Реферати

Реферат: Види обробки документів

Житловий будинок малої і середньої поверховості з мелкоразмерних елементів. Проектування житлового будинку, використовуваного для забудови периферійних районів малих і середніх міст і селищ міського типу, а також у сільській місцевості. Для зведення будинку передбачається використання мелкоразмерних будівельних конструкцій.

Стекло в інтер'єрі. Історія початку використання скла як будівельного матеріалу і застосування його функцій у дизайнерських розробках інтер'єра. Основні промислові види скла, сфери й особливості його застосування. Достоїнства і недоліки скляних інтер'єрів.

Стан економіки на Західному березі ріки Йордан і в Секторі Газа. Вибори глави Палестинської Національної адміністрації. Ситуація в перші роки інтифади. Палестино-ізраїльське протистояння. Безробіття в секторі Газа. Ізраїльський ринок праці. Активізація економічної діяльності на Західному березі ріки Йордан.

Радиотелеметрические системи з тимчасовим поділом каналів. Характеристика амплітудно-імпульсного, широтно-імпульсного і час-імпульсного видів модуляції. Особливості перехідних перекручувань 1 і 2 роди в області високих частот. Помехоустойчивость і багатоступінчаста комутація радіосистем. Системи синхронізації.

Роль переконання і волі в науковому пізнанні. Зміст понять "переконання" і "воля". Фази вольового процесу: виникнення спонукання і постановка мети; стадія обговорення і боротьба мотивів; рішення і виконання. Структура наукового пізнання. Процес наукового дослідження, його мотиви і результати.

Зміст:

Вступ... 3

Види обробки документів... 4

Доповідна записка (внутрішня)... 7

Службовий лист (зовнішнє)... 9

Висновок... 11

Список літератури, що використовується: ... 12

Введення.

Нормативно-методична база діловодства - це сукупність законів, нормативно-правових актів і методичних документів, що регламентують технологію створення, обробки, зберігання і використання документів в поточній діяльності установи, а також регламентуючі роботу служби діловодства - її структуру, функції, штати, технічне забезпечення і т. д.

Документационное забезпечення - найважливіша задача діяльності будь-якої установи, організації, підприємства. Законодавство Російської Федерації регламентує загальні принципи організації документационного забезпечення діяльності фізичних осіб (громадян) і юридичних осіб.

Регулюючи цивільні правовідносини, цивільний кодекс встановлює види і різновиди документів, що створюються з цілях фіксації актів цивільних взаємовідносин, реєстрації фактів їх виникнення або припинення, підтвердження правовідносин і інш. нарівні з цивільним кодексом Російської Федерації окремі сторони роботи з документацією регулюються спеціальними Федеральними законами. Наприклад закон РФ "Про стандартизацію" від 10 червня 1943 р. №5154-1 встановлює правові основи стандартизації в РФ, обов'язкові для всіх державних органів управління, підприємств фи підприємців, суспільних об'єднань, і певні заходи державного захисту інтересів споживачів і держави за допомогою розробки і застосування нормативних документів по стандартизації. [1]

Мету даної роботи розглянувши лише деякі аспекти діловодства, такі як види обробки документів, а також правила оформлення доповідної записки (внутрішньої) і службового листа (зовнішнього) відповідно до госту

Види обробки документів.

Встановлення порядку руху документів або управління документацією організації полягає в створенні умов, що забезпечують зберігання необхідної документационной інформації, її швидкий пошук і постачання нею споживачів у встановлений терміни з найменшими витратами. Документообіг - це рух документів з моменту їх отримання або створення до завершення виконання, відправки адресату або здача на зберігання. Документообіг можна розділити не наступні етапи:

- експедиційна обробка документів, що поступають в організацію

- попередній розгляд документів службою документационного забезпечення.

- реєстрація

- раціональної рух документів всередині організації

- обробка виконаних і відправлених документів. [2]

Обробка кореспонденції, що поступає в організацію повинна здійснюватися спеціально виділеною посадовою особою: секретарем фірми, працівником служби документационного забезпечення (канцелярії, загального відділу і інш.). при отриманні кореспонденції передусім повинна бути перевірена правильність її доставки і цілісність упаковки. При необхідності з документами потрібно прикласти перелік виявлених дефектів. Не розкривається в експедиції і передається адресату кореспонденція, що має гриф "особисто", документи на машинних носіях, а також адресовані громадським організаціям. На всіх поступаючих документах для зручності і точності нумерації кореспонденції застосовують нумераційні бланки або "шахматки", викреслюючи з них використані номери Нумераційні бланки ведуть окремо для вхідних, вихідних і частини внутрішніх документів. Якщо кореспонденція не розкривається, то реєстраційний штамп ставиться на конвертах. Якщо документ є повторним, то при його отриманні встановлюється за інформаційно-пошуковою системою місцезнаходження раніше присланого документа з даного питання і на документі, що поступив робиться відповідна помітка. Експедиційна обробка повинна проводиться в день надходження документів або в перший робочий день при надходженні їх в неробочий дні. [3]

