роботи СДОУ є відділ діловодства, структура якого представлена на мал. 4.

Рис. 4. Організаційна структура СДОУ

Керівник даної служби підкоряється безпосередньо керівнику.

Підрозділ "По раціоналізації діловодства системи" призначений вести нормативну базу і методичне забезпечення СДОУ, організовувати діловодство і документообіг на підприємстві загалом і контролювати його організацію в кожному підрозділі, здійснюючи постійний моніторинг делопроизводственних процесів, процесів зберігання і виконання документів.

Підрозділ "По прийому і відправці кореспонденції" здійснює отримання, фільтрацію і оформлення потоків вхідної і вихідної документації на підприємстві.

Підрозділ "По контролю виконання кореспонденції" виконує функцію контролю за своєчасністю виконання документованих рішень.

"Архів" здійснює збір і зберігання виконаних документів після їх обробки, пошук і видачу необхідних документів для виконання наступних ділових процедур або функцій управління.

Підрозділ "Машинне бюро з коректорською групою" призначено для друку і коректування складених фахівцями внутрішніх документів, що направляється у відповідні підрозділи згідно з регламентом для їх обробки і виконання.

Секретар керівника установи здійснює роботу по складанню і відстеженню щоденних планів роботи керівника, документуванню його доручень і контролю їх виконання. Всі операції, що виконуються службами СДОУ будь-якого рівня, засновуються на вимогах нормативної бази по організації ДОУ на підприємствах і в організаціях РФ.

На сьогоднішній день в Російській Федерації діє ряд загальнодержавних нормативів і методик, що регламентують найбільш загальні правила організації роботи з документами і що встановлюють вимоги до оформлення офіційних документів. Розробка таких документів переслідує ряд цілей:

- забезпечення юридичної сили документа;

- закріплення технології обробки документів, що дозволяє забезпечити організацію тривалого їх зберігання і подальшого використання;

- створення основи найбільш раціональної технології обробки документів і її подальше вдосконалення.

У 1991 р. була створена Державна система документационного забезпечення управління (ГСДОУ).

ГСДОУ- це сукупність науково обгрунтованих принципів, правил, нормативів і рекомендацій, що встановлюють єдині вимоги до документування управлінської (адміністративної) діяльності і організації роботи з документами в органах державного управління, на підприємствах (об'єднаннях), в установах і інш.

Цей документ був направлений на нормативне закріплення змін, що відбулися в службах діловодства в зв'язку з появою недержавних форм власності. Його основними цілями є упорядкування документообігу, скорочення кількості і підвищення якості документів і, в кінцевому результаті,

вдосконалення роботи апарату управління.

Складовими компонентами ГСДОУ є:

- Єдині правила складання і оформлення документів по РФ.

- Раціональні принципи документообігу.

- Єдині правила створення обліково-довідкової системи.

- Форми і методи контролю виконання документів.

- Правила складання номенклатури справ.

- Принципи формування справ.

- Правила підготовки справ до подальшого зберігання і використання.

- Рекомендації по підвищенню ефективності труда в діловодстві і автоматизації делопроизводственних процесів.

З 1993 р. діє "Типова інструкція по діловодству для міністерств і відомств", що встановлює загальні вимоги до документування управлінської діяльності і технологій роботи з документами в згаданих організаціях. Інструкція уперше закріпила не тільки вимоги до оформлення реквізитів, але і до тексту конкретних видів документів (наказу, розпорядженню, протоколу, акту).

Основні нормативні документи мають ряд додатків, що відповідають на практичні питання, виникаючі в процесі безпосередньої діяльності. Так, наприклад, в додатках до ГСДОУ міститься "Зразкове положення про службу документационного забезпечення управління (службі ДОУ)". У ньому рекомендовані типові варіанти її організаційних структур в залежності від типу організації, а також сформульовані її цілі, задачі і функції.

Згідно з рекомендаціями, розробленими в ГСДОУ до числа основних функцій, які повинні виконувати в СДОУ підприємства відносять:

- прийом, реєстрація, облік, розподіл документів і доставка їх виконавцям;

- оформлення і відправка вихідних документів; стенографування і друк документів, контроль за їх виконанням;

- формування справ, здача їх в архів;

- зберігання і забезпечення використання документів в СДОУ і в архіві установи;

- вдосконалення процесу документарного забезпечення;

- контроль за ведінням документационних операцій.

Ще один аспект регламентації роботи з документами - їх архівне зберігання. Головним нормативним документом в цій області є "Основні правила роботи відомчих архівів", що вийшли в 1986 р. У них відображені вимоги до складання номенклатури справ, правила їх формування і оформлення, а також викладені принципи вивчення документів (експертизи) з метою відбору їх для подальшого архівного зберігання і вибору тих з них, які підлягають правомірному знищенню. До "Основних правил " додаються форми номенклатури справ, акту про виділення до знищення, опису документів постійного і довготривалого зберігання.

Практичне значення при організації архівного зберігання документів в організації має такий нормативний документ, як "Перелік типових документів", що утворюються в діяльності держкомітетів, міністерств, відомств і інших установ, організацій, підприємств з вказівкою термінів зберігання. Він являє собою список документів, що створюються при документуванні однотипних управлінських операцій. "Перелік " дає зведення про зберігання документів для організацій, документи яких як підлягають здачі на державне зберігання, так і немає.

У останні роки був прийнятий ряд урядових рішень, направлених на забезпечення збереження документів в організаціях приватних форм власності. Згідно з Основами законодавства про Архівний фонд і архіви, в Архівний фонд РФ входять архівні документи, що знаходяться на її території, незалежно від форми власності організацій, в яких вони утворилися. "Розпорядження уряду Російської Федерації " від 21.03.94 №358-р встановило обов'язковість зберігання документів по особистому складу, в тому числі договорів (контрактів). У ньому ж визначено, що зберігання документів в організаціях приватних форм власності повинно здійснюватися на загальноприйнятих основах.

Ще одним способом регламентування діловодства є розробка державних стандартів - ГОСТов і інструкцій. ГОСТ 6.38-90 "Уніфіковані системи документації. Система організаційно - розпорядливих документів. Вимоги до оформлення документів" встановлює склад реквізитів, їх розташування на листі паперу, вимоги до бланків і тексту документів. Дотримання всього комплексу вимог гарантує створення документів, що володіють повною юридичною силою і що є безумовним доказом в будь-якому спірному питанні.

Згідно ГОСТу 6.38-90 юридична сила документа забезпечується наявністю певного складу реквізитів і посвідченням автентичності документа.

Важливою частиною будь-якої регламентації є встановлення одноманітної термінології, вживаної в області, що регламентується. У сфері роботи з документами ця задача була вирішена за допомогою розробленого в 1983 р. ГОСТ 16487-83 "Діловодство і архівна справа. Терміни і визначення". У 1988 р. стандартизація делопроизводственной термінології була продовжена з введенням ГОСТ 6.10.1-88.

Інструкції по діловодству - це основний керівний матеріал, що визначає організацію роботи з документами в установі. Інструкції створюють трьох видів:

- Типові інструкції, які розробляються вищестоящими організаціями для ряду однорідних установ і носять обов'язковий характер.

- Зразкові інструкції, що розробляються вищестоящими організаціями для ряду неоднорідних установ і носять рекомендаційний характер.

- Індивідуальні інструкції, які розробляються на основі зразкової і типової інструкції.

До числа основних напрямів вдосконалення делопроизводственних процесів, розроблених в ГСДОУ відносяться:

- встановлення раціональних форм організації СДОУ;

- використання прогресивних методів і форм роботи з документами;

- уніфікація і стандартизація документів;

- автоматизація делопроизводственних процесів.

4. Зміст процедури СЕДО. Контроль виконання документа

Кожний тип документа в організації або на підприємстві має свій регламент обробки, який міститься в маршрутному листі, документально відображає схему документообігу цього документа. У свою чергу кожна функція управління і кожний бізнес-процес будується на основі використання листів, форм зведення, фотографій, доповідних записок, рахунків і інших документів, з кожним з них яких виробляються певні операції, для чого їх збирають в папки (справи), до яких прикріпляють відповідні маршрутні листи, а потім посилають поштою або з кур'єром від фахівця до фахівця. Під час виконання функцій управління або будь-якого бізнесу-процесу на підприємстві, будь те в сфері виробництва або послуг, успішна діяльність буде залежати безпосередньо від організації збору, обробки, маршрутизації і поширення інформації.

