Реферати

Реферат: Технологія забезпечення збереження документів

Розробка бізнес-плану фінансового оздоровлення підприємства ТОВ "Сельхозпрод". Процес розробки бізнес-плану фінансового оздоровлення підприємства з проведенням діагностики імовірності його банкрутства. Розробка мір фінансового оздоровлення. Основні ознаки і передумови банкрутства: фактори зовнішнього і внутрішнього характеру.

Внутрішній державний борг РФ, проблеми ефективного керування. Поняття і значення державного боргу. Внутрішній державний борг. Реструктуризація внутрішнього державного боргу. Керування внутрішнім державним боргом. Стабілізаційні фонд і його роль у керуванні державним боргом.

Роль рік в освоєнні і заселенні Сибіру. Роль рік дуже велика як в освоєнні, так і в заселенні Сибіру. Людина для осілого життя завжди вибирав берега рік. З первинних невеликих поселень згодом виникли міста.

Принципи створення культурних ландшафтів і їхнє раціональне використання. Вимоги для функціонування культурних ландшафтів. Принципи раціонального природокористування. Інвентаризація природних ресурсів. Проблема збалансованого співвідношення між формами використання території і формування природно-технічних систем.

Аналіз залежності економіки міста Череповца від фінансово-господарської діяльності градообразующей компанії Чермк ОАО "Северсталь". Соціально-економічне положення м. Череповец, роль металургійного виробництва в економіці міста. Показники фінансово-господарської діяльності, динаміка чисельності працівників, структура і динаміка кредиторської заборгованості ОАО "Северсталь".

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ РФ

МІНІСТЕРСТВО РФ З АТОМНІЙ ЕНЕРГІЇ

УРАЛЬСЬКИЙ ПОЛІТЕХНІЧНИЙ КОЛЕДЖ

КУРСОВИЙ ПРОЕКТ

по дисципліні

Архивоведеніє

на тему

Технологія забезпечення

збереження документів

Виконав:

студент групи КАД-58В.

.. Е. В. Угарова

(дата, розпис)

Перевірив: викладач.

.. А. А. Матвеєва

(дата, розпис)

Новоуральськ 2000

ЗМІСТ

ВВЕДЕННЯ...

Розділ I. Основи забезпечення фізико-хімічного збереження документів...

Фізико-хімічні чинники руйнування документів...

Біологічні чинники руйнування документів...

Санітарно-гігієнічні умови збереження документів...

Температурно-влажностний режим збереження документів...

Розділ II. Основні вимоги до приміщення і обладнання архіву...

Створення оптимальних умов зберігання документів...

Вимоги до приміщення архіву...

Електро- і протипожежне обладнання...

Стелажне обладнання...

Упаковка документів...

ВИСНОВОК...

Додаток 1...

Додаток 2...

Список літератури...

3

5

5

6

9

9

12

12

12

13

14

16

18

20

21

22

ВВЕДЕННЯ

Мета даної роботи розгляд і вивчення технології збереження документів, характеристика основних методів зберігання документів і їх опис.

У роботі детально розглядаються основи фізико-хімічного збереження документів, чинники їх руйнування, старіння, згасання, режим і умови їх зберігання. А також матеріали, кошти і обладнання для зберігання і упаковки документів, вживані в архівах. Розгляд і вивчення цих питань є основною задачею цієї роботи.

Документи є засобом закріплення різними способами на спеціальних матеріалах інформації про факти, подіях, явищах, об'єктивній дійсності і мислительной діяльності людини. У державних і відомчих архівах, бібліотеках, інших центрах документації зосереджений великий обсяг ретроспективної інформації, що використовується для діалектико-матеріалістичного вивчення історії держави, в народногосподарських, наукових і культурних цілях.

Згідно із законом СРСР «Про охорону і використання пам'ятників історії і культури» акти державної влади і органів державного управління, кинофотодокументи і звукозаписи, древні рукописи, а також рідкі друкарські видання віднесені до документальних пам'ятників історії і культури. Забезпечення збереження документів є великою науковою проблемою, що має важливе політичне, народногосподарське і соціально-культурне значення.

Російськими фахівцями пророблена велика робота по поліпшенню умов зберігання документів і створенню знову обладнаних архивохранилищ. Внаслідок систематичної роботи, що проводиться в архівах, бібліотеках, наукових інститутах і лабораторіях, стала більш ясною картина фізико-хімічного стану документів і деяких процесів зміни їх первинних властивостей під впливом зовнішніх чинників - світла, температури і вогкості повітря, його газового складу і інш.