Наступний етап обробки документів, що поступили - їх попередній розгляд, який звичайно поручається самому досвідченому співробітнику служби документационное забезпечення управління. При оцінці документа, що поступив враховується: важливість його змісту; складність; і новизна поставлених питань; авторство; реальна терміновість виконання документа; вигляд документа; закон, розпорядження, лист, звіт і т. д.. на стадії попереднього розгляду ці документи відбираються і типовим супровідним листом прямують за призначенням. Після встановлення компетенції і відповідальності, необхідних для рішення поставлених в документах питань, відбираються ті з них, до розгляду яких і їх виконання потрібно залучити керівництво організації. Поступати до керівника і повертатися після розгляду документи повинні в суворо зумовлений час (при необхідності роблять копії). Служба документационного забезпечення повинна бути повідомлена: кому документ визначений керівництвом на виконання і яке рішення керівником прийнято і зафіксовано в резолюції. Після введення в інформаційно-пошукову систему відомостей про документи, що поступили, т. е. реєстрації, документи передаються виконавцям.

При впровадженні автоматизованої системи реєстрації документів повинен бути обумовлений спосіб передачі інформації виконавцю: через комп'ютерну мережу або безпосередньо сам документ, що виконується. [4]

Процес реєстрації - зняття з документа показників (реквізитів) для створення бази даних про документи установи.

З документа виписуються, як правило, наступні відомості: дата отримання, вхідний номер (індекс); дата документа, індекс документа; автор, заголовок; резолюція, термін виконання, виконавець, хід виконання (фіксуються всі передачі документа і як исполн), номер справи (куди вміщений документ після виконання).

Форми реєстрації можуть бути: журнальна, карткова, автоматизована, електронна.

Передача документів всередині організації між структурними підрозділами проводиться через інспекторів (секретарів) структурних підрозділів або осіб, відповідальних за документационное забезпечення. Ознайомлення ряду посадових осіб з одним примірником документа потрібно доручати спеціально виділеному співробітнику, і якщо це не можливо - скласти графік термінів і послідовності проходження документа в організації. Такий же типовий графік може бути розроблений для ознайомлення з поточний інформацією замість підготовки і поширення в організації різного роду типових запрошень не зборів, засідання.

Обробка і відправка документів проводиться централизованно або секретарем-референтом або в експедиції (експедитором). Отримавши документ до відправки передусім перевіряють правильність його оформлення: наявність підпису; наявність дати; заголовок; правильність адресування (адреси), наявність всіх сторінок в документі. Ці елементи оформлення обов'язкові при відправці документа як поштою, так і по факсу. [5]

Доповідна записка (внутрішня).

Доповідна записка-документ, адресований керівнику даної або вищестоящої установи і що інформує його про що склався ситуацію, явище, що мало місце або факт, про виконану роботу, а також вмісний висновки і пропозиції укладача. Доповідна записка готується як з ініціативи самого працівника, так і по вказівці керівника. Мета ініціативної доповідної записки - спонукати керівника ухвалити оптимальне рішення. Тому текст її чітко ділиться на дві частини. У першій, констатуючій (описовий), викладаються факти, що мали місце або описується ситуація, у другій - викладаються пропозиції, прохання. Доповідними записками інформують керівника про хід робіт. Такі записки представляються регулярно.

Тексту доповідної записки обов'язково передує заголовок, що починається з прийменника "о" ( "про"). Як і оформлення довідок, оформлення цього вигляду документа залежить від адресата. Доповідні записки (внутрішні) оформляються не простому листку паперу. Машинописним способом відтворюються реквізит бланка: найменування структурного підрозділу, вигляд документа (доповідна записка), дата. Підписує внутрішню доповідну записку укладач. [6]

Приклад оформлення внутрішньої доповідної записки.

Загальний відділ

Доповідна записка

10.05.99 №36

м. Калуга

Генеральному директору об'єднання

Іванову Н. К.

Про заміну пишучих машинок.

Довожу до вашого відома, що машбюро в цей час оснащено пишучими машинками застарілого зразка, багато які з яких мають ненадійні експлуатаційні якості.