Моніторинг статусу окремих пунктів бізнесу-процесу (роботи) виробляють менеджери, витягуючи папки і переглядаючи написані від руки анотації на маршрутній карті, які вони усього декількома розчерками пера в даному документі, у відповідності зі своїми правами, мають можливість змінити маршрут проходження того або інакшого документа.

Ця методика має ряд недоліків, основні з яких полягають в тому, що при такій організації інформація часто втрачається, виникають непередбачені затримки на шляху проходження документів, важко відстежити стан роботи в певний момент часу, тому виникла проблемаавтоматизації документообігу, рішення якої проходило декілька стадій.

Кінець 60-их і початок 70-х років характеризувалися використанням ЕОМ для автоматизації в основному процедури контролю виконання документів, заповнення реєстраційних карток і ведіння електронної картотеки. Пізніше в кінці 70-х і на початку 80-х років в таких системах стали застосовувати електронну пошту з редактором документів, що дозволив створювати і відправляти поштою електронні документи.

Середина 80-х відмічена появою систем, що автоматизують зберігання електронних документів, в яких паперові документи сканувалися за допомогою спеціальних пристроїв, і користувачі мали справу вже з їх цифровими копіями, які набагато більш доступні і зручні в зберіганні і використанні. Це дозволило в кінці 80-х створити документообіг, який можна було висловити: «docflow = робота з образами документів + маршрутизація», що дозволило сказати, що управління і контроль операцій і робіт, пов'язаних (що ініціюються) з документами, - основоположна задача процесу збільшення продуктивності і зниження витрат на управління.

Системи роботи з образами документів, реалізовувавши перетворення паперових документів в цифрову форму, зробили доступ до інформації значно ефективнішими, до того ж користувачі отримали набір інструментів для маршрутизації, що настроюється і управління зображеннями і іншою інформацією. Це істотно спростило отримання статистичної інформації по роботах, що виконуються, а також автоматизувало стандартні задачі клерків. У корпоративному середовищі клієнт-сервер продукти даного класу дозволяють організувати стандартне управління великими об'ємами зображень документів.

На початку 90-х для всіх типів економічних систем відповідальне виконання всіма співробітниками доручених робіт виходить на перший план, тому стара технологія автоматизації документообігу стає недостатньою, внаслідок чого з'являється нова технологія: «workflow = робота + управління потоками робіт». У таких системах можна виділити дві особливості:

- Образи документів і інші документи розглядаються як один з типів даних, нарівні з файлами даних, графікою, аудіо і відео.

- В системах, що автоматизують управління роботами або діловими процесами, фігурують два основоположних поняття: бізнес-завдання і бізнес-процес, для виконання яких необхідно своєчасно постачати потрібні документи.

Бізнес-завдання. Це робота, яка повинна бути виконана. У кошти, що допомагають автоматизувати виконання бізнесу-завдання, корпорації вкладають мільйони доларів. Часто через модульну архітектуру їх називають компонентним програмним забезпеченням. У рамках єдиного інтерфейса користувач, незалежно від вартої перед ним в даний момент конкретної задачі, отримує при завантаженні в систему доступ відразу до всіх додатків.

Бізнес-процес. Це процес управління бізнесом-завданнями, т. е. Їх моделювання, модифікація, супровід. Бізнес-процес описує послідовність взаємодії співробітників при виконанні робіт (хто, що, над чим і коли і протягом якого часу повинен зробити).

Ринок сучасних систем управління документообігом можна поділити на наступні основні категорії, в залежності від об'єму і складності операцій, що виконуються.

Системи електронної пошти (ЕП) з розширеним функционалом.

Продукти даного класу призначаються для структурованих процесів, що складаються з невеликої кількості простих кроків, але що ініціюються довільно. Таким чином, це системи вільної маршрутизації класу "ad hoc". Ініціатор запускає процес, направляючи електронну пошту виконавцям, від яких потрібно певні дії в певний проміжок часу.

Автоматизовані системи контролю виконання документів з електронною поштою (ЕП)

Автоматизовані системи контролю виконання документів (АСКИД) з ЕП застосовуються в малих і середніх організаціях з великими об'ємами потоків управлінських документів, що характеризуються обмеженим переліком суворо регламентованих ділових процесів, що виконуються з метою вдосконалення виконання основних делопроизводственних процедур, які були розглянуті вище.

Системи колективної роботи

В групу систем groupware входять багато які поштові системи, такі як MS Exchange або GroupWise, головне призначення яких - забезпечення колективної роботи користувачів на загальному рівні, т. е. обмін повідомленнями, документами, загальні або персональні папки для зберігання інформації і механізми для визначення простих маршрутів. Системи колективної роботи класса'groupware" орієнтовані на проект і розраховані на групи взаємодіючих співробітників невеликого або середнього розміру, що спільно використовують інформацію з баз даних. Часто ці системи побудовані на базі Lotus Notes в середовищі "клієнт-сервер". Як їх приклад приведемо, зокрема, каталоги продукції, що продається.

Системи автоматизації управління документообігом

Системи класу "docflow" орієнтовані на використання форм електронних документів, при розробці яких плануються маршрути проходження цих документів через фахівців певних відділів. Обробка, виконання і пересування кожного документа в організації здійснюється згідно з прописаним для нього маршрутом. Системи цього класу застосовуються для середніх і великих підприємств і організацій з великими потоками різноманітної документації, що мають суворо регламентовані процедури обробки.

Системи автоматизації ділових процесів

Цей клас систем документообігу "workflow" призначений для жорстко структурованих ділових процесів, в яких рідко виникають виняткові ситуації. У виконання робіт залучена велика кількість взаємодіючих співробітників, що мають справу з різними типами інформації. Програмне забезпечення типу "workflow" орієнтоване на діловий процес, і для нього найкраще підходять архітектура "клієнт-сервер" і високопродуктивні сервери. Прикладами областей, в яких застосовуються дані системи, можуть бути банки, державні служби, служби кредитних карток покупців або страхові компанії.

Однак потрібно врахувати, що на рівні великих підприємств і корпорацій автоматизація ділових процесів не може бути досягнута за допомогою окремих систем вільної або жорсткої маршрутизації або орієнтованих на електронну пошту, - потрібна інтеграція цих рішень відповідно до запитів конкретного підприємства. Тому в цей час набувають великого поширення інтегровані системи управління документообігом, об'єднуючі виконання всіх функцій і працюючі з видаленими користувачами через кошти Internet.

Гнучкість системи електронного документообігу багато в чому визначається тими можливостями, які вона надає для роботи з документами. Ідеальним варіантом є випадок, коли існуючі паперові документи мають еквівалентне відображення в електронній формі, іншими словами документ одного типу на папері і на екрані виглядає однаково. Для цього необхідна наявність редактора типів документів і конструктор форм для типів документів. Останній повинен забезпечувати можливість компонування структури документа за допомогою різних полів, створення і редагування самих полів. Дуже корисними виявляються підстановочний поля, вмісні довідкову інформацію. Наприклад, для введення документа типу Накладна потрібно внесення реквізитів замовника. Маючи довідкову базу ділових партнерів, можна вибрати необхідного партнера і його реквізити будуть автоматично занесені в документ. Також необхідно розглянути типові операції з документами, що проводяться в організації і з'ясувати можливість їх проведення в СЕДО. Після чого з'ясувати зручність використання даних операцій. Найбільш частими операціями є створення, пошук і редагування документа. При роботі з великою кількістю вхідної і вихідної кореспонденції буде представляти інтерес конвертації документів з інших типів файлів, можливість зберігання документів інших форматів в сховищі. Наявність функції історії документа або журналирования операцій дозволить прослідити дії, що проводилися над документом протягом його життя. Це дасть можливість з'ясувати від якого користувача проводилася та або інакша операція. Наприклад, журнал може мати наступний вигляд.