У різних сховищах сконцентровані вельми різноманітне за часом походження, змісту, оформленню, техніці і способу відтворення документи. До них відносяться древні і сучасні рукописні і друкарські матеріали у вигляді книг, окремих державних актів, планів, креслень, малюнків і художніх репродукцій, виконаних на різних сортах паперу, шкірі і пергаменті, за допомогою використання різних барвників органічного і неорганічного походження.

У основі даної теми лежить ряд нормативних актів, що регламентують діяльність установ, що зберігають документи - архівів. Основними документами в даній області є "Основні правила роботи державних архівів СРСР" і "Основні правила роботи відомчих архівів". У цих нормативних актах детально описуються умови зберігання документів: температурно-влажностний режим, розміри приміщень архіву, розміри стелажів і інше.

Питання, що стосуються найбільш нової архівної техніки детально відображені в книгах по архивоведению. Найбільш повні відомості по темі цієї роботи містяться в книгах "Архивоведеніє" авторів Крайської З. В., Челліні Е. В. і "Основах забезпечення збереження документів" Сергазіна Ж. Н. В даних джерелах проаналізовані сучасні методи і тенденції в області забезпечення збереження документів. З естественнонаучной і технічної точки зору розглядаються теоретичні основи старіння і довговічність документів на різних носіях; технологія зберігання і захисти інформації від передчасного руйнування.

ГлаваI

Основи забезпечення фізико-хімічного

збереження документів

Тривале збереження документів залежить від створення оптимальних умов їх зберігання, пов'язаних з сприятливими температурно-влажностним і світловим режимами, а також від постійного дотримання санітарно-гігієнічних вимог.

Фізико-хімічні чинники руйнування документів

Фізико-хімічним змінам (старінню) зазнають всі складові частини документів: папір, барвники (чорнило, туш, олівець, машинописні барвники), клей, картон обкладинок. Папір стає крихким і ламким. Особливо нестійкий сучасний папір сортів газетна і друкарська № 3, який вже через десять років жовтіє і стає крихкою.

На фізико-хімічний стан документів в сховищах надає несприятливий вплив ряд чинників: різкі перепади температури і зайва сухість повітря негативно впливають на структуру паперу, роблячи її ламкої; прямі сонячні промені впливають на структуру паперу і знебарвлюють барвник, яким нанесений текст; наявність в повітрі шкідливих домішок (сірчастого газу) в поєднанні з підвищеною вогкістю також спричиняє за собою псування тексту: сирість викликає розвиток плісняви, яка, просочуючи папір, покриває її різнокольоровими плямами, руйнує і іноді повністю знищує текст. Знебарвлення тексту називається згасанням тексту документа. Сонячне світло є одним з чинників, згубно діючих на основу паперу і барвники. Під впливом ультрафіолетових променів папір жовтіє і втрачає механічну міцність, а більшість текстів вицвітає, руйнуються також і шкіряні обкладинки. У зв'язку з цим рекомендується ставити стелажі в сховищах таким чином, щоб документи були освітлені мінімально. Заходами, перешкоджаючими старінню паперу і вицвітанню текстів, є вставка светорассеивающих скла, а при їх відсутності - забарвлення скла белилами або застосування штор з щільної темної тканини, а також розсувних віконниць. Особливо сприятливо зберігання документів в коробках і папках, що виготовляються з урахуванням розмірів документів. Справи розміщують в коробках з таким розрахунком, щоб їх можна було вільно виймати і підкладати, не ушкоджуючи обкладинок і листів документів. Якщо архів не має можливості закартонировать справи (укласти їх в коробки або картонні папки з клапанами), то рекомендується обгортати зв'язки або обкладати їх папером. Для цього придатні сорти паперів: малювальна марки В, креслярська марок В, 0 № 1, 2, обложечная марки А, перфокарточная, форзацная лощена марки Пил, попадаючи між волокнами паперу, руйнує целюлозу і тим самим знижує міцність, папери, сприяє збільшенню вологи, є середою для живлення спор плесневих грибків, переносчиком яєць комах. У промислових районах, де повітря забруднене газами (сірчастим, оксидами азоту і інш.), лежачий на документах пил сприяє концентрації газів, а отже, і активізації їх старіння.

Біологічні чинники руйнування документів

Дуже небезпечні для документовбиологические шкідники: рослини (бактерії, гриби) і тварини (комахи, гризуни). Поява їх в архіві - серйозна загроза збереження документів. Тому необхідно мати хоч би елементарне уявлення про біологічні чинники, що впливають на прискорення "старіння" документів.