Прошу розглянути питання про залучення шести нових машинок і одного комп'ютера з принтером.

Зав. машбюро Підпис Г. Н. Колбіна.

Службовий лист (зовнішнє)

Лист (синоніми: службовий лист, діловий лист; у множині ділова кореспонденція) - загальноприйнята назва великого числа різновидів довідково-інформаційних документів, що використовуються для рішення, головним чином, поточних задач в управлінні. Основною ознакою, по якій листи виділяються в групу документів є пересилка їх поштою.

Розрізнюють різні види листів: дамо коротку характеристику деяким. Циркулярні листи: звичайно виділяє вищестояща організація і вони торкаються ділових питань і носять розпорядливий характер.

Гарантійні листи прямують з метою підтвердження даних раніше обіцянок або обумовлених умов.

Супровідні листи складаються при відправці адресату яких-небудь документів або матеріальних цінностей.

Комерційні листи складають від імені юридичної особи при виконанні комерційної операції.

Існують також: договірні листи, листи-прохання, листи-запрошення і т. д.

Розробник ділового листа повинен побудувати грамотну стилістичну конструкцію.

Ряд вимог до оформлення листів відображений в даному макеті листа.

Текст листа повинен включати три структурних елементи: ввідну частину, що викладає мотив для написання листа; доказову частину, провідну доводу, посилання на нормативні документи; заключну частину, в якій викладається прохання, згода, відмова і пр. [7]

Емблема: нагороди

Найменування міністерства

Найменування відомства

Найменування структурного підрозділу.

Індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телефону і телетайпу, номер рахунку в банку.

00.00.0 № 00/00-00

на № 00 від 00.00.00

Код підприємства

Код форми документа

Гриф обмеження

Адресат: найменування посади.

Ф. І. Поштовий індекс, м. Місто, вул. Назва, номер будинку

Заголовок до тексту (відповідає на питання "Про що? , "починається з прийменника "О")

Свідчення про контроль

Висновок

Інформационно-документационноє обслуговування виступає головною забезпечуючою функцією управління, виконання яких вимагає спеціальних професійних знань.

У даній роботі була розглянута така невід'ємна і важлива частина документационного забезпечення управління - документообіг, в ході якого вирішується найважливіша задача обробки документів організації. І лише тільки централізована система обліку документів, т. е. зосередження всіх операцій, що реєструються в одному місці, створює найбільшу економічну ефективність. Необхідно не тільки грамотно виробляти всі стадії обробки документів, але і механізувати ці систему, впроваджуючи нові технології, що значно удосконалить процес діловодства.

У роботі були розглянуті також такі види документів як доповідна записка (внутрішня) і службовий лист (зовнішнє) і дані приклади їх оформлення відповідно до вимог ГОСТа. Але до службового листа, як приклад, в роботі представлений лише макет, т. до. існує велика кількість видів службових листів і кожне має свої особливості, але порядок їх оформлення повинен відповідати тому ряду вимог, що приведені в макеті.

У цей час система діловодства зазнає значних позитивних змін, пов'язаних з використанням персональних комп'ютерів, що дозволяє вирішити багато які проблеми в системі діловодства.

Список літератури, що використовується:

1. Басатов М. И. Основи діловодства в питаннях і відповідях. Ростов-на-Дону, 1997 з. 52-58.

2. Кирсанова М. В., Аксенова М. Курс діловодства М.: Инфра-М, 1997 с.141-142.

3. Організація роботи з документами: підручник /В. А. Кудряев і інш. - М. Инфра-М, 1998. С. 44-47, с.183-186

4. Секретарська справа М., 1996 с.187-198

[1] Організація роботи з документами: підручник /В. А. Кудрев і інш. - М.: ИНФРА-М, 1998 - с.44-47.

[2] Організація роботи з документами: підручник /В. А. Кудрев і інш. - М.: ИНФРА-М, 1998 - с.183-184.

[3] Організація роботи з документами: підручник /В. А. Кудрев і інш. - М.: ИНФРА-М, 1998 - с.185-186.

[4] Організація роботи з документами: підручник /В. А. Кудрев і інш. - М.: ИНФРА-М, 1998 - с.185-186.

[5] Секретарська справа М., 1996. С.187-198

[6] Кирчанова М. В.., Аксенов Ю. М. Курс діловодства. М.: Инфра-М., 1997 с.141.

[7] Басатов М. И. Основи діловодства в питаннях і відповідях. Ростов-на-Дону, 1997, с.52-58.