Ще одним корисним механізмом роботи з документами є відстеження версій документів. Це може виявитися корисним при наявності великої кількості виконавців, працюючих з документом, кожний з яких може редагувати документ. Виконавець, працюючи над документом, редагує його і створює свою версію документа. Відповідальний за документ співробітник збирає версії документа, вибравши від кожного виконавця його частину роботи, і отримує остаточний варіант документа. Наприклад, в аналітичний відділ на доробку поступив документ, що складається з трьох частин: аналіз проблеми, пропозиція рішення і оцінка майбутніх результатів. Опрацювання кожної з частин документа було доручене співробітникам А, Би і В відповідно. Кожний з них вніс поправки в свою частину і створив свою версію документа. Після цього начальник відділу зробив нову версію документа, зібравши її з частин документів підготовлених виконавцями - частина "аналіз" від А, "пропозиція рішення" від Би і "оцінка результатів" від В. СЕДО дозволяє відстежувати подібні операції і при спільній роботі з документами спростити створення кінцевих версій. Можливість електронного підпису документа дозволити провести рецензування і перевірку автентичності документа. Такий підпис повинен гарантувати автентичність особистості, що підписала документ, і часу, коли цей підпис був проведений. Перевірка автентичності підпису може здійснюватися за допомогою загальнодоступних відкритих ключів, в той час як підписати документ може тільки власник закритого ключа. Отримавши інформацію про механізм реалізуючий підпису, необхідно з'ясувати стійкість алгоритмів шифрування і можливість доступу до закритих ключів.

Функція контролю над виконанням документів - найбільш важлива функція СДОУ. Від якості контролю залежить ефективність управління фірмою або організацією і, зрештою, - ефективність функціонування всієї системи.

Всі документи, ті, що поступають на виконання діляться на контрольовані і не контрольовані в централізованому порядку. Під контроль беруться найбільш важливі документи:

- документи державного значення;

- накази, розпорядження, що поступають з вищестоящих організацій;

- накази і розпорядження, що розробляються всередині організації (підприємства).

У контролі виконання можна виділити наступні три етапи: поточний контроль виконання; моніторинг і застосування всіляких санкцій при порушенні дисципліни виконання документів; аналіз виконання функції виконання документів в різних підрозділах у встановлені терміни.

Процедура контролю виконання документів складається з наступних операцій (мал. 5). Розглянемо зміст деяких операцій.

Рис. 5. Схема організації документів в організації.

Виконання документів починається після того, як для конкретного документа була отримана "резолюція". "Резолюція" - це складний реквізит, який включає наступні компоненти:

- вказівка керівництва, що робити (деяка команда);

- вказується виконавець:

- підрозділ, де виконується;

- Ф. І. О. конкретного виконавця;

- терміни виконання;

- підпис керівника;

- дата проставлення резолюції.

Терміни виконання можуть бути типовими (нормативними актами, що встановлюються ) або індивідуальними (керівниками, що встановлюються ). У деяких організаціях резолюція керівництва оформляється як самостійний документ - доручення.

Розглянуті документи прямують через СДОУ призначеному в резолюції відповідальному виконавцю - начальнику департаменту, управління або відділу, - який, отримавши документ з резолюцією, може накласти уточнюючу резолюцію, призначену виконавцю рангом нижче і т. д.

У процесі контролю виконання документа виникає повторний документопоток, що складається з "Контрольних карток". "Контрольна картка" складається з трьох розділів, в які заносять реквізити:

- в перший розділ заносять основні реквізити "Реєстраційних карток", отриманих при виконанні процедури реєстрації документа (параметри, що описують той або інакший документ, що виконується ) документа;

- у другий розділ заносять реквізити резолюції;

- в третьому розділі містяться відмітки про контроль і про виконання документа.

На основі параметрів "Карток" здійснюється згодом пошук документів і складання на їх основі аналітичного зведення. Після занесення реквізитів контролю в документ, в "Контрольну картку" або в "Журнали реєстрації", документ відправляється на адресу на виконання, а "Контрольна картка" вводиться в "Довідкову картотеку", яка є основним інструментом контролю.

"Довідкова картотека", складається з двох розділів:

- I розділ містить картки невиконаних документів;

- II розділ включає картки виконаних документів.

Сортування "Контрольних карток" в розділі "невиконаних" документів здійснюється по наступних ознаках:

- виконавцям,

- кореспондентам,

- датам виконання.

Картки розкладаються в 35 осередків першого розділу картотеки в наступному порядку:

- з 1-ой по 31 - ю осередок попадають картки згідно з днем поточного місяця, коли була проставлена резолюція;

- в 32 - ю осередок ставляться картки тих документів, "термін виконання яких буде в наступному місяці";

- в 33 - ю осередок ставлять картки документів "невиконаних в термін";

- в 34 - ую попадають картки, для яких був "термін не визначений";

- в 35 - ую осередок ставляться картки, які попадають в категорію - "термін перенесений".

Виконані документи у другому розділі картотеки сортують по ознаці обладнання до "підрозділів " і до певного "питання".

Поточна перевірка термінів виконання документів по картотеці супроводиться моніторингом процесу виконання, т. е. посилкою "нагадувань "виконавцям і проставленням відповідних відміток в "Контрольній картці".

У разі виконання документа здійснюється зняття його з контролю і проставлення відмітки "про виконання документа" в самому документі (29 реквізит) і відмітки "про зняття з контролю" в "Журналі реєстрації документів" або в "Контрольній картці".

Далі здійснюється збір відомостей на перше число кожного місяця про результати контролю, складання "Зведення про виконання документів, належних контролю" (табл. 1) і аналіз результатів контролю. Відомості в зведення попадають завдяки узагальненню результатів, що отримуються з "Довідкової картотеки".

На основі результатів аналізу показників зведення керівництво СДОУ оцінює роботу виконавців, підрозділів і приймає рішення про вдосконалення методів роботи з документами і документообігу на підприємстві. Керівництво підрозділів має інформацію про якість виконання рішень окремими фахівцями, про необхідність підвищення кваліфікації співробітників або вдосконалення структури системи управління і ділових процесів.

"Зведення про виконання документів, належних індивідуальному контролю за станом на _ 200_ р."

Таблиця 1

5. Поняття економічної інформаційної системи. Класи, структура, особливості ИС. Особливості корпоративної економічної системи

Всі інформаційні процеси, що протікають в підрозділах апарату управління можна розділити на два вигляду: процеси, що формалізуються, для яких існують алгоритми обробки інформації і процеси, що не формалізуються.

Для автоматизації процесів (складових до 90% всіх процесів), що формалізуються використовуються ті, що спеціально розробляються для підприємств і організацій економічні інформаційні системи.

Економічна інформаційна система (ИС) являє собою сукупність програмних, технічних і інформаційних засобів, призначених для автоматизації операцій збору, обробки, зберігання і видачі результатної інформації користувачам для прийняття управлінських рішень. ИС - це складна кібернетична система, об'єднуюча потоки інформації апарату і об'єкта управління економічної системи, в складі якої можна виділити дві групи підсистем: функціональні і що забезпечують (мал. 6).

Рис. 6. Схема структури ИС

Функціональна подсистемапредставляет собою сукупність задач, об'єднаних загальною інформаційною базою, за допомогою яких автоматизується виконання функцій управління в конкретних підрозділах підприємства. Прийнято виділяти типові функціональні підсистеми для кожного вигляду економічних наприклад, для ИС підприємства виділяють наступні підсистеми:

- перспективного розвитку або прогнозування;

- поточного планування;

- оперативного управління виробництвом;

- управління фінансами;

- бухгалтерського обліку;

- матеріально - технічного постачання;

- маркетингу;

- реалізації і збуту;

- управління кадрами і інш.