Бактерииявляются нижчими одноклітинними організмами. Для їх життєдіяльності необхідна висока вогкість паперу, можлива при затопленнях сховищ або постійній подмочке справ через несправність покрівлі, опалювання, сирих стін. На папері з'являються пігментні плями неправильної форми. Шкіра і клей переплітання розкладаються: на них з'являється слиз, а з течією часу (якщо не боротися з бактеріями і не поліпшити режим зберігання документів) отвору на місці поразок.

Способи боротьби: дезинфекція, зміна умов зберігання справ.

Основними руйнівниками документів в архивохранилищах є гриби, звані в битуплесенью. Для документів характерна поразка грибами-паразитами, мешкаючими за рахунок мертвих органічних залишків. Вони з'являються на папері, шкірі і картоні обкладинок, клеї, нитках. Відомо понад 200 видів грибів, що мешкають в архіві і книгосховищах. Гриби- багатоклітинні рослини, що розмножуються спорами. Спори легко переносяться потоками повітря, особливо в запиленних приміщеннях, і можуть швидко заразити здорові документи. Як правило, гриби розвиваються на вологих документах або в сховищах з підвищеною вогкістю повітря при температурах 20 - 27 °З, в тісно примушених кутах, що не провітрюються шафах. Гриби дуже чутливі до дії газів, тому для боротьби з ними ефективна дезинфекція. Однак гриби, що мешкають в сховищах, дуже жизнестойки: гриби, загиблі від нестачі вологи або низьких температур, можуть відродитися знову при виникненні сприятливих для них умов. У зв'язку з цим необхідно суху плісняву видаляти з паперу і обкладинок м'якими марлевими або ватяними тампонами.

Пошкодження документовнасекомимивстречается рідше, ніж пошкодження грибами, але збиток документам ними може бути нанесений в більш короткі терміни. Відомо біля 100 видів комах, що ушкоджують документи, але це не специфічні шкідники паперу. У природних умовах це - шкідники деревини, муки, хутра, шкіри і т. д.

Найбільше поширення в архивохранилищах отримали жуки: точильники, притворяшки, кожееди.

Серед точильників (меблевий, хлібний, строкатий) самим небезпечним і ненажерливим є хлібний, який вражає обкладинки, проклеенние борошняним клеєм, а також прилеглі до нього листи. Особливо ненажерливі його личинки. І жук, і личинки живуть і листах, роблячи в них ходи.

а) б)

Малюнок 1.1. - а) хлібний точильник; б) меблевий точильник.

Личинки і жуки притворяшки-злодія і шовковистий притворяшки ушкоджують всі частини переплетених документів.

а) б)

Малюнок 1.2. - а) притворяшка-злодій самець; б) притворяшка-злодій самиця.

Кожееди постійно в документах не знаходяться, а лише харчуються ними. Можуть знищити папір, пергамент, всі частини переплітання. Частіше за все вони обгризають документи з поверхні, не роблячи ходів. У сховищах зустрічаються кожееди: антренус, ветчинний і ковровий. Жуки і личинки кожеедов вдень ховаються за плінтусами, під підлогою, в закритих шафах, книгах.

а) б) в)

Малюнок 1.3. - а) личинка кожееда; б) кожеед ветчинний (рябої); в) кожеед ковровий.

У архивохранилищах може мешкати моль двох груп: що харчується тільки рослинною їжею - зерновий, грибний і насіннєвий моль (ушкоджує в основному обкладинки і корінці, проклеенние борошняним клеєм), що харчується речовинами тваринного походження - шубная, меблева, ковровая і платтяний (ушкоджує документи і частини переплітання). Всі види моля пов'язані з продовольчими складами, складами деревини і гніздами птахів.

Таргани не живуть в листах, а приходять харчуватися борошняним клеєм, разом з ним вони гризуть папір, одночасно сильно забруднюючи документи своїми виділеннями.

Малюнок 1.4. - тарган.

Для боротьби з біологічними шкідниками необхідно провести систематичну профілактику (періодично переглядати справи, перевіряти стан полови, плінтусів, не вносити в сховища продукти, не входити в запорошеному одягу). При виявленні гризунів і комах звернутися в санітарно-епідеміологічну станцію. Документи, уражені комахами і пліснявою, продезинфицировать. При появі плісняви на коробках або справах можна провести найпростішу дезинфекцію: спочатку потрібно ізолювати уражені справи, а потім в ізоляторі продезинфицировать їх трипроцентним розчином формаліну (1 частина 40 %-ного формаліну на 13 - 15 частин води). Для профілактики справи, що зберігаються в приміщеннях з підвищеною вогкістю повітря, систематично переглядаються і можуть просушуватися на відкритому повітрі при температурі не вище за 30 - 35 °З, захищеними від прямих променів.

Санітарно-гігієнічні умови збереження документів

Соблюденієсанітарно-гігієнічних условийявляется одного із заходів збереження документів. Для запобігання документів від пилу найкращим засобом є кондиціонування повітря в архивохранилищах. Однак можна ефективно боротися з попаданням пилу в сховища і за допомогою приточно-витяжної вентиляції з системою хімічних фільтрів.

Рекомендується забезпечити максимальну герметичність архивохранилища. Але якщо все-таки доводиться відкривати вікна або кватирки, їх треба затягувати марлею, змоченою 50 %-ним розчином гліцерину і віджатої. Прибирання приміщення потрібно провести тільки вологу. Необхідно періодично знепилювати справи, коробки, папки і стелажі за допомогою пилососів. При відсутності пилососів знепилювати проводять ганчіркою, змоченою в 1 %-ном розчині формаліну. Для підтримки необхідних санітарно-гігієнічних умов в архіві не рідше за один раз в місяць потрібно провести санітарні дні.

Температурно-влажностний режим збереження документів

Температура і вогкість воздухаявляются основними чинниками, що створюють сприятливі умови для тривалого збереження документів. На прискорення процесу старіння паперу впливає не тільки підвищена понад норму температура, але і різкі її коливання.

Всі матеріали, вхідні до складу справ (папір, шкіра, клей), гігроскопічні, і тому їх стан залежить від вогкості повітря. При низькій вогкості повітря папір втрачає еластичність, клей стає крихким, шкіра обкладинок зсихається і тріскається і переплітання деформується. Висока вогкість повітря розпушує папір, деформує її краї, т. е. робить її неміцної, прискорює протікаючі в ній хімічні процеси. Обкладинки справ можуть розклеюватися. Крім того, висока відносна вогкість повітря сприяє утворенню плісняви, яка швидко розповсюджується при різких коливаннях температури і вогкості повітря.

У зв'язку з цим в сховищах шляхом кондиціонування, вентиляції і інших заходів повинен підтримуватися оптимальний режим зберігання документів, т. е. такий температурно-влажностний режим, при якому папір, картон, шкіра і клей обкладинок краще усього зберігають свої властивості.

У архивохранилищах рекомендується підтримувати постійну температуру в межах від +14 до +20 °С. Допустімие межі відносної вогкості повітря від 45 до 60 %. Для підтримки нормального температурно-влажностного режиму, крім регулювання опалювання, велике значення має хороша циркуляція повітря в приміщенні. Це досягається провітрюванням (природним і примусовим за допомогою вентиляторів) і правильною установкою стелажів. Якщо стелаж стоїть впритул до стіни, у краю полиць встановлюють обмежувачі, щоб справи не торкалися стін. Досвід показує, що навіть при недовгому зберіганні документів, укладених впритул до стіни, вони відволожуються і з'являється пліснява.

Для контролю за температурою і рівнем вогкості в архивохранилище застосовуються термометри, гігрометри, психрометри, гигрографи. Найбільш поширеним приладом, простим в звертанні і дешевим, є психрометр побутовий рідинний ПБ-1Б (психрометр Серпня).

Прилад складається з двох термометрів - сухого і вологого. Сухий показує температуру повітря, а свідчення вологого допомагають встановити відносну вогкість повітря. Вогкість визначається по таблиці, прикладеній до психрометру. Запис свідчень температури і вогкості ведеться щодня в спеціальному журналі.

Дата запису

Кліматичні параметри повітря

Підпис

співробітника, що зробив запис

Примітка

зовнішнє повітря

повітря в сховищі

температура

відносна вогкість

температура

відносна вогкість

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Відхилення від норм температури і вогкості повітря усуваються так: при підвищеній вогкості повітря - установка автономних кондиціонерів, інтенсивне опалення або провітрювання приміщення (проводиться тільки в, тому випадку, якщо вогкість зовнішнього повітря нижче за вогкість повітря в сховищі), а також установка відкритих судин з водним розчином хлористого кальцію; при зниженій вогкості повітря - зменшення нагріву опалювальних приладів, установка зволожувач повітря (климатизер КИ-0.4 або побутові), установка судин з водою, що мають велику площу випаровування, вологе прибирання приміщень.