Забезпечуючі подсистемивключают в свій склад документацію проектних рішень, розроблених проектувальниками для підприємств - замовників з метою реалізації кожної функціональної підсистеми в наступному складі:

- економічне забезпечення (ЕО), що включає склад економічних показників, що розраховуються в кожній задачі і методи їх розрахунку;

- математичне забезпечення (МО), що складається з економіко-математичних моделей, методів, алгоритмів їх реалізації;

- програмне забезпечення (ПО), що включає загальне ПО (операційну систему, операційну оболонку, СУБД, транслятори з мов програмування) і спеціалізоване ПО (функціональних пакетів прикладних програм (ППП), методо-орієнтованих ППП, професіонально - орієнтовані ППП);

- інформаційне забезпечення (ИО), що включає внемашинное ИО (документи, класифікатори) і внутримашинное ИО (електронні макети введення - виведення, бази даних, електронні архіви);

- технічного забезпечення (ТЕ) - ЕОМ, периферійні кошти, розмножувальна техніка і кошти зв'язку; технологічне забезпечення (Техн. ПРО), що являє собою сукупність інструкцій і методичних вказівок, по яких працює користувач на своєму автоматизованому робочому місці при рішенні своїх задач.

Крім того, в склад ИС включають підсистеми, що мають общесистемное призначення:

- організаційне забезпечення (ОО), що визначає організаційну структуру ИС (наприклад, відділ програмування, відділ адміністрування баз даних і мережевих ресурсів, відділ експлуатації обчислювальної техніки і інш.);

- правове забезпечення (ПрО), що складається з правових інструкцій для працівників підприємства в умовах автоматизації функцій, що виконуються ними.

Організаційно функціональні підсистеми (модулі) ИС складаються з деякого числа автоматизованих робочих місць (АРМ).

АРМ- це сукупність методичних програмних, інформаційних і технічних засобів, призначених для автоматизації функцій управління і задач, що вирішуються на певному робочому місці конкретним користувачем.

Структура АРМ включає в свій склад: комплекс задач, що вирішуються в рамках якої-небудь функціональної підсистеми (бухгалтерські, фінансові, планові, маркетингові, обліку кадрів, юридичні і інш.), об'єднаних загальною інформаційною базою і забезпечуючу частину (програмне, інформаційне, технічне, лінгвістичне і технологічне забезпечення (мал. 7).

Фахівці виконують або службові, або основні функції. До перших відносяться перевірка контролю і доступу, настройка системи на параметри технічних і інформаційних засобів і архівація даних. До других - введення початкових даних, їх обробку і видачу результатів, ведіння довідників бази даних і отримання відповідей на запити.

Зміст АРМ залежить від специфіки алгоритмів задач, що вирішуються, що використовуються програмних, інформаційних і технічних засобів, т. е. від типів інформаційних технологій, що використовуються. На одному АРМ може бути об'єднано декілька ИТ. З точки зору інформаційних технологій, що використовуються в ИС можна виділити класи АРМ, пов'язані з автоматизацією наступних видів діяльності:

- операторной діяльності (наприклад, в підсистемах бухгалтерського обліку, планування, управління кадрами, управління матеріально - технічним постачанням і збутом і т. д.), де використовуються різноманітні кошти складання документів (наприклад, текстові і табличні процесори), програмні засоби обробки первинних даних, системи управління базами даних (СУБД);

- аналізу інформації в реальному часі;

- евристичної діяльності (в підсистемах стратегічного планування і маркетингу), на основі застосування систем підтримки прийняття рішень (СППР) або DSS (Decision Support System), експертних систем (ЕС), інформаційних сховищ даних (Data Warehouse). Робота таких систем засновується на твердженні, що для прийняття рішення найважливішим чинником є наявність досвіду дій в подібних ситуаціях (особистого і досвіду інших людей). Інформацію про це і надають системи автоматизації евристичної діяльності, забезпечуючи своїм користувачам можливість прийняття найбільш обгрунтованого рішення самостійно.

- зберігання, пошуку документів і організації електронного документообігу в економічній системі (Електронна Система Управління Документообігом).

Рис. 7. Структура АРМ

Наприклад, для функцій, що виконуються у відділі СДОУ можна виділити наступні типи АРМ (мал. 8): менеджера офісу, для складання документів, планування труда в офісі, контролю виконання доручень, прийому-передачі інформації, реєстрації, розподілу, формування справ, сканування документів і перекладу їх з паперового вигляду в електронний, база електронних (БЕД) і паперових документів (ББД).

ИС можна класифікувати по декількох ознаках.

По рівню управління, який займає та економічна система, для якої вона розробляється: державний рівень, рівень міністерств і відомств, ИС об'єднань і окремих підприємств і по галузях народного господарства (машинобудування, торгівля, сільське господарство, сфера послуг т. д.).

По територіальному разнесениюподразделений, вхідних до складу економічної системи, а, отже по технічній реалізації ИС і формам її організаційної структури можна виділити централізовані і децентралізовані системи (з видаленою обробкою даних), локальні і розподілені системи, основними компонентами якої є автоматизовані робочі місця.

По мірі сложностиилипо масштабуИС можна розділити на декілька класів:

- Однопользовательские настільні ИС (personal) - системи на одногоспециалиста, об'єднуючі на одному автоматизованому робочому місці декілька управлінських функцій або задач і що мають в своєму розпорядженні локальну базу даних або сукупність локальних файлів. Одиницею обробки в таких системах є задача, а технічним забезпеченням окрема ЕОМ.

Рис. 8. Схема складу АРМ для СДОУ

- Многопользовательские інформаційні системи низького рівня (low-end multiuser) - це системи для рівня відділів або підрозділів економічних систем, відповідні функціональній підсистемі, що складається з декількох автоматизованих робочих місць, реалізуючий деяку сукупність задач маючої загальну базу даних і об'єднаних локальною обчислювальною мережею з архітектурою "файл-сервер". Архітектура "файл-сервер'позволяет забезпечувати зберігання єдиної бази даних для всіх користувачів наприклад, одного відділу; забезпечення доступу до цієї бази нових користувачів; видачу файлів на машину користувачів на вимогу. До числа нестач використання даної архітектури можна віднести: можливість використання тільки одного типу СУБД на клієнтській машині і на "файлі-сервері"; при великих обсягах інформації в базі даних спостерігається зниження продуктивності системи, оскільки значно збільшуються об'єми даних, що передаються.

- Многопользовательские інформаційні системи середнього рівня (enterprise) - це системи масштабу підприємств, включаючі в свій склад декілька функціональних підсистем, інтегрованих на загальній базі даних і об'єднаних локальною обчислювальною мережею з архітектурою "клієнт-сервер". Архітектура "клиент-сервер'позволяет здійснювати управління даними, забезпечує розділення інформації між користувачами, надає єдине адміністрування для всієї системи, забезпечує високу продуктивність і високу безпеку зберігання інформації. До числа переваг можна віднести:

- високу продуктивність системи, оскільки серверний комп'ютер не завантажений виконанням додатків користувачів;

- обслуговування більшого числа клієнтів;

- розділення доступу до даних і високий рівень захисту даних;

- користувач може вибрати зручну для себе платформу (тип ПЕВМ).

Міжрегіональні розподілені ИС (wide area distributed), що охоплюють підрозділи підприємства, розподілені на великій відстані один від одного, але що мають загальну базу даних і об'єднані локальною і регіональною обчислювальною мережею.

Дуже великі і сверхбольшие міжрегіональні розподілені ИС (very large і ultra large), що охоплюють декілька підприємств, розподілених на декількох континентах і на великій відстані один від одного, але що мають загальну базу даних і об'єднаних глобальною обчислювальною мережею зі супутниковим зв'язком.