а) б)

Малюнок 1.5. - а) спліт-система настінного типаLG LS - Р0760HL;

б) віконний кондиционерLG LW-C1261HL.

Однак всі ці заходи проводяться тільки при постійному спостереженні за температурно-влажностним режимом повітря в сховищі.

ГлаваII

Основні вимоги до обладнання і

приміщень архіву

Створення оптимальних умов зберігання документів

Оптимальні умови зберігання документів забезпечуються:

- наданням для архіву приміщення і проведенням планово-запобіжного ремонту приміщень;

- обладнанням приміщення архіву коштами пожежогасіння, охоронною і протипожежною сигналізацією;

- застосуванням спеціального обладнання для зберігання документів (стелажів, сейфів, коробок і т. д.);

- створенням оптимального температурно-влажностного і світлового режиму в приміщенні архіву, проведенням санітарно-гігієнічних заходів.

Вимоги до приміщення архіву

Відповідно до об'єму і складу справ, що зберігаються архіву надається окрема будівля (або частина будівлі), спеціально побудована і обладнана або пристосована для зберігання документів.

Будівництво спеціальної будівлі архіву може провестися як по типових проектах будівель державних архівів, так і по індивідуальних проектах, узгоджених із зацікавленими організаціями.

Спеціальні приміщення для архіву повинні передбачатися при будівництві адміністративних будівель для організацій, в структурі яких діє архів. При відсутності спеціального приміщення для архіву виділяється пристосоване приміщення в адміністративних будівлях організацій.

Оптимальні умови зберігання документів і роботи з ними передбачають надання наступних приміщень для архіву:

- сховище для зберігання документів;

- приміщення для прийому, тимчасового зберігання, акліматизації документів;

- приміщення для роботи дослідників (читальний зал);

- робочих кімнат для співробітників архіву.

Робочі кімнати для співробітників і приміщення для роботи дослідників (читальний зал) повинні бути ізольовані від приміщень сховищ.

Приміщення сховищ, що не мають перегородок від робочих кімнат, ізолюються спеціально встановленими перегородками. Сторонні обличчя допускаються в сховища тільки з дозволу завідуючого архівом і в присутності співробітника архіву.

Сховища архіву повинні бути видалені від лабораторних, виробничих, складських і побутових приміщень, пов'язаних із зберіганням або застосуванням харчових продуктів або хімічних речовин, і не мати загальних з ними вентиляційних каналів.

Сховища повинні бути безпечними в пожежному відношенні, гарантовані від затоплення і мати запасний вихід.

У приміщеннях сховищ не повинно бути газових, водопровідних, каналізаційних і інших магістральних трубопроводів. Проводка труб немагістрального характеру допускається при умові їх ізоляції в спеціальних захисних пристосуваннях, що виключають проникнення викидів з них в сховищі.

Зовнішні двері приміщення архіву повинні бути оббиті металевим листом і мати міцні засуви. У неробочий час вони опечатуються або пломбуються. Друк або пломбір зберігають разом з ключами у чергового по організації або у встановленому правилами внутрішнього розпорядку місці.

Приміщення архіву обладнуються охоронною сигналізацією. На вікна, розташування яких дозволяє доступ ззовні, встановлюються распашние металеві гратки із замками, опечатаними пломбіром.

Електро- і протипожежне обладнання

В приміщеннях сховищ архіву прокладається прихована електропроводка; допускається електропроводка в газових трубах. Освітлювальна арматура застосовується полугерметическая. Світильники, електрощити і розподільні пристрої повинні бути закритого виконання. Сховища обладнуються відключаючими рубильниками. Розподільні електрощити, запобіжники і рубильники встановлюються тільки поза сховищами.

З метою протипожежного захисту все енергоустаткування забезпечується заземленням.

По пожежній небезпеці приміщення архівів відносяться до категорії "В". Сховища повинні розміщуватися в будівлях не нижче другої міри вогнестійкості.

Основним протипожежним обладнанням архівів є углекислотние вогнегасники новітніх конструкцій (Додаток 1), які встановлюються з розрахунку не менше за одне на кожні 50 кв. метрів площі, але не менш двох на кожне окреме приміщення.

Приміщення архіву обладнується протипожежним водопостачанням. Пожежні крани встановлюються на драбинних майданчиках. Кожний пожежний кран повинен мати прогумований рукав протяжністю до крайньої точки сховища.

Сховища і приміщення для роботи з документами повинні бути обладнані пожежною сигналізацією.

У архіві на видному місці вивішуються: інструкції про заходи пожежної безпеки, список пожежного розрахунку і план евакуації документів і майна на випадок пожежі. У пожежний розрахунок включаються всі співробітники архіву, з якими періодично, але не рідше за один раз в квартал, проводяться заняття по заходах пожежної безпеки і практичних діях під час пожежі.

При виникненні пожежі всі співробітники беруть участь в його ліквідації, виконуючи раніше розподілені обов'язки.

У сховищах забороняється куріння, застосування електронагревательних приладів, зберігання продуктів харчування, легкозаймистих речовин і вибухонебезпечних предметів.

Стелажне обладнання

Процес зберігання документів є важливим технологічним процесом в роботі сховищ. Вибір типу і кількості коштів зберігання залежить від особливостей документів, прийнятої системи зберігання, будівельних характеристик будівлі.

На практиці застосовують чотири основні системи зберігання документів: вертикальна бібліотечна, горизонтальна, вертикальна підвісна і вертикальна каталожна. У цей час розробляються також системи автоматичного зберігання документів.

Вертикальна бібліотечна система призначена для зберігання папок (325*230*60 мм) і коробок (350*245*180 мм) для стандартних справ. Її застосовують для постійного (в архівах) і для оперативного поточного зберігання делопроизводственних документів в коробках і папках в один ряд на стелажній полиці.

Горизонтальну систему, призначену для документів в коробках (180*350*245), які розміщують в один або два ряди на стелажах, застосовують, в основному, для постійного зберігання документів.

У вертикальній підвісній системі використовують шафи з висувними ящиками для підвісного зберігання документів. Їх застосовують для оперативного поточного зберігання документів.

Вертикальна каталожна система - це шафи з висувними ящиками для зберігання переплетених справ, скорозшивачів, спеціальних папок для не скріплених документів, карток. Система призначена для оперативного поточного зберігання документів.

Для зберігання документів застосовують стелажі, шафи, коробки, папки, а також сейфи, контейнери. Однією з найважливіших деталей обладнання сховищ є стелажі (Додаток 2). Для нормального функціонування сховищ і забезпечення належного збереження документів міцність конструкцій стелажів і зручність користування ними мають істотне значення. Вже в процесі проектування нової будівлі сховища необхідно передбачати, який тип стелажів буде в ньому встановлений. Гнучкість планування і приміщень сховища повинна також дозволяти в майбутньому без особливих складностей замінити застарілі конструкції на більш сучасні і раціональні.

Сховища документів в більшості випадків оснащені, як правило, стальними стелажами. Дерев'яні стелажі зберігаються лише в адміністративних приміщеннях і читальних залах тільки по міркуваннях естетики.

У більшості випадків при будівництві архівних будівель висоту стель в сховищах звичайно планують не більше за 2,3 м. Відповідно і висота стелажних установок не повинна перевищувати ці розміри. Низькі стелі дозволяють співробітникам архіву вільно користуватися документами, лежачими на верхніх стелажах, без драбин і сходів. У багатьох архівах ширина проходів варіюється від 0,76 м до 1,22 м, ширина одностороннього стелажу рівна звичайно 40см, а двостороннього - 75см. Відстань між стіною і стелажем, паралельним їй повинне бути 75см, відстань між стіною і торцем стелажу дорівнює 45см, відстань від підлоги до нижньої полиці не менше за 15см, в цокольних поверхах не менше за 30см. Стелажі повинні бути встановлені паралельно стінам з вікнами. Якщо висота сховища більше за 4м, то стелажі розміщуються в 2 яруси.

Широко застосовують нерухомі (стаціонарні) стелажі, не пов'язані по своїй конструкції з архітектурною структурою будівлі. Іноді арматуру самих металевих стелажних конструкцій використовують як арматура архівних будівель. У цьому випадку бетонні плити навішують безпосередньо на металеві стовпи, які одночасно служать вертикальними стойками для стелажів. Перевага стелажів стаціонарного типу в тому, що вони міцні, тверді, особливо придатні для сховищ типу вежі. У свою чергу, самонесущие стелажні конструкції дуже економічні у виробництві.