Останні три класи ИС відносять до числукорпоративних економічних інформаційних систем (КИС), що мають наступні відмітні властивості:

- використання архітектури "клієнт-сервер", яка дозволяє розподілити роботу між клієнтською і серверний частинами системи і в якою одиницею обробки інформації являетсятранзакция- одиничне звернення до бази даних;

- иерархичность організаційної структури (централізована обробка даних і єдине управління ресурсами ИС на верхньому рівні поєднується з розподіленою обробкою на нижньому рівні);

- модульна структура системи, в якій модулями є функціональні підсистеми;

- інтегрована середа з колективною роботою користувачів в єдиному інформаційному просторі;

- система представляє інформацію для трьох типів додатків:

- оперативної обробки транзакцій, характерної для всіх функціональних підсистем (OLTP-додатки);

- аналітичної обробки інформації, отриманих від оперативної обробки додатків (OLAP-додатки);

- DSS - додатки, пов'язані з підготовкою прийняття управлінських рішень;

- відвертість системи для включення нових технічних і програмних засобів за рахунок забезпечення підтримки в системі міжнародних стандартів по обробці і передачі інформації;

- організація паралельних обчислень і обробки транзакцій на декількох серверах з використанням паралельних процесорів;

- розподілена обробка транзакцій;

- надійність і висока продуктивність роботи системи;

- масштабованість системи, т. е. забезпечення можливості нарощування системи без втрати показників надійності і продуктивності;

- интегрируемость різноманітних даних і додатків;

Прикладне програмне забезпечення в КИЦЬ може бути розділене на дві групи: стандартне, що реалізовується у вигляді тригерів і спеціальні додатки користувачів. Триггерпредставляет собою спосіб автоматизації і винесення на сервер деяких стандартних для даної прикладної середи дій над базою даних. Він виконує стандартні операції над заданою таблицею при виконанні завдань. Результатом його роботи може бути або один SQL-оператор, або виклик процедури, що зберігається. Як приклади дій, що реалізовуються за допомогою тригерів, можуть бути журналізація певних дій над базою даних або реалізація бізнес - процедур.

6. Призначення ЕСУД, принципи побудови, склад модулів

Однієї з функціональних підсистем ИС являетсяЕлектронная Система Управління Документообігом (ЕСУД), метою розробки якої є підвищення ефективності управління економічними системами на основі автоматизації управління документообігом і діловими процесами, всіх видів робіт з документами, що забезпечують і що координують спільну діяльність всіх учасників процесу управління.

Системи документообігу звичайно впроваджуються, щоб вирішувати певні задачі, що стоять перед організацією, до таких задач можна віднести наступні:

- Забезпечення більш ефективного управління за рахунок автоматичного контролю виконання, прозорості діяльності всієї організації на всіх рівнях.

- Підтримка системи контролю якості, відповідної міжнародним нормам.

- Підтримка ефективного накопичення, управління і доступу до інформації і знань. Забезпечення кадрової гнучкості за рахунок більшої формалізації діяльності кожного співробітника і можливості зберігання всієї предисторії його діяльності.

- Протоколювання діяльності підприємства загалом (внутрішні службові розслідування, аналіз діяльності підрозділів, виявлення « гарячих точок » в діяльності).

- Оптимізація бізнес - процесів і автоматизація механізму їх виконання і контролю.

- Виключення паперових документів з внутрішнього обороту підприємства. Економія ресурсів за рахунок скорочення витрат на управління потоками документів в організації.

- Виключення необхідності або істотне спрощення і здешевлення зберігання паперових документів за рахунок наявності оперативного електронного архіву.

Впровадження електронного документообігу дозволяє досягнути реалізації наступних цілей:

- інтеграції професійної і інформаційної діяльності фахівців;

- інтеграції всіх інформаційних потоків і створенні єдиного інформаційного ресурсу, що використовується для прийняття управлінських рішень;

- колективного використання інформаційного ресурсу, спрощення процесу обміну інформацією;

- оптимізації робіт співробітників і скороченні витрат труда і часу на адміністрування їх спільної діяльності.

Існують загальні практично для всіх організацій проблеми, які доводиться вирішувати при реалізації, впровадженні і супроводі систем електронного документообігу. Ось основні з них:

- Консерватизм персоналу, низька образованность, небажання навчатися і переобучаться. Боязнь прозорості власної діяльності для керівництва, яка виникає після впровадження системи електронного документообігу.

- Чинник директора "радянського типу " - небажання безпосередньо працювати з комп'ютером, переглядати і редагувати документи.

- Постійні структурні зміни в організації, слаба формалізація бізнес - процесів.

- Необхідність забезпечення юридичної сили документів (після прийняття закону про електронний підпис цей чинник почне втрачати свою значущість).

- Необхідність взаємодіяти із зовнішнім "паперовим " світом, особливо якщо це торкається паралельних структур в асоційованих організаціях або відомствах, з якими йде постійна робота.

- Наявність специфічних для кожної організації проблем, які необхідно аналізувати і враховувати.

Електронні системи управління, що Створюються в цей час документообігом повинні відповідати основнимтребованиямкорпоративних економічних інформаційних систем (КИС):

Масштабованість. Бажано, щоб система електронного документообігу могла підтримувати як декілька одиниць, так і декілька тисяч користувачів, і здатність системи нарощувати свою потужність визначалася тільки потужністю відповідного апаратного забезпечення. Виконання такої вимоги може бути забезпечене за допомогою підтримки індустріальних серверів баз даних виробництва таких компаній, як Sybase, Oracle, Informix і інш., які існують практично на всіх можливих програмно - апаратних платформах, тим самим забезпечуючи самий широкий спектр продуктивності.

Распределенность. Основні проблеми при роботі з документами виникають в територіально - розподілених організаціях, тому архітектура систем електронного документообігу повинна підтримувати взаємодію розподілених майданчиків. Причому розподілені майданчики можуть об'єднуватися самими різноманітними по швидкості і якості каналами зв'язку. Також архітектура системи повинна підтримувати взаємодію з видаленими користувачами.

Модульність. Цілком можливо, що замовнику може не бути потрібне відразу впровадження всіх компонентів системи документообігу, а іноді спектр задач, що вирішуються замовником менше, ніж весь спектр задач документообігу. Тоді очевидно, що система електронного документообігу повинна складатися з окремих модулів, інтегрованих між собою.

Відвертість. Система електронного документообігу не може і не повинна існувати у відриві від інших систем, наприклад, коли необхідно інтегрувати систему з іншими прикладними системами, наприклад, бухгалтерською програмою. Для цього система документообігу повинна підтримувати загальні стандарти обробки і передачі даних і мати відкриті інтерфейси для можливої доробки і інтеграції з іншими системами.

Основні принципи побудови ЕСУД.

Перший принцип створення ЕСУД - орієнтація на роботу з документами. З цього принципу витікає як наслідок той факт, що інформаційне забезпечення ЕСУД повинно надавати можливість інтегрованої обробки всіх видів інформації, циркулюючої в організації, в т. ч. документів, породжених електронним і паперовим документообігом: зовнішньої і внутрішньої переписки, здійснюваної як в електронній, так і в паперовій формі. Основною частиною ИО ЕСУД повинна бути база даних електронних документів (БДД), яка стає елементом централізованої бази даних всієї організації або підприємства і формується як централізований електронний архів документів (що включає в т. ч. і паперові оригінали і електронні копії оригіналів паперових документів). Система управління базою даних документів повинна забезпечувати виконання наступних функцій:

- централізовану реєстрацію всіх документів, які циркулюють в організації;

- зберігання документів в електронному вигляді в різних форматах;

- ведіння централізованого каталога документів організації, забезпечуючого можливість їх пошуку (по ключових атрибутах, з використанням полнотекстового пошуку і т. д.);

- зберігання повної історії роботи з документами (хто, коли і як працював з документом), а також різних версій документів;

- надійну систему захисту документів, регламентацію доступу персоналу до документів різного призначення;

- можливість підтримки архівів документів на всіх видах зовнішніх пристроїв, включаючи магнітооптичні і бібліотеки CD-ROM.

Прикладне програмне забезпечення ЕСУД повинно включати наступні ключові компоненти:

- систему управління зберіганням документів - програмне забезпечення, реалізуючий функції управління єдиним документарним фондом організації (централізованим архівом);

- систему управління документообігом - програмне забезпечення, реалізуючий адміністрування документообігу, управління маршрутизацією і рухом документів, координацію документопотоков, контроль за пересуванням документів, за

- своєчасною їх обробкою і т. д.;

- набір стандартних бізнес - додатків, що використовуються співробітниками організації для підготовки документів - текстових процесорів, електронних таблиць, і т. п., набір спеціалізованих функціональних додатків, призначених для підготовки документів (на відміну від стандартних бізнес - додатків, вони взаємодіють з базою даних, підтримуючою структуровану інформацію);

- систему експорту /імпорту документів.

Як центральний керуючий блок програмного забезпечення ЕСУД виступає система управління повноваженнями користувачів, яка покликана здійснювати розмежування доступу користувачів до інформації (в т. ч. до документів різної міри секретності) і регламентацію доступу користувачів до функцій, що надаються системою.

Перший принцип розробки ЕСУД дозволяє визначити склад основних функціональних підсистем ЕСУД, до числа яких можна віднести (табл. 2):

- підсистема складання електронних документів (Система створення ЕД);

- підсистема організації масового введення, перетворення паперових документів в електронний вигляд і завантаження їх в електронне сховище (Система масового введення паперових документів - СМВ);

- підсистема здійснення зберігання, пошуку і видачі електронних документів по запитам користувачів (Система управління електронними документами - СУД);

- підсистема планування маршрутизації і контролю виконання документів і виконання ділових процесів з метою своєчасного документационного забезпечення управління (Система електронного документообігу - СЕДО).

Таблиця 2

СИСТЕМА СТВОРЕННЯ ЕЛЕКТРОННИХ ДОКУМЕНТІВ

СИСТЕМА ПЕРЕТВОРЕННЯ ПАПЕРОВИХ ДОКУМЕНТІВ В

ЕЛЕКТРОННИЙ ВИГЛЯД

СИСТЕМА ЗБЕРІГАННЯ І ПОШУКУ

ЕЛЕКТРОННИХ ДОКУМЕНТІВ

СИСТЕМА ЕЛЕКТРОННОГО

ДОКУМЕНТООБІГУ І УПРАВЛІННЯ БІЗНЕС - ПРОЦЕСАМ

Другий принцип створення ЕСУД - розробка "активного " програмного забезпечення для ЕСУД. Робота з документами є основним способом виконання функцій для персоналу організації. Мета автоматизації процесів руху документів і пов'язаних з ними завдань - отримання цілісного механізму управління діяльністю підприємства, тому ПО ЕСУД повинна виконувати наступні функції:

- забезпечувати можливість керівництву організації розподіляти роботи і контролювати процес їх виконання виконавцями;

- до кожного виконавця доводити інформацію про те, які роботи, в які терміни і в якій послідовності він повинен виконувати;

- доставляти на робочі місця виконавців документи і доручення;

- вибудовувати список робіт, які повинен виконати виконавець;

- забезпечувати виконавцю можливість після вибору з списку відповідної роботи, «занурення » його саме в той функціональний додаток, який пов'язаний з відповідним типом роботи (або завдання).

Модель "активного" програмного забезпечення принципово відрізняється від традиційної моделі "пасивного" ПО, що надає лише можливість користувачу виконати ті або інакші зазделегідь приречені функції, а не плануючого і контролюючого, які функції і коли необхідно виконати. Для досягнення поставленої мети електронна система управління документообігом повинна розроблятися на базі використання технології "workflow", що дозволяє планувати виконання потоку робіт і підключення до кожної роботи свого програмного забезпечення і необхідних електронних документів.

Третій принцип створення ЕСУД - програмне забезпечення ЕСУД повинне легко пристосуватися до змін конкретних умов експлуатації. Звідси витікає необхідність розробляти і впроваджувати ПО ЕСУД двома методами:

- методом компонентного проектування,

- з використанням коштів CASE - технології проектування ИС.

Метод компонентного проектування заснований на використанні готових програмних засобів (коробочних програмних продуктів), призначених для рішення окремих груп задач, наприклад, отримання і ведіння системи електронних документів, зберігання і пошуку електронних документів, пересилки документів на виконання і його контроль і т. д. Ці програмні продукти на першому етапі - після установки зазнають настройки на параметри предметної області і об'єднуються в єдину систему, оскільки кожний з них володіє властивостями відвертості. У процесі експлуатації такої системи - на другому етапі здійснюється постійна адаптація її окремих компонент до змін умов функціонування: зміні складу задач і складу функцій, кількості і видів документів, зміні апаратної платформи, числа користувачів, оскільки всі компоненти ЕСУД володіють властивостями масштабованість, відвертості, модульності і т. д.

Використання CASE - технології проектування ИС дає можливість здійснювати адаптацію програмного забезпечення до специфіки його експлуатації іншим методом, який засновується створенні CASE-моделі системи і автоматичної генерації програмного коду. Застосування цього методу проектування дозволяє на етапі дослідження предметної області і проблем вдосконалення документообігу на підприємстві створювати і підтримувати інформаційну модель всієї системи. При цьому вирішуються три основні задачі:

- Побудова моделі існуючої в організації технології роботи - формулюються і описуються функції підрозділів, що вирішуються ними задачі і технологія їх виконання.

- На основі аналізу моделі існуючої технології визначаються основні напрями її вдосконалення.

- Розробляється модель майбутньої (автоматизованої) інформаційної системи - визначається набір функцій, що автоматизуються, структура єдиної автоматизованої бази організації, схеми і алгоритми обробки інформації і т. д., на основі якої здійснюється генерація баз даних і програмних кодів обробки. На етапі експлуатації отриманої системи всі зміни вносяться в інформаційну модель, яка зазнає повторної генерації баз даних і кодів, тим самим здійснюючи адаптацію її до змін умов експлуатації.

7. Призначення і зміст робіт з модулем СЕДО. Вимоги до програмного і технічного забезпечення

СЕДО призначена для інтеграції всіх інформаційних додатків в єдину інформаційну середу, що забезпечує оперативну взаємодію всіх користувачів при виконанні ними ділових процедур і функцій управління необхідною інформацією. Система електронного документообігу повинна дозволяти планувати і складати маршрути пересування документів, контролювати це пересування, уміти управляти документообігом і регулювати його.

СЕДО має дві стадії в своєму розвитку від втілення ідеї використання технології "docflow", пов'язаних з плануванням і управлінням документопотоками, до технології "workflow", призначеної для управління діловими процесами і процедурами, при виконанні яких використовуються і створюються документи.

Системи, засновані на застосуванні технології "workflow", отримали названиеСистем Автоматизації Ділових Процесів (САДП) і призначені для моделювання ділових процесів і процедур, що виконуються на підприємстві, контролю їх виконання, оцінки і аналізу ефективності їх виконання, реструктуризації системи управління фірми. Системи класу "docflow" орієнтовані на використання форм електронних документів, при розробці яких плануються маршрути проходження цих документів через фахівців певних відділів. Обробка, виконання і пересування кожного документа в організації здійснюється згідно з прописаним для нього маршрутом. Системи цього класу застосовуються для середніх і великих підприємств і організацій з великими потоками різноманітної документації, що мають суворо регламентовані процедури обробки.

Вимоги до програмного забезпечення

Вимоги до ресурсів:

1. Операційна система

2. СУБД

- Необхідність придбання сторонньої СУБД

3. Залежність від сторонніх продуктів

- наявність додаткового програмного забезпечення для роботи системи

4. Апаратна частина

- продуктивність комп'ютерів

Вартість продукту

1. Вартість додаткового програмного забезпечення

- СУБД, офісні пакети, інше програмне забезпечення

2. Закупівля нового обладнання

3. Витрати на навчання персоналу

4. Витрати на підготовку готового рішення

Зручність супроводу

1. Документація

- відповідність документації поточної версії продукту

- наявність електронних повчальних матеріалів

- освітленість питань розширення системи

2. Можливості розширення системи

3. Технічна підтримка системи

Зручність використання

1. Простота виконання базових операцій користувача

- доступність керуючих елементів

- кількість елементарних операцій для виконання дій

Вимоги до технічного забезпечення

Ідентифікація користувачів

1. Аутентификація

- захищеність протоколу зв'язку

- интегрируемость з існуючими системами аутентификація користувачів

2. Авторизація

- можливість організації різних рівнів доступу до даних для користувачів і груп користувачів

- організація робочого місця під функції, що виконуються користувачем або групою користувачів

3. Розмежування прав доступу до документів

- можливість установки різних прав доступу до документів (читання, редагування, видалення і т. п.) для користувачів і груп користувачів

- делегування прав доступу до документа від однієї особи іншому

Сховище документів

1. Продуктивність сховища даних

- залежність швидкості роботи з документами від кількості документів в базі даних і кількості одночасно працюючих з системою користувачів

2. Пошук документів

- пошук по полях документа

- контекстний пошук по вкладених (приєднаним) файлах

3. Архівація документів

- питання складності видобування документів з архіву (пошук, читання)

4. Стійкість сховища до збоїв бази даних

5. Реплікація даних

- тільки для читання

- з можливістю збереження змін

Робота з документами

1. Робота з типами документів

- створення нових типів

- наявність конструктора форм

- довідкові (підстановочний) поля

- історія документа

- відстеження версій документів

2. Конвертація документів

- сканування

- імпорт з інших форматів файлів

3. Електронний підпис

Робота з бізнесом-логікою

1. Маршрути руху документів

2. Завдання (задачі) для користувачів

3. Робота з призначеними для користувача сценаріями

8. Огляд пакету " Documentum"

Декілька років тому компанії виробники СУБД дозволили підприємствам значно поліпшити управління даними, представленими в електронному вигляді, або, як ми зараз говоримо, змістом, за рахунок представлення їх у вигляді рядків і колонок електронних таблиць. Ті компанії, які почали використати в повсякденній роботі електронні бази даних, змогли в результаті істотно підвищити свою ефективність. Саме електронним таблицям ми зобов'язані появою бухгалтерських, облікових, банківських систем, систем для страхування, замовлення квитків і бронювання готелів і тому подібним широко і повсюдно поширеним сьогодні додаткам.

Однак, зміст далеко не завжди представлений в зручному структурованому форматі. Щоб пересвідчитися в цьому, досить поглянути на екран комп'ютера типового службовця вашої компанії - ви побачите там приголомшуючу різноманітність видів неструктурованого змісту: документи, підготовлені в MS Word, брошури в форматі PDF, картинки в JPG, аудиозаписи, видеоклипи, вебстраници в форматі XML і HTML і так далі і тому подібне в залежності від того, чим саме займається ваше підприємство і конкретний співробітник.

Леле, це не електронні таблиці, з якими ми всі навчилися так легко звертатися, однак, виявляється, що і це море файлів різних форматів містить життєво необхідну для успіху вашого бізнесу інформацію, причому містить в набагато більшій мірі, ніж ті дані, які можна привести до структурованого вигляду. Численними дослідженнями встановлено, що більше за 80% утримання, необхідного для функціонування підприємства, є саме неструктурованим, але всього лише 10% підприємств використовують ті або інакші системи для управління цим змістом.

Documentum 5 - корпоративна платформа, що надає одноманітні кошти для роботи із змістом будь-якого типу - документами, веб-сторінками, графічними зображеннями, кресленнями, видеофайлами і т. п.

Управління вмістом в масштабі підприємства (Enterprise Content Management) дозволяє забезпечити всіх співробітників можливістю створення, управління, персонализированного представлення і поширення змісту безпосередньо в ході виконання ними своїх звичайних службових обов'язків.

Сімейство продуктів Documentum, створене на основі багаторічного досвіду управління електронним змістом, забезпечує відкриту, і надійну платформу, що масштабується для побудови і розгортання рішень по автоматизації різних прикладних задач, пов'язаної з управлінням вмістом в діяльності підприємства, підтримці корпоративних інформаційних порталів і порталів групової роботи, управління якістю продукції на всіх етапах виробничого процесу, а також динамічного управління змістом глобально розподілених веб-сайтов.

Documentum є єдиною полнофункциональной ECM платформою, яка дозволяє управляти інформаційними активами підприємства таким чином, що перетворює їх в конкурентні переваги.

Ми багато говоримо про переваги цієї системи, так давайте пройдемося по деяких з них.

Масштабованість, перевірена світовим досвідом використання в найбільших світових корпораціях і забезпечуюча можливість одночасного доступу необмеженого числа користувачів і підтримку численних розподілених сховищ необмеженого об'єму.

Управління інформаційним вмістом документів в традиційних і сучасних форматах сьогодні виходить за межі корпоративної мережі, даючи можливість обміну даними між видаленими підрозділами підприємства, підприємствами-партнерами і кінцевими клієнтами.

Распределенность корпоративного сховища електронних документів досягається в Documentum за рахунок архітектури системи, яка може бути заснована як на єдиному сервері, що обробляє всі документи територіально розподілених підрозділів і підвідомчих підприємств, так і на декількох серверах, розташованих в кожному територіально-розподіленому підрозділі підприємства, об'єднаних в єдину інформаційну мережу, з централізованим інтернетом-доступом до сховищ даних підприємства, яке автоматично синхронізується за змістом атрибутивної інформації про електронні і паперові документи між підрозділами, філіали, цехами, даючи можливість отримувати доступ до необхідної інформації в масштабі реального часу.

Сервер Documentum однаково просто підтримує управління документами в будь-яких розподілених мережевих структурах, надаючи прозорий доступ до інформації на будь-якому з декількох серверів в локальній або глобальній "мережі - користувач навіть може не знати, де документ знаходиться. Широкий набір функцій і настройок по реплікації баз документів дозволяє здійснювати інтелектуальне, вибіркове копіювання шляхом простих операцій - розсилка всім, збір з всіх і т. д. Documentum зберігає атрибути документа, його структуровану частину - в СУБД, а його зміст, неструктуровану частину, в файлах, які розміщуються в файловій системі сервера документів.

Documentum має розвинені і надійні кошти міграції документів по різних типах носіїв даних. При цьому підтримуються різні рівні швидкостей носіїв: від самих швидких - жорстких дисків, до самих повільних - бібліотек магнітооптичних дисків, CD і DVD-бібліотек. Об'єм носіїв нічим не обмежений, також як і кількість атрибутивної інформації і при наростанні вимагає лише переходу на більш вироблювані апаратні платформи.

Використовуючи платформу Documentum, мобільні і користувачі компанії, що рідко підключаються зможуть отримати доступ і редагувати дані, з будь-якого місця, де є інтернет-доступ, підключаючись до сховищ даних або їх федерацій, сховищ даних, які об'єднані єдиними правилами, починаючи від доступу до інформаційних ресурсів, і кінчаючи структуруванням, розміщенням інформаційного, змісту всередині сховищ, незалежно від місця знаходження.

Вони також можуть призначити вибрані документи, якими вони хотіли б користуватися навіть тоді, коли он-лайновий доступ до сховищ даних буде неможливий. Після поновлення з'єднання, ці видалені користувачі зможуть провести синхронізацію даних, щоб зберегти змінені документи і оновити вибрані документи, модифіковані після останньої синхронізації.

Ця функціональність платформи Documentum значно спрощує доступ до даних тих співробітників, які часто працюють поза офісом, дозволяючи постійно мати всі необхідні дані і продовжувати роботу.

Безпека, що забезпечується як багаторівневим захистом доступу до документів, підтримкою протоколів LDAP і SSL, так і можливістю підключення зовнішніх коштів криптографії і електронного підпису.

Всі інформаційні об'єкти, що зберігаються в сховищах даних Documentum, захищені по багатомірній матричній схемі безпеки. Модель безпеки платформи Documentum є однією з найбільш розвинених серед систем подібного класу.

Матриця рівнів доступу, який призначається користувачам, створюється і редагується в захищеному редакторі системи, до якого мають доступ як адміністраторів системи, так і керівники груп (відділів), що встановлюють повноваження в рамках доступних керівнику. У ієрархії організації доступу існують різні рівні, в тому числі на рівнях ОС, сховищ даних, доступу до функцій редагування документа, ролей користувача в бізнесі-процесі, управління життєвим циклом документа і багатьох інших.

Внаслідок об'єктно-орієнтованого підходу, що використовується при організації структур зберігання на базі платформи Documentum, система безпеки дозволяє протоколювати дії, пов'язані не тільки з документами, але і з їх окремими частинами. Причому типи дій, що протоколюються, як і типи самих об'єктів, належних контролю, настроюються окремо. Завдяки багаторівневому матричному принципу організації доступу користувачів до необхідних даних, що базується на системах безпеки мережевої ОС і СУБД, що використовується, система безпеки платформи Documentum забезпечує додатковий рівень безпеки, тісно пов'язаний з так званими ролевими функціями користувачів в загальному робочому процесі. Завдяки такому підходу зверх звичайних персональних прав доступу можна задати множинні і багаторівневі додаткові права доступу користувачів до об'єктів даних відповідно до різних рівнів повноважень - ролей користувачів на всьому протязі будь-якого робочого процесу, що варіюються від значення "не має доступу" до повноважень, що дозволяють видаляти документ або об'єкт їх сховища.

Після того як всі установки безпеки задані і користувач зареєстрований, система безпеки платформи Documentum автоматично відстежує будь-які операцій з будь-якими інформаційними об'єктами, що знаходяться в будь-яких, як бажано розподілених сховищах даних і що беруть участь в будь-яких робочих процесах, чітко дотримуючи встановлені обмеження. Подальшому підвищенню рівня безпеки структур зберігання, заснованих на платформі Documentum, сприяє наявність життєвих циклів самих об'єктів, що зберігаються.

Система безпеки платформи Documentum захищає цілісність даних протягом усього їх життєвого циклу, від створення і узгодження до затвердження, публікації, архівації і/або видалення. Система моніторинга життєвих циклів об'єктів, що зберігаються даних тісно інтегрована з системою управління бізнесом-процесами, що дозволяє адміністраторам структур зберігання встановлювати права доступу до об'єктів даних автоматично на основі зазделегідь розроблених регламентів роботи з цими об'єктами, наприклад, інструкцій для співробітників, а не покладатися на дисциплінованість і відповідальність персоналу.

Для видаленого доступу і прямого підключення до сховищ даних на базі платформи Documentum в системі безпеки використовуються різні рівні парольной перевірки автентичності і шифрування даних. Система безпеки має безліч методів перевірки автентичності, починаючи з передачі незашифрованих паролів і кінчаючи спеціальними механізмами, що настроюються. У залежності від вибраного рівня парольной перевірки автентичності можна також задати тип шифрування даних. І, нарешті, щоб ще більш підвищити безпеку видаленого підключення, можна настроїти параметри виклик

у відповідь Відвертість, що забезпечує бесшовную інтеграцію з додатками електронного бізнесу, функціонуючими на підприємстві інформаційними системами, а також з різними додатками і коштами розробки. Підтримка таких ведучих стандартів і коштів розробки, як XML, XSLT, DOM, COM, SAX2, DTD, VB, ODMA, WfMC, J2EE, Java, HTML, З і З++.

Автоматизація бизнес-процессовуправления контентом протягом його життєвого циклу, включаючи його створення, редагування, твердження, поширення і архівацію. Проектування життєвого циклу контента і шаблонів бізнесу-процесів коштами візуальних графічних редакторів.

Персонализацияконтента при доставці користувачу на основі автоматичної категоризації по атрибутах і ключових словах.

Глобализацияили підтримка розподілених багатомовних сховищ і багатомовні веб-сайтов. Забезпечується зв'язок оригінальної версії змісту документа і його переказів на інші мови.

Багатоканальне распространениеконтента, включаючи публікацію на веб-сайтах, виведення на друк, CD і WAP-сумісні пристрої, такі як мобільні телефони і кишенькові комп'ютери.

Підтримка більше за 200 форматів файлів, включаючи формати офісних додатків, поштове, графічні, звукові, відео і інші формати. Можливість одночасної підтримки декількох представлень (зовнішнього вигляду, форматів) одного і того ж документа.

У великих компаніях, що використовують різні програмні засоби підготовки інформаційних і інших матеріалів, дуже часто встає одна і та ж проблема - проблема сумісності форматів даних як для їх подальшого використання в загальних процесах, так і для доставки замовникам. Платформа Documentum на теперішній момент підтримує більше за 200 відомих форматів представлення даних. Це офісне, поштове, графічне, звукові, відео і багато які інші формати. Працюючи в інформаційному середовищі платформи Documentum, користувачі можуть зберігати одночасно декілька уявлень - зовнішнього вигляду і форматів одного і того ж документа на різних мовах. Сховище даних на базі платформи Documentum автоматично синхронізує вміст всіх збережених представлень документів і даних. При запиті, введенні і/або імпорті документів їх формат автоматично визначається і переводиться в ту форму або формат, які потрібно користувачу, або надається можливість вибору формату представлення при знаходженні необхідного документа в сховищі.

Інтеграція з кращими продуктами світових виробників програмного забезпечення: MicrosoftWord, PowerPoint, Excel, Outlook, LotusNotes, ABBYYFineReader.

Для забезпечення зв'язку між користувачами компанії, а також для залучення користувачів до участі в управлінських бізнесі-процесах, як те спільна розробка, узгодження, твердження і інші процеси, щодня виникаюча на будь-якому великому підприємстві, платформа Documentum надає на вибір або використання існуючої системи доставки електронної пошти, або власну системи доставки повідомлень.

Тісна інтеграція функционала платформи Documentum з самими поширеними системами доставки електронної пошти, такими як MS Exchange і Lotus Notes, дає можливість користувачам, що отримали повідомлення, вмісні посилання на документи або доручення Documentum, виконати необхідні дії прямо з інтерфейса поштового додатку по посиланню на них.

Інтеграція платформи Documentum і поштової системи компанії дозволяє усунути вузькі місця в корпоративній інформаційній системі територіально розподіленої компанії, пов'язані з осіданням критично важливої інформації. Збереження будь-яких поштових повідомлень, вмісних необхідну інформацію в єдиному і централізованому сховищі даних на базі платформи Documentum, робить її доступної для колективної обробки, перегляду і повторного використання користувачам, які використовують іншу поштову систему, створюючи єдиний інформаційний простір і забезпечуючи всіх користувачів своєчасною і несуперечливою інформацією.

Можливість швидкої настройки, розгортання і тиражування приложенийна базі Documentum за допомогою спеціальних інтерфейсів "без програмування".

Можливість функціонування в різному апаратному і програмному оточенні- підтримка різних операційних систем (Windows NT, 2000, XP, SUN Solaris, HP Unix, Linux, AIX) і СУБД (Mircosoft SQL, Oracle, DB2, Sybase).

Могутні адміністративні можливості для централізованого управління розподіленою системою.

Великим організаціям з розподіленою інфраструктурою, розташованих на безлічі географічно видалених майданчиків, необхідно забезпечувати контроль доступу до безлічі різних сховищ даних, обслуговувати запити користувача і забезпечувати працездатність призначених для користувача додатків. Рішення цих задач може бути досить скрутним для системних адміністраторів, але використання платформи Documentum спрощує їх за допомогою модуля Administrator - високопродуктивного інструментального засобу, який усуває складність змісту розподілених глобальних конфігурацій.

Administrator являє собою веб-інтерфейс, підтримуючий звичайні веб-браузери. Це дає системним адміністраторам простої у використанні засіб доступу до всіх компонентів в середовищі розподіленої прикладної системи на основі будь-якої комп'ютерної платформи.

Administrator надає могутні можливості для централізованого управління розподіленими системами, включаючи глобальне управління користувачами і групами, могутню систему реплікації сховищ Docbase і автоматизацію рутинних адміністративних задач за допомогою агентів автоматизації. Docbase-федерації - це групи баз, що співробітничають Docbase що мають загальні визначення і правила доступу для забезпечення цілісності операцій між сховищами Docbase і керовані також через модуль Administrator. Тепер адміністратори додатків можуть вирішувати велику кількість задач, включаючи управління форматами і шаблонами, управління полнотекстовой індексацією, а також моніторинг і управління сеансами доступу користувачів - і все це через знайомий веб-браузер.

Модуль Administrator містить повний комплект адміністративних програм-агентів, які спрощують обслуговування і скорочують витрати на зміст системи, діючи як "роботи" для забезпечення адміністративних задач і запланованих подій. Програми-агенти автоматично виконують такі задачі, як створення звітів про потоки робіт (workflow), попереджень про потенційну недостачу дискового простору, звітів про конфігурацію і використання баз Docbase, а також виконують очищення і реплікацію баз Docbase.

Кожний програмний агент може бути легко модифікований для автоматизації таких додаткових дій, як виконання серверний функцій, запуск потоків робіт, сповіщення користувачів про зміни або об інформації "для читання і розуміння", видобування даних із зовнішніх систем або збір інформації у веб. Оскільки програми-агенти написані на мові Docbasic, мові, заснованій на Microsoft Visual Basic, розробникам також не складає труднощів створювати нові агенти для автоматизації будь-якої звичайної задачі або операції.