Також для зберігання документів дуже зручно використати компактні стелажі. Вони дозволяють оптимально вирішити проблему розміщення на гранично малій площі найбільшої кількості документів. Зручність користування компактними стелажами зумовлена тим, що вони мають велику місткість, відмінно захищають документи від несанкціонованого доступу. Але і ці стелажі мають ряд недоліків: вони вимагають зберігання тільки абсолютно здорових документів, оскільки в умовах компактного зберігання через відсутність притоки свіжого повітря біологічна поразка документів відбувається швидше. Густина розміщення документів робить цю систему важкою і вимагає значного зміцнення перекриттів в сховищах. Компактні стелажі є жвавими. Принцип їх дії - одна частина стелажної секції або прольотів можуть наближатися один до одного. Переміщаються стелажі за допомогою різних систем подовжнього і бічного переміщення і систем обертання на крюках. У системі подовжнього розміщення жвавими є секції. Пересування здійснюється з допомогою рейка, укладених на підлозі. У системі стелажів з бічним переміщенням пересуваються не всі стелажі, а їх секції, причому не паралельно центральному проходу, а перпендикулярно йому.

Для зберігання найбільш цінних і секретних документів, а також спеціальних видів документів (карти, плани, креслення, рукописи і т. д.) застосовуються стальні шафи. Можуть бути використані також сейфи і контейнери. Поряд з всіма перерахованими, розробляються також і автоматизовані системи зберігання документів. Впровадження автоматизованих систем дозволяє максимально корисно використати площі і об'єм приміщення, сприяє зменшенню трудомісткості пошукам видачі документів, обмежувати доступ до документів, що зберігаються.

Упаковка документів

Роль упаковки під час зберігання полягає в захисті документів від впливу зовнішніх чинників (сонячних променів, пилу, вологи, мікроорганізмів) і механічних пошкоджень. Для забезпечення тривалого збереження документів в процесі зберігання упаковка повинна відповідати наступним основним вимогам: газо- і вологонепроникність; механічної міцності; стабільності геометричних розмірів; стійкість до сонячного світла; вогнестійкість; хімічної інтертності по відношенню до матеріалу, на якому створений документ; низької швидкості старіння.

Для виготовлення упаковок документів застосовують п'ять основних типів матеріалів: метали, картон, ударопрочние пластмаси, поліетилен і комбіновані матеріали.

Розрізнюють наступні види упаковок: коробки, папки, футляри, контейнери, пакети. Документи на паперовій основі, як правило, зберігаються в картонних коробках і папках. Картонні коробки є найбільш дешевими і поширеним виглядом упаковок документів у всіх архівах. Однак при тривалому зберіганні картонні коробки утворять пил, який, попадаючи на документи, може викликати безповоротні дефекти у вигляді дряпин, потертостей і т. д. Крім того, при тривалому зберіганні з картону виділяється перекис водня, який убистряет процес старіння документів.

Кинодокументи упаковують в стандартні металеві (жерстяні) коробки, які мають в горизонтальному положенні в своєму розпорядженні чарки по 5-6 штук. У металевих коробках зберігаються і мікрофільми. Металеві противокоррозийние коробки або ящики для рулонів кінострічок і мікрофільмів є основним засобом зберігання в киноархивах і в спеціалізованих сховищах державних архівів. Металеві коробки і контейнери мають високу механічну міцність. При зберіганні в них магнітних стрічок вони є також своєрідним екраном, що захищає фонодокументи від впливу магнітних полів. Найбільш оптимальним матеріалом для виготовлення металевих коробок є сплав, що складається з 20% заліза і 80% нікеля.

Застосування комбінованих матеріалів дозволяє виготувати міцні водонепроницаемие упаковки (четирехслойние коробки з поліетилену, картону, станиоли і металу).

У цей час розроблені нові типи коробок для упаковки і зберігання документів з ударопрочних пластмас. Пластмасові коробки пиленепроникні, не схильні до впливу вологи, зручні для серійного виробництва. Для більшої герметизації упаковки коробки можуть бути забезпечені м'якими гумовими або пластмасовим уплотнителем між кришкою і основою.

ВИСНОВОК

У зв'язку з швидкими і глобальними змінами, що відбулися і що відбуваються в нашій країні і суспільстві, зростанням і підвищенням науково-технічного і організаційно-економічного рівня незмірно зросла роль документационного багатства, чіткіше визначаються основні функції архівних і інших інформаційних установ: зберігання, необхідної суспільству, ретроспективній інформації і забезпечення користувачів цією інформацією. З цієї точки зору інформаційний центр, бібліотека або музей, як сховища ретроспективної інформації, мало відрізняються від архіву. З іншого боку, організація читальних і виставочних залів в архівних установах і надання користувачам необхідної інформації робить архіви схожими на інформаційні центри, бібліотеки, музеї. Однак є і принципові відмінності архівів від інших інформаційних установ. Архіви- це унікальні охоронці "пам'яті людства", державні центри зосередження документальних пам'ятників історії, науки і культур.

У нашій країні нараховується понад 4 тис. державних архівів і тисячі відомчих архівів, створюючих розгалужену мережу. У інших галузях функціонують аналогічні документальні мережі, зокрема, інформаційна і бібліотечна.

Забезпечення збереження документів є науково-технічною проблемою, включаючи питання науково-дослідного, організаційного і методичного характеру. Основну увагу архівні установи зосередили на підвищенні наукового рівня, ефективності і якостей роботи, зміцненні матеріально-технічної бази, впровадженні технічних досягнень в практику. Пильна увага концентрується на пріоритетних напрямах архівної області, і передусім на оновленні основних виробничих фондів, технічному переозброєнні і реконструкції діючих установ і лабораторій, а також будівництві сучасних архивохранилищ.

Обмежені можливості традиційних методів обробки великих обсягів архівної інформації обумовили необхідність вдосконалення і розвитку системи науково-довідкового апарату Державного Архівного Фонду РФ на базі інформаційних технологій, орієнтованого на застосуванні організаційної і обчислювальної техніки. Велике значення додається розробці прогресивних технологій автоматизованої реставрації і відтворення документів на базі микропроцессорной техніки.

У даній роботі проаналізовані основні сучасні методи і тенденції в області забезпечення збереження документів з урахуванням розробок архівної практики. З науково-технічної точки зору розглянуті питання механізму старіння і довговічність документів на різних носіях; технологія зберігання і захисти інформації від передчасного руйнування; методи і кошти реставрації і консервації документів; конструктивний ремонт будівель, обладнання і освітлення сховищ; традиційні і автоматизовані системи зберігання; кошти транспортування документів; системи і кошти протипожежного захисту; контрольно-вимірювальні прилади для вимірювання мікроклімату в приміщенні. А також досліджені основні параметри оптимізації фізичного збереження документів, техніка кондиціонування і способи автоматичного регулювання клімату в сховищі.

На основі нашої роботи показані оптимальні умови збереження документів на різних носіях, які потрібно враховувати в перспективі економічного уніфікованого підходу до проектування і будівництва архівів.

Додаток 1

ВОГНЕГАСНИКИ.

Вогнегасник хімічний пінний ОХП-10 Вогнегасник повітряно-пінний (ОВП)

1 - корпус; 2 - кислотна склянка; 3 - бічна ручка;

4 - горловина;5 - рукоятка; би - шток; 7 - кришка;

8 - сприск; 9 - клапан; 10 - запобіжник; 11 - нижня ручка

1 - корпус; 2 - пінний насадок; 3 - трубка;

4 - кришка; 5 - рукоятка; би - пусковий важіль; 7 - шток; 8 - балончик зі стислим повітрям; 9 - сифонная трубка

Вогнегасник углекислотний ОУ-2

Вогнегасники угяекислотно-брометиловий і аерозольний: ОУБ-3

1 - корпус; 2- балончик; 3- рукоятка; 4 - сифонная трубка

ПРИСТРІЙ СТАЦІОНАРНИХ УСТАНОВОК ПОЖЕЖОГАСІННЯ

Схема автоматичної установки водяного пожежогасіння:

1 - извещатель; 2 - зрошувач

Додаток 2

СИСТЕМИ КОМПАКТНОГО ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ

I - стелажі подовжнього переміщення з ручним приводом;

II - стелажі шкафного типу, що обертаються на петлях;

III - стелажі поперечного переміщення з ручним приводом;

IV - стелажі поездного типу з електроприводом "Компактус"

Система стелажів подовжнього переміщення "Компактус"

Список літератури

1. ГОСТ Р 6.30-97 УСД УСОРД. Вимоги до оформлення документів. - М., 1998 р.-19с.

2. СТП УрПК-1-2000. Вимоги до оформлення текстової документації. - Новоуральск, 2000.-27с.

3. Основні правила роботи державних архівів СРСР. - М., 1984.-174с.

4. Основні правила роботи відомчих архівів. - М., 1989 - 205с.

5. Крайская З. В., Челліні Е. В. Архивоведеніє. - М.: Изд-у «Норма», 1996. - 224с.

6. Сергазин Ж. Н. Основи забезпечення збереження документів. - М., 1986 - 208